चालान का मिलान

भुगतान देय (एपी) प्रक्रियाओं में एक महत्वपूर्ण गतिविधि चालान मिलान है। इस प्रमुख कार्य में पारंपरिक दृष्टिकोण से व्यवसाय के लिए समय, प्रयास और मानव संसाधन खर्च हो सकते हैं। किसी व्यवसाय को अतिरिक्त लाभ और मूल्य प्रदान करने के लिए नवीन तकनीकों और स्वचालित टूलसेट का उपयोग करके चालान मिलान का अनुकूलन किया जा सकता है।

यह लेख चालान मिलान, विभिन्न प्रकारों, स्पर्श रहित की आवश्यकता पर विस्तृत जानकारी प्रदान करता है बीजक संसाधित करना or चालान प्रबंधन, और इसके विविध लाभ।

चालान मिलान क्या है?

चालान मिलान एक है देय प्रक्रिया जो सूचनाओं की पुष्टि और तुलना करता है खरीद आदेश (पीओ) विक्रेता चालान और उत्पाद रसीद के साथ।

जब कोई संगठन किसी वेंडर की वस्तुओं या सेवाओं का उपयोग करना चाहता है, तो वह विस्तृत आवश्यकताओं के साथ एक क्रय आदेश जारी करता है। मांग की गई वस्तुओं या सेवाओं के वितरण पर, खरीदार संगठन द्वारा एक उत्पाद रसीद जारी की जाती है। विक्रेता तब भुगतान निकासी के लिए चालान उठाता है। यह तब होता है जब चालान मिलान होता है।

मिलान चालान सुनिश्चित करता है कि पीओ और चालान के बीच कोई त्रुटि या असंगतता नहीं है। यह विक्रेता बकाया राशि के तेजी से निपटान की सुविधा देता है और जोखिम को रोकता है विक्रेता धोखाधड़ी & धोखाधड़ी चालान के लिए भुगतान।

एक विचलन क्या है?

चालान अपवाद के रूप में संदर्भित, एक विचलन तब होता है जब चालान विवरण और इसके मान्य दस्तावेजों जैसे पीओ या माल/उत्पाद रसीद के बीच एक बेमेल होता है।

विचलन दो प्रकार के हो सकते हैं - मात्रा और मूल्य

• मात्रा विचलन: पीओ और बिल किए गए चालान पर राशि या वस्तुओं की संख्या के बीच विसंगति को संदर्भित करता है
• मूल्य विचलन: पीओ में उल्लिखित लागत और चालान में उल्लिखित मूल्य के बीच बेमेल को संदर्भित करता है।

एपी विभाग के लिए विचलन की पहचान करना और उनका मिलान करना एक कठिन काम हो सकता है। विचलन का मूल्यांकन यह देखने के लिए किया जाना चाहिए कि क्या वे आगे बढ़ने के लिए सहनशीलता की सीमा के भीतर आते हैं बीजक संसाधित करना या सुधार के लिए विक्रेता को चालान वापस कर दें।

सहनशीलता का स्तर उन मामूली बदलावों को संदर्भित करता है जो किसी चालान में प्रतिशत या मात्रा में हो सकते हैं। सहिष्णुता स्तर से अधिक चालान 'होल्ड' पर रखे जाते हैं और विक्रेता को सुधार के लिए भेजे जाते हैं।

---

अपने मैनुअल एपी प्रक्रियाओं को स्वचालित करना चाहते हैं? यह देखने के लिए 30-मिनट का लाइव डेमो बुक करें कि नैनोनेट्स आपकी टीम को एंड-टू-एंड लागू करने में कैसे मदद कर सकता है एपी स्वचालन.

एक डेमो अनुसूची

[एम्बेडेड सामग्री]

---

चालान मिलान की आवश्यकता

आइए जानें कि किसी व्यवसाय के लिए चालानों का सत्यापन या मिलान इतना महत्वपूर्ण क्यों है।

चालान मिलान यह सुनिश्चित करता है कि भुगतान जारी करने से पहले विक्रेता चालानों को सहायक दस्तावेजों के विरुद्ध सत्यापित किया जा सकता है। इससे व्यवसायों को निम्न में मदद मिलती है:

• पुष्टि करें कि भुगतान केवल विक्रेता से प्राप्त वैध वस्तुओं या सेवाओं के लिए किया जाता है
• तेजी से और सटीक भुगतान जारी करना
• त्रुटियों और दोहरे भुगतानों को समाप्त करके बेहतर पारदर्शिता की सुविधा प्रदान करना
• कई विक्रेताओं के भुगतान के रिकॉर्ड ट्रैक करें
• कंपनी के ऑडिट के लिए बेहतर तरीके से तैयार रहें

विभिन्न व्यवसाय चालान मिलान के विभिन्न तरीकों का पालन कर सकते हैं जैसा कि नीचे अगले भाग में बताया गया है।

चालान मिलान के तरीके

संगठनों में चालान मिलान प्रक्रिया सामान्य रूप से निम्नलिखित तरीकों से की जाती है: 2-तरफ़ा मिलान, 3-तरफ़ा मिलान और अंत में 4-तरफ़ा मिलान।

चालान अन्य संबंधित के खिलाफ मान्य हैं दस्तावेज़ कार्यप्रवाह जिसमें शामिल हो सकता है क्रय आदेश, माल की प्राप्ति, और निरीक्षण पर्ची। मिलान के ये तरीके चालान विसंगतियों और सहनशीलता के स्तर की भी जांच करते हैं जिन्हें भुगतान के लिए चालान को मंजूरी देने से पहले हल करने की आवश्यकता होती है।

2 रास्ता मिलान

2-तरफ़ा मिलान चालान सत्यापित करने का एक सरल और सामान्य तरीका है। इसमें खरीद आदेशों के साथ-साथ सहनशीलता की जांच करने के लिए मिलान करने वाले चालान शामिल हैं। यदि चालान आवश्यक मानदंडों को पूरा करता है, तो यह भुगतान के लिए निर्धारित है।

3 रास्ता मिलान

3-रास्ता मिलान चालान मिलान का सबसे लोकप्रिय तरीका है। इसमें तीन चरणों वाली प्रक्रिया शामिल है। खरीद आदेश के साथ-साथ माल की प्राप्ति पर सूचीबद्ध विवरण में सटीकता के लिए चालान की जाँच की जाती है। एक बार सहिष्णुता का स्तर ठीक हो जाने के बाद, भुगतान के लिए चालान तैयार किया जाता है।

4 रास्ता मिलान

2-वे और 3-वे मैचिंग की तुलना में अधिक जटिल, 4-वे मैचिंग में सत्यापन का एक और चरण शामिल है। यह खरीद आदेश, माल की रसीद और निरीक्षण पर्ची के साथ-साथ चालानों के मिलान की आवश्यकता है।

माल की डिलीवरी पर, प्राप्तकर्ता विभाग मात्रा की जांच करता है और एक निरीक्षण पर्ची जारी करता है जो स्वीकार करता है कि प्राप्त मात्रा सही है। इसलिए, केवल एक चालान जो पीओ, माल रसीद, सहनशीलता और निरीक्षण पर्ची से मेल खाता है, भुगतान के लिए उपयुक्त माना जाता है।

चालान मिलान के ये तरीके सुनिश्चित करते हैं कि कंपनियां केवल आदेशित और प्राप्त वस्तुओं/सेवाओं के लिए ही भुगतान करती हैं। यह झूठे चालानों और भुगतान त्रुटियों से भी बचाता है, जिससे व्यवसायों को तृतीय पक्षों के साथ अपने व्यवहार पर बेहतर पकड़ बनाने में मदद मिलती है।

---

टचलेस एपी वर्कफ़्लो सेट करें और देय खातों की प्रक्रिया को कारगर बनाना कुछ लम्हों में। 30 मिनट का लाइव डेमो अभी बुक करें।

एक डेमो अनुसूची

---

चालानों का अनुबंधों से मिलान

चालान मिलान विधियों के अलावा, अनुबंध मिलान प्रक्रिया का उपयोग करके कुछ खरीदारी की जा सकती है। इसे गैर-पीओ चालान-प्रक्रिया भी कहा जाता है, इस प्रकार के चालान का उपयोग चक्र में होने वाले आवर्ती या उपयोगिता भुगतानों के लिए किया जाता है।

अनुबंध मिलान में, मौजूदा अनुबंध के विरुद्ध चालान की तुलना और सत्यापन किया जाता है। ऐसी अनुबंधित खरीद के उदाहरण मासिक उपयोगिता बिल (बिजली, पानी, आदि), भवन किराया और रखरखाव शुल्क, विज्ञापन लागत, कानूनी या परामर्श सेवाएं, और बहुत कुछ हो सकते हैं।

इस प्रकार का मिलान एक आंतरिक चालान अनुमोदन प्रक्रिया के अधीन है। यदि अनुबंध मेल खाता है और अनुमोदन दिया जाता है, तो गैर-पीओ चालान भुगतान के लिए निर्धारित हो जाता है।

यह खरीद आदेश और अन्य सहायक दस्तावेजों के लिए चालानों के मिलान की आवश्यकता को समाप्त करता है। यह दोहरावदार प्रकृति के भुगतानों की शीघ्र निकासी की सुविधा भी देता है, जिससे समय, प्रयास और लागत की बचत होती है।

स्वचालित चालान मिलान क्या है?

ऑटोमेटेड इनवॉइस मैचिंग का मतलब उन्नत टूल और तकनीक की मदद से कंपनी की इनवॉइस मैचिंग प्रक्रिया को डिजिटाइज़ करना है; मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता के बिना चालान स्वचालित रूप से संसाधित होते हैं।

स्वचालित चालान मिलान तकनीक एपी विभागों के काम करने के तरीके को बदल सकती है। प्राप्त चालानों को स्कैन किया जाता है, एक डिजिटल रूप में परिवर्तित किया जाता है, एल्गोरिदम का उपयोग करके मिलान किया जाता है, और सहनशीलता सेटिंग्स के खिलाफ जांच की जाती है, और यदि स्वीकृत हो, तो भुगतान के लिए संसाधित किया जाता है - सभी मानव निर्भरता के बिना।

चालानों को सत्यापित करने या मिलान करने और स्वचालन का उपयोग करके उन्हें संसाधित करने का कार्य कई लाभ प्रदान कर सकता है। ओसीआर और आरपीए जैसी एआई-संचालित स्वचालन प्रौद्योगिकियां कुशल और त्रुटि-मुक्त होने के लिए स्पर्श रहित चालान प्रसंस्करण को बढ़ा सकती हैं।

---

इसे आखिरी बार बनाने के लिए 30-मिनट के लाइव डेमो को बुक करें कि आपको कभी भी इनवॉइस या रसीदों से डेटा को ERP सॉफ़्टवेयर में मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

एक डेमो अनुसूची

---

स्वचालित चालान मिलान में एआई का उपयोग करना

प्रक्रियाओं को संभालने के लिए मशीन इंटेलिजेंस का उपयोग जटिल थकाऊ काम को सरल और आसान बना सकता है। एआई-संचालित प्रौद्योगिकियां जैसे ओसीआर और आरपीए एपी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और व्यावसायिक दक्षता में सुधार करने के लिए प्रभावी उपकरण हो सकती हैं।

ऑप्टिकल कैरेक्टर पहचान

OCR एक ऐसी तकनीक है जो संपादन के लिए डिजिटल दस्तावेज़ों से जानकारी पढ़ती है और निकालती है। भारी मात्रा में डेटा से निपटने वाले उद्योगों के लिए उपयोगी, कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करने वाली OCR क्षमताएँ एक वरदान है एपी स्वचालन.

ओसीआर प्रभावी प्रदर्शन कर सकता है डेटा कैप्चर, प्रासंगिक डेटा को निकालकर निष्कर्षण। इसके बाद यह स्वचालित रूप से पीओ के साथ चालान मिलान के लिए इसे रूट करता है। इस चरण के बाद, 2, 3, या 4-वे मिलान का उपयोग करके चालान मिलान प्रक्रिया को पूरा किया जा सकता है। यह सब बेहतर प्रक्रिया दक्षता सुनिश्चित करने के लिए मैनुअल टास्किंग प्रयासों, समय और लागत को कम करता है।

लेकिन जबकि ओसीआर एपी प्रक्रियाओं के स्वचालन को अनुकूलित करने में बहुत बड़ा योगदान दे सकता है, अकेले ओसीआर स्वचालन प्रक्रिया को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं हो सकता है। OCR के साथ संयोजन में एक और शक्तिशाली तकनीक का उपयोग करना पूर्ण प्रक्रिया स्वचालन को प्राप्त करने के लिए अधिक लाभदायक साबित हो सकता है।

रोबोट प्रक्रिया स्वचालन

रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन एक लोकप्रिय और उपयोगी सॉफ्टवेयर तकनीक है जो डिजिटल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए OCR के साथ मिलकर एक आभासी सहायक के रूप में कार्य कर सकती है। सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं को 'बॉट्स' बनाने की अनुमति देता है जो मानव क्रियाओं की नकल करते हैं।

ये विश्वसनीय रोबोट उच्च गति और सटीकता के साथ 24/7 संचालित करने के लिए कई उद्योगों में उपयोग किए जाते हैं। सिस्टम एप्लिकेशन के साथ इंटरैक्ट करके, ये बॉट स्वचालित रूप से प्रदर्शन कर सकते हैं संज्ञानात्मक डेटा कैप्चरमनुष्यों की तरह डेटा को निकालें, निकालें और उसका विश्लेषण करें। इसके अलावा, वे सेकंड के एक मामले में सटीक कार्रवाई शुरू करने के लिए निकाले गए डेटा को उपयुक्त प्रक्रियाओं में संचार और रूट कर सकते हैं।

OCR के साथ RPA, चालान प्राप्त होने के समय से ही गति, सटीकता और संक्षिप्त समय-सीमा के साथ AP चालान मिलान प्रक्रिया में सहायता कर सकता है। यह अपलोड, स्कैन, प्रदर्शन करता है जानकारी निकासी, 2, 3, या 4-तरफ़ा मिलान शुरू करता है, निर्धारित सहनशीलता की जाँच करता है, और सुधार या भुगतान प्रक्रिया के लिए इनवॉइस चिह्नित करता है।

स्वचालित चालान मिलान के लाभ

चालान मिलान को स्वचालित करने से भुगतानों के लिए चालानों की प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद मिलती है। मानव हस्तक्षेप की आवश्यकता समाप्त होने के साथ, कागजी कार्रवाई और मैन्युअल सत्यापन को बनाए रखने की जटिलताओं को भी खारिज कर दिया गया है।

टचलेस इनवॉइस प्रोसेसिंग द्वारा प्रदान किए जाने वाले कुछ उल्लेखनीय लाभ हैं:

• समय बचाने वाला - मैनुअल चालान मिलान थकाऊ और समय लेने वाला है। व्यक्तिगत रूप से चालान विवरण की जाँच करने और 2,3, या 4-तरह की प्रक्रियाओं के साथ सत्यापन करने में काफी समय लगता है। इसलिए, यह कंपनी के कर्मचारियों को अपना बहुमूल्य समय अन्य प्रमुख कार्यों के लिए समर्पित करने और समग्र उत्पादकता में सुधार करने की अनुमति देता है।
• शुद्धता - एपी प्रक्रिया को स्वचालित करने से त्रुटियों की घटनाएं कम हो जाती हैं और प्रक्रियाओं के बीच एक सहज कार्यप्रवाह सुनिश्चित होता है। बेमेल या विसंगतियों का आसानी से पता लगाया जाता है और जब सभी स्तरों पर चालान को मंजूरी दे दी जाती है, तभी भुगतान के लिए निर्धारित किया जाता है।
• डुप्लीकेट और फर्जी चालानों से सुरक्षा - स्वचालित चालान मिलान चालान और सहायक दस्तावेजों के बीच लगातार सत्यापन पर जोर देता है। किसी भी अपवाद का भी पता लगाया जाता है और मैन्युअल सत्यापन के लिए फ़्लैग किया जाता है। यह कपटपूर्ण या नकली चालानों से सुरक्षा और बेहतर व्यावसायिक नियंत्रण सुनिश्चित करता है।
• विक्रेता संबंधों को बढ़ावा देता है - इनवॉइस प्रोसेसिंग को स्वचालित करने से खरीद ऑर्डर के साथ चालान का मिलान जल्दी हो सकता है और वेंडरों को संतुष्ट रखने के लिए उन्हें तेजी से भुगतान किया जा सकता है। बदले में, व्यवसाय भी बेहतर अनुबंध प्रस्तावों और बढ़ी हुई लाभप्रदता के लिए शीघ्र भुगतान छूट से लाभान्वित हो सकता है।
• कुशल लागत विश्लेषण - टचलेस इनवॉइस प्रोसेसिंग अलग-अलग लाइन आइटमों के बारे में जानकारी प्रदान करता है जो उच्चतम मूल्य की पेशकश करने वालों की पहचान करने में मदद करता है। यह विश्वसनीय डेटा कंपनी के लिए अधिक मूल्य लाने के लिए बेहतर लागत विश्लेषण और प्रासंगिक विक्रेताओं के चयन में मदद करता है।
• ऑडिट के लिए अच्छा है - ऑडिट के लिए अन्य सहायक दस्तावेजों के साथ चालान अनिवार्य हैं। स्वचालित चालान मिलान का उपयोग सुनिश्चित करता है कि खरीद आदेश, माल रसीदें, निरीक्षण पर्ची और चालान डिजिटल रूप से केंद्रीकृत स्थान पर उपलब्ध हों, जिन्हें प्रक्रिया में तेजी लाने के लिए ऑडिट के दौरान आसानी से एक्सेस किया जा सकता है।

निष्कर्ष

देय खाता चालान मिलान और प्रसंस्करण एक जटिल प्रक्रिया है। एआई-सक्षम तकनीक अनुकूलन योग्य स्वचालन के माध्यम से व्यवसायों को उत्तोलन प्रदान कर सकती है। स्वचालित करके, कंपनियां समेकित रूप से एकीकृत करने पर विचार कर सकती हैं दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यप्रवाह प्रक्रियाएं, बेहतर पारदर्शिता सृजित करना, अनुकूलित व्यावसायिक दक्षता और विकास के लिए अच्छे व्यावसायिक संबंध बनाए रखना।

• एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
• प्लेटोब्लॉकचैन। Web3 मेटावर्स इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
• स्रोत: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/