Hogyan dokumentálható a vásárlási ellenőrzések ellenőrzésének tesztje?

Hogyan dokumentálható a vásárlási ellenőrzések ellenőrzésének tesztje?

Időbélyeg: 11. július 2023. 12:00
Forrás csomópont: 2757501

A mai üzleti környezetben a szervezetek számtalan kihívással néznek szembe a pénzügyi integritás, a szabályozási megfelelés és a működési hatékonyság terén. A kiemelt figyelmet igénylő kritikus területek közé tartozik a beszerzési tevékenységek ellenőrzése. A hatékony beszerzési ellenőrzések biztosítják a szabályok betartását, mérséklik a kockázatokat és elősegítik a működési hatékonyságot.

A beszerzési ellenőrzések hatékonyságának biztosítása érdekében a szervezeteknek dokumentálniuk és értékelniük kell ellenőrzési mechanizmusaikat egy átfogó ellenőrzési teszten keresztül. Ez a blog azt kutatja, hogy milyen jelentőséggel bír az ellenőrzési teszt dokumentálása a vásárlásvezérlőknél, és hogyan tudják az automatizálási eszközök egyszerűsíteni ezt a folyamatot, javítva a pontosságot, a hatékonyságot és a döntéshozatalt.

Csatlakozzon hozzánk, amikor elmélyül a vásárlás-ellenőrzési ellenőrzési teszt dokumentálásának fontosságában, és fedezze fel, hogy a fejlett technológiák kihasználása hogyan optimalizálhatja az irányítási környezeteket és elősegítheti a szervezeti sikert.

A vásárlások szabályozásának megértése

A beszerzések ellenőrzése a szervezet belső kontrollrendszerének létfontosságú összetevője. Úgy tervezték, hogy a szervezet által végrehajtott vásárlások engedélyezettek, megfelelőek legyenek, és megfeleljenek a vonatkozó irányelveknek és előírásoknak. A beszerzési ellenőrzések segítenek megelőzni a csalárd tevékenységeket, minimalizálni a hibákat, és biztosítják, hogy a szervezet ésszerű áron szerezze be az árukat és a szolgáltatásokat.

A vásárlási kontrollok megértéséhez elengedhetetlen, hogy világosan megértsük azok célját és céljait. A vásárlások ellenőrzésének fő céljai a következők:

  1. Engedélyezés és jóváhagyás: A beszerzések ellenőrzése biztosítja, hogy a szervezeten belüli felhatalmazott személyzet minden vásárlást megfelelően engedélyezzen. Ez segít megelőzni a jogosulatlan vásárlásokat, és biztosítja, hogy a vásárlások összhangban legyenek a szervezet költségvetésével és céljaival.
  2. Szállító kiválasztása és értékelése: A beszerzések ellenőrzése magában foglalja a szállítók kiválasztásának és értékelésének folyamatait, amelyek biztosítják, hogy az árukat és szolgáltatásokat jó hírű és megbízható forrásokból szerezzék be. Ez segít minimalizálni a csalárd vagy nem minősített beszállítóktól való vásárlás kockázatát.
  3. Megrendelés feldolgozása: A beszerzési ellenőrzések kiterjednek a beszerzési rendelések feldolgozására, beleértve azok pontosságát, teljességét és időben történő végrehajtását. Ez biztosítja a beszerzési rendelések helyes generálását, jóváhagyását és hatékony feldolgozását.
  4. Áru átvétele és ellenőrzése: A beszerzési ellenőrzések magukban foglalják az áruk átvételére és ellenőrzésére vonatkozó eljárásokat annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek a szervezet előírásainak és minőségi szabványainak. Ez segít megelőzni a hibás vagy nem megfelelő áruk átvételét, megóvva a szervezetet a pénzügyi veszteségektől.
  5. Számlaellenőrzés és fizetés: A beszerzések ellenőrzése magában foglalja a szállítói számlák ellenőrzését és jóváhagyását annak biztosítása érdekében, hogy azok pontosak és megfelelőek legyenek. Ez segít megelőzni a túlfizetést vagy a meg nem kapott áruk vagy szolgáltatások kifizetését.

Hatékony vásárlási ellenőrzések bevezetésével a szervezetek mérsékelhetik az olyan kockázatokat, mint a csalás, a hiba és a nem megfelelőség. A beszerzési ellenőrzések olyan struktúrát és keretet biztosítanak, amely biztosítja, hogy a beszerzési folyamat átlátható, elszámoltatható és hatékony legyen.

A beszerzési ellenőrzések megértéséhez szükség van a szervezeten belüli specifikus vezérlőelemek átfogó megértésére, mivel ezek az iparágtól, a szervezet méretétől és a szabályozási követelményektől függően változhatnak. A beszerzési ellenőrzések hatékonyságának értékeléséhez alapos dokumentációra és tesztelésre van szükség annak biztosítására, hogy megfelelően vannak megtervezve és hatékonyan működnek.

Összességében a beszerzési ellenőrzések megértése alapvető fontosságú a szervezetek számára a pénzügyi integritás fenntartása, a kockázatok minimalizálása és a vonatkozó törvények és előírások betartása érdekében. Azáltal, hogy jól ismerik a beszerzési ellenőrzéseket, a szervezetek megerősíthetik belső ellenőrzéseiket, és elősegíthetik a beszerzési folyamat átláthatóságát és elszámoltathatóságát.

Fotó Austin Distel / Unsplash

Mik azok az ellenőrzési eljárások?

A kontrolleljárások tesztje egy olyan ellenőrzési eljárás, amelyet könyvvizsgálók végeznek a vállalaton belüli belső kontrollok hatékonyságának értékelésére. Ezt az ellenőrzési megbízás kezdeti tervezési és megértési szakasza után hajtják végre, hogy ellenőrzési bizonyítékot szerezzenek a kontrollok hatékonyságáról.

Az ellenőrzési eljárás tesztelésének fő célja annak felmérése, hogy az ügyfél gazdálkodó egysége által tervezett kontrollok hatékonyan működnek-e a lényeges hibás állítások megelőzésében vagy felderítésében.]. E tesztek elvégzésével az auditorok megállapíthatják, hogy auditálási tevékenységeik részeként támaszkodhatnak-e az ügyfél kontrollrendszerére.

Az ellenőrzési eljárások tesztelésének célja, hogy bizonyítékot találjon arra vonatkozóan, hogy a kontrollok mennyire működnek jól a lényeges hibás állítások kockázatának megelőzése vagy észlelése érdekében. Elsősorban az ellenőrzési kockázat felmérését támogatja, amely annak kockázata, hogy a lényeges hibás állításokat a belső kontrollok fel nem tárják.

A kontrollvizsgálat során alkalmazott konkrét eljárások az értékelt kontrollok természetétől függően változhatnak. Ezek magukban foglalhatják a lekérdezést, megfigyelést, a dokumentumok ellenőrzését és az ellenőrzési eljárások ismételt végrehajtását. A tesztelési módszerek kiválasztása az ellenőrzési céloktól, kockázatoktól és a könyvvizsgáló megítélésétől függ.

Az ellenőrzési eljárások tesztelése során az auditorok dokumentálják vizsgálati tervüket és céljaikat, elvégzik a teszteket, és pontosan rögzítik az eredményeket. A dokumentáció tartalmazza az elvégzett eljárások részleteit, a vizsgált mintát, valamint az azonosított kivételeket vagy eltéréseket.

E tesztek elvégzésével az auditorok bizonyosságot szereznek a bevezetett kontrollok hatékonyságáról, és betekintést nyújtanak a szervezet pénzügyi kimutatásainak megbízhatóságába és pontosságába.

Hogyan értékelheti az ellenőrzési eljárás tesztje a vásárlási ellenőrzéseket?

Az ellenőrzési eljárás tesztelése kulcsfontosságú a szervezeten belüli beszerzési ellenőrzések hatékonyságának értékeléséhez. A beszerzési ellenőrzések célja annak biztosítása, hogy a szervezet által végrehajtott összes vásárlás engedélyezett, megfelelő legyen, és megfeleljen a vonatkozó irányelveknek és előírásoknak. A kontrolleljárások tesztelése segít az ellenőröknek értékelni, hogy ezek a kontrollok hatékonyan vannak-e megtervezve és a szándéknak megfelelően működnek-e.

A teszt elvégzésével a könyvvizsgálók bizonyítékokat gyűjtenek annak értékelésére, hogy a beszerzési ellenőrzések hatékonyak-e a beszerzési tevékenységekből eredő lényeges hibás állítások kockázatának megelőzésében vagy észlelésében. A kiválasztott tesztelési eljárások a konkrét ellenőrzési célokon és a vásárlási kontrollokhoz kapcsolódó azonosított kockázatokon alapulnak. Az ellenőrzési célok teljesülésének értékelésével az auditorok ésszerű bizonyosságot szerezhetnek a beszerzési ellenőrzések hatékonyságáról.

Például, ha egy szervezet rendelkezik olyan szabályozással, amely minden 5,000 USD-t meghaladó vásárlás engedélyezését kéri, a könyvvizsgáló a beszerzési rendelések mintáját teszteli annak igazolására, hogy megkapták-e a megfelelő engedélyt. Ha a könyvvizsgáló úgy találja, hogy jelentős számú, 5,000 USD-t meghaladó beszerzési megrendelés nem engedélyezett, a könyvvizsgáló arra a következtetésre juthat, hogy az ellenőrzés nem működött hatékonyan. Ez azt jelzi, hogy fennáll a lényeges hibás állítások kockázata a szervezeten belüli vásárlásokkal kapcsolatban.

A könyvvizsgáló ezután azt javasolja a szervezetnek, hogy az azonosított kockázatok mérséklése érdekében értékelje újra a kontroll kialakítását vagy alkalmazását.

A vásárlási kontrollok ellenőrzési tesztjének megtervezése

A beszerzési ellenőrzések ellenőrzési eljárásának tesztjének dokumentálása fontos lépés az auditálási folyamatban. Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató a vásárlásvezérlők ellenőrzési tesztjének dokumentálásához:

  1. A vásárlások szabályozásának megértése: Kezdje a szervezet szabályzatainak, eljárásainak és a beszerzési vezérlőkkel kapcsolatos ellenőrzési dokumentációjának áttekintésével. Alaposan ismerje meg az ellenőrzési célokat, a legfontosabb ellenőrzéseket és a vásárlásokkal kapcsolatos kockázatokat.
  2. Határozza meg a tesztelési célokat: Világosan határozza meg a beszerzési ellenőrzések ellenőrzési eljárásának tesztjének céljait. Határozza meg azokat a konkrét ellenőrzési eljárásokat, amelyeket tesztelni fognak, és azokat a kritériumokat, amelyek alapján a kontrollokat értékelni fogják.
  3. Tesztterv kidolgozása: Készítsen teszttervet, amely felvázolja az ellenőrzési eljárás tesztelésének hatókörét, megközelítését és módszertanát. Ennek a tervnek részleteznie kell a minta méretét, a mintavételi módszert és az elvégzendő konkrét ellenőrzési eljárásokat.
  4. Dokumentálja a tesztelési eljárásokat: Világosan dokumentálja az ellenőrzési teszt során végrehajtandó tesztelési eljárásokat. Ez magában foglalja a követendő lépéseket, az összegyűjtendő információkat és a beszerzendő bizonyítékokat. Határozza meg a megfigyelendő ellenőrzési tevékenységeket, az áttekintendő dokumentumokat és az esetleges megkereséseket.
  5. A minta azonosítása: Határozza meg a teszt mintanagyságát és kiválasztási kritériumait. Válasszon egy reprezentatív mintát a tesztelendő vásárlási tranzakciókból vagy ellenőrzési tevékenységekből. Adott esetben vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint a kockázat, a lényegesség és a statisztikai mintavételi technikák.
  6. Végezze el a kontrolltesztet: Végezze el a tesztelési eljárásokat a teszttervben leírtak szerint. Kövesse a lépésenkénti utasításokat a mintában kiválasztott minden egyes ellenőrzési tevékenységhez vagy tranzakcióhoz. Pontosan rögzítse az eredményeket, dokumentálva az esetleges kivételeket vagy eltéréseket.
  7. Rögzítse és elemezze a megállapításokat: Dokumentálja a vizsgálati eredményeket, és elemezze az eredményeket. Egyértelműen rögzítse a megfigyelt ellenőrzési hiányosságokat, az ellenőrzésektől való eltéréseket vagy az irányelveknek és eljárásoknak való meg nem felelés eseteit. Elemezze ezen megállapítások hatását és jelentőségét a beszerzési ellenőrzések hatékonyságára.
  8. Az ellenőrzés hatékonyságának értékelése: A teszteredmények alapján értékelje a vásárlási ellenőrzések hatékonyságát. Határozza meg, hogy az ellenőrzési célkitűzések teljesülnek-e, és hogy a vezérlőelemekre milyen mértékben lehet támaszkodni. Vegye figyelembe a lényeges hibás állítás kockázatára gyakorolt ​​lehetséges hatást és a további alapos tesztelés szükségességét.
  9. Dokumentálja a teszt következtetését: Foglalja össze a beszerzési ellenőrzésekre vonatkozó ellenőrzési eljárás tesztjének megállapításait és következtetéseit. Világosan közölje az ellenőrzési hiányosságokat, ajánlásokat vagy fejlesztendő területeket. Győződjön meg arról, hogy a dokumentáció átfogó, és egyértelmű ellenőrzési nyomvonalat tartalmaz az elvégzett munkáról.
  10. A dokumentáció áttekintése és véglegesítése: Tekintse át az ellenőrzési eljárás dokumentált tesztjét, biztosítva a teljességet és a pontosságot. Végezze el a szükséges módosításokat vagy kiegészítéseket az átláthatóság javítása érdekében, vagy kezelje az érdekelt felek visszajelzéseit. Végezze el a dokumentációt az ellenőrzési munkapapírokba vagy jelentésbe való felvétel céljából.

Felülvizsgálat és érvényesítés

Napjaink gyorsan fejlődő üzleti környezetében a hatékony belső kontrollok fenntartása alapvető fontosságú a szervezetek számára a kockázatok mérséklése és a szabályozási követelményeknek való megfelelés biztosítása érdekében. Mint ilyen, az ellenőrzési tesztek dokumentálása kiemelkedő fontosságúvá válik ezen ellenőrzések hatékonyságának értékelése során.

Ugyanilyen fontos azonban a dokumentáció rendszeres felülvizsgálata és érvényesítése a pontosság és a megbízhatóság biztosítása érdekében.

Az ellenőrzési dokumentáció tesztjének áttekintése lehetővé teszi az auditorok vagy a vezetői csoportok számára, hogy azonosítsák azokat a hiányosságokat vagy következetlenségeket, amelyek potenciálisan alááshatják a belső kontrollok általános hatékonyságát. Lehetővé teszi az érdekeltek számára annak ellenőrzését, hogy a dokumentált eljárások összhangban vannak-e az iparági szabványokkal és a szabályozási iránymutatásokkal. A dokumentáció érvényesítése segít annak biztosításában, hogy a teszteket pontosan, elfogultság vagy manipuláció nélkül hajtsák végre. A dokumentumban felvázolt egyes lépések alapos vizsgálatával az auditorok felmérhetik, hogy megfelelő bizonyítékokat gyűjtöttek-e össze az ellenőrzési tevékenységekről tett állítások hatékony alátámasztására.

Tippek az ellenőrzési dokumentáció pontosságának és megbízhatóságának biztosításához:

1. A dokumentáció szabványosítása: Hozzon létre egy szabványos sablont a szervezeten belüli különböző folyamatok tesztjeinek dokumentálásához. Ez biztosítja a következetességet és az egyszerűséget a különböző ellenőrzési tevékenységek áttekintése során.

2. Végezzen időszakos felülvizsgálatokat: Állítson be rendszeres időközönként (negyedévente vagy évente), hogy alaposan áttekintse az összes tesztdokumentumot a tényleges gyakorlathoz képest, majd részletes visszajelzést kapjon az érintett személyzettel.

3. A szakértői értékelési mechanizmus végrehajtása: Ösztönözze a többfunkciós együttműködést, ahol a szakértők minőségbiztosítási intézkedésként áttekintik egymás munkáját a végső benyújtás előtt.

Hogyan segíthet a Nanonets?

  • Adatkinyerés: A nanonetek információkat nyerhetnek ki különböző dokumentumokból, például beszerzési rendelésekből, számlákból, nyugtákból és szállítói szerződésekből. Meg tudja azonosítani a kulcsfontosságú adatpontokat, például a beszerzési rendelésszámokat, a számlaszámokat, a beszállítók nevét, a beszerzési mennyiségeket, árakat és egyéb releváns részleteket.
  • Adatszervezés: Az adatok kinyerése után a Nanonets segíthet strukturált formátumba rendezni azokat. Különböző attribútumok alapján kategorizálhatja az adatokat, mint például a szállítói információk, a beszerzési rendelés részletei vagy a számla részletei. Ez megkönnyíti az adatok elemzését és áttekintését kontrollvizsgálati célokra.
  • Hibaészlelés: A nanohálók segíthetnek azonosítani a lehetséges hibákat vagy következetlenségeket az adatokban. Például megjelölheti azokat az eseteket, amikor a beszerzési rendelés összege eltér a számlázott összegtől, vagy ahol a szállítói adatok nem egyeznek a jóváhagyott szállítók listájával. Ezek a hibaészlelési képességek segítik a vezérlési gyengeségek és anomáliák azonosítását.
  • Adatok érvényesítése: A nanohálók összehasonlíthatják a kinyert adatokat az előre meghatározott ellenőrzési feltételekkel. Például ellenőrizheti, hogy a beszerzési rendelések megfelelően engedélyezettek-e, a számlák jóváhagyása megfelel-e a megfelelő szinteknek, vagy hogy a kedvezményeket és visszatérítéseket megfelelően alkalmazták-e. Az érvényesítési folyamat automatizálásával a Nanonets segít abban, hogy a vezérlőelemek rendeltetésszerűen működjenek.
  • Jelentéskészítés és elemzés: A nanonetek átfogó jelentéseket és elemzéseket készíthetnek a kinyert adatok alapján. Betekintést nyújthat a kontrollkörnyezet hatékonyságába, azonosíthatja a beszerzési tevékenységek tendenciáit vagy mintáit, és rávilágíthat a lehetséges fejlesztésekre vagy további vizsgálatokra.

A Nanonets képességeinek kihasználásával hatékonyabbá és pontosabbá válik a vásárlási kontrollok ellenőrzési tesztjének dokumentálása. Csökkenti a manuális erőfeszítést, növeli a konzisztenciát, és strukturált megközelítést biztosít az adatok elemzéséhez és validálásához, végső soron javítva a kontrolltesztelési folyamat általános hatékonyságát.

Automatizálni szeretné a beszerzési rendelések ellenőrzésének tesztelését? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a megvalósításban végpontok közötti hozzáférési pont automatizálás.

Következtetés

Összefoglalva, a beszerzési ellenőrzések ellenőrzési tesztjének dokumentálása elengedhetetlen folyamat a szervezetek számára. Több célt is szolgál, beleértve a megfelelést, a kockázatcsökkentést, a működési hatékonyságot, a biztosítékot és a folyamatos fejlesztést. Az ellenőrzési teszt dokumentálásával a szervezetek igazolhatják a szabályozási követelmények és belső szabályzatok betartását, azonosíthatják az ellenőrzés gyenge pontjait, mérsékelhetik a kockázatokat és optimalizálhatják beszerzési tevékenységeiket.

Az automatizálási eszközök, például a Nanonets használatával a vezérlési teszt dokumentálása hatékonyabbá és pontosabbá válik. A nanohálók különféle forrásokból kinyerhetik a releváns adatokat, strukturált formátumba rendezhetik azokat, észlelhetik a hibákat és következetlenségeket, ellenőrizhetik az adatokat az ellenőrzési kritériumok szerint, és átfogó jelentéseket és elemzéseket készíthetnek. Ez a technológia csökkenti a kézi erőfeszítést, növeli a konzisztenciát, és értékes betekintést nyújt a vezérlési környezetek hatékonyságába.

A beszerzési ellenőrzések ellenőrzési tesztjének dokumentálásával a szervezetek nemcsak a megfelelőséget biztosítják, hanem növelik a működési hatékonyságot, belső és külső biztosítékot szereznek, és folyamatos fejlesztést hajtanak végre. A hatékony kormányzás, az átlátható jelentéstétel és az érdekelt felek közötti bizalomépítés alapjává válik.

Egy olyan korszakban, amikor a vállalkozások fokozott ellenőrzéssel és hatékony folyamatok iránti igénysel szembesülnek, a vásárlások ellenőrzésére vonatkozó ellenőrzési teszt dokumentálása stratégiai kötelezővé válik. Felhatalmazza a szervezeteket a robusztus ellenőrzési környezet fenntartására, a kockázatok hatékony kezelésére és vásárlási gyakorlatuk optimalizálására. Végső soron lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy megőrizzék pénzügyi integritásukat, erősítsék a bizalmat és ösztönözzék a fenntartható növekedést.

Időbélyeg:

Még több AI és gépi tanulás