Les 9 documents logistiques à automatiser avec IDP

Republié par Platon

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Dans le réseau complexe du commerce mondial, le secteur de la logistique constitue l’épine dorsale, reliant les fabricants aux consommateurs sur de vastes distances. Cependant, cette interdépendance s’accompagne de son lot de défis. Depuis le moment où un produit est fabriqué jusqu'à sa livraison finale, une multitude de documents accompagnent son parcours, créant souvent des goulots d'étranglement dans le flux fluide des opérations.

L’un des principaux obstacles rencontrés par le secteur de la logistique concerne la gestion des documents logistiques. Les bons de commande, les factures, les connaissements et divers autres documents exigent une attention méticuleuse, mais le traitement manuel peut prendre du temps, être sujet aux erreurs et consommer beaucoup de ressources. Dans ce labyrinthe de paperasse, la nécessité d’une solution transformatrice est indéniable.

C’est là que le traitement intelligent des documents (IDP) entre en jeu et change la donne. IDP exploite des technologies de pointe, telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, pour automatiser l'extraction, l'interprétation et le traitement des informations provenant de divers documents. Le mariage de la logistique et du PCI est extrêmement prometteur en termes de rationalisation des opérations, de réduction des erreurs et d’amélioration de l’efficacité globale.

Alors que nous approfondissons les détails, explorons 9 documents logistiques critiques qui bénéficieront considérablement de la mise en œuvre du traitement intelligent des documents. Ces améliorations promettent non seulement d'atténuer les défis auxquels l'industrie est confrontée, mais également de catalyser une nouvelle ère de gestion logistique rationalisée et sans erreur.

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents (IDP) représente une technologie de pointe qui combine l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel (NLP) pour automatiser l'extraction, l'interprétation et le traitement des informations provenant d'une variété de documents. IDP est conçu pour imiter les capacités cognitives humaines, lui permettant de comprendre, catégoriser et extraire avec précision des données précieuses à partir de documents non structurés.

Composantes clés du PDI :

Extraction de données: IDP excelle dans l'extraction d'informations pertinentes à partir de divers types de documents, notamment les factures, les bons de commande, les documents d'expédition, etc.
Classement des documents : La technologie catégorise les documents en fonction de leur contenu, permettant un traitement rationalisé et une organisation efficace.
La validation des données: IDP peut vérifier les données extraites par rapport à des règles prédéfinies ou à des bases de données externes, garantissant ainsi leur exactitude et leur fiabilité.
Automatisation des flux de travail : IDP s'intègre parfaitement aux flux de travail existants, automatisant les tâches répétitives et accélérant les processus centrés sur les documents.

Pourquoi le secteur de la logistique a-t-il besoin de personnes déplacées ?

Précision améliorée et erreurs réduites : L'extraction automatisée des données garantit un niveau de précision plus élevé, réduisant ainsi le risque de divergences dans les documents logistiques.
Efficacité opérationnelle accrue : L'automatisation des flux de travail centrés sur les documents entraîne des délais de traitement plus rapides, permettant aux entreprises de logistique de gérer plus efficacement de plus gros volumes d'expéditions. En fait, les processus urgents, tels que le dédouanement et l’exécution des commandes, bénéficient d’un traitement rationalisé des documents.
Visibilité et suivi en temps réel : IDP permet une extraction rapide des informations pertinentes pour le suivi et la surveillance en temps réel des expéditions. Les professionnels de la logistique obtiennent des informations instantanées sur le statut et l'emplacement des marchandises, facilitant ainsi une prise de décision proactive.
Réduction des coûts: En automatisant les tâches de traitement des documents, IDP réduit le besoin de travail manuel, ce qui entraîne des économies pour les entreprises de logistique. Moins d’erreurs et une efficacité améliorée peuvent également contribuer à des réductions globales des coûts opérationnels.
Conformité améliorée : IDP garantit que les documents logistiques, tels que les déclarations en douane et les connaissements, respectent les normes réglementaires. Les processus de validation automatisés réduisent le risque de non-conformité, évitant ainsi les problèmes juridiques potentiels et les retards dans la chaîne d'approvisionnement.
Satisfaction client améliorée : Des délais de traitement plus rapides et une réduction des erreurs contribuent à une expérience logistique plus fluide et plus fiable pour les clients. IDP prend également en charge une communication rapide et précise avec les clients, favorisant ainsi la confiance et la satisfaction.

À mesure que le secteur continue d’évoluer, adopter l’IDP devient un impératif stratégique pour ceux qui cherchent à prospérer dans le paysage dynamique et compétitif de la logistique.

#1 : Connaissement (BoL)

Le connaissement (BoL), document clé dans le domaine de la logistique, sert de reçu détaillé des marchandises expédiées, fournissant des informations cruciales sur la cargaison et les conditions de son transport. L'automatisation du traitement des BoL présente une myriade d'avantages, révolutionnant la façon dont les acteurs de la logistique gèrent les expéditions et assurent la conformité.

Précision améliorée de la vérification

La vérification manuelle des documents BoL est intrinsèquement sujette aux erreurs humaines, entraînant des divergences potentielles dans les informations enregistrées. Le traitement intelligent des documents (IDP) excelle dans l’extraction et le croisement méticuleux des points de données, garantissant ainsi une plus grande précision dans la vérification des expéditions. En automatisant BoL, les entreprises de logistique peuvent dire adieu aux risques associés à la surveillance humaine, créant ainsi une base plus fiable pour l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.

Processus de suivi accélérés

Dans un paysage logistique en évolution rapide, la capacité de suivre les expéditions en temps réel est primordiale. L'automatisation de BoL accélère le processus de suivi en extrayant rapidement les détails pertinents, tels que les dates d'expédition, les destinations et les destinataires. Cela permet aux professionnels de la logistique de surveiller rapidement les mouvements de marchandises et facilite la prise de décision proactive en réponse à des événements inattendus, améliorant ainsi l'efficacité de l'ensemble de la chaîne logistique.

Garantir la conformité aux réglementations

Naviguer dans le réseau complexe des réglementations internationales et nationales constitue un défi constant pour les entreprises de logistique. La BoL, étant un document juridique, doit respecter des normes spécifiques pour garantir sa conformité. IDP apporte un niveau de cohérence aux contrôles de conformité en validant automatiquement le contenu des BoL par rapport aux exigences réglementaires. Cela réduit les risques de non-conformité, atténue les complications juridiques et garantit que les expéditions traversent les frontières de manière transparente, contribuant ainsi à une opération logistique mondiale plus fluide.

L'automatisation du processus de connaissement grâce au traitement intelligent des documents apparaît comme une stratégie de transformation pour les acteurs de la logistique. Il optimise non seulement la précision de la vérification et accélère les processus de suivi, mais renforce également les mesures de conformité, créant ainsi un écosystème logistique plus résilient et plus efficace.

#2 : Bons de commande (PO)

L'automatisation du traitement des bons de commande (PO) revêt une importance immense dans la logistique, ayant un impact significatif sur l'exécution des commandes, la réduction des erreurs et l'efficacité opérationnelle globale. Les entreprises de logistique peuvent rationaliser l'ensemble du cycle de vie des commandes en tirant parti du traitement intelligent des documents (IDP) pour les bons de commande. L'automatisation accélère le traitement des bons de commande, ce qui entraîne une exécution plus rapide des commandes et des délais de livraison plus courts. Cela répond aux attentes des clients en matière de livraison dans les délais et améliore la réactivité de la chaîne d'approvisionnement.

De plus, l’automatisation minimise le risque d’erreurs généralement associées à la saisie manuelle des données et au traitement des bons de commande. IDP garantit l'extraction précise des informations des bons de commande, réduisant ainsi les écarts dans les quantités de produits, les prix et les détails de livraison. Ceci, à son tour, atténue le risque d’erreurs coûteuses et améliore la fiabilité globale du processus logistique.

En termes d'efficacité, le traitement automatisé des bons de commande permet une intégration transparente avec les systèmes de gestion des stocks, optimisant les niveaux de stock et réduisant le risque de surstock ou de rupture de stock. L'automatisation de bout en bout du flux de travail des bons de commande, de la création à l'approbation et à l'exécution, rationalise les processus internes, permettant aux entreprises de logistique d'allouer les ressources plus efficacement.

Le processus de rapprochement à trois voies, crucial en logistique, consiste à faire correspondre la facture avec un bon de commande et des reçus de livraison pour finaliser l'achat et initier les paiements. Les solutions IDP excellent dans la réalisation précise et rapide de ces correspondances à trois, accélérant le processus d'approbation et garantissant que tous les composants du cycle d'approvisionnement s'alignent de manière transparente.

#3 : Factures de transport

Délais de traitement plus rapides : L'automatisation accélère l'extraction et la vérification des informations des factures de transport, réduisant ainsi les délais de traitement. Cela accélère l’ensemble du flux de facturation, permettant des approbations et un traitement des paiements plus rapides.
Erreurs et divergences réduites : L'extraction automatisée des données minimise le risque d'erreurs humaines associé à la saisie manuelle, garantissant ainsi l'exactitude de l'enregistrement des détails cruciaux tels que les coûts d'expédition, les quantités et d'autres informations pertinentes. Cette réduction des erreurs améliore la fiabilité des transactions financières et réduit le besoin de corrections fastidieuses.
Suivi et visibilité en temps réel : L'automatisation facilite le suivi en temps réel des factures de fret, offrant une visibilité immédiate sur les transactions financières. Cette transparence permet aux professionnels de la logistique de surveiller les coûts, d'analyser les modèles de dépenses et de prendre rapidement des décisions éclairées.
Conformité améliorée : L'automatisation garantit que les factures de transport sont conformes aux exigences réglementaires et aux politiques internes. En validant automatiquement les informations par rapport à des règles prédéfinies, le risque de non-conformité est minimisé, atténuant ainsi les problèmes juridiques et les retards potentiels.
Flux de travail d'approbation rationalisés : Le traitement automatisé des factures de transport permet de rationaliser les flux de travail d'approbation. Les approbations et notifications électroniques accélèrent le cycle d'approbation, évitant ainsi les goulots d'étranglement et garantissant le paiement en temps opportun des fournisseurs et des prestataires de services.
Gestion améliorée des coûts : L'automatisation offre une vue complète des dépenses liées au fret, permettant une meilleure gestion des coûts. Cette visibilité permet aux entreprises de logistique d'identifier les opportunités de réduction des coûts, de négocier des conditions favorables avec les fournisseurs et d'optimiser les dépenses globales.
Intégration avec les systèmes ERP : Les systèmes automatisés s'intègrent de manière transparente aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), garantissant une approche cohérente et synchronisée de la gestion des données financières. Cette intégration améliore la précision des données, réduit les tâches de saisie manuelle des données et facilite une opération logistique globale plus efficace.
Augmentation de la productivité et de l'allocation des ressources : L'automatisation libère de précieuses ressources humaines des tâches manuelles répétitives, permettant aux professionnels de la logistique de se concentrer sur les activités stratégiques. Cette productivité accrue améliore l’efficacité globale de l’équipe logistique, contribuant ainsi à améliorer les niveaux de service.

#4 : Étiquettes d’expédition

L'automatisation de la création et du traitement des étiquettes d'expédition constitue une amélioration essentielle de la précision logistique, atténuant le risque de mauvaise livraison et optimisant l'efficacité globale du flux de travail logistique. Le risque d'erreurs humaines est considérablement réduit grâce à l'extraction automatisée de données à partir de documents pertinents tels que les bons de commande et les listes de colisage. Cela garantit que les détails cruciaux tels que les adresses, les noms de produits et les quantités sont transcrits avec précision sur les étiquettes d'expédition et favorise la cohérence des normes d'étiquetage, cruciales pour la conformité des transporteurs et l'efficacité du transit.

De plus, l'intégration en temps réel des processus automatisés d'étiquetage d'expédition avec les systèmes de gestion logistique fournit des mises à jour en temps opportun, minimisant ainsi l'écart entre la confirmation de commande et la création d'étiquettes. L'incorporation de mécanismes de vérification d'adresse renforce encore l'exactitude en éliminant les erreurs provenant d'adresses de destinataire incomplètes ou inexactes. Les contrôles de qualité au sein des systèmes automatisés valident les dimensions des étiquettes, la lisibilité des codes-barres et la conformité aux exigences spécifiques du transporteur.

Dans des scénarios logistiques dynamiques où les détails d'expédition peuvent changer, l'automatisation permet d'adapter les étiquettes en temps réel, évitant ainsi les erreurs de livraison dues à des informations obsolètes ou obsolètes. La traçabilité améliorée facilitée par l'automatisation garantit que chaque colis est précisément lié à l'étiquette correspondante et associé à la commande et à l'expédition correctes dans le système logistique. Dans l’ensemble, l’automatisation des processus d’étiquetage d’expédition réduit les erreurs et contribue à la rationalisation des flux logistiques, améliorant ainsi l’efficacité et la précision de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

#5 : Déclarations en douane

Un formulaire de déclaration en douane sert d'enregistrement complet des marchandises importées ou exportées, comprenant des détails critiques tels que le pays d'origine, une description des marchandises, les détails CIF (coût, assurance et fret), les numéros de classification douanière et les droits associés. . Le traitement manuel traditionnel de ces formulaires consiste à extraire des données de divers documents tels que des factures, des lettres de voiture, des certificats d'origine et des listes de colisage. Cette approche manuelle est non seulement fastidieuse mais aussi chronophage. Les solutions de traitement intelligent des documents (IDP) présentent une solution transformatrice en automatisant le traitement des formulaires de déclaration en douane.

Lorsque des formulaires de déclaration d'importation ou d'exportation sont reçus, les solutions IDP reconnaissent et capturent rapidement les champs pertinents, quel que soit leur emplacement dans le document. Cette automatisation implique la catégorisation intelligente des informations, garantissant que les données sont extraites et traitées avec précision. Le moteur IDP indexe ces informations et les stocke dans des tableaux appropriés pour une récupération facile lors de traitements ultérieurs ou de contrôles de vérification. En automatisant ces activités manuelles, IDP améliore l'efficacité et réduit le risque d'erreurs, contribuant ainsi à un processus de dédouanement plus rationalisé et accéléré.

#6 : Preuve de livraison (PoD)

La plupart des documents de preuve de livraison (POD) sont traditionnellement sur papier, nécessitant une signature physique du destinataire. Cependant, on constate une tendance perceptible vers la numérisation de ces documents pour remédier aux inefficacités inhérentes associées à la communication sur papier. La transition vers les documents POD numériques est logique, étant donné que le papier est sujet aux pertes ou aux dommages, entraînant des retards de facturation. De plus, le format numérique atténue le risque de fraude, où des parties malhonnêtes peuvent prétendre à tort la non-réception d'un envoi livré, ce qui peut entraîner des livraisons multiples, des crédits clients injustifiés et des pertes pour les fournisseurs.

Dans le domaine numérique, les clients signent souvent électroniquement à l’aide d’un stylo numérique ou de leur doigt sur un appareil portable, et ces signatures sont stockées en toute sécurité dans une base de données. Le POD numérique comprend non seulement la signature du destinataire, mais également des détails cruciaux tels que les noms et adresses du fournisseur et du destinataire, ainsi qu'une description complète des marchandises livrées. Même si cette transformation numérique améliore la sécurité et l’efficacité, le processus nécessite toujours le transfert précis de ces informations vers le référentiel global de données logistiques. Il convient de noter que les erreurs peuvent persister, quel que soit le format (numérique ou papier), en particulier si des travailleurs humains sont impliqués dans la saisie manuelle des données à n'importe quelle étape du flux de travail. Le défi permanent réside dans l’intégration transparente de ces avancées numériques afin de maximiser la précision et l’efficacité au sein de l’écosystème de documentation logistique.

L'automatisation garantit que les détails contenus dans les documents POD sont capturés rapidement et avec précision, permettant des mises à jour en temps réel sur l'état de livraison des marchandises. Cette visibilité accrue permet aux professionnels de la logistique de surveiller rapidement le mouvement des expéditions, d'anticiper tout retard potentiel et de résoudre de manière proactive les problèmes liés au processus de livraison.

De plus, le traitement automatisé des documents POD contribue à une réduction significative des litiges. En fournissant une trace numérique de preuves concluantes, notamment des horodatages et des signatures des destinataires, l'automatisation minimise l'ambiguïté et les litiges concernant la livraison réussie des marchandises. Cela rationalise les processus de résolution des litiges et favorise la confiance entre les parties prenantes, notamment les clients, les transporteurs et les fournisseurs.

#7 : Listes de colisage

Une liste de colisage, également appelée bon de livraison, joue un rôle crucial dans le commerce international en fournissant des informations détaillées sur l'exportateur, le transitaire et le destinataire, ainsi que des détails sur l'article expédié et les détails de son emballage tels que les dimensions et le poids. Il constitue un enregistrement essentiel de l'article expédié, servant de preuve pour les connaissements nationaux et internationaux.

La liste de colisage comprend les données de sécurité des matériaux et sert de pièce justificative pour le remboursement au titre d'une lettre de crédit. Bien que les formats puissent varier, toutes les listes de colisage incluent des détails essentiels tels que la date, les coordonnées de l'exportateur et du destinataire, les adresses d'origine et de destination, le nombre total de colis, les descriptions détaillées des colis et les spécifications de volume/poids.

L'extraction d'informations à partir des listes de colisage est vitale pour les contrôles automatisés, permettant des vérifications croisées avec les bons de commande et les factures des acheteurs, des vendeurs et des intermédiaires. Cette extraction de données facilite également les examens des stocks et les évaluations des performances.

#8 : Déclarations de Marchandises Dangereuses (DGD)

Les marchandises dangereuses, notamment les substances inflammables, les produits chimiques corrosifs et les risques pour la santé, sont souvent transportées par divers modes tels que la route, le rail, l'air ou la mer. Pour se conformer à la réglementation, ces expéditions nécessitent une déclaration de marchandises dangereuses (DGD). Ce formulaire certifie que l'envoi respecte les réglementations du pays d'origine et de destination concernant l'étiquetage et l'emballage des matières dangereuses. Le DGD contient des informations critiques telles que l'adresse et les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, les coordonnées d'urgence, les noms corrects des articles expédiés, la quantité, le numéro ONU, le poids, le groupe d'emballage, la radioactivité et les informations de manipulation.

En raison des formats et des complexités variables selon les pays, les systèmes de gestion de documents basés sur l'IA jouent un rôle crucial dans l'extraction automatique des informations des DGD, quels que soient le formatage et la disposition du contenu. Cette automatisation réduit considérablement les efforts de saisie manuelle des données, éliminant une bonne partie de ces tâches, et garantit un traitement précis et efficace des formulaires de déclaration de marchandises dangereuses.

#9 : Manifestes de fret

Les manifestes de fret sont des documents complets qui fournissent une liste détaillée de tous les articles ou marchandises chargés sur un véhicule de transport spécifique, tel qu'un navire, un avion ou un camion. Ces manifestes sont cruciaux pour la gestion de la logistique et du transport, car ils servent de registre d'inventaire pour les articles expédiés. Les manifestes de fret comprennent des détails clés tels que les descriptions des articles, les quantités, les poids, les informations sur l'emballage et parfois l'identité de l'expéditeur (expéditeur) et du destinataire (destinataire). Ils jouent un rôle essentiel pour faciliter la manutention fluide des marchandises, le dédouanement et les opérations logistiques globales.

IDP garantit une extraction précise des informations des manifestes de fret, contribuant ainsi au respect des exigences réglementaires. Ceci est essentiel pour les expéditions internationales, car des données précises sur les manifestes sont essentielles au dédouanement et au respect des réglementations commerciales. Il facilite une communication transparente avec diverses parties prenantes, notamment les autorités douanières, les partenaires de transport et les organismes de réglementation. Des informations précises et opportunes provenant des manifestes de fret garantissent des interactions fluides et le respect de toutes les parties impliquées dans le processus logistique.

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