Beszerzési igény vs beszerzési rendelés: A különbségek

Beszerzési igény vs beszerzési rendelés: A különbségek

Időbélyeg: 27. november 2023. 11:29
Forrás csomópont: 2982246

A vállalkozáson belüli cash flow kezelése a legfontosabb a pénzügyi sikerhez – ez nem gond. Míg az eredményszemléletű könyvelés lehetővé teszi a statisztikák módosítását és masszírozását, hogy tükrözze a nem készpénzes kiadásokat, minden vállalkozás él és hal a készpénzes könyvelésből: termékei vagy szolgáltatásai több készpénzt hoznak, mint amennyit kiküldenek?

 Míg egy kiváló szolgáltatás vagy termék értékesítése az Ön ellenőrzésén kívül eső erőkre, például piaci és gazdasági tényezőkre támaszkodik tud megfelelő mértékben kezelje pénzkiáramlását. De ahogy az üzleti legenda Peter Drucker mondta: "Nem tudod kezelni azt, amit nem mérsz."

A pénzkiáramlás megfelelő kezelése először megértést igényel akik költséges mit szervezetén belül. A beszerzési igényekre és beszerzési rendelésekre vonatkozó egyértelmű iránymutatások meghatározása az első fontos lépés a kezelni kívánt mennyiség mérésében.  

Megrendelés és beszerzési igény: mi a különbség?

A beszerzési igény (PR) és a beszerzési rendelés (PO) egyaránt kulcsfontosságú szakaszok az Ön számára beszerzési stratégia. A különbség a vállalati beszerzési munkafolyamaton belüli sorrendben rejlik. A PO és a PR közötti különbség egyszerű:

  • A beszerzési igény belső használatra szolgál, és a költségeket részletező dokumentáción keresztül összekapcsolja a termék vagy szolgáltatás végfelhasználóját (alkalmazottját) a jóváhagyó hatóságokkal. 
  • A beszerzési rendelés az igénylésből származik, és az eladóhoz vagy szállítóhoz kerül, hogy teljesítse a szükségletet. 

Mindkettő kritikus funkciókat lát el, beleértve a dokumentációkezelést, a költségvetés-ellenőrzést és a vállalkozás pénzügyi funkcióinak ellenőrzését. 

Mi az a beszerzési igénylés?

A beszerzési igény lehet olyan összetett vagy egyszerű, amennyire szüksége van, mivel a nagyobb szervezeteknek gyakran nagyobb ellenőrzésekre és folyamatokra van szükségük a PR munkafolyamatán belül, mint a kisebb üzleteknek, amelyekben csak néhány alkalmazott dolgozik. A PR lényege azonban mindkét esetben ugyanaz: célja, hogy az alkalmazott hivatalos kéréseként szolgáljon az Ön munkafolyamatán keresztüli áruk vagy szolgáltatások vásárlására vagy beszerzésére.

Miért van szüksége beszerzési igényekre?

Ne feledje, hogy nem tudja kezelni azt, amit nem mér, és a kiadások mérése a pénz kiáramlásának alapos megértésével kezdődik. Hacsak nem személyesen kezdeményez minden vásárlást a szervezeten belül nulla alkalmazotti hozzájárulással (nem valószínű), szorosan nyomon kell követnie akik rendel mit, A milyen céllal, Valamint a mennyi. A beszerzési igény teljesíti ezeket a feltételeket, és a kijelölt személyzet végső ellenőrzésével végződik, hogy megelőzze a pénzügyi csalást, pazarlást és visszaéléseket az Ön vállalkozásán belül.

Pontos költségnyilvántartást kell vezetnie a pénzügyi irányítási rendszereihez is arra az esetre, ha az IRS ellenőrzést kérne. Mindkét esetben egy jól kidolgozott beszerzési igénylési folyamat automatikusan felállít és karbantart egy átfogó számviteli rendszert a vállalati kiadásokra. 

Hogyan működik a beszerzési igénylés?

Mint mondtam, a konkrét munkafolyamatok vállalatonként eltérőek. Ehhez a munkafolyamathoz megvizsgáljuk, hogy egy 100 alkalmazottat foglalkoztató középvállalkozás hogyan irányíthatja a beszerzési igényt. Méretétől és terjedelmétől függően a beszerzési igénylési munkafolyamat egyszerűbb vagy sokkal hosszabb és összetettebb lehet.

Íme egy alapvető vázlat a tipikus beszerzési igények sorrendjéről:

  1. A munkavállaló azonosítja az igényt – akár rutinszerű, akár speciális eset –, és benyújt egy beszerzési igénylőlapot. Az űrlap általában a következőket tartalmazza:
    1. Alkalmazott vagy osztály neve
    2. Helyszín (ha az irodák földrajzilag eltérnek egymástól, vagy ha Ön elsősorban távolról dolgozik)
    3. A kért cikkek mennyisége és típusa
    4. Az eladó cégneve és címe
    5. Pontos vagy becsült ár
    6. Esedékesség/amikor a termékre vagy szolgáltatásra van szükség
  2. Az első menedzser vagy jóváhagyást ajánló hatóság ellenőrzi, hogy a termék vagy cikk még nem szerepel-e a készletben/nincs kéznél, és elküldi az igénylést a pénzügyi menedzsment csapatnak.
  3. A pénzügyek biztosítják, hogy a szállító megfeleljen a vállalat szabványainak és gyakorlatának, biztosítsa, hogy létezik olyan érvényes szükséglet, amely indokolja a kiadást, és hogy az igény megfelel az Ön költségvetésének.

Miután megáldotta a pénzügy, generál a megrendelés az igény kielégítésére.

Mi az a beszerzési megrendelés?

A beszerzési megrendelés egy hivatalos kérés, amelyet az eladónak küldenek az igénylésben szereplő árukra vagy szolgáltatásokra vonatkozóan. A beszerzési megrendelés gyakran sokkal összetettebb, mint a vásárlás terjedelme, és jogi nyelvezetet tartalmaz, amely minden felet szerződésben köt a tranzakcióhoz. Ezenkívül az Ön belső irányítási rendszerei szerint van megszervezve. Ha a szállító elég nagy, vagy folyamatos a kapcsolata, akkor valószínűleg a CRM-eszközei szerint van formázva.

Miért van szüksége beszerzési megrendelésekre?

A beszerzési megrendelés azért létezik, hogy hivatalosan és legálisan árukat vagy szolgáltatásokat kérjen egy eladótól. Ez a jogi megállapodás köti a tranzakcióban részt vevő feleket, és biztosítja a közös megértést arról, hogy mire, mennyiért és mikor van szükség. Ez segít elkerülni a számlázási meglepetéseket, és elszámoltathatóvá és becsületessé teszi a beszerzésben résztvevőket egymással szemben, miközben elkerüli a félreértéseket vagy az emberi hibákat, amelyek gyakran előfordulnak szóbeli tranzakciók vagy kézfogási megállapodások során.

 És a beszerzési igényekhez hasonlóan létezik egy beszerzési megrendelés is, amely auditálható papírnyomként szolgál a belső vezetés számára, vagy arra az esetre, ha egy külső ügynökség megvizsgálná Önt.

Hogyan működik a beszerzési megrendelés?

 Az igénylés jóváhagyása után a pénzügyi osztály befejezi a beszerzési rendelést, és folytatja a beszerzési munkafolyamatot.

  1.  A pénzügyi csapat elküldi a beszerzési rendelést az eladónak, és megkapja a számla. Onnantól a az eladót azonnal kifizetik, vagy a számla egy meghatározott időtartamig vagy a beszerzési megrendelés teljesítéséig a számlán van nyilvántartva (a cikktől, a belső folyamatoktól és a szállítói megállapodástól függően).
    1. Pénzügyi csapata átvilágításának kulcsfontosságú része a háromoldalú egyeztetés. Ez egy fizetendő számlák osztály funkció, amely keresztellenőrzi a beszerzési rendelést, számla, és a kézbesítési elismervényt, hogy igazolja, nincs-e olyan csalás vagy emberi hiba, amely váratlan kiadásokat okozhat.
  2. A cikk leszállítása vagy a szolgáltatás teljesítése után a felelős fél (akár az eredeti kérelmező, akár a pénzügyi csapat) nyugtát állít elő, és eltárolja a tartozásokat, hogy megkönnyítse a háromirányú egyeztetést, és igazolja, hogy a beszerzési megrendelés elégedett.

Következtetés

 Ez a beszerzési igénylés és a beszerzési rendelés munkafolyamatainak nagyon egyszerű lebontása volt. Valójában az áruk külső szállítótól való kérésének és átvételének oda-vissza folyamata fáradságos és hosszadalmas is lehet. Éppen ezért a beszerzési igények és beszerzési megrendelések szabványos működési eljárásának létrehozása kulcsfontosságú a zökkenőmentes beszerzés és a minőségi nyilvántartás biztosítása érdekében.

 És sok adminisztratív üzleti funkcióhoz hasonlóan a beszerzés ezen szempontjai is egyre inkább digitalizáltak vagy automatizáltak. Ez nagyszerű hír a cégtulajdonosok és az alkalmazottak számára – noha az optimalizált munkafolyamatok felgyorsíthatják a dolgokat, nem lehet túllépni a papírmunka oda-vissza kézbesítésének sebességén, különösen távoli munkavégzés esetén, vagy ha a székhelye és az irodái elmozdulnak.

 Hatékony számlák automatizálása az eszközök közé tartozik az átfogó beszerzési igénylés és a beszerzési rendeléskezelés. A munkafolyamat újításai a következők:

  • AI-alapú szűrőeszközök hivatalos igények generálásához alkalmazottak e-mailjeiből vagy Slack-üzeneteiből.
  • Automatizált AP jóváhagyás bizonyos kategóriákra vagy egy bizonyos dollárösszeg alatti lehívásra, amelyhez nincs szükség emberi átvilágításra.
  • Szinkronizálás a számviteli szoftverrel az igénylések, számlázások és nyugták migrálásához a háromirányú egyeztetés és egyeztetés gyors lehetővé tétele érdekében.
  • A hosszú távú adattárolás biztonságos felhőben biztosítja, hogy Ön megfeleljen és készen álljon az auditálásra.

Ez csak néhány a beszerzést alakító újítások közül, de mindegyik egyedi módon racionalizálja a beszerzési igénylést és a beszerzési megrendelés munkafolyamatait. És minél jobban fejleszted és ápolod magad beszerzés menedzsment és a AP automatizálás, annál nagyobb az ökoszisztéma, amelyet kiépít – és annál könnyebben kezelheti az adminisztratív feladatokat, amelyek egyébként rontják a működési fókuszt.

Nem számít a szinted pénzügyi automatizálás, a beszerzési megrendelés és a beszerzési igény megértése az első lépés a kiadások kezeléséhez és a készpénz beérkezésének megőrzéséhez – ha kezeli azt, amit most mérhet.

Időbélyeg:

Még több AI és gépi tanulás