Le rapprochement bancaire est le processus consistant à faire correspondre le solde de trésorerie de l’entreprise au relevé bancaire. L’objectif est de garantir que toutes les transactions, telles que les paiements des clients, les frais bancaires, les chèques en cours et les remboursements, sont enregistrées avec précision dans les livres de caisse de l’entreprise.
Le rapprochement bancaire est crucial pour identifier les erreurs comptables et détecter les fraudes ou les vols. Sans un rapprochement approprié des états financiers, une entreprise risque des pertes financières dues à des erreurs et à des fraudes. De plus, les inexactitudes dans les livres de caisse peuvent entraîner des complications en matière de planification financière, de conformité fiscale et de questions juridiques.
Comment fonctionne le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire implique deux stratégies : une stratégie micro et une stratégie macro. La première est l’examen des documents, où chaque transaction est vérifiée et comptabilisée. La seconde est l’examen analytique, où nous observons les tendances des années précédentes pour effectuer un contrôle de cohérence des revenus/dépenses et détecter les valeurs aberrantes. Les équipes chargées des comptes créditeurs doivent appliquer les deux méthodes au cours de leur processus de rapprochement.
- Examen de la documentation
L'examen des documents implique de comparer le livre de caisse et le relevé bancaire au niveau transactionnel. Cela nécessite une évaluation complète de chaque transaction pour détecter toute irrégularité.
Par exemple, disons qu’un comptable paie 500 $ à un fournisseur mais oublie de le noter. Une autre personne a remarqué l'entrée manquante et a payé à nouveau les 500 $, et maintenant l'entreprise a effectué un double paiement. Toutefois, un seul paiement est constaté dans le livre de caisse. En comparant le livre de caisse au relevé bancaire, le comptable peut identifier le paiement en double et demander ensuite un remboursement au vendeur ou à la banque pour le deuxième paiement. De même, vous pouvez détecter les erreurs bancaires telles que les frais excessifs et les transactions incorrectes. Dans la section suivante, nous verrons plus en détail comment effectuer une revue de documents.
- Examen analytique
La méthode d’examen analytique examine la situation dans son ensemble pour identifier les changements dans les tendances. Au cours de cette analyse, des estimations sont formées sur la base de l'activité historique des comptes, servant de référence pour la comparaison avec les enregistrements du livre de caisse. Toute donnée inhabituelle constitue un point de départ pour découvrir des erreurs ou des fraudes potentielles.
Par exemple, une entreprise reçoit généralement un paiement mensuel de 200 400 $, mais il est enregistré à 20 200 $ ce mois-ci. Étant donné que le revenu global n’a pas changé de manière significative et que les paiements antérieurs des mois et des années ne se situent pas dans cette fourchette différente, cela suscite des inquiétudes. Après enquête, le comptable a découvert un paiement de XNUMX XNUMX $ enregistré par erreur comme XNUMX XNUMX $.
L'examen des analyses est un moyen efficace d'identifier les variations significatives et les valeurs aberrantes.
Comment faire un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à faire correspondre l’argent en banque avec l’argent réel indiqué dans le livre de caisse. Aujourd'hui, le rapprochement est principalement automatisé via logiciel de rapprochement pour gagner du temps et de l'argent. Cependant, comprenons une fois le processus de rapprochement bancaire manuel :
Étape 1 : Rassemblez les documents
Du côté de la banque, vous avez besoin des relevés bancaires, des chèques en circulation, des dépôts et de toute transaction en attente. Du côté de l’entreprise, vous avez besoin du livre de caisse de l’entreprise, qui enregistre à la fois les transactions entrantes et sortantes.
Étape 2 : Faites correspondre les dépôts
Suite à la comptabilité en partie double, un débit sur le relevé bancaire est enregistré comme un crédit sur le livre de caisse, et vice versa. Faites correspondre les dépôts dans les deux relevés.
Notes: Les soldes bancaires et de caisse ne devraient généralement pas correspondre en raison de transactions en attente, telles que des chèques en circulation ou des dépôts en transit. Ils doivent être ajustés comme indiqué dans les étapes suivantes.
Étape 3 : Ajuster le solde bancaire
L'écart entre les deux soldes doit être identifié et vérifié sur une base de transaction individuelle. Les relevés bancaires doivent être ajustés en ajoutant les dépôts en attente (dépôt en transit) et en déduisant les chèques sortants en attente (chèques en circulation). La logique ici est la suivante :
Solde bancaire + Dépôts en transit – Chèques impayés = Solde bancaire ajusté
Étape 4 : Ajuster les livres de caisse
Le solde du livre de caisse doit être ajusté pour tenir compte des frais de service bancaire, des intérêts courus et des chèques rejetés (chèques sans provision). La logique ici est la suivante :
Solde du livre de caisse + intérêts – Frais bancaires – Chèques rejetés = Livre de caisse ajusté
Étape 5 : Comparer le solde
Après ajustement, le solde bancaire et le livre de caisse doivent correspondre. S'ils ne sont pas égaux, il y a une erreur dans le processus de rapprochement. Toute dépense injustifiée ou revenu manquant doit faire l’objet d’une enquête et être comptabilisée lors du processus de rapprochement.
Pourquoi est-il important de rapprocher vos relevés bancaires ?
Il est important de rapprocher les relevés bancaires pour identifier les erreurs, détecter les fraudes et tenir un grand livre précis. Voici les principaux avantages du rapprochement bancaire :
- Identifiez les erreurs comptables : Le livre de caisse peut contenir des inexactitudes provenant de paiements en double, de paiements manqués, de chèques perdus et même de simples erreurs humaines. La réconciliation est cruciale pour identifier et corriger ces erreurs avant qu’elles ne deviennent permanentes.
- Rectifier les erreurs bancaires : Le relevé bancaire peut contenir des erreurs telles que des pénalités indues ou des enregistrements de transactions incorrects. Si vous identifiez de telles erreurs, vous pouvez les contester et les rectifier auprès de votre banque.
- Prévention de la fraude : Cela constitue un avantage clé du rapprochement bancaire. En croisant les enregistrements, il devient simple d’identifier les transactions qui n’étaient pas censées avoir lieu. Il est plausible qu’un membre de l’équipe ou un pirate informatique ait exécuté des transactions non autorisées pour voler l’entreprise. Un rapprochement régulier permet de détecter et d'arrêter rapidement les fraudes potentielles, ce qui donne à la banque le temps d'annuler les transactions.
- Déclaration fiscale précise : Le rapprochement permet de constituer un ensemble précis de dossiers financiers en temps opportun. Le dépôt des déclarations de revenus nécessite un dossier précis, sinon vous pouvez encourir des pénalités. Le rapprochement bancaire régulier simplifie le processus de déclaration fiscale à la fin de l’exercice.
- Optimisation financière : Identifiez et économisez sur les frais injustifiés comme les découverts ou les pénalités.
À quelle fréquence devez-vous effectuer un rapprochement bancaire ?
La fréquence des rapprochements bancaires dépend du volume et du type d'activité. Si vous traitez un volume de transactions élevé, il est plus efficace de procéder à des rapprochements fréquents, évitant ainsi un retard de travail.
- Mensuelle: Traditionnellement, les entreprises effectuaient un rapprochement bancaire mensuellement dès réception d'un nouveau relevé bancaire. Le rapprochement mensuel est une méthode largement acceptée.
- Tous les jours: La banque en ligne peut générer des relevés à tout moment, permettant un rapprochement quotidien. Le rapprochement bancaire quotidien offre l’avantage d’une estimation plus précise des flux de trésorerie et d’une détection rapide des fraudes. Il est également plus facile de se tenir au courant des événements en se réconciliant rapidement plutôt que d’attendre des mois après un événement.
Le seul inconvénient est que le rapprochement quotidien prend du temps avec un processus de rapprochement bancaire manuel. Cependant, cela peut être considérablement simplifié grâce au rapprochement bancaire automatisé.
Comment automatiser le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un processus long et comportant de nombreuses étapes manuelles. La plupart des outils d'automatisation offrent une capacité OCR qui extrait les informations pertinentes des documents. Cependant, ce n’est qu’un aspect de votre flux de travail. Vous avez besoin d'un outil pour créer un flux de travail personnalisé, automatisant la logique métier tout en s'intégrant aux outils existants.
Nanonets est une solution d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA qui simplifie et rationalise le rapprochement des comptes. Il automatise diverses étapes, réduit l’effort manuel et multiplie par 10 l’efficacité.
Le workflow de rapprochement bancaire Nanonets fonctionne comme ceci :
- Importation automatisée : Les Nanonets peuvent importer automatiquement des documents tels que des relevés bancaires à partir du courrier ou via l'API bancaire.
- Extraction de données: Nanonets utilise une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) de pointe pour extraire les données pertinentes avec précision. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
- Correspondance des données : Nanonets vous permet de configurer une correspondance basée sur des règles pour identifier et rapprocher les transactions sur différents systèmes. Cela permet de garantir que toutes les transactions sont comptabilisées et qu’il n’y a aucune erreur.
- Approbation: Les Nanonets peuvent automatiser le processus de rapprochement des comptes, de la saisie des données à l'approbation. Cela peut libérer du temps pour que les comptables puissent se concentrer sur d’autres tâches.
- Référentiel centralisé: Nanonets fournit un référentiel central pour la documentation de support. Cela facilite la recherche et l’accès aux documents en cas de besoin.
Si Nanonets répond aux besoins de votre entreprise, vous pouvez nous contacter pour un devis personnalisé.
Résumé :
Garantir l’exactitude des dossiers financiers, détecter la fraude, gérer les flux de trésorerie, se conformer aux réglementations fiscales et répondre aux exigences légales sont essentiels pour les entreprises de toutes tailles. Le rapprochement des relevés bancaires est une pratique clé pour atteindre ces objectifs. Il existe deux méthodes principales de rapprochement : l'examen des documents, qui implique l'appariement des transactions, et l'examen de l'analyse, où des comparaisons sont effectuées avec les tendances historiques.
Un rapprochement régulier est essentiel pour la détection précoce des fraudes ou des erreurs. Cependant, ce processus peut prendre du temps. Il est recommandé de le rationaliser via un logiciel d'automatisation, tel que Nanonets, pour améliorer l'efficacité.
FAQ
Quelles sont les 4 étapes du rapprochement bancaire ?
Comparez les enregistrements : Faites correspondre vos dossiers financiers internes avec les transactions répertoriées sur le relevé bancaire pour identifier tout écart.
Ajuster les soldes : Tenez compte des chèques impayés, des dépôts en transit, des frais bancaires et des erreurs pour ajuster le solde de vos dossiers financiers en conséquence.
Journaliser les différences : Effectuez les écritures de journal nécessaires pour les écarts entre vos dossiers et le relevé bancaire après ajustement.
Vérifiez les totaux finaux : Examinez le solde comptable ajusté et le solde bancaire ajusté pour vous assurer qu’ils sont désormais rapprochés et identiques.
S'il existe des différences, recherchez-les et résolvez-les pour vous assurer que les enregistrements sont exacts, complets et conformes au cadre d'information financière.
Comment rapprocher un relevé bancaire ?
Pour rapprocher un relevé bancaire, comparez votre grand livre interne avec le relevé bancaire de la même période. Identifiez toutes les transactions incompatibles, telles que les dépôts en transit et les chèques en circulation. Ajustez les erreurs bancaires, les frais et les intérêts. Effectuez des écritures de journal pour ces ajustements et examinez le solde final rapproché pour confirmer que les enregistrements s'alignent.
Qu’est-ce que BRS en termes simples ?
Le relevé de rapprochement bancaire (BRS) est un document qui fait correspondre le solde de trésorerie du bilan d'une entreprise au montant correspondant sur son relevé bancaire, rapprochant les différences pour garantir que les chiffres sont exacts et cohérents. Il sert de contrôle pour vérifier que toutes les transactions ont été correctement enregistrées dans les registres de l’entreprise et de la banque.
Le rapprochement bancaire est-il débiteur ou créditeur ?
Le rapprochement bancaire en lui-même n’est ni un débit ni un crédit. Il s’agit d’un processus de comparaison des soldes et des transactions de ses registres comptables avec le relevé bancaire afin d’identifier toute divergence et d’apporter les ajustements nécessaires aux registres comptables.
Quelles sont les étapes pour rapprocher un relevé bancaire ?
Identifiez les écarts :
Comparez chaque transaction de vos documents comptables avec celles répertoriées sur le relevé bancaire pour repérer les différences.
Ajouter ou soustraire des ajustements :
Enregistrez tous les frais bancaires, les revenus d'intérêts ou les erreurs trouvées sur le relevé bancaire qui ne figurent pas encore dans vos documents comptables.
Enregistrer les impayés : Tenez compte de tous les chèques ou dépôts impayés qui n’ont pas été compensés par la banque.
Réconcilier et vérifier : Après avoir pris en compte toutes les différences, assurez-vous que le solde du relevé bancaire ajusté correspond à vos enregistrements internes rapprochés.
Comment rapprocher un relevé bancaire dans Excel ?
Utilisez Nanonets pour extraire les données de transaction de votre relevé bancaire, puis exportez-les vers Excel. Créez un modèle de rapprochement et annotez chaque colonne pour les dépôts, les retraits, les frais bancaires et les chèques. Importez les données de votre grand livre et utilisez les outils de tri et de filtrage d'Excel pour faire correspondre les transactions. Appliquez des formules pour calculer automatiquement les différences et utilisez des tableaux croisés dynamiques pour résumer les données. Ajustez les éléments impayés et vérifiez que les soldes de clôture correspondent pour terminer le processus de rapprochement.
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- La source: https://nanonets.com/blog/why-bank-reconciliation/
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