स्केलिंग स्मार्ट: नौकरशाही के अधीन हुए बिना कैसे आगे बढ़ें

जैसे-जैसे कंपनियों का विस्तार होता है, यह लगभग अपरिहार्य है कि नौकरशाही भी उनके साथ-साथ बढ़ती है। शब्द "नौकरशाही"आम तौर पर एक नकारात्मक अर्थ होता है, जो अक्सर हतोत्साहित कर्मियों, जटिल और अत्यधिक प्रक्रियाओं, धीमी निर्णय लेने, साइलो-सोच, प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच एक डिस्कनेक्ट और डिजिटलीकरण और नवाचार की कमी से जुड़ा होता है। कोई यह मान सकता है कि नौकरशाही से बचना या कम से कम उसे कम करना किसी भी संगठन का एक बुनियादी उद्देश्य है। हालाँकि, इसे हासिल करना कहना जितना आसान है, करना उतना ही आसान है और अक्सर वांछित भी नहीं होता है, क्योंकि नौकरशाही व्यवस्था और स्थिरता बनाए रखने, परिचालन जोखिम को कम करने और पूर्वानुमान को बढ़ाने का काम भी करती है।

जब एक स्टार्ट-अप एक कॉर्पोरेट दिग्गज बनने की यात्रा पर निकलता है, तो संगठनात्मक संरचना और प्रक्रियाओं में परिवर्तन अपरिहार्य है। हालाँकि यह विकास विकास और स्थिरता के लिए आवश्यक है, यह नौकरशाही का परिचय देता है - जिसे अक्सर एक आवश्यक बुराई के रूप में देखा जाता है।

एक छोटी टीम (मान लें कि 20 लोगों तक) के साथ स्टार्ट-अप में, कर्मचारियों की सीमित संख्या के कारण सहयोग निर्बाध होता है, जिससे लगभग सभी जानकारी अनौपचारिक तरीके से आसानी से साझा की जा सकती है। नतीजतन, स्पष्ट भूमिका परिभाषाओं की तत्काल आवश्यकता नहीं है, क्योंकि हर किसी के पास कार्यों और लक्ष्यों की व्यापक समझ होती है। भूमिकाओं को व्यवस्थित रूप से परिभाषित किया जाता है और दैनिक रूप से अनुकूलित किया जाता है, जो काम पूरा करने के लिए एक व्यावहारिक दृष्टिकोण को दर्शाता है।

हालाँकि, जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, निम्नलिखित आवश्यक हो जाता है:

• भूमिकाएँ और विशेषज्ञताएँ परिभाषित करें: इससे उनके संबंधित विभाग के नेतृत्वकर्ताओं (प्रबंधकों) के साथ विभागों का निर्माण होता है।

• दस्तावेज़ प्रक्रियाएँ: विशेष रूप से अंतर-विभागीय कार्यों के लिए, दस्तावेज़ीकृत प्रक्रियाएँ आवश्यक हैं।

आमतौर पर, ये शुरुआती विकास संबंधी परेशानियां तब प्रकट होती हैं जब एक कंपनी 20 से 100 कर्मचारियों तक विकसित हो जाती है। 20 से 50 कर्मचारियों के बीच, पहले समस्या बिंदुओं की पहचान की जाती है, लेकिन फिर भी व्यावहारिक प्रबंधन के कारण इसे तेजी से संबोधित किया जा सकता है। हालाँकि, इस दृष्टिकोण के परिणामस्वरूप अनजाने में वरिष्ठ प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया में विफलता और बाधाओं का एकल बिंदु बन सकता है। वरिष्ठ प्रबंधन कंपनी के छोटे-मोटे निर्णयों में तेजी से शामिल हो जाता है और रणनीतिक नेताओं के बजाय अग्निशामक के रूप में कार्य करता है।

जैसे ही कोई कंपनी 50 से 100 कर्मचारियों तक आगे बढ़ती है, एक महत्वपूर्ण मोड़ आता है। अनौपचारिक प्रक्रियाओं को बनाए रखना अधिक कठिन हो जाता है, नव निर्मित विभागों के बीच आंतरिक राजनीति उभरने लगती है, और प्रतिनिधिमंडल आवश्यक हो जाता है। नतीजतन, नौकरशाही के प्रारंभिक चरणों को चिह्नित करते हुए, रणनीतिक नियंत्रण बनाए रखने के लिए औपचारिक प्रक्रियाएं और जांच शुरू की जाती हैं।

जैसे ही कंपनी के कर्मचारियों की संख्या 100 से अधिक हो गई, संरचनाएँ अधिकाधिक जटिल और औपचारिक होती जा रही हैं. यह अनिवार्य रूप से कंपनी की गतिशील प्रकृति को प्रभावित करता है:

• अधिक विभाग और जटिल संगठनात्मक चार्ट नेतृत्व करते हैं कठोर संरचनाएं और अधिक पृथक्करण वरिष्ठ प्रबंधन और रोजमर्रा के कर्मचारियों के बीच।

• कर्मचारियों में बढ़ोतरी होती है अनौपचारिक चैनलों के माध्यम से सब कुछ प्रबंधित करना लगभग असंभव.

• औपचारिक प्रक्रियाएं (नियम और प्रक्रियाएँ) एक आवश्यकता बन जाती हैं, क्योंकि संचालन की जटिलता बढ़ जाती है।

इसका मतलब है कि नौकरशाही स्वतः सक्रिय हो जाएगी:

• कर्मचारियों की बढ़ती संख्या के कारण ए संचार लाइनों की संख्या में तेजी से वृद्धि (यानी 4 लोगों की एक टीम के पास संचार की 6 लाइनें हैं, 12 लोगों की एक टीम के पास 66 लाइनें हैं, जबकि 50 लोगों की एक टीम के पास संचार की 1225 लाइनें हैं)।

• चूंकि शुरू से अंत तक की प्रक्रियाओं के लिए अब कोई भी जिम्मेदार नहीं हो सकता है और अन्य लोगों/विभागों का काम अधिक से अधिक अस्पष्ट हो जाता है, यह एक समस्या पैदा करता है। स्वामित्व का अभाव.

• प्रबंधक तेजी से परिणाम उत्पन्न करने के लिए अधिकाधिक बाध्य होते जा रहे हैं(त्वरित जीत की पहचान करें) कार्य के अनुकूलन में। इसका मतलब यह है कि प्रबंधक आम तौर पर घटना के मूल कारण को दूर करने के लिए रणनीतिक दीर्घकालिक कार्रवाई करने के बजाय, भविष्य में घटना से बचने के उपाय के रूप में नियंत्रण की एक परत जोड़कर, हर दिन-प्रतिदिन की घटना पर प्रतिक्रिया करेंगे। ये छोटे, नेक इरादे वाले अतिरिक्त नियंत्रण दीर्घावधि में नौकरशाही के लिए दुःस्वप्न पैदा करेंगे।

• अक्सर बड़ी कंपनियाँ बन जाती हैं जोखिम के खिलाफ (जो तर्कसंगत है क्योंकि दांव पर अधिक संपत्तियां हैं, उदाहरण के लिए ब्रांड वैल्यू के रूप में), जिसके परिणामस्वरूप कोई भी कार्रवाई करने से पहले बहुत सारी जांच और अनुमोदन की आवश्यकता होती है।

संगठनात्मक विकास के दौरान नौकरशाही को कम करने के लिए निम्नलिखित युक्तियों पर विचार करें:

• प्रभावी ढंग से किराया और प्रशिक्षण: कुशल और प्रेरित कर्मचारियों की क्षमताओं को बढ़ाने के लिए प्रशिक्षण और विकास के अवसर प्रदान करके उनमें निवेश करें। अच्छी तरह से प्रशिक्षित और प्रेरित कर्मचारियों को कम निरीक्षण की आवश्यकता होती है, जिससे नौकरशाही को कम करने की अनुमति मिलती है।

• निर्णय लेने को सशक्त बनाना: कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं के भीतर निर्णय लेने और उनके निर्णय पर भरोसा करने के लिए प्रोत्साहित करें। उन्हें जिम्मेदारी लेने और अपनी गलतियों से सीखने, पहल और स्वामित्व की संस्कृति को बढ़ावा देने की अनुमति दें।

• निर्णय लेने का विकेंद्रीकरण करें: निर्णय अधिकारों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें और यह सुनिश्चित करें कि अनुमोदन की अनावश्यक परतों से बचते हुए निर्णय उचित स्तर पर किए जाएं।

• स्ट्रीमलाइन प्रक्रियाएं: रचनात्मकता और लचीलेपन से समझौता किए बिना दक्षता पर ध्यान केंद्रित करते हुए, अनावश्यक कदमों को खत्म करने के लिए प्रक्रियाओं की नियमित समीक्षा करें और उन्हें सुव्यवस्थित करें।

• स्पष्ट कंपनी लक्ष्य परिभाषित करें: आदर्श रूप से 1 नॉर्थ स्टार लक्ष्य के साथ स्पष्ट कंपनी लक्ष्य और मुख्य उद्देश्य और परिणाम (ओकेआर) स्थापित करें। इनसे, कंपनी के समग्र उद्देश्यों के साथ संरेखण सुनिश्चित करने के लिए विभागीय लक्ष्य प्राप्त करें। यह व्यक्तिगत विभाग के लक्ष्यों को व्यापक कंपनी मिशन पर हावी होने से रोकता है।
  इस जोखिम को प्रदर्शित करने वाला एक छोटा सा किस्सा। कुछ साल पहले, मैंने एक बैंक के लिए काम किया था, जहां आईटी विभाग का मुख्य लक्ष्य सिस्टम की अधिकतम उपलब्धता था (इसके अलावा इस लक्ष्य को सभी व्यावसायिक हितधारकों के साथ संरेखित और सहमत किया गया था)। नतीजा यह हुआ कि आईटी प्रणालियों में बदलावों को पीछे धकेल दिया गया और नियंत्रित किया गया, क्योंकि जाहिर तौर पर उन्होंने समग्र आईटी विभाग के लक्ष्य पर नकारात्मक प्रभाव डाला। हालाँकि, परिणाम यह हुआ कि व्यवसाय विभाग अब अपने लक्ष्यों तक पहुँचने में सक्षम नहीं था, क्योंकि वे अब अपने काम करने के मौजूदा तरीके में नवाचार करने और बदलने में सक्षम नहीं थे। इससे पता चलता है कि यद्यपि प्रत्येक विभाग के पास बहुत अच्छे और अच्छे लक्ष्य थे, इसके विपरीत, उन्होंने एक-दूसरे को लागू नहीं किया।

• फोस्टर ओपन कम्युनिकेशन: कर्मचारियों के लिए अपनी चिंताओं, विचारों और फीडबैक को व्यक्त करने के लिए खुले संचार चैनल बनाएं। नेतृत्व को सभी स्तरों पर कर्मचारियों की सक्रिय रूप से बात सुननी चाहिए और उनसे जुड़ना चाहिए।

नौकरशाही विकास का एक अपरिहार्य परिणाम है, लेकिन सचेत प्रयास और सही रणनीतियों के साथ, कंपनियां संरचना और दक्षता के बीच संतुलन बना सकती हैं।

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• स्रोत: https://www.finextra.com/blogposting/25098/scaling-smart-how-to-grow-without-succumbing-to-bureaucracy?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs