Rôles et responsabilités en matière de gouvernance des données – DATAVERSITY

La gouvernance des données, une pratique formalisée qui exécute et applique les politiques de données à l'échelle de l'entreprise, a gagné en popularité ces dernières années. Dès 2022, 81.89% des participants à une Tendances DATAVERSITY® dans la gestion des données (TDM) ont mis en place un programme de gouvernance des données ou prévoient d'en lancer un. Pourtant, 54.63 % des personnes interrogées ont cité le manque de gouvernance des données comme un défi majeur de la gestion des données. Une meilleure clarté autour des rôles et des responsabilités promet plus de succès pour obtenir de la valeur de Gouvernance des données.

Bob Seiner, président et directeur de KIK Consulting and Educational Services, suggère d'adopter l'état d'esprit selon lequel « tout le monde est un gestionnaire des données», une personne officiellement responsable de sa relation avec les données, qu'il s'agisse de les définir, de les produire ou de les utiliser. La clé d'une bonne gouvernance des données est de savoir ce qu'une personne fait et ce dont elle a besoin en tant que gestionnaire de données. Lisez la suite pour en savoir plus sur la façon de construire et de soutenir ces rôles et responsabilités de gouvernance des données.

Activer les rôles et responsabilités de gouvernance des données

En activant initialement les rôles existants au lieu de les attribuer, Seiner pense que les entreprises ont un avantage pour influencer l'acceptation des travailleurs. De cette façon, les organisations font le point sur ce qui existe avant d'ajouter du travail supplémentaire que les employés peuvent considérer comme un fardeau.

De nombreux membres du personnel effectuent déjà des tâches de gouvernance des données avant qu'une entreprise ne les formalise. Par exemple, chaque employé travaillant avec des informations médicales ou financières est responsable lorsqu'il les utilise pour rester en conformité avec les lois américaines. De plus, un bureau de sécurité crée et diffuse des formations autour de ces tâches pour protéger les données.

Seiner a recommandé de prendre ces personnes qui démontrent des activités existantes régissant les données et de reconnaître formellement leur contribution à la gouvernance des données. Dans le processus, demandez-leur de s'identifier dans le modèle de gouvernance des données ou le tableau de position.

Même avec des rôles existants, les entreprises auront parfois besoin de responsabilités supplémentaires en matière de gouvernance des données, telles que celles visant à intégrer les politiques dans l'ensemble de l'organisation. Alors, désignez toutes les nouvelles activités et attribuez-les en élargissant ou en créant de nouveaux rôles dans l'entreprise. En outre, clarifiez toutes les attentes, y compris :

• Combien de temps devront-ils donner ?
• À quelle fréquence se rencontreront-ils ?
• Est-ce un rôle collectif ou individuel ?
• À qui le poste rend-il compte ?
• Avec qui le poste se coordonne-t-il ?

Déterminer les rôles et les responsabilités en matière de gouvernance des données 

Une fois que les chefs d'entreprise ont compris comment reconnaître les rôles et responsabilités existants en matière de gouvernance des données et qu'ils n'ont pas hésité à ajouter de nouvelles responsabilités, ils peuvent mieux comprendre les opérations de gouvernance des données et comment les mettre en œuvre. Bob Seiner a créé un « modèle opérationnel de rôles et de responsabilités » pour guider davantage ces entreprises.

Ses clients utilisent son diagramme comme point de départ et l'ont trouvé utile. Voir l'image ci-dessous :

Dans l'image, les rôles de gouvernance des données couvrent quatre niveaux de livrables attendus et de responsabilité : exécutif, stratégique, tactique et opérationnel. De plus, ces groupes disposent d'une structure de support qui les administre et les conseille, ce qui facilite la gestion des tâches de gouvernance des données dans l'ensemble de l'organisation.

Niveau exécutif

Les rôles de niveau exécutif incluent le leadership dans la suite C au sommet de l'organisation. Selon Seiner, les personnes au niveau de la direction soutiennent, parrainent et comprennent la gouvernance des données et déterminent son succès global et sa traction.  

En règle générale, ces responsables se réunissent périodiquement dans le cadre d'un comité de pilotage pour couvrir largement ce qui se passe dans l'organisation, ils ajouteraient donc la gouvernance des données en tant qu'élément de ligne, a suggéré Seiner. Ces cadres supérieurs assument la responsabilité de comprendre et de soutenir la gouvernance des données. Ils se tiennent au courant des progrès de la gouvernance des données par le biais de rapports directs et de communications de ceux au niveau stratégique.

Niveau stratégique

Ceux au niveau stratégique représentent chaque fonction commerciale et forment généralement un Conseil de gouvernance des données. Ce panel se réunit régulièrement et établit des politiques de données. 

Selon Seiner, les membres stratégiques ont la responsabilité de se renseigner sur la gouvernance des données, de rendre compte au niveau exécutif du programme, d'être au courant des activités et des initiatives de gouvernance des données et d'assister aux réunions ou d'envoyer des suppléants.

De plus, ce groupe a le pouvoir de prendre des décisions opportunes sur les politiques de gouvernance des données et sur la manière de les mettre en œuvre. Ces capacités donnent aux rôles stratégiques les moyens de gérer Problèmes de gouvernance des données apportés par ceux au niveau tactique et prendre les décisions finales concernant ces escalades.

Les rôles stratégiques communiquent également avec les collègues et les responsables sur la manière dont la gouvernance des données fonctionne pour l'organisation et son avenir. De plus, cette équipe assume la responsabilité de sa valeur globale.

Niveau tactique

Les experts en la matière (PME) responsables des données dans toutes les unités commerciales constituent la catégorie tactique. Seiner suggère de les considérer comme des "facilitateurs pour la résolution inter-unités commerciales des problèmes de définition, de production et d'utilisation des données".

Selon l'organisation, les membres tactiques peuvent être en mesure de décider des problèmes de gouvernance des données et de mettre en œuvre leurs recommandations. Cependant, si elles n'ont pas ce pouvoir, les PME doivent faire remonter les problèmes au niveau stratégique et s'assurer qu'ils sont bien documentés. Dans toute solution de Data Governance, l'affiliation de la PME à une business unit passe au second plan.

Jimm Johnson, responsable de la gouvernance des données chez HireRight, décrit quatre fonctions PME supplémentaires:

• Maintenir et partager les connaissances d'initiés sur les «processus de données institutionnelles» en encadrant ou en formant d'autres personnes
• Faire correspondre les règles et les normes de maintenance de la gouvernance des données aux besoins de l'entreprise 
• Appliquer les règles et les normes de gouvernance des données pour atteindre ou dépasser un seuil acceptable pour Qualité des données
• Aider les autres et cultiver l'adhésion lorsqu'une entreprise se lance dans de nouvelles initiatives 

Les PME qui réussissent ont de solides traits techniques, sociaux et de leadership lorsqu'elles assument ces responsabilités. Les compétences et les expériences des personnes couvrent généralement les affaires et l'informatique, faisant le pont entre les informations simples et complexes. De plus, ceux du niveau tactique motivent l'organisation à adopter de nouveaux comportements en générant de l'enthousiasme avec les données.

Niveau opérationnel

Comme l'explique Seiner, "le groupe opérationnel couvre tous ceux dont le travail a un impact sur les données d'une organisation - tous les employés et les gestionnaires de données qui sont les yeux et les oreilles des données." 

Chaque travailleur participe à garantir de bonnes définitions et valeurs de données, en suivant les règles d'identification et de classification de l'accès aux données, en identifiant et en documentant les problèmes réglementaires liés aux données, en échangeant des connaissances avec des collègues et des responsables, et en communiquant les exigences commerciales nouvelles/modifiées aux unités commerciales concernées et préoccupations aux niveaux tactiques.

Les responsabilités opérationnelles divergeront selon que quelqu'un définit, produit ou utilise des données organisationnelles. Ceux au niveau opérationnel peuvent avoir un titre différent de celui de gestionnaire de données. Comme le dit Seiner, ils doivent se rendre compte que "s'ils comptabilisent et protègent les données, ils gèrent les données et doivent être responsables de leurs activités de données".

Niveau de support

Les membres de soutien gèrent le programme de gouvernance des données avec l'aide de partenaires. Ils peuvent être constitués de quelques personnes dans un Data Governance Office (DGO) ou d'un administrateur, comme un CDO. 

Seiner souligne qu'en tant que Responsable de la gouvernance des données ou gestionnaire, ce rôle est essentiel à la mise en place de la gouvernance des données. Bien qu'une équipe de programme émergera éventuellement pour déterminer comment construire la gouvernance des données, elle ne dispose pas des mêmes ressources et fonctionnalités que le DGO pour participer à toutes les activités de développement du programme de gouvernance des données et faciliter les réunions et les équipes du Conseil de gouvernance des données en vue de résoudre les problèmes.

De plus, le DGO ou l'administrateur rapporte les résultats (tels que les mesures de la qualité des données ou l'adoption de la gouvernance des données) au niveau stratégique. Ils travaillent avec des partenaires investis dans des activités de gouvernance des données, qui peuvent inclure :

• Sécurité
• Information Technologique (IT)
• Chefs de projet (PMO) 
• Équipes de réglementation et de conformité
• Audit/juridique
• Communication d'entreprise
• Ressources humaines (RH)

Considérez les partenaires comme faisant partie d'une plus grande équipe de planification de la gouvernance où la gouvernance des données est un aspect de leur rôle et nécessite le soutien d'un DGO ou d'un administrateur.

Personnalisation des rôles et des responsabilités de gouvernance des données

Toutes les entreprises ne disposent pas des mêmes ressources ou structures pour les rôles et responsabilités en matière de gouvernance des données. Par exemple, une petite organisation peut ne pas avoir de bureau de communication d'entreprise ou un groupe représentant les responsabilités stratégiques et tactiques. Au lieu de cela, une seule personne assume les deux rôles.

Seiner reconnaît ces différences et encourage les organisations à personnaliser son modèle opérationnel de rôles et responsabilités selon les besoins. Cependant, il suggère de conserver la propriété des données avec tous les hommes d'affaires et de conserver un formatage cohérent lors de la modification de son diagramme. 

De plus, il conseille de conserver un format similaire en utilisant l'espacement de chaque niveau de sa pyramide pour indiquer l'état de la prise de décision directe avec les données de l'entreprise. Il suggère également de garder les couleurs cohérentes pour chaque groupe afin que lorsqu'un niveau est retiré pour une autre présentation, le public puisse l'identifier.

Conclusion

Impliquer les bonnes personnes dans les bonnes activités augmente le succès d'une entreprise grâce à la gouvernance des données. Dans de nombreux cas, les rôles et les responsabilités avec la gouvernance des données existent déjà mais doivent être reconnus. 

Reconnaissez tous les nouveaux rôles et responsabilités avant d'y affecter des personnes. Assurez-vous qu'ils ont des attentes claires et le soutien du DGO, d'un administrateur ou d'un salaire mis à jour pour assumer toute charge de travail supplémentaire.

Avec le soutien approprié, les rôles et responsabilités de la gouvernance des données fonctionnent à quatre niveaux : exécutif, stratégique, tactique et opérationnel. Bien que chaque groupement dans ce modèle opérationnel de rôles et responsabilités remplisse une fonction essentielle, une organisation peut modifier les détails en fonction de ses besoins. 

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• La source: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/