Vous recherchez un logiciel de gestion de workflow ? Essayez les nanonets. Créez des workflows en moins de 15 minutes. Essayez gratuitement maintenant. Aucune carte de crédit n'est requise.
Les entreprises perdent des millions de dollars chaque année en raison de l'inefficacité, ce qui n'est pas un secret.
Les entreprises perdent environ 1 billion de dollars américains annuellement en raison d'activités de gestion inefficaces !
L'automatisation intelligente des flux de travail peut faire gagner du temps, augmenter la production et réduire les dépenses. Et il n'y a aucun moyen de s'en sortir.
Cet article montrera comment solutions de gestion des flux de travail peut automatiser les procédures de routine, minimiser les tâches répétitives et les erreurs des opérateurs, détecter les goulots d'étranglement et simplifier la communication entre tous les départements.
Nous verrons également les 5 meilleurs logiciels d'automatisation de flux de travail en 2023 et comment ils se comparent les uns aux autres.
- nanonets
- Hubspot
- flux de baisers
- Intégration
- Flokzu
Qu'est-ce qu'un workflow?
Le flux de travail est une série d'étapes séquentielles nécessaires pour accomplir n'importe quelle tâche à accomplir. Les workflows sont utilisés pour définir la procédure requise avant que la tâche ne soit considérée comme terminée.
Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?
Le flux de travail est une série d'étapes séquentielles et l'automatisation du flux de travail automatise ces étapes séquentielles à l'aide d'un système logique basé sur des règles.
En termes simples, l'automatisation du flux de travail consiste à utiliser des étapes logiques séquentielles basées sur des règles pour éliminer l'intervention humaine et automatiser chaque aspect de la tâche avant qu'elle ne soit marquée comme terminée.
Des exemples d'automatisation du flux de travail utilisent des outils tels que nanonets à extraire du texte à partir de PDF et enregistrez-le dans une feuille Excel en ligne ou envoyez des messages d'absence du bureau à toutes les personnes qui vous envoient un courrier pendant vos vacances. Une fois terminé, ce type d'automatisation doit être une procédure simple qui est effectuée fréquemment pour augmenter la productivité au quotidien.
Pourquoi avez-vous besoin d'une automatisation du flux de travail ?
Les communications au bureau sont dominées par les conversations orales, le téléphone, les feuilles de calcul, les tableaux blancs et les post-it. Les informations commerciales sont dispersées sur plusieurs canaux et les organisations ne peuvent pas encore voir le plein impact de ces informations fragmentées.
L'automatisation des flux de travail met de l'ordre dans ce chaos en rationalisant les processus. Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un logiciel d'automatisation des flux de travail :
- Rationalisez les processus métier pour que tout le monde suive le même processus à chaque fois
- Réduire les taux d'erreurs causés par les saisies manuelles de données
- Améliorez la productivité en automatisant les tâches banales
- Améliorer la transparence en identifiant les goulots d'étranglement
- Améliorez la sécurité des données avec un accès basé sur les rôles
- Synchronisation des données en temps réel
- Gagnez du temps, réduisez les coûts et les efforts des employés
et plus.
Cela permet aux organisations d'accepter plus d'emplois et de projets sans avoir à embaucher de personnes supplémentaires, ce qui permet aux organisations de se développer de manière exponentielle.
Comment fonctionne l'automatisation du flux de travail ?
Il est généralement préférable de choisir un système d'automatisation de flux de travail « tout-en-un » lorsqu'il s'agit de gérer vos processus. De tels systèmes d'automatisation des flux de travail peuvent automatiser les processus internes et externes avec une approche plus spécialisée et individualisée.
Bien que l'attribution de tâches spécifiques à l'équipe de vente de l'entreprise en fonction de la rotation des prospects soit un exemple du flux de travail interne, les campagnes de marketing par e-mail et la génération de prospects relèvent de la catégorie du flux de travail externe.
L'automatisation des flux de travail peut aider les membres du personnel à économiser du temps et des efforts sur les tâches de routine telles que l'envoi d'e-mails et le suivi des prospects, leur permettant de se concentrer sur un travail plus productif et important tout en réduisant les coûts globaux pour l'entreprise. Imaginer importer des coordonnées dans Salesforce or e-mail au prospect dans Salesforce – automatisé de bout en bout !
Voici un aperçu étape par étape sur la façon de démarrer avec l'automatisation du flux de travail dans votre organisation.
Guide étape par étape sur l'automatisation du flux de travail
1. Spécifiez le processus
Vous devez comprendre les points de début et de fin du flux de travail afin de l'automatiser.
- Qu'est-ce qui déclenche le processus ?
- Quand le workflow se termine-t-il ?
- Quelles sont les sorties souhaitées ?
La source: LucidChart
2. Déterminez chaque participant au workflow.
Joignez les points entre les points de début et de fin une fois que vous avez déterminé leurs emplacements.
Qui participe au processus ? Toute personne ayant accès au matériel doit être identifiée, même si ce n'est que pour le réviser ou le distribuer.
3. Compilez une liste de tous les programmes, outils et systèmes.
Vous devez attirer l'attention sur les processus, les outils et les applications qui ont un impact sur la tâche, en plus des personnes impliquées dans le flux de travail.
Par exemple, les outils collaboratifs, les boîtes de réception partagées et les bases de données. Assurez-vous de prendre en compte l'impact du flux de travail si votre organisation utilise l'automatisation low-code ou un autre type de modèle d'engagement.
4. Listez toutes les routes d'entrée possibles.
Les flux de travail peuvent dépendre de données ou d'informations provenant de diverses sources. Il peut s'agir de formulaires qui collectent des informations à partir d'une telle application ou d'un tel réseau, telles que des demandes, des e-mails, des messages, des bots ou des données.
5. Faites attention à tous les transferts.
Des problèmes surviennent fréquemment lorsqu’un élément de processus ou une information est transféré. Cela pourrait entraîner des goulots d'étranglement, des échecs de suivi ou des éléments bloqués, car il n'est pas clair qui devrait réellement gérer l'élément ensuite.
6. Faites une liste de souhaits pour l'automatisation.
Après avoir créé un plan détaillé pour votre processus, faites une liste des tâches et des processus que vous souhaitez automatiser.
7. Créez le workflow dans sa future itération.
Vous êtes maintenant prêt à mettre à jour le flux de travail à l'aide de votre outil d'automatisation préféré. L'utilisation d'un outil low-code comme Nanonets vous permettra de créer le flux de travail et de configurer vos systèmes automatisés à l'aide d'une interface graphique facile à utiliser.
8. Examinez la future version.
Assurez-vous de tester le nouveau processus avant de le présenter à votre équipe pour vous assurer que la sortie satisfait le résultat souhaité et qu'il n'y a pas de problèmes, tels que des retards ou des fuites de données potentielles.
9. Informez vos employés.
Vous devez former vos employés à l'utilisation du nouvel outil si le logiciel de flux que vous utilisez ne leur est pas familier. S'ils sont habitués à votre système, vérifiez s'ils connaissent les étapes du flux de travail optimisé et sont à l'aise pour le réaliser.
10. Mettre en œuvre, surveiller et améliorer.
Après avoir approuvé le déploiement du flux de travail nouvellement automatisé avec votre équipe, vous démarrez la tâche continue de surveillance et d'amélioration périodique du flux de travail pour maintenir sa précision, son efficacité et sa productivité.
5 meilleurs logiciels d'automatisation de flux de travail en 2023
Il existe de nombreuses options d'automatisation du flux de travail sur le marché. Jetons un coup d'œil au top 5 logiciel de gestion de flux de travail dès 2023.
nanonets
Plus de 30,000 90 personnes font confiance à Nanonets pour automatiser les processus manuels et économiser 80 % de leur temps et XNUMX % des coûts.
Nanonets est une plate-forme d'automatisation de flux de travail sans code, facile à utiliser et personnalisable qui peut automatiser n'importe quel processus sophistiqué en 15 minutes. Avec plus de 5000 intégrations en un clic, une configuration facile en 1 jour, une tarification transparente et un forfait gratuit pour toujours, Nanonets est le meilleur choix pour les indépendants et les entreprises.
Les nanonets peuvent automatiser les processus manuels comme le traitement des factures, KYC, intégration des clients, automatisation des documents, vérification des documents, etc.
Évaluation: 4.9 sur Capterra
Meilleur pour Automatisation du workflow documentaire
Avantages
- Facile à utiliser.
- Configuration en 1 jour
- Générateur de flux de travail par glisser-déposer
- Workflows humains dans la boucle
- 5000+ intégrations
- Assistance en direct 24h/7 et XNUMXj/XNUMX
- Formation personnalisée
- Migration gratuite et support technique
- Hébergement sur site et Cloud
- Accès basé sur les rôles
- Conforme SOC2
Inconvénients
- Aucune vue d'organigramme
- Aucune application hors ligne
Nanonets compte de nombreux clients satisfaits. Voici comment ils partagent leur expérience avec les Nanonets.
Et les récompenses parlent d'elles-mêmes.
Démarrez avec les modèles d'automatisation des flux de travail de Nanonets. Vous pouvez aussi planifier une démo à svoyez comment les nanonets peuvent vous aider à automatiser les processus manuels ! Ou Commencer votre essai gratuit!
flux de baisers
Kissflow est un logiciel d'automatisation de flux de travail low-code utilisé pour créer et gérer des processus à partir d'une seule base de données. L'interface Kissflow est assez facile à utiliser avec des éléments de glisser-déposer, des fonctionnalités permettant une collaboration efficace et des intégrations faciles.
Kissflow est la meilleure solution pour la gestion de projet, mais peut ne pas être à la hauteur lorsque vous avez besoin d'un logiciel OCR. Vous pouvez connecter Kissflow aux nanonets pour une automatisation complète du flux de travail de documents.
Évaluation: 4.9 sur Capterra
Meilleur pour Gestion de projet
Avantages:
- Idéal pour le suivi des employés
- Créateur de flux de travail simple
- Service à la clientèle
- Excellent créateur de formulaires pour rationaliser la saisie de données
Inconvénients:
- L'exportation de données est difficile
- L'automatisation des e-mails n'est pas incluse dans les packages de base
- Idéal pour les moyennes entreprises et plus
Intégration
Integrify est un logiciel d'automatisation de flux de travail qui peut connecter plusieurs sources de données. Tout comme Zapier et Power Automate, Integrify synchronise les données entre les applications et garantit une source unique de vérité. Le logiciel a une interface glisser-déposer qui le rend facile à utiliser.
Évaluation: 4.6 sur Capterra
Meilleur pour Automatisation de la synchronisation des données
Avantages:
- Synchronise les données en temps réel
- Facile à utiliser.
- Crée facilement des pistes d'audit
Inconvénients:
- Pas idéal pour les indépendants et les petites entreprises
- La copie de flux peut entraîner la perte de types de données spécifiques
- Interface utilisateur obsolète
Flokzu
Flokzu est un outil de gestion de processus low-code basé sur le cloud qui automatise les tâches manuelles répétitives à l'aide de l'automatisation des flux de travail. Flokzu permet aux utilisateurs de créer, gérer et optimiser les processus métier avec des fonctionnalités telles que le créateur par glisser-déposer, les alertes par e-mail, l'accès basé sur les rôles, etc.
Évaluation: 4.9 sur Capterra
Meilleur pour Gestion des processus d'affaires
Avantages d'utiliser Flokzu :
- Workflows sans code
- L'environnement Sandbox est présent dans le logiciel
- Possède d'excellentes fonctionnalités pour les équipes distantes
- Gestion efficace des processus métier
Inconvénients de l'utilisation de Flokzu :
- Pas d'interface hors ligne
- L'interface utilisateur peut être compliquée pour les nouveaux utilisateurs.
Hubspot
HubSpot est essentiellement un programme CRM qui fournit des ressources pour créer des workflows et des campagnes marketing automatisées. Hubspot dispose d'une interface de création de séquences par glisser-déposer qui peut être utilisée pour l'automatisation des e-mails, l'automatisation des ventes et l'automatisation du marketing.
Évaluation: 4.9 sur Capterra
Meilleur pour L'automatisation du marketing
Avantages d'utiliser Hubspot :
- Facile à utiliser.
- Générateur de flux de travail par glisser-déposer
- Période d'essai de 7 jours
Inconvénients d'utiliser Hubspot :
- Assistance technique payante
- Fonctionnalités restreintes pour chaque plan
- Pas d'options de branchement complexes
- Coûteux avec des fonctionnalités supplémentaires
- Cela devient difficile pour les flux de travail complexes
- Pas de branchement logique basé sur des règles
- Pas d'application OCR
Pourquoi les nanonets pour l'automatisation des flux de travail ?
Nanonets est une plate-forme d'automatisation intelligente basée sur l'IA qui automatise les processus manuels à l'aide de workflows séquentiels basés sur des règles. Les nanonets peuvent automatiser les processus de saisie manuelle des données à l'aide d'un puissant logiciel OCR intégré capable d'extraire du texte à partir de PDF, de documents, documents manuscrits, et des images.
Nanonets est un logiciel de gestion de flux de travail facile à utiliser, sans code et personnalisable pour automatiser documenter les processus, traitement de facture, flux de travail d'approbation, exigences en matière d'assurance, etc.
Vous pouvez utiliser les workflows Nanonets pour automatiser
Et plus. Les possibilités sont infinies.
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Comment sélectionner le meilleur logiciel d'automatisation de workflow ?
Le marché regorge de logiciels d'automatisation des flux de travail. Nous avons mentionné ci-dessus les 5 principales plates-formes d'automatisation des flux de travail que vous pourriez utiliser.
Voyons maintenant comment sélectionner la meilleure plateforme de workflow pour votre organisation. Voici quelques fonctionnalités à rechercher :
User Friendly
Afin d'améliorer l'adoption des logiciels, vous devez utiliser un outil simple et intuitif que tout le monde peut utiliser. Vous devez vous assurer que le système d'automatisation du flux de travail est une plate-forme intuitive et sans code comme Nanonets. L'utilisation d'une plate-forme sans code d'interface utilisateur moderne présente de multiples avantages, car les codeurs et les non-codeurs utiliseront la plate-forme. Cela réduit également la dépendance aux codeurs pour créer des flux de travail.
Intégration
Les intégrations sont vitales pour l'automatisation des flux de travail car vous devez prendre des données d'une source et les envoyer à une autre. Vérifiez les intégrations avant de prendre une décision finale.
Générateur de flux de travail facile
Le générateur de flux de travail sera utilisé pour créer un flux de travail. Si ce n'est pas intuitif, votre équipe ne l'utilisera pas. Par conséquent, afin de réaliser le plein potentiel du logiciel, il doit être facile.
Accès basé sur les rôles
Vous traiterez les données sensibles de l'entreprise avec un logiciel d'automatisation des flux de travail. Afin de prévenir la fraude, assurez-vous que le logiciel de flux de travail fournit un accès basé sur les rôles. Les nanonets fournissent un accès basé sur les rôles aux utilisateurs afin de réduire la probabilité de violation ou de fraude.
Réflexions finales
L'automatisation des flux de travail est essentielle pour que les entreprises puissent s'étendre et prospérer sans rien laisser passer entre les mailles du filet. Vous pouvez développer votre entreprise avec succès sans éprouver de difficultés de croissance en permettant à la technologie d'effectuer un travail manuel.
Si vous souhaitez automatiser les processus manuels, vous pouvez essayer les Nanonets. Notre équipe d'experts peut vous guider tout au long du processus et vous aider à chaque étape du processus pour commencer votre parcours d'automatisation du flux de travail.
FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de workflow ?
Un logiciel d'automatisation des flux de travail conçoit, implémente et automatise des procédures basées sur des règles de flux de travail, dans lesquelles les tâches humaines, les informations ou les fichiers sont dirigés entre les systèmes ou les personnes conformément aux règles commerciales établies. Votre entreprise peut automatiser les processus pour gagner du temps et réduire les erreurs en utilisant un logiciel de workflow d'entreprise.
Quel est le meilleur logiciel d'automatisation de workflow ?
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels d'automatisation de flux de travail en 2023.
- nanonets
- Hubspot
- flux de baisers
- Intégration
- Flokzu
Quels sont les trois composants essentiels du workflow ?
L'entrée, la transformation et la sortie sont les trois éléments fondamentaux du diagramme de workflow. Chacun de ces statuts est attribué à une phase du workflow.
Statistiques d'automatisation du flux de travail
Eh bien, pourquoi devriez-vous opter pour l'automatisation du flux de travail ? Permettez-moi de partager quelques points de données qui pourraient vous faire changer d'avis !
Jetons un coup d'œil à la taille du marché de l'automatisation des flux de travail.
Le marché de l'automatisation des flux de travail devrait atteindre 18.45 milliards USD d'ici 2023 contre 4.26 milliards USD en 2016. C'est un TCAC de 23.56 % !
D'accord, le marché est grand et les leaders adoptent la tendance aussi.
41% des répondants disent qu'ils utilisent largement l'automatisation dans plusieurs fonctions.
Et la raison pour laquelle le marché adopte l'automatisation des flux de travail est à cause du gâteau des revenus qui finit dans votre assiette au lieu d'être gaspillé sur des tâches redondantes.
Les PDG pourraient économiser 20% du temps qu'ils consacrent aux tâches financières via l'automatisation.
Automatiser 64% des tâches de fabrication peuvent entraîner 749 milliards d'heures économisées dans le monde.
Les logiciels d'automatisation des flux de travail tels que Nanonets peuvent réduire de 90 % le temps consacré aux tâches manuelles et économiser plus de 80% des frais de comptabilité. L'entreprise
Quels sont quelques exemples d'automatisation de flux de travail ?
Tous les types de flux de travail courants peuvent être automatisés. Par exemple, vous pouvez créer des flux de travail d'approbation automatisés pour chaque personne de votre équipe ou générer des documents de modèle d'intégration des recrues pour le service des ressources humaines.
Voici quelques-uns des cas d'utilisation de logiciels d'automatisation de flux de travail les plus courants dans notre vie organisationnelle quotidienne.
Marketing:
L'automatisation des flux de travail est utilisée par les processus d'opérations marketing (MOPS) dans les campagnes publicitaires, la communication client, les statistiques de surveillance et les études de marché. Lisez comment vous pouvez utiliser RPA dans le service client.
Vents:
La gestion des flux de travail est une autre caractéristique des logiciels (CRM) populaires. Il rationalise la coopération entre les services, le remplissage des formulaires et l'interaction avec les clients. Lorsqu'un client soumet une action particulière, comme la signature d'un formulaire ou la saisie de données, un CRM, par exemple, peut automatiser les alertes pour la phase d'approbation et modifier les données du tableau de bord interne.
Fabrication:
Les changements dans les structures d'approvisionnement et d'organisation sont compensés par l'automatisation du flux de travail. Cela réduit les doubles emplois et réduit les erreurs de contrôle de la qualité. L'automatisation des flux de travail, en particulier, réduit les temps de cycle pour les approbations du budget et du réseau de distribution. Les flux de travail pour les initiatives de développement de produits de mise sur le marché, les contacts d'administration des contrats et le traitement des demandes d'achat peuvent tous être automatisés via la fabrication. En savoir plus dans RPA dans la fabrication
Protection des données:
L'automatisation informatique répond plus rapidement et plus facilement aux risques de sécurité. Le service informatique peut mieux gérer les systèmes hybrides et virtuels en automatisant les rapports d'incidents et en les intégrant aux produits et politiques de sécurité déjà en place. De plus, les entreprises peuvent automatiser les opérations pour surveiller les risques en ligne afin d'améliorer la sécurité.
Opérations informatiques :
L'automatisation des flux de travail aide à surveiller les utilisateurs du réseau dans de nombreux départements, y compris les équipes commerciales, financières, réglementaires et administratives, pour le réseau central interne.
Gestion des systèmes :
Le codage de flux de travail est l'un des services cloud gérés proposés par l'informatique en tant que service (ITaaS) pour les entreprises commerciales. Des contrôles intégrés sont établis par un logiciel d'automatisation des flux de travail pour la configuration, la mise en œuvre et la gestion des réseaux d'entreprise.
L'automatisation des flux de travail offre une surveillance intégrée renforcée pour les deux différentes technologies de services gérés informatiques connues sous le nom de réseau défini par logiciel (SDN) et de réseau étendu à définition logicielle (SD-WAN). L'informatique peut gérer plus facilement ces systèmes en temps réel grâce à l'automatisation des workflows.
Quelle est la différence entre le moteur de règles métier et le moteur de workflow ?
Avec l'aide de ces deux technologies, les processus commerciaux automatisés peuvent être gérés et modifiés par des personnes ayant peu ou pas d'expertise technique. Étant donné qu'aucun de ces moteurs ne nécessite de modifier le code source, la plupart des travailleurs peuvent administrer le logiciel même s'ils ne possèdent aucune expérience en programmation.
Ils accomplissent des tâches très diverses et servent des objectifs très différents. Un moteur de règles métier, par exemple, est conçu pour soutenir les processus décisionnels, en particulier ceux qui impliquent de nombreux facteurs complexes. Selon la conception du flux de travail, les moteurs de flux de travail exécutent des tâches particulières.
Comme son nom l'indique, un moteur de règles métier est guidé par des règles fondamentales. Le logiciel de workflow est conçu sur l'architecture du processus particulier qui sera automatisé. Le moteur de règles métier aide simplement au développement des connaissances métier, contrairement aux moteurs de flux de travail qui aident à effectuer des opérations métier.
Moteur de workflow et moteur de règles sont clairement deux concepts très différents, même si certaines personnes peuvent utiliser les termes de manière interchangeable. Les moteurs de règles métier permettent de définir une variété de procédures métier qui aideront à prendre des décisions complexes et à élargir le corpus de connaissances générales de l'entreprise.
Une conception de flux de processus est utilisée pour organiser de nombreuses opérations à l'aide d'un logiciel de flux de travail. Les deux technologies sont adaptables et flexibles, ce qui permet aux personnes sans expérience en codage de gérer, modifier et combiner ces systèmes.
Quelle est la différence entre l'automatisation robotique des processus et l'automatisation des flux de travail ?
Alors que la RPA a une portée plus large dans la mesure où elle peut automatiser des workflows entiers du début à la fin, l'automatisation des workflows gère des tâches particulières au sein des opérations ou du workflow d'une entreprise.
Les tâches à l'intérieur des opérations ou du flux de travail d'une entreprise sont effectuées par l'automatisation du flux de travail. Tandis que d'autre part, RPA (Robotic Process Automation) automatise des opérations complètes selon des règles définies par l'entreprise.
Gardez à l'esprit que la RPA est plus adaptable que les deux types de technologies d'automatisation logicielle et que leurs utilisations et applications varient. Selon les exigences de la tâche particulière, vous ne devez en sélectionner qu'un ou les deux.
Un plan d'affaires réussi dépend de la sélection de la technologie d'automatisation appropriée, et des facteurs autres que le prix doivent être pris en compte. Il peut être tentant de choisir une solution d'automatisation qui vous fera gagner du temps, mais il est crucial de prendre en compte vos besoins uniques et de décider si l'automatisation des flux de travail ou les processus robotiques automatisés seront les plus bénéfiques pour votre entreprise.
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