Una policy di Data Governance (DG) è un documento che descrive il modo in cui le organizzazioni utilizzano e gestiscono i propri dati. Questi documenti stabiliscono regole che aiutano a salvaguardare i dati, definiscono i ruoli e le responsabilità del personale coinvolto nella governance dei dati e stabiliscono standard per la qualità e la sicurezza dei dati.
Le buone politiche di governance dei dati rendono gli obiettivi, le pratiche e le responsabilità di governance dell’azienda accessibili e trasparenti. Una politica di governance ben progettata fornisce una guida a tutto il personale coinvolto e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda per quanto riguarda obiettivi e procedure.
Una politica di governance dei dati ha diversi scopi. Fornisce una fonte di standard e pratiche che il personale può seguire per garantire la qualità e l'accuratezza dei propri dati. Una politica di governance definisce inoltre le procedure che i dipendenti dovrebbero seguire durante diversi scenari, ad esempio una violazione dei dati.
Definendo gli obiettivi, gli standard dei dati e le pratiche dell’organizzazione, una politica di governance dei dati dovrebbe fornire alle organizzazioni dati affidabili, nonché conformità normativa. Il contenuto della politica di governance varierà a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, dei processi aziendali e della complessità dei dati. Gli strumenti utilizzati per la raccolta, l'accesso e l'elaborazione dei dati possono aiutare le aziende a evitare di essere multate per questo uso improprio delle informazioni sui clienti (insieme al danno reputazionale).
Una policy della DG non è concepita per essere un documento statico e le organizzazioni possono rivederla e modificarla man mano che l'azienda evolve e le normative sulla privacy cambiano.
Sviluppare una politica di governance dei dati
Il primo passo nella creazione di una politica di governance dei dati è raccogliere feedback su questioni fondamentali, come l'accesso ai dati, la sicurezza e l'archiviazione. La raccolta di feedback implica comunicare con altro personale e chiedendo loro di contribuire allo sviluppo dei principi chiave della DG.
La raccolta di feedback prima di scrivere la politica di governance dei dati fornisce informazioni utili. Determina chi è – e chi sarà – coinvolto nel Programma di Data Governance. Le domande da porsi quando si raccolgono informazioni per definire la politica sono:
- Come vengono gestiti attualmente i dati?
- Quali sono i problemi che si stanno riscontrando?
- Come si può migliorare il processo di raccolta dei dati?
- Come si può migliorare l'archiviazione dei dati?
- Come è possibile accedere più facilmente ai dati interni?
- Ci sono problemi con la sicurezza?
- Altre domande che ti vengono in mente?
Dopo che alle domande è stata data risposta e discusso, è il momento di creare un elenco formale (che dovrebbe essere pubblicato/inviato via email per ulteriori commenti). Una volta completata la lista formale, la politica potrà andare avanti. Le domande sopra elencate sono progettate per fornire alla politica di governance dei dati le informazioni necessarie per i seguenti passaggi:
- Definire gli scopi e gli obiettivi del programma DG
- Sviluppare il principio DG
- Creare standard e politiche per i dati
- Stabilire un quadro per il programma
- Implementare politiche di sicurezza dei dati
- Stabilire controlli sulla qualità dei dati
- Promuovere la condivisione e l’integrazione dei dati
- Determinare ruoli e responsabilità e fornire una formazione adeguata
- Monitorare e valutare i progressi
- Sviluppare un catalogo di dati
Definire scopi e obiettivi
Di seguito sono elencati alcuni esempi generici di scopi e obiettivi per il programma di governance dei dati di un'organizzazione.
Obiettivi della governance dei dati:
- Proteggere l’integrità, la privacy e la sicurezza dei dati aziendali
- Implementazione di un software di gestione dei dati che garantisca dati puliti e coerenti
- Stabilire processi standardizzati e ripetibili per l'immissione di dati e il reporting
- Sviluppare una cultura che si basi su dati puliti e coerenti quando si prendono decisioni
Obiettivi della governance dei dati:
- Sviluppare e mantenere a dizionario dati
- Sviluppare e mantenere un processo di documentazione aziendale
- Sviluppare e conservare rapporti di errore/controllo
Sviluppare principi di governance dei dati
Il Data Governance Institute ha sviluppato quelli che definisce “principi universali di governance dei dati”. Il loro sistema fornisce una base su cui lavorare e può essere adattato per adattarsi alla politica aziendale e di governance dei dati, aggiungendo o sottraendo principi. Sono progettati per prevenire e aiutare a risolvere i conflitti relativi ai dati comuni a ogni azienda. Quello del Data Governance Institute principi sono elencati di seguito.
- Integrità: Praticare l’integrità significa essere sinceri e disponibili. In quanto principio di governance dei dati, implica che eventuali dubbi, problemi o miglioramenti debbano essere comunicati al resto del personale in modo rapido ed efficiente.
- Trasparenza: Le pratiche di governance e gestione dei dati dovrebbero essere trasparenti. La trasparenza promuove una buona comunicazione e comprensione.
- Verificabilità: Mantieni tutti i problemi relativi ai dati al di sopra e verificabili. (Vedi Trasparenza.) I processi, le decisioni e i controlli relativi ai dati devono essere registrati e verificabili. Se è necessario effettuare un audit, i registri dovrebbero mostrare chiaramente come e quando sono stati utilizzati i dati.
- Responsabilità: Essere responsabili è una forma di onestà proattiva e significa che gli individui si assumono la responsabilità delle proprie azioni e dei risultati delle proprie azioni. Questa forma di onestà proattiva aiuta a ridurre la confusione sulle responsabilità del personale sul posto di lavoro e promuove comunicazioni efficienti.
- Stewardship (supporto alla stewardship): Questo particolare principio richiede l’assegnazione della responsabilità dei dati a uno o più individui. A seconda dell'organizzazione, potrebbero essercene più gestori di dati, o solo uno. I data steward sono responsabili del mantenimento dell’accuratezza e dello stato generale dei dati, fungendo da collegamento comunicativo per tutto ciò che riguarda la governance dei dati e svolgendo il ruolo di polizia dei dati quando si presenta una serie di errori.
- Pesi e contrappesi: Questo si riferisce alle relazioni tra i team aziendali e tecnologici. Può anche riferirsi alle persone che creano o raccolgono informazioni rispetto a coloro che le gestiscono e le utilizzano. Dovrebbe essere mantenuto un equilibrio di potere tra i dipartimenti per promuovere l’evoluzione dell’organizzazione.
- Standardizzazione: Ciò include sia la standardizzazione delle pratiche d’ufficio di routine sia la standardizzazione dei dati. La standardizzazione rende i processi e i dati facilmente riconoscibili e facili da utilizzare. L’automazione dovrebbe essere utilizzata per standardizzare i dati.
- Cambio gestione: Anche se ad alcuni potrebbe piacere la sostituzione dei propri manager, non è questo che significa gestione del cambiamento. In realtà significa abbracciare una filosofia proattiva nell’adattarsi al cambiamento man mano che l’organizzazione evolve.
Creare Standard e politiche
Le policy possono essere descritte come linee guida utilizzate per garantire che i dati di un’organizzazione vengano utilizzati correttamente e gestiti con coerenza. Le linee guida normalmente includono preoccupazioni relative alla sicurezza, all'accesso, alla privacy e alla qualità.
Gli standard dei dati sono accordi scritti su formato, definizione, strutturazione, rappresentazione, etichettatura, trasmissione, utilizzo e gestione dei dati. I processi coinvolgono il politiche e standard utilizzato per una gestione efficace dei dati.
Gli standard e le politiche descritti nella politica di governance dei dati forniscono indicazioni e fanno parte del quadro di governance dei dati.
Stabilire Quadro di governance dei dati
Il quadro della DG è una suddivisione della politica della DG e si concentra sulle regole e sui processi necessari per garantire la conformità di un’organizzazione alle varie leggi e regolamenti.
Un framework DG supporta un efficace programma di governance dei dati e standardizzerà diverse regole e processi in tutta l’organizzazione. È un insieme di regole, responsabilità e processi utilizzati per organizzare il programma DG di un’azienda. Stabilire un Framework di governance dei dati aiuterà a migliorare gli standard dei dati, le strategie aziendali e la privacy dei dati.
Implementare politiche di sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati protegge i dati aziendali e dei clienti di un'organizzazione dall'accesso e dall'utilizzo non autorizzati. I controlli sulla sicurezza dei dati sono progettati per limitare l'accesso e proteggere questi dati. UN piano di sicurezza dei dati ben progettato può aiutare a prevenire violazioni di dati e malware.
La sicurezza dei dati è una preoccupazione significativa e continua a rappresentare una delle principali sfide per la sicurezza informatica.
Stabilire Controlli sulla qualità dei dati
I dati di alta qualità sono corretti e utili. I dati di scarsa qualità contengono errori e favoriscono decisioni sbagliate. IL controlli di qualità dei dati sono i processi utilizzati per determinare se i dati soddisfano gli standard dell’organizzazione. I dati possono essere misurati utilizzando alcuni aspetti chiave, come:
- Precisione
- L’affidabilità
- Precisione
- Completezza
- Tempestività
- Integrità
- riservatezza
Promuovere la condivisione e l'integrazione dei dati
La condivisione dei dati consente ai ricercatori di condividere informazioni tra loro e di collaborare a progetti condivisi. La condivisione dei dati e la collaborazione tra ricercatori può spesso portare a nuove importanti scoperte in un campo o in un settore. Integrazione dei dati, tuttavia, non richiede realmente l'intervento umano ma implica il collegamento di record e la correzione dei dati tramite l'automazione.
La condivisione dei dati è estremamente efficiente perché consente ai ricercatori di condividere risorse in una relazione sinergica.
Determinare ruoli e responsabilità e fornire formazione
Prima di sviluppare e formalizzare una politica della DG e l'assegnazione della governance dei dati ruoli, il personale spesso esegue le attività di governance dei dati in modo un po' casuale. Ad esempio, qualsiasi dipendente che lavora con dati sanitari o finanziari ha la responsabilità di mantenere la conformità alle leggi e ai regolamenti appropriati. Sebbene ogni azienda abbia una propria struttura unica, questi sono i quattro ruoli DG più comuni:
- Amministratore dei dati
- Steward dei dati
- Custode dei dati
- Utente dati: questo ruolo può essere ricoperto da un individuo o da un'altra organizzazione. La responsabilità principale di un utente di dati è garantire che i dati vengano archiviati, elaborati e gestiti in modo sicuro. (Gli utenti dei dati rappresentano spesso l’anello più debole in termini di sicurezza.)
Monitorare e valutare i progressi
Questo passaggio riguarda l'annotazione e la registrazione proattiva di eventuali miglioramenti che si verificano durante l'implementazione della politica di governance dei dati o di eventuali passaggi che non stanno andando come previsto. È importante registrare accuratamente le modifiche per identificare cosa funziona e eventuali aree in cui potrebbero essere necessari miglioramenti.
Valutando regolarmente i progressi del programma DG (tramite dati di vendita, sondaggi sul feedback dei clienti, analisi dei siti Web, ecc.) un'azienda può migliorare la propria efficienza e le relazioni con i clienti.
Sviluppare un catalogo dati
L'ultimo passaggio nella creazione di una politica di governance dei dati prevede la ricerca del software di catalogo dati e il suo sviluppo. Un catalogo dati memorizza tutti i metadati di un'azienda, nonché strumenti per aiutare gli utenti a individuare le informazioni necessarie. Funziona essenzialmente come un inventario per i dati di un'organizzazione. TechTarget ha pubblicato una selezione di software di catalogo dati.
A catalogo dati non solo fornirà un elenco dei dati dell’organizzazione, ma anche una descrizione facilmente comprensibile dagli esseri umani.
Un catalogo dati organizza tutti i dati archiviati all'interno dell'azienda. Questa è una funzionalità estremamente utile per l'analisi e lo sviluppo della business intelligence. Il catalogo dati collega i set di dati con le persone che lavorano con i dati.
Immagine utilizzata su licenza di Shutterstock
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- Fonte: https://www.dataversity.net/creating-a-data-governance-policy/
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