Permintaan pembelian vs Pesanan pembelian: Perbedaannya

Mengelola arus kas dalam bisnis Anda adalah hal terpenting untuk mencapai kesuksesan finansial – itu adalah hal yang mudah. Meskipun akuntansi akrual memungkinkan Anda mengubah dan menyesuaikan statistik untuk mencerminkan pengeluaran non-tunai, semua bisnis hidup dan mati dengan akuntansi tunai: apakah produk atau layanan Anda menghasilkan lebih banyak uang daripada yang Anda keluarkan?

 Meskipun menjual layanan atau produk unggulan bergantung pada kekuatan di luar kendali Anda, seperti faktor pasar dan ekonomi, Anda sendiri bisa kelola arus kas keluar Anda ke tingkat yang layak. Namun, seperti yang dikatakan legenda bisnis Peter Drucker, "Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak Anda ukur."

Mengelola arus kas keluar Anda dengan benar memerlukan pemahaman terlebih dahulu yang sedang mengeluarkan biaya apa dalam organisasi Anda. Menetapkan pedoman yang jelas untuk daftar permintaan pembelian dan pesanan pembelian merupakan langkah pertama yang penting dalam mengukur apa yang ingin Anda kelola.  

Pesanan Pembelian vs. Permintaan Pembelian: Apa Bedanya?

Daftar permintaan pembelian (PR) dan pesanan pembelian (PO) merupakan titik penting dalam bisnis Anda strategi pengadaan. Perbedaannya terletak pada urutannya dalam alur kerja pengadaan perusahaan Anda. Perbedaan antara PO vs PR sederhana saja:

• Daftar permintaan pembelian ditujukan untuk penggunaan internal dan menghubungkan pengguna akhir produk atau layanan (karyawan) dengan otoritas pemberi persetujuan melalui dokumentasi yang merinci biayanya. 
• Pesanan pembelian berasal dari daftar permintaan dan dikirim ke vendor atau pemasok untuk memenuhi kebutuhan. 

Keduanya menjalankan fungsi penting, termasuk manajemen dokumentasi, pengendalian anggaran, dan fungsi keuangan bisnis Anda untuk pemeriksaan audit. 

Apa itu Daftar Permintaan Pembelian?

Daftar permintaan pembelian bisa rumit atau sederhana sesuai kebutuhan Anda, karena organisasi yang lebih besar sering kali memerlukan pemeriksaan dan proses yang lebih besar dalam alur kerja PR dibandingkan toko kecil yang hanya memiliki sedikit karyawan. Namun, dalam kedua kasus tersebut, esensi inti PR adalah sama: tujuannya adalah sebagai permintaan formal karyawan untuk membeli atau mendapatkan barang atau jasa yang disalurkan melalui alur kerja Anda.

Mengapa Anda Membutuhkan Daftar Permintaan Pembelian?

Ingat, Anda tidak bisa mengelola apa yang tidak Anda ukur, dan mengukur pengeluaran Anda dimulai dengan pemahaman yang kuat tentang bagaimana uang mengalir keluar. Kecuali jika Anda secara pribadi memulai setiap pembelian dalam organisasi Anda tanpa masukan dari karyawan (tidak mungkin), Anda harus memantau dengan cermat yang sedang memesan apa, Untuk tujuan apa, Dan untuk berapa harganya. Daftar permintaan pembelian memenuhi semua kriteria ini, diakhiri dengan pemeriksaan akhir oleh personel yang ditunjuk untuk mencegah penipuan finansial, pemborosan, dan penyalahgunaan dalam bisnis Anda.

Anda juga perlu menyimpan catatan pengeluaran yang akurat untuk sistem manajemen keuangan Anda jika IRS datang untuk melakukan audit. Dalam kedua kasus tersebut, proses daftar permintaan pembelian yang berjalan dengan baik secara otomatis membangun dan memelihara sistem akuntansi yang komprehensif untuk pengeluaran perusahaan. 

Bagaimana Cara Kerja Daftar Permintaan Pembelian?

Seperti yang saya katakan, alur kerja spesifik berbeda-beda antar perusahaan. Untuk alur kerja ini, kita akan melihat bagaimana bisnis skala menengah dengan 100 karyawan dapat mengarahkan permintaan pembelian. Bergantung pada ukuran dan cakupan Anda, alur kerja daftar permintaan pembelian Anda mungkin lebih efisien atau lebih lama dan lebih kompleks.

Berikut ini garis besar dasar urutan permintaan pembelian pada umumnya:

1. Karyawan mengidentifikasi kebutuhan – baik kebutuhan rutin atau khusus – dan menyerahkan formulir daftar permintaan pembelian. Bentuknya biasanya meliputi:
   1. Nama karyawan atau departemen
   2. Lokasi (jika kantor berbeda secara geografis atau Anda biasanya bekerja dari jarak jauh)
   3. Jumlah dan jenis barang yang diminta
   4. Nama dan alamat bisnis vendor
   5. Harga pasti atau perkiraan
   6. Tanggal jatuh tempo/kapan barang atau jasa tersebut dibutuhkan
2. Manajer pertama atau otoritas pemberi rekomendasi persetujuan memvalidasi bahwa produk atau barang tersebut belum menjadi bagian dari inventaris Anda/tidak ada di tangan dan mengirimkan daftar permintaan ke tim manajemen keuangan.
3. Keuangan memastikan vendor mematuhi standar dan praktik perusahaan Anda, memastikan adanya kebutuhan valid yang membenarkan biaya, dan permintaan sesuai dengan anggaran Anda.

Setelah diberkati oleh keuangan, Anda menghasilkan a pesanan pembelian untuk memenuhi permintaan tersebut.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian adalah permintaan formal yang dikirim ke vendor untuk barang atau jasa yang diuraikan dalam daftar permintaan. Pesanan pembelian seringkali jauh lebih kompleks daripada pembelian dalam cakupannya dan mencakup bahasa hukum untuk mengikat masing-masing pihak secara kontrak ke dalam transaksi. Ini juga diatur menurut sistem manajemen internal Anda. Jika vendornya cukup besar atau Anda memiliki hubungan yang berkelanjutan, kemungkinan besar vendor tersebut diformat sesuai dengan alat CRM mereka.

Mengapa Anda Membutuhkan Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian ada untuk meminta barang atau jasa secara formal dan legal dari vendor. Perjanjian hukum ini mengikat masing-masing pihak dalam transaksi dan memastikan pemahaman bersama tentang apa yang diharapkan, berapa jumlahnya, dan kapan dibutuhkan. Hal ini membantu menghindari kejutan penagihan dan menjaga semua orang yang terlibat dalam pengadaan bertanggung jawab dan jujur ​​satu sama lain sekaligus menghindari miskomunikasi atau kesalahan manusia yang sering terjadi selama transaksi lisan atau perjanjian jabat tangan.

 Dan, seperti daftar permintaan pembelian, pesanan pembelian ada untuk berfungsi sebagai jejak kertas yang dapat diaudit untuk manajemen internal Anda atau jika ada agen luar yang memeriksa Anda.

Bagaimana Cara Kerja Pesanan Pembelian?

 Setelah daftar permintaan disetujui, departemen keuangan Anda menyelesaikan pesanan pembelian dan melanjutkan alur kerja pengadaan.

1.  Tim keuangan mengirimkan pesanan pembelian ke vendor dan menerima faktur. Dari sana, vendor dibayar segera, atau faktur disimpan dalam hutang selama jangka waktu tertentu atau hingga pesanan pembelian dipenuhi (tergantung pada item, proses internal Anda, dan perjanjian vendor).
   1. Bagian penting dari uji tuntas tim keuangan Anda adalah pencocokan tiga arah. Ini adalah sebuah akun hutang fungsi departemen yang memeriksa silang pesanan pembelian, faktur, dan resi pengiriman untuk memvalidasi tidak adanya penipuan atau kesalahan manusia yang dapat menyebabkan pengeluaran tak terduga.
2. Setelah barang dikirimkan atau layanan diberikan, pihak yang bertanggung jawab (baik pemohon asli atau tim keuangan) membuat tanda terima dan mengarsipkannya dengan hutang untuk memfasilitasi pencocokan tiga arah dan menunjukkan bahwa pesanan pembelian dipenuhi.

Kesimpulan

 Ini adalah rincian yang sangat mendasar dari alur kerja permintaan pembelian dan pesanan pembelian. Pada kenyataannya, proses bolak-balik meminta dan menerima barang dari vendor luar sangat melelahkan dan memakan waktu lama. Itu sebabnya membuat prosedur operasi standar untuk daftar permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah kunci untuk memastikan kelancaran pengadaan dan pencatatan yang berkualitas.

 Dan, seperti banyak fungsi bisnis administratif, aspek pengadaan ini semakin terdigitalisasi atau terotomatisasi. Hal ini merupakan kabar baik bagi pemilik bisnis dan karyawan – meskipun alur kerja yang dioptimalkan dapat mempercepat segalanya, Anda tidak dapat mengoptimalkannya melebihi kecepatan bolak-balik menyerahkan dokumen, terutama dalam pengaturan kerja jarak jauh atau jika kantor pusat dan kantor Anda berada di lokasi yang terkilir.

 Efektif otomatisasi hutang dagang alatnya mencakup daftar permintaan pembelian yang komprehensif dan manajemen pesanan pembelian. Inovasi dalam alur kerja meliputi:

• Alat penyaringan yang didukung AI untuk menghasilkan daftar permintaan formal dari email karyawan atau pesan Slack.
• Persetujuan AP otomatis untuk kategori atau daftar permintaan tertentu dengan jumlah dolar tertentu yang tidak memerlukan penyaringan manusia.
• Sinkronisasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda untuk memigrasikan daftar permintaan, faktur, dan tanda terima untuk memungkinkan pencocokan dan rekonsiliasi tiga arah dengan cepat.
• Penyimpanan data jangka panjang dalam cloud yang aman memastikan Anda patuh dan siap untuk diaudit.

Ini hanyalah beberapa inovasi yang membentuk pengadaan, namun masing-masing secara unik menyederhanakan alur kerja daftar permintaan pembelian dan pesanan pembelian Anda. Dan semakin Anda mengembangkan dan memelihara Anda manajemen pengadaan dan Otomatisasi AP, semakin besar ekosistem yang Anda bangun – dan semakin mudah Anda mengelola tugas-tugas administratif yang dapat mengalihkan fokus operasional Anda.

Tidak peduli level Anda otomatisasi keuangan, memahami pesanan pembelian vs. daftar permintaan pembelian adalah langkah pertama dalam mengelola pengeluaran dan menjaga masuknya uang tunai – jika Anda mengelola apa yang sekarang dapat Anda ukur.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/