Demande d'achat et bon de commande : les différences

Republié par Platon

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La gestion des flux de trésorerie au sein de votre entreprise est primordiale pour la réussite financière – cela va de soi. Alors que la comptabilité d'exercice vous permet de modifier et de modifier les statistiques pour refléter les dépenses non monétaires, toutes les entreprises vivent et meurent avec la comptabilité de caisse : vos produits ou services rapportent-ils plus d'argent que vous n'en envoyez ?

Même si la vente d'un service ou d'un produit de qualité supérieure dépend de forces indépendantes de votre volonté, telles que des facteurs commerciaux et économiques, vous vous gérez vos sorties de trésorerie à un degré décent. Mais, comme l’a dit la légende des affaires Peter Drucker : "Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas."

Gérer correctement vos sorties de trésorerie exige d’abord de la compréhension pour qui est une dépense est ce que nous faisons au sein de votre organisation. L’établissement de lignes directrices claires pour les demandes d’achat et les bons de commande constitue une première étape importante pour mesurer ce que vous avez l’intention de gérer.

Bon de commande ou demande d'achat : quelle est la différence ?

Une demande d'achat (RP) et un bon de commande (PO) sont tous deux des moments clés de votre stratégie d'approvisionnement. La différence réside dans leur ordre au sein du flux d’approvisionnement de votre entreprise. La différence entre PO et PR est simple :

Une demande d'achat est destinée à un usage interne et relie l'utilisateur final du produit ou du service (employé) aux autorités d'approbation via une documentation détaillant la dépense.
Un bon de commande provient de la demande d'achat et est adressé au vendeur ou au fournisseur pour répondre au besoin.

Les deux remplissent des fonctions critiques, notamment la gestion de la documentation, le contrôle budgétaire et la vérification des fonctions financières de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

Une demande d'achat peut être aussi complexe ou simple que nécessaire, les grandes organisations ayant souvent besoin de contrôles et de processus plus approfondis dans le flux de travail du PR que les petits magasins ne comptant qu'une poignée d'employés. Dans les deux cas, cependant, l'essence même d'un PR est la même : son objectif est de servir de demande formelle d'un employé pour acheter ou se procurer des biens ou des services acheminés via votre flux de travail.

Pourquoi avez-vous besoin de demandes d’achat ?

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas, et mesurer vos dépenses commence par une solide compréhension de la façon dont l'argent sort. À moins que vous n'initiiez personnellement chaque achat au sein de votre organisation sans aucune participation des employés (peu probable), vous devrez suivre de près pour qui commande est ce que nous faisons, Pour quel but, Et pour combien. Une demande d'achat répond à tous ces critères et se termine par un contrôle final par le personnel désigné pour éviter la fraude financière, le gaspillage et les abus au sein de votre entreprise.

Vous devez également tenir des registres de dépenses précis pour vos systèmes de gestion financière au cas où l’IRS viendrait frapper à la porte pour un audit. Dans les deux cas, un processus de demande d’achat bien huilé crée et maintient automatiquement un système comptable complet pour les dépenses de l’entreprise.

Comment fonctionne une demande d'achat ?

Comme je l'ai dit, les flux de travail spécifiques varient selon les entreprises. Pour ce flux de travail, nous examinerons comment une entreprise de taille moyenne comptant 100 employés peut acheminer une demande d'achat. En fonction de votre taille et de votre portée, votre flux de demande d'achat peut être plus rationalisé ou beaucoup plus long et complexe.

Voici un aperçu de base du séquencement typique des demandes d’achat :

L’employé identifie un besoin – qu’il soit courant ou particulier – et soumet un formulaire de demande d’achat. Le formulaire comprend généralement :
1. Nom de l'employé ou du service
2. Emplacement (si les bureaux sont géographiquement disparates ou si vous travaillez principalement à distance)
3. Quantité et type d'articles demandés
4. Le nom commercial et l'adresse du vendeur
5. Prix exact ou estimé
6. Date d'échéance/quand l'article ou le service est nécessaire
Le premier responsable ou l'autorité de recommandation d'approbation valide que le produit ou l'article ne fait pas déjà partie de votre inventaire/n'est pas disponible et envoie la demande à l'équipe de gestion financière.
Les finances garantissent que le fournisseur est conforme aux normes et pratiques de votre entreprise, qu'il existe un besoin valable justifiant une dépense et que la demande d'achat correspond à votre budget.

Une fois béni par la finance, vous générez un bon de commande pour satisfaire la réquisition.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande est une demande formelle envoyée au fournisseur pour les biens ou services décrits dans la demande. Le bon de commande est souvent beaucoup plus complexe que l'achat et comprend un langage juridique pour lier contractuellement chaque partie à la transaction. Il est également organisé en fonction de vos systèmes de gestion internes. Si le fournisseur est suffisamment important ou si vous entretenez une relation continue, elle est probablement formatée en fonction de ses outils CRM.

Pourquoi avez-vous besoin de bons de commande ?

Le bon de commande existe pour demander formellement et légalement des biens ou des services à un fournisseur. Cet accord juridique lie chaque partie à la transaction et garantit une compréhension commune de ce qui est attendu, pour combien et quand cela est nécessaire. Cela permet d'éviter les surprises de facturation et de garder toutes les personnes impliquées dans les achats responsables et honnêtes les unes envers les autres, tout en évitant les problèmes de communication ou les erreurs humaines qui se produisent souvent lors de transactions verbales ou d'accords de poignée de main.

Et, comme les demandes d'achat, un bon de commande existe pour servir de trace écrite vérifiable pour votre gestion interne ou au cas où une agence externe vous inspecterait.

Comment fonctionne un bon de commande ?

Une fois la demande approuvée, votre service financier finalise le bon de commande et poursuit le flux de travail d'approvisionnement.

L'équipe financière envoie le bon de commande au fournisseur et reçoit le facture. A partir de là, le le vendeur est payé immédiatement, ou la facture est conservée dans les comptes créditeurs pendant une durée spécifiée ou jusqu'à ce que le bon de commande soit exécuté (en fonction de l'article, de vos processus internes et de l'accord du fournisseur).
1. Un élément clé de la diligence raisonnable de votre équipe financière est l’appariement à trois facteurs. C'est un comptes à payer fonction du service qui recoupe le bon de commande, facture, et un reçu de livraison pour valider qu'il n'y a pas de fraude ou d'erreur humaine pouvant entraîner des dépenses inattendues.
Une fois l'article livré ou le service rendu, une partie responsable (soit le demandeur initial, soit l'équipe financière) génère un reçu et le classe avec les comptes créditeurs pour faciliter la correspondance à trois et montrer que le bon de commande est satisfait.

Conclusion

Il s’agissait d’une ventilation très basique des flux de travail des demandes d’achat et des bons de commande. En réalité, le processus de va-et-vient consistant à demander et à recevoir des marchandises auprès d’un fournisseur externe est laborieux et peut être long. C'est pourquoi la création d'une procédure opérationnelle standard pour les demandes d'achat et les bons de commande est essentielle pour garantir un approvisionnement fluide et une tenue de registres de qualité.

Et, comme de nombreuses fonctions administratives, ces aspects des achats sont de plus en plus numérisés ou automatisés. C'est une excellente nouvelle pour les propriétaires d'entreprise et les employés : même si des flux de travail optimisés peuvent accélérer les choses, vous ne pouvez pas optimiser au-delà de la vitesse de traitement des documents, en particulier dans les configurations de travail à distance ou si votre siège social et vos bureaux sont déplacés.

Efficace automatisation des comptes fournisseurs les outils incluent une gestion complète des demandes d’achat et des bons de commande. Les innovations dans le flux de travail incluent :

Des outils de sélection basés sur l'IA pour générer des demandes formelles à partir des e-mails des employés ou des messages Slack.
Approbation AP automatisée pour certaines catégories ou demandes d'un montant inférieur à un certain montant qui ne nécessitent pas d'examen humain.
Synchronisation avec votre logiciel de comptabilité pour migrer les demandes d'achat, la facturation et les reçus afin de permettre une correspondance et un rapprochement à trois voies rapidement.
Le stockage des données à long terme dans un cloud sécurisé garantit que vous êtes conforme et prêt pour l'audit.

Ce ne sont là que quelques-unes des innovations qui façonnent les achats, mais chacune rationalise de manière unique vos flux de demandes d'achat et de bons de commande. Et plus vous développez et entretenez votre gestion des achats ainsi que Automatisation AP, plus l'écosystème que vous construisez est grand et plus vous pouvez gérer facilement les tâches administratives qui autrement détournent votre attention opérationnelle.

Peu importe votre niveau de automatisation des finances, comprendre le bon de commande par rapport à la demande d'achat est la première étape pour gérer les dépenses et conserver les rentrées de liquidités – si vous gérez ce que vous pouvez maintenant mesurer.