Otomasi Proses Bisnis

Otomatisasi Proses Bisnis (BPA) adalah penggunaan teknologi canggih untuk mengotomatisasi proses bisnis di luar entri data sederhana, penyimpanan, dan manipulasi.

Otomasi sebenarnya bukanlah konsep baru. Di Yunani kuno, robot digunakan sebagai mainan, air mancur, busur, gerbang, dan bahkan mesin perang. Namun, otomatisasi proses berkembang sebagai alat bisnis di abad kedua puluh ketika perusahaan mulai menggunakan komputer untuk melakukan tugas dan proses sederhana, mengantarkan era manajemen bisnis yang cerdas.

Hari ini, Otomasi Proses Bisnis telah bergerak melampaui manufaktur dan tugas-tugas biasa yang sederhana, dan mendapatkan terobosan ke dalam berbagai aktivitas dunia bisnis. Otomatisasi cerdas dari tugas-tugas perusahaan yang digerakkan oleh data mungkin telah dimulai pada tahun 1960-an dengan diperkenalkannya sistem perencanaan sumber daya perusahaan dan kini telah berkembang untuk menyertakan AI, IDP, dan otomatisasi proses robotik.

Apa itu BPA?

Otomasi Proses Bisnis melibatkan mengotomatisasi misi-kritis, proses inti bisnis. Prosesnya mungkin sesederhana menangkap dan secara otomatis menanggapi email dan menjadwalkan tindak lanjut, atau mungkin mencakup alur kerja organisasi multi-level yang kompleks. SEBUAH oleh McKinsey menunjukkan bahwa meskipun beberapa pekerjaan sepenuhnya dapat diotomatisasi (1%), 60 persen dari semua pekerjaan dapat mengotomatisasi setidaknya 34 persen tugas/aktivitas mereka.

Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis

Otomatisasi tugas berulang yang biasa dapat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan konsistensi operasi. Ini mengarah pada peningkatan efisiensi dan profitabilitas bisnis.

Manfaat BPA bagi organisasi bervariasi:

1. Penghematan waktu dan waktu penyelesaian yang lebih cepat: Proses bisnis manual menghabiskan banyak waktu, terlepas dari departemen dan sifat pekerjaan. Misalnya, tugas tingkat rendah yang dapat diotomatisasi telah dilaporkan menghabiskan 30% waktu departemen TI, 47% waktu departemen AP, dan 75% waktu staf departemen SDM dan Penggajian. Ini secara alami menyebabkan penundaan waktu dan hukuman terkait yang memiliki efek riak pada produktivitas tim dan perusahaan. Proses bisnis otomatis dapat membantu menghindari penundaan dan kemacetan seperti itu dalam operasi harian perusahaan.
2. Penghematan biaya: Proses bisnis manual membutuhkan sumber daya manusia yang cukup besar. McKinsey menunjukkan bahwa 45% dari aktivitas berbayar saat ini yang menelan biaya setara dengan $2 triliun total upah tahunan, berpotensi dapat diotomatisasi. Selain itu, kinerja manual dari tugas-tugas yang berlebihan dan berpotensi otomatis menurunkan produktivitas perusahaan dan produktivitas yang rendah dapat merugikan pemberi kerja sekitar USD 1.8 miliar dolar per tahun. Meskipun tampaknya biaya pemasangan otomatisasi proses dapat dianggap tinggi, penghematan operasional lebih dari sekadar menebusnya.
3. Pengurangan kesalahan: Tugas manual dikaitkan dengan kesalahan yang muncul dari sesuatu yang sederhana seperti kelelahan atau kecerobohan, hingga masalah yang lebih serius seperti ketidaktahuan atau sikap apatis. Bahkan tugas-tugas yang tampaknya sederhana dikaitkan dengan kesalahan, ketika dilakukan secara manual – misalnya, memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet sederhana telah terbukti berhubungan dengan kesalahan manusia sebesar 18% – 40%. Dikatakan bahwa manusia kemungkinan membuat 10 kesalahan dalam setiap 100 langkah saat melakukan pekerjaan yang berlebihan.
4. Peningkatan fokus pada tugas-tugas strategis: Sebuah studi global tentang proses otomatisasi menemukan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan lebih dari 3 jam per hari untuk tugas-tugas biasa dan berulang, yang mengurangi fokus pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi yang melibatkan penyusunan strategi dan perencanaan manusia untuk kemajuan organisasi . Sebuah laporan CIO mengatakan bahwa produktivitas dan kepuasan karyawan meningkat ketika mereka menghabiskan waktu untuk aspek pekerjaan yang menarik dan bermanfaat, dan ini mengurangi pergantian karyawan dan meningkatkan retensi karyawan.
5. Transparansi: Tugas manual sulit dilacak. Otomatisasi proses dapat memusatkan proses dan meningkatkan transparansi di seluruh papan sementara juga secara logis mengintegrasikan fungsionalitas bisnis yang tersebar di seluruh organisasi. Otomatisasi proses bisnis juga mengatur langkah-langkah keamanan dan ketertelusuran informasi, yang memastikan kepatuhan yang lebih baik terhadap peraturan terkait.
6. Kesiapan audit: Proses bisnis otomatis tidak hanya memungkinkan standarisasi operasi tetapi juga memastikan pemeliharaan catatan semua tahapan proses bisnis, sehingga menciptakan jejak audit.
7. Mendukung ekspansi: Seiring berkembangnya basis klien dan portofolio operasional, manajemen bisnis manual dapat menjadi berat dan tidak mungkin. Otomatisasi proses memungkinkan perampingan semua proses bisnis, sehingga memungkinkan bisnis untuk berkembang.

Elemen Otomatisasi Proses Bisnis

Ada tiga elemen BPA:

1. Aturan bisnis: Ini adalah kebijakan bisnis yang diikuti dalam operasinya melalui logika bisnis dan langkah-langkah tindakan. Dalam sistem BPA, aturan bisnis adalah dasar di mana sistem otomasi dibangun.
2. Data terstruktur. Ini adalah data terorganisir yang berarti bagi perusahaan dan operasinya. Ini mungkin termasuk daftar karyawan, faktur dan informasi penjualan dan data keuangan yang sering dirujuk untuk operasi sehari-hari. Alat BPA mengelola dan mengatur pengumpulan dan mengintegrasikan data ini ke dalam laporan yang berguna dan ringkas yang dapat digunakan secara efektif untuk proses hilir.
3. Data tidak terstruktur: Ini adalah data yang tidak mengikuti bentuk terstruktur tetapi tetap berguna bagi perusahaan. Data tersebut dapat berupa deskripsi produk, halaman web, ulasan, media sosial, email, dll. Dan BPA yang baik mengelola dan memproses data ini dengan baik sehingga berguna bagi perusahaan dalam hal penyusunan strategi dan perencanaan.

Proses otomatisasi yang kuat dengan mulus menggabungkan ketiga elemen ini untuk kelancaran operasi bisnis.

Jenis Proses Otomasi Bisnis

Ada empat jenis BPA yang dapat digunakan tergantung kebutuhan perusahaan:

1. Otomasi Dasar melibatkan digitalisasi dan otomatisasi pekerjaan sederhana dalam suatu organisasi dan mengatur semua data yang berkaitan dengan pekerjaan sederhana ini untuk akses mudah. Alat pengiriman pesan atau kelompok kerja yang terdiri dari karyawan yang mengerjakan proyek tertentu, adalah contoh otomatisasi dasar.
2. Otomasi Proses mengelola tugas, proses, dan proyek. Ini juga memiliki pos pemeriksaan, persetujuan, dan pembaruan bawaan untuk transit proses/proyek yang mulus dari awal hingga akhir. Ini juga memberikan transparansi penuh kepada semua peserta proses bisnis.
3. Otomatisasi integrasi lebih maju karena menggantikan sebagian besar karyawan manusia dalam tugas-tugas tertentu yang berulang; partisipasi manusia hanya masuk untuk pengaturan dan pemantauan aturan, dan BPA menangani pekerjaan seperti yang ditentukan oleh alur kerja yang jelas. Otomatisasi integrasi sering terlihat di platform dukungan pelanggan di mana komentar/umpan balik pelanggan diproses secara otomatis dan diklasifikasikan/dianotasi untuk tindakan lebih lanjut.
4. Otomatisasi AI adalah bentuk BPA paling canggih di mana aplikasi perangkat lunak komputer membuat keputusan seperti manusia. Sistem AI BPA menangani data dan informasi dengan cara yang telah dilatih, untuk meniru tindakan manusia hingga batas tertentu.

Area penggunaan untuk Otomasi Proses Bisnis dalam bisnis

Otomatisasi proses bisnis dapat digunakan di hampir semua departemen dalam suatu organisasi, dengan berbagai tingkat intervensi manusia. Beberapa area penggunaan tertentu adalah:

Aplikasi Hutang Usaha

Keuntungan mengotomatisasi aspek keuangan operasi perusahaan semakin diakui oleh bisnis. Ini mengharuskan penerapan otomatisasi dalam struktur alur kerja keuangan. Hal ini terutama terlihat dalam operasi Departemen Hutang yang memberikan dukungan keuangan, administrasi, dan administrasi untuk proses pembelian sebuah perusahaan. Operasi departemen AP harus mengintegrasikan berbagai fungsi dari proses pengadaan hingga pembayaran yang membentang manajemen pesanan pembelian, komunikasi vendor, manajemen faktur, pelacakan produk, dan pembayaran. Mengotomatiskan operasi AP, seperti manajemen faktur dan manajemen pesanan pembelian, dapat membantu mengatur proses pengadaan di perusahaan

Alat BPA berbasis AI seperti Nanonets dapat membantu dengan otomatisasi tugas AP seperti persetujuan faktur, untuk menjadikannya proses yang tidak merepotkan.

Sumber dan Pengadaan

Teknologi dan otomatisasi dapat memfasilitasi mulus kegiatan pengadaan dan pengadaan dengan kemampuannya untuk menyusun data/fakta/informasi/analitik dan memberikan akses mudah kepada semua pemangku kepentingan. Otomatisasi dapat memastikan kesinambungan dalam hubungan pemasok, mendukung pengambilan keputusan analitis, menyediakan akses ke data di seluruh basis bisnis dan pemasok, serta menetapkan strategi dan kondisi untuk memaksimalkan nilai uang. Otomatisasi juga dapat memastikan bahwa kemampuan sumber strategis dapat ditingkatkan untuk mencegah kelambatan dan keterlambatan dalam hasil bisnis.

akuntansi

Otomatisasi proses akuntansi mencakup rekonsiliasi akun digital, pemeliharaan catatan keuangan, dan pembuatan laporan keuangan dengan intervensi manusia yang minimal. Beberapa manfaat yang terkait dengan otomatisasi akuntansi adalah integritas data yang lebih baik, peningkatan efisiensi, kemampuan audit, dan pemeliharaan catatan. Perangkat lunak otomatisasi akuntansi yang baik menawarkan berbagai fungsi berbeda yang tumpang tindih dengan departemen lain seperti pembelian, hutang, manajemen penggajian, dan pemrosesan catatan pajak/keuangan.

Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia melibatkan banyak dokumen dan proses yang memakan waktu yang dapat diotomatisasi. HR BPA dapat mencakup otomatisasi administrasi orientasi karyawan, penggajian, ketepatan waktu, dan administrasi tunjangan. Sistem otomatisasi SDM dapat mengatur dan menyimpan data seperti profil karyawan, jadwal, catatan kehadiran, dan informasi terkait. Otomatisasi penggajian dapat menghilangkan kesalahan dalam perhitungan penggajian dan memelihara catatan penggajian untuk keperluan pajak. Sistem evaluasi otomatis dapat membantu karyawan dan pemberi kerja menilai kinerja dan membantu mendorong peningkatan kinerja dan kolaborasi.

Customer Support

Keterlibatan manusia dalam dukungan pelanggan tidak dapat sepenuhnya dihilangkan. Namun, otomatisasi proses dapat menghemat waktu dan biaya bagi perusahaan dan meningkatkan hubungan pelanggan. McKinsey melaporkan bahwa penggunaan otomatisasi untuk mengubah pengalaman pelanggan dapat menghemat biaya layanan hingga 40%. Otomatisasi dapat mengaktifkan dukungan pelanggan 24x7; dukungan pelanggan sepanjang waktu dalam operasi manual membutuhkan perekrutan lebih banyak orang untuk pekerjaan berbasis shift. Lebih lanjut, otomatisasi layanan pelanggan dapat membantu mengkonsolidasikan dan mengatur kekhawatiran pelanggan untuk peningkatan produk dan pembangunan merek. Otomatisasi layanan pelanggan juga dapat melayani pelanggan yang lebih muda yang lebih memilih saluran digital untuk dukungan pelanggan.

Proses Penjualan/CRM

Otomatisasi penjualan dapat mengurangi biaya penjualan melalui penjangkauan yang lebih baik kepada pelanggan di saluran penjualan. Ini dapat memfasilitasi proses penjualan di seluruh tim penjualan, mitra, saluran distribusi, dan pelanggan, dan dapat memudahkan tugas seperti memperbarui informasi kontak, mengelola kalender, dan memproses peluang. Aktivitas seperti pencatatan panggilan, pengarsipan, dan penyerahan dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu. Memang, McKinsey laporan bahwa sepertiga dari tugas penjualan dan operasi penjualan dapat diotomatisasi yang menjadikan penjualan salah satu fungsi yang paling menjanjikan dalam hal potensi otomatisasi. Menurut laporan itu, otomatisasi penjualan dapat menghasilkan “pengurangan biaya keseluruhan 10 hingga 15 persen dan pengurangan waktu pemrosesan pesanan — dari pesanan yang dikonfirmasi ke pengiriman yang dikonfirmasi — dari dua atau tiga hari menjadi satu atau dua jam.”

Manajemen Media Sosial

Otomatisasi proses konten media sosial perusahaan dapat mengoptimalkan interaksi sosial dengan audiens, sehingga mendatangkan pelanggan dan mempertahankan pelanggan lama. Otomatisasi media sosial dapat mencakup penjadwalan posting sosial sebelumnya atau menerbitkan ulang artikel populer secara berkala, untuk lebih banyak daya tarik dan untuk membangun merek. Otomatisasi tugas manajemen media sosial dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya ke area pemasaran lain yang memerlukan partisipasi manusia, seperti penganggaran dan penyusunan strategi.

Menyiapkan sistem Otomasi Proses Bisnis

Menyiapkan sistem BPA dalam suatu organisasi dimulai dengan penilaian proses bisnis perusahaan dan pengakuan peluang dan area untuk otomatisasi. Pilihan alat BPA tergantung pada faktor-faktor berikut:

• Tingkat otomatisasi yang dibutuhkan:. Setiap perusahaan memiliki persyaratan dan gayanya sendiri dalam hal proses pembelian. Kemampuan perangkat lunak untuk menggabungkan praktik dan kebijakan perusahaan harus dinilai. Beberapa pertanyaan yang berguna untuk diajukan untuk menilai kebutuhan perusahaan adalah:
  Bagaimana sistem BPM akan selaras dengan keseluruhan aturan dan logistik bisnis Anda?
  Apa peran kunci dalam BPM yang dipilih dan siapa yang akan mengisinya?
  Akankah BPM cocok dengan budaya organisasi secara keseluruhan?
• Anggaran: Jumlah uang yang akan diinvestasikan dalam menyiapkan sistem otomatisasi proses tergantung pada skala bisnis, keuntungan, dan potensi investasi perusahaan
• Kemudahan penggunaan: Bahkan untuk sistem otomatisasi proses tingkat lanjut, sejumlah intervensi manusia diperlukan selama penyiapan dan implementasi. Tingkat keterampilan karyawan yang menggunakan perangkat lunak akan menentukan seberapa ramah pengguna bagian depan perangkat lunak, dan tingkat dukungan teknis yang akan dibutuhkan pengembang. Kebutuhan akan pelatihan dan dukungan teknis juga harus diperhatikan sebelum memilih alat yang tepat untuk tujuan tersebut.
• Tingkat penyebaran dan kolaborasi: Sebagian besar departemen/tim/unit di perusahaan besar saling berhubungan dalam aktivitasnya. Perangkat lunak yang digunakan untuk proses otomatisasi harus dapat menyediakan akses di berbagai tingkatan dan memungkinkan kolaborasi yang mudah di antara semua peserta. Juga perlu ada ketentuan untuk memasukkan berbagai tingkat persetujuan dalam prosesnya.
• Integrasi dengan sistem lain yang digunakan di perusahaan: Alat BPA harus terintegrasi dengan sistem lain seperti alat manajemen akuntansi yang sudah digunakan di perusahaan. Alat otomatisasi proses mandiri yang tidak terintegrasi dengan alat digital yang digunakan di perusahaan akan menyebabkan kesalahan pengelolaan data dan hilangnya waktu.

Salah satu tantangan utama dalam menyiapkan sistem BPM adalah merancang alur kerja untuk otomatisasi. Setelah proses yang akan diotomatisasi diidentifikasi, setiap langkah dalam proses harus didefinisikan dengan jelas agar dapat sepenuhnya mengotomatisasi proses secara efektif. Selanjutnya, otomatisasi proses harus diimplementasikan secara bertahap sehingga dapat diuji secara menyeluruh sebelum diintegrasikan ke seluruh bisnis. Pemantauan konstan juga penting – set-and-forget bukanlah pilihan dan kurangnya pemantauan dapat mengakibatkan usangnya fungsionalitas.

Takeaway

Otomatisasi Proses Bisnis dengan cepat menjadi alat penting untuk membantu bisnis mengelola operasi mereka dan tumbuh. Manfaat proses otomatis seperti transparansi proses yang lebih besar, pengurangan biaya, peningkatan produktivitas karyawan, dan kepuasan pelanggan, menjadikannya ideal untuk diadopsi oleh perusahaan yang ingin memperluas arena bisnis dan laba mereka. BPA tidak lagi dipandang sebagai ancaman bagi pekerjaan manusia tetapi dianggap sebagai alat sinergis yang memungkinkan karyawan manusia untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang tidak terlalu biasa dan bernilai lebih tinggi seperti pengembangan bisnis dan aktivitas lain yang berkontribusi pada nilai perusahaan.

Sumber: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/