Il reparto Contabilità fornitori (AP) di un'azienda ha l'importantissima responsabilità di tracciare ciò che l'azienda deve a fornitori e venditori e di verificare che i pagamenti siano approvati ed effettuati a queste controparti. Senza un dipartimento AP, un'azienda avrebbe difficoltà a rintracciare tutte le fatture che riceve dai suoi fornitori e a garantire che tali obblighi siano rispettati. Queste passività a breve termine della società sono i debiti e rappresentano un obbligo importante a cui l'impresa deve attenersi.
Cos'è la contabilità fornitori?
Una contabilità fornitori è semplicemente un debito corrente che un'azienda ha nei confronti di un venditore o fornitore. In generale, il conto dei fornitori deve essere pagato dal dipartimento AP in circa 30 giorni. L'importo totale dei debiti figura nel bilancio della società nella sezione delle passività correnti.
Una contabilità fornitori rappresenta un importo dovuto; non è una transazione che è già stata pagata in contanti. Si tratta del denaro dovuto per un acquisto effettuato dalla società a credito.
Una contabilità fornitori non è un fattura. La fattura è un documento cartaceo o digitale che addebita all'impresa l'acquisto di beni o servizi da essa effettuato. Il conto dei fornitori è l'importo dovuto. Inoltre, una contabilità fornitori non è una contabilità clienti, ovvero un importo dovuto a un'azienda per i suoi beni o servizi venduti ad altre aziende a condizioni di credito.
Che cos'è un reparto contabilità fornitori?
Poiché la contabilità fornitori è così importante per il successo e la salute di un'azienda, la maggior parte delle aziende avrà un dipartimento AP dedicato. Il compito principale del team della contabilità fornitori è garantire che tutti i debiti contratti dall'impresa siano adeguatamente registrati e pagati.
Se questa funzione di contabilità fornitori non viene soddisfatta dal dipartimento AP, fornitori e venditori non verranno pagati. In questa situazione ne deriveranno cattivi rapporti tra l’azienda e i suoi fornitori, che potrebbero influire sulla capacità dell'azienda di procurarsi i beni e i servizi necessari in futuro.
Oltre a garantire che tutti vengano pagati in tempo, i dipartimenti AP hanno anche il compito di garantire che non vengano commessi errori contabili. Deve tenere d'occhio le frodi, cercare di evitare errori e conciliare eventuali discrepanze riscontrate.
Un'altra funzione della contabilità fornitori dei dipartimenti AP è quella di ottenere sconti per pagamenti anticipati sulle fatture. Molti fornitori offrono tali sconti quando i pagamenti vengono effettuati prima della data di scadenza su una fattura, quindi il reparto contabilità fornitori può aiutare a ridurre le spese generali di un'azienda, che è, ovviamente, una preoccupazione costante per qualsiasi azienda.
Ruoli all'interno di un dipartimento AP
Ci sono molti responsabilità del reparto contabilità fornitorie questi compiti sono suddivisi tra più dipendenti all'interno del reparto fornitori. Una piccola impresa può avere solo un addetto alla contabilità fornitori. Un'operazione più grande può avere i seguenti lavoratori all'interno del proprio reparto contabilità fornitori:
- Coordinatore contabilità fornitori
- Fattura al responsabile dei pagamenti
- Responsabile contabilità fornitori
- Specialista contabilità fornitori
- Accounting Assistant
Un'azienda molto grande potrebbe anche avere un responsabile della contabilità fornitori responsabile dell'intero reparto AP. I compiti esatti assegnati a ciascun ruolo all'interno di un reparto contabilità fornitori varieranno in base alla società e alle dimensioni dell'operazione.
Flusso di lavoro nei dipartimenti AP
In ogni dipartimento AP esiste un flusso di lavoro che descrive il percorso dall'inizio alla fine dell'acquisizione di servizi e beni, quindi l'elaborazione delle fatture associate a tali acquisti e la garanzia che tutti vengano pagati in tempo. Questa procedura passo-passo potrebbe essere digitale o manuale, e il formato digitale offre il metodo più semplice e meno dispendioso in termini di tempo. In entrambi i casi, il flusso di lavoro per un team di contabilità fornitori seguirà generalmente il seguente schema:
#1) Cattura la fattura. La fattura, siano essi fisici o elettronici, deve essere inserito nel programma software ERP (Enterprise Resource Planning). Come già accennato, ciò potrebbe essere fatto da un lavoratore umano o digitale.
#2) Approvazione. Dopo che la fattura è stata adeguatamente catalogata, deve essere approvata. Ancora una volta, questo passaggio potrebbe essere manuale o automatizzato.
#3) Autorizzazione al pagamento. A questo punto è necessario autorizzare il pagamento della fattura. È responsabilità del reparto contabilità fornitori ottenere tale autorizzazione dalla parte appropriata all'interno dell'azienda.
#4) Trasmissione. Dopo che il pagamento è stato autorizzato, deve essere inviato e verificato. Sebbene in alcuni casi possano ancora essere utilizzati metodi di pagamento fisici come assegni o contanti, i pagamenti digitali stanno guadagnando popolarità, soprattutto quelli che possono integrarsi con software AP.
È importante che il reparto fornitori monitori attentamente il processo del flusso di lavoro end-to-end. Se questa funzione di contabilità fornitori non viene eseguita correttamente, possono emergere errori che metteranno a dura prova il team AP.
Funzioni dei Dipartimenti AP
Esistono diverse importanti responsabilità del reparto contabilità fornitori che i team AP devono essere diligenti nell'esecuzione. In generale, tendono a rientrare in una delle seguenti categorie:
#1) Riconciliare i rendiconti finanziari. I dipartimenti AP devono prevenire addebiti fasulli e correggere eventuali disparità che risultino negli estratti conto o in altri documenti finanziari.
#2) Risolvi i problemi con i dati delle fatture. Il team della contabilità fornitori deve identificare eventuali incoerenze nei dati riportati su una fattura e correggere rapidamente le informazioni.
#3) Elaborare le fatture. Le fatture che un'azienda riceve dai suoi fornitori devono essere elaborati dal reparto contabilità fornitori in modo che possano essere pagati in modo tempestivo.
#4) Pagamenti di fatture. Una funzione importante della contabilità fornitori è quella di effettuare il pagamento su una fattura.
#5) Pagamenti interni. Oltre a pagare le fatture, un reparto fornitori deve anche gestire i pagamenti interni per cose come forniture per ufficio e spese postali.
#6) Archivia le fatture e abbinale. Le fatture devono essere abbinate ai relativi ordini di acquisto. Devono inoltre essere archiviati fisicamente o elettronicamente; quest'ultimo metodo rappresenta il metodo più efficiente per la ricerca e il recupero.
#7) Preservare buoni rapporti con i fornitori. Mantenere attivo il rapporto fornitore-azienda è un compito importante dei dipartimenti AP. Quando le fatture vengono pagate in tempo e le informazioni vengono rapidamente chiarite e archiviate, è più probabile che le transazioni future si svolgano senza problemi.
Organizzazione del team di contabilità fornitori
Quanto meglio è organizzato un reparto pagabile, tanto più prezioso sarà per l'azienda. Con una corretta organizzazione, anche il flusso di lavoro sarà più efficiente. Ecco alcuni suggerimenti per strutturare un dipartimento AP nel modo più ingegnoso:
# 1) Documenta tutto. Assicurarsi che ogni acquisto effettuato dall'azienda disponga di un ordine di acquisto (PO) in modo che sia possibile creare un record. Dovrebbe essere conservato anche un registro dei numeri di identificazione fiscale.
#2) Memorizza i record per un facile recupero. I documenti con la data devono essere conservati in un luogo facilmente accessibile.
#3) Doppio controllo. Chiedi a diversi membri del team AP di ricontrollarsi a vicenda per prevenire frodi ed errori.
#4) Riconciliare regolarmente i conti. Verificare preferibilmente su base giornaliera che le fatture corrispondano agli ordini d'acquisto. Tenere un registro di eventuali discrepanze e delle relative risoluzioni.
#5) Utilizza i pagamenti digitali. Le attuali forme di pagamento elettroniche, inclusa l'Automated Clearing House (ACH), sono efficienti e semplici. Spesso non costano più dei pagamenti cartacei e sono più facili da tenere traccia.
# 6) Automatizza il team AP. Oltre ai pagamenti, è possibile digitalizzare molte funzioni della contabilità fornitori. Ciò presenta molti vantaggi, inclusa la possibilità di evitare errori di immissione dei dati.
In che modo l'automazione può apportare vantaggi ai dipartimenti AP
I team addetti alla contabilità fornitori che eseguono l'aggiornamento al software più recente di oggi otterranno una miriade di vantaggi. Il vecchio metodo manuale e cartaceo per eseguire le funzioni di contabilità fornitori richiede tempo e manodopera. I dipartimenti AP che passano alla completa automazione con software avanzato saranno in grado di elaborare le fatture più velocemente con meno errori e imprecisioni. E perché i migliori programmi AP di oggi sono dotati di intelligenza artificiale (AI), per molti compiti è necessario un minimo input umano.
Ad esempio, l'avanzato software AP di oggi è in grado di leggere e-mail, scansionare fatture e acquisire automaticamente dettagli importanti da questi documenti. È possibile inviare notifiche in tempo reale ai membri del team AP quando è necessaria maggiore attenzione. Poiché questo sistema funziona con il pilota automatico, è richiesto meno sforzo umano da parte dei dipendenti.
software AP può anche incorporare regole per il flusso di lavoro. Ad esempio, una fattura può essere indirizzata da un programma al dipartimento corretto per l'approvazione. È possibile incorporare controlli di pagamento per il pagamento delle fatture e tali controlli possono essere modificati da vari fattori, ad esempio l'importo del pagamento. Un pagamento può essere addebitato automaticamente sul conto bancario della società. L'intelligenza artificiale esegue questi compiti da sola. E con l’apprendimento automatico, l’intelligenza artificiale può imparare dall’esperienza.
Tutto ciò che fa il programma viene registrato in un registro e questo registro può essere ispezionato a piacimento. Ancora una volta, poiché questa traccia di controllo viene creata automaticamente da un programma software, è necessario meno lavoro umano.
Il software progettato per i dipartimenti AP può anche integrarsi con altri strumenti di contabilità digitale, creando un sistema di contabilità olistico e completamente elettronico che rende le funzioni di contabilità fornitori più semplici e richiedono meno tempo per i dipendenti.
Ricapitolare
Qualsiasi azienda che voglia avere successo ha bisogno di un reparto AP produttivo con l'attrezzatura giusta. I reparti di contabilità fornitori che si affidano a tecnologie cartacee obsolete corrono il rischio di rimanere indietro rispetto ai concorrenti. I sofisticati strumenti digitali di oggi offrono numerosi vantaggi ai dipartimenti fornitori, non ultimi i minori sforzi umani e tempi di elaborazione più rapidi.
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