Sähköposti on tärkeä viestintäväline nykymaailmassa. Olitpa yrityksen omistaja, työntekijä tai freelance-työntekijä, saat todennäköisesti kymmeniä, ellet satoja sähköposteja joka päivä. Kaikkiin näihin sähköposteihin vastaaminen voi olla aikaa vievää ja toisinaan edellyttää toistuvien tehtävien tekemistä. Tästä tulee vaivalloista varsinkin työaikana, jolloin sinulla on muita tärkeitä tehtäviä hoidettavana.
Tämä opas tarjoaa perusteellisen katsauksen siihen, kuinka sähköpostivastausten automatisointi voi mullistaa viestintästrategiasi tehden siitä tehokkaamman ja reagoivamman. Opimme määrittämään automaattiset sähköpostivastaukset suoraan Gmailissa ja Outlookissa. Tutustumme myös muutamaan käytännön malliin ja keskustelemme parhaista käytännöistä.
Jatkossa esittelemme Nanonets Workflowsin, tekoälyyn perustuvan alustan, joka vie sähköpostiautomaation uudelle tasolle luomalla kehittyneitä, kontekstitietoisia työnkulkuja sähköpostivastausten automatisointiin. Perehdymme siihen, kuinka alusta voidaan integroida Gmailin ja Outlookin kanssa luodaksemme automaattisia sähköpostivastaustyönkulkuja, jotka pystyvät järjestämään henkilökohtaisia sähköpostivastauksia, jotka noudattavat käyttötapaasi ja vastaavat kirjoitustyyliäsi ja etikettiäsi.
Milloin sähköpostivastaukset automatisoidaan?
Sähköpostivastausten automatisointi voi olla uskomattoman tehokasta viestinnän tehokkuuden ja johdonmukaisuuden ylläpitämisessä. Tässä on joitain keskeisiä skenaarioita, joissa siitä voi olla erityisen hyötyä:
1. Kun et voi vastata henkilökohtaisesti
Automaattisia vastauksia käytetään yleisimmin, kun et voi vastata sähköposteihin henkilökohtaisesti. Tämä voi johtua useista syistä, kuten:
- Loma: Kun kerrot kontakteillesi, että olet poissa ja milloin tulet takaisin, voit hallita heidän odotuksiaan vastausajoista.
- Konferenssiin tai tapahtumaan osallistuminen: Jos olet kiinnostunut tapahtumasta, jossa et voi tarkistaa sähköpostejasi säännöllisesti, automaattinen vastaus voi ilmoittaa lähettäjille tilapäisestä poissaolostasi.
- Pitkät poissaoloajat: Silloin, kun et voi tarkistaa sähköpostejasi pidempään, automaattinen vastaus varmistaa, että lähettäjät eivät jää pimeään.
2. Toistuviin tehtäviin ja yleisiin tiedusteluihin
Toistuvien tehtävien vastausten automatisointi on älykäs tapa käsitellä sähköposteja tehokkaasti. Tämä sisältää:
- FAQ: Jos sähköpostiosoitteesi saa paljon kyselyitä yleisistä aiheista (esim. "miten nollataan salasana?"), automaattisten vastausten määrittäminen näihin voi tarjota välittömiä vastauksia ja vähentää työmäärää.
- Sähköpostikuittausvahvistukset: Sähköpostin vastaanottamisen automaattinen kuittaus voi olla lähettäjälle rauhoittavaa, ja se on helppo automatisoida.
- Perustietojen antaminen: Jos saat usein sähköpostiviestejä, joissa pyydetään tietoja, kuten aukioloajat, sijainti tai tarjotut palvelut, automaattisen vastauksen määrittäminen näihin kyselyihin vastaamiseksi voi olla erittäin tehokasta.
Sähköpostivastausten automatisointi ei ole vain mukavuuskysymys, vaan myös strateginen työkalu viestinnän tehostamiseksi. Se on erityisen hyödyllinen silloin, kun henkilökohtaiset vastaukset eivät ole mahdollisia ja toistuvien tehtävien hallintaan. Ottamalla sähköpostiautomaation älykkäästi käyttöön voit ylläpitää korkeaa viestintätasoa, vaikka et olisi henkilökohtaisesti käytettävissä vastaamaan.
Milloin sähköpostivastauksia ei pidä automatisoida?
Vaikka sähköpostivastausten automatisointi voi olla tehokasta monissa tilanteissa, on tilanteita, joissa on tarkoituksenmukaisempaa tarjota henkilökohtainen kosketus tai erityistä huomiota. Tässä on joitain tapauksia, joissa automaatio ei ehkä ole paras tapa:
1. Arkaluonteisten tai monimutkaisten asioiden käsittely
Automaattiset vastaukset voivat epäonnistua sellaisten arkaluonteisten tai monimutkaisten asioiden käsittelyssä, jotka vaativat empatiaa, ymmärrystä tai yksityiskohtaista ongelmanratkaisua. Esimerkiksi:
- Asiakasvalitukset: Asiakas, joka ilmaisee tyytymättömyytensä tuotteeseen tai palveluun, saattaa tuntea itsensä huomiotta tai aliarvostetuksi, jos hän saa automaattisen vastauksen. Henkilökohtainen huomio on tällaisissa tapauksissa ratkaisevan tärkeää.
- Arkaluonteiset henkilökohtaiset asiat: Skenaarioissa, kuten asiakkaan valituksen käsittelyssä palvelusta, joka vaikutti heihin henkisesti, automaattiset vastaukset voivat tuntua tunteettomilta.
2. Ainutlaatuisten tai mukautettujen tiedustelujen käsitteleminen
Jotkut sähköpostit vaativat yksilöllisiä vastauksia, joita automaattiset järjestelmät eivät pysty tarjoamaan. Tämä sisältää:
- Erityiset yritysehdotukset: Jos potentiaalinen asiakas lähettää yksityiskohtaisen ehdotuksen tai tiedustelun, automaattinen vastaus saattaa antaa vaikutelman, että hänen erityistarpeensa ei oteta huomioon.
- Monimutkaiset teknisen tuen kyselyt: Kysymykset, jotka sisältävät perusteellista vianetsintää tai teknistä apua, vaativat usein räätälöityjä vastauksia.
3. Käynnissä olevien keskustelujen aikana
Skenaariossa, jossa sähköpostikeskustelu on meneillään, automaattisiin vastauksiin siirtyminen voi häiritä tiedonkulkua ja yhteydenpitoa. Esimerkiksi:
- Neuvottelut tai keskustelut: Sähköpostitse käytävien liikeneuvottelujen aikana automaattisten vastausten käyttöönotto voi haitata neuvotteluprosessia ja antaa vaikutelman välinpitämättömyydestä tai epäammattimaisuudesta.
4. Kun mukauttaminen on avainasemassa
Tietyt vuorovaikutukset vaativat henkilökohtaista lähestymistapaa suhteiden ylläpitämiseen. Tämä pätee erityisesti:
- Arvokkaat asiakkaat: Asiakkaille, jotka edistävät merkittävästi liiketoimintaasi, automaattiset vastaukset voivat vaikuttaa persoonattomalta ja voivat vaikuttaa liikesuhteeseen.
- Arkaluonteinen yritysviestintä: Kommunikointi kumppaneiden, sidosryhmien tai sijoittajien kanssa vaatii usein räätälöityä ja harkitumpaa lähestymistapaa.
5. Hätätilanteet
Hätätilanteissa tai kiireellisissä tilanteissa automaattiset vastaukset voivat olla enemmän haittaa kuin apua. Esimerkiksi:
- Kiireelliset avunpyynnöt: Jos joku pyytää välitöntä apua tai tukea sähköpostitse, automaattinen vastaus voi viivästyttää kriittistä toimintaa.
Pohjimmiltaan, vaikka sähköpostin automaatio voi parantaa tehokkuutta monilla alueilla, on erittäin tärkeää arvioida jokaisen sähköpostin luonne ja päättää, onko henkilökohtainen vastaus sopivampi. Tasapainottamalla automaatiota inhimillisen kosketuksen kanssa varmistat, että samalla kun hyödyt teknologian tehokkuudesta, säilytät myös ihmisten välisen vuorovaikutuksen laadun ja empatian, mikä on elintärkeää luottamuksen ja ihmissuhteiden rakentamisessa ja ylläpitämisessä.
Luo työnkulkuja sähköpostivastausten automatisoimiseksi tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.
Automatisoidut sähköpostivastaukset Gmailissa
Automaattisten vastausten ottaminen käyttöön Gmailissa on yksinkertainen prosessi, joka voidaan tehdä vain muutamassa vaiheessa. Tämä prosessi käyttää sähköpostimalleja automaattisina vastauksina.
Otetaan esimerkkinä myyntihenkilö, joka määrittää automaattisen vastauksen kaikkiin liidien ajoittamiin myyntipuheluihin.
- Sähköpostimallien aktivointi Gmailissa: Aloita kirjautumalla Gmail-tilillesi. Siirry oikeaan yläkulmaan ja napsauta hammaspyörän muotoista Asetukset-kuvaketta. Valitse "Näytä kaikki asetukset" ja siirry sitten sivun yläreunassa olevaan "Lisäasetukset"-välilehteen. Täältä löydät "Mallit"-osion; muista kytkeä se päälle.
- Automaattisen vastausmallin luominen: Kun mallit on otettu käyttöön, palaa Gmailin pääsivulle ja luo uusi sähköposti painamalla "Kirjoita". Kirjoita aiottu automaattinen vastausviesti tähän sähköpostiluonnokseen. Myyjämme John Doe kirjoittaa alla olevan kaltaisen sähköpostin.
- Mallin tallentaminen: Napsauta sen jälkeen kolmen pisteen valikkoa sähköpostiikkunan alaosassa, valitse "Mallit", sitten "Tallenna luonnos mallina" ja valitse "Tallenna uutena mallina". Anna uudelle mallillesi nimi ja tallenna se.
- Suodattimen valitseminen automaattista vastausta varten: Lopuksi luomme suodattimen varmistaaksemme, että automaattinen vastauksesi lähetetään tietyissä olosuhteissa. Aloitamme napsauttamalla Gmail-sivun yläreunassa olevaa hakupalkkia. Suodatamme sitten useiden kriteerien, kuten aiheen, lähettäjän tai viestin tekstissä olevien avainsanojen, perusteella. Johnin myyntipuhelut ajoitetaan aiheeseen "Intro Call:" ja kokouksen osallistujien nimet.
- Suodattimen tallentaminen: Kun olet suorittanut haun varmistaaksesi, että suodatin toimii tarkoitetulla tavalla, palaa hakuasetuksiin ja valitse "Luo suodatin". Valitse suodatinasetuksista toiminto "Lähetä malli" ja valitse aiemmin luomasi malli. Viimeistele asetukset napsauttamalla "Luo suodatin".
Näiden vaiheiden avulla John on onnistuneesti määrittänyt automaattisen vastauksen Gmailissa, mikä varmistaa, että liidit saavat valmiiksi määritetyn viestin ja ovat paremmin perillä myyntipuheluistaan.
Automaattiset sähköpostivastaukset Outlookissa
Automaattisten sähköpostivastausten luominen Outlookissa (kutsutaan usein "Out of Office" -vastauksiksi tai "Auto-Responderiksi") voi merkittävästi parantaa sähköpostin tehokkuutta, varsinkin jos et pysty vastaamaan välittömästi. Outlook ei kuitenkaan tällä hetkellä tarjoa toimintoa automaattisten vastausten suodattimien määrittämiseen, mikä tarkoittaa, että voit rajoittaa automaattiset vastaukset vain niihin, jotka haluat lähettää kaikille ihmisille – esimerkiksi automaattinen poissaolovastaus.
Vaiheet automaattisten sähköpostivastausten määrittämiseksi Outlook Livessä
- Kirjaudu sisään Outlook Liveen:
- Siirry Outlook Live -sivustolle.
- Syötä tunnistetietosi kirjautuaksesi tilillesi.
- Siirry Asetukset-valikkoon:
- Kun olet kirjautunut sisään, etsi ja napsauta Asetukset-rataskuvaketta, joka löytyy yleensä sivun oikeasta yläkulmasta.
- Etsi Automaattiset vastaukset -vaihtoehto:
- Vieritä Asetukset-valikossa alas ja etsi "Näytä kaikki Outlook-asetukset" -linkki alareunasta.
- Napsauta "Mail" ja siirry sitten kohtaan "Automaattiset vastaukset".
- Ota automaattiset vastaukset käyttöön:
- Ota Automaattiset vastaukset -osiossa käyttöön vaihtoehto "Ota automaattiset vastaukset käyttöön".
- Voit valita tietyn ajanjakson, jolloin automaattiset vastaukset ovat aktiivisia, tai jättää sen määrittelemättömäksi.
- Muokkaa automaattista vastaustasi:
- Kirjoita automaattinen vastaus sille varattuun tekstikenttään. Tämä on viesti, joka lähetetään vastauksena saamiisi sähköpostiviesteihin.
- Voit muotoilla tekstin ja lisätä tietoja, kuten palautuspäivän, vaihtoehtoiset yhteystiedot tai mitä tahansa muuta asiaankuuluvaa tietoa.
- Aseta vastaukset ulkoisille lähettäjille (valinnainen):
- Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia organisaatiosi ulkopuolisille lähettäjille, valitse vaihtoehto Lähetä vastaukset organisaationi ulkopuolelle.
- Voit valita, lähetetäänkö vastaukset kaikille ulkoisille lähettäjille vai vain niille, jotka ovat yhteystietoluettelossasi.
- Mukauta viestiä ulkoisille lähettäjille, jos se eroaa sisäisten yhteystietojen viestistä.
- Tallenna asetukset:
- Kun olet määrittänyt asetukset, napsauta 'Tallenna' aktivoidaksesi automaattiset vastaukset.
- Tarkista ja poista käytöstä (tarvittaessa):
- Muista kytkeä automaattiset vastaukset pois päältä, kun palaat tai et enää tarvitse niitä.
- Palaa vain Automaattiset vastaukset -asetuksiin ja kytke vaihtoehto pois päältä.
Seuraamalla näitä ohjeita voit hallita sähköpostiviestintääsi tehokkaasti Outlook Livessä, etenkin silloin, kun et ole käytettävissä vastaamaan välittömästi. Tämä ominaisuus on hyödyllinen odotusten hallinnassa ja sähköpostiviestinnän ammattimaisuuden ylläpitämisessä.
Voit määrittää räätälöidympiä automaattisten vastausten työnkulkuja käyttämällä Nanonets Outlook -integraatiota sähköpostien ehdolliseen lähettämiseen ennalta asetettujen ehtojen perusteella ja jopa kuratoida sähköpostin sisältöä dynaamisesti käyttämällä luovia tekoälyä ja LLM:itä Nanonets Outlook -työnkuluissasi.
Luo työnkulkuja sähköpostivastausten automatisoimiseksi tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.
Käytännön esimerkkejä sähköpostivastausten automatisoinnista
Tässä osiossa tarkastellaan muutamia käytännöllisiä, todellisia esimerkkejä automaattisten sähköpostivastausten määrittämisestä Gmailissa (tai Outlookissa Nanonets-työnkulkujen avulla). Nämä esimerkit esittelevät tämän ominaisuuden monipuolisuutta ja kuinka se voidaan räätälöidä erilaisiin skenaarioihin.
1. Poissaolo Vastaa kaikkiin sähköposteihin
Käyttötapa: Ilmoittaa automaattisesti yhteyshenkilöille, jos et ole tavoitettavissa loman tai loman aikana.
Suodattaa: Käytä kaikkiin saapuviin sähköposteihin. Suodatinehtoa ei lisätty suodatinta luotaessa.
Mallin sähköpostiteksti:
Subject: Out of Office: [Your Name]
Hello,
Thank you for your email. I am currently out of the office with no access to email. I will be returning on [Return Date]. If you need immediate assistance during my absence, please contact [Alternate Contact Name] at [Alternate Contact Email].
Best regards,
[Your Name]
2. Salasanan palautusohjeet
Käyttötapa: Automaattisten ohjeiden tarjoaminen käyttäjille, joiden on nollattava salasanansa.
Suodattaa: Sähköpostit, joiden aiherivit sisältävät "Password Reset" tai "Forgot Password".
Mallin sähköpostiteksti:
Subject: Password Reset Instructions
Hello,
We received your request to reset your password. Please follow the instructions in the link below to set a new password:
[Password Reset Link]
If you did not request a password reset, please ignore this email or contact support@email.com for assistance.
Best regards,
[Your Company's Support Team]
3. Automaattinen vastaus työhakemuksiin ansioluetteloliitteillä
Käyttötapa: Automaattisen kuittauksen lähettäminen ansioluettelonsa lähettäville työnhakijoille.
Suodattimen kokoonpano:
- Siinä on sanat: "työhakemus", "ansioluettelo", "CV"
- Sisältää liitteen: tarkistettu
Mallin sähköpostiteksti:
Subject: Job Application Received
Dear [Applicant's Name],
We have received your job application and resume. Thank you for your interest in joining our team. We are currently reviewing applications and expect to begin the interview process within the next two weeks. If your qualifications meet our needs, we will contact you to schedule an interview.
Best regards,
[Your Company's HR Department]
4. Automaattinen asiakaspalautteen kuittaus
Käyttötapa: Asiakaspalautteen vastaanottaminen ja jatkotoimien varmistaminen.
Suodattaa: Sähköpostit, joiden aiheina ovat "Palaute", "Arvostelu" tai "Asiakaskokemus".
Mallin sähköpostiteksti:
Subject: Thank You for Your Feedback
Hello,
We appreciate you taking the time to provide your valuable feedback. Your insights are important to us, and we are committed to using them to improve our services. A member of our team will review your feedback and, if necessary, follow up with you shortly.
Thank you for helping us improve.
Best regards,
[Your Company's Customer Service Team]
5. Automaattinen vastaus asiakkaiden viittaussähköposteihin
Käyttötapa: Nopea ja henkilökohtainen kuittaus viittauksia lähettävien asiakkaiden sähköpostiviesteihin korostaen arvostusta ja seuraavia vaiheita.
Suodattimen kokoonpano:
Mallin sähköpostiteksti:
Subject: Thank You for Your Referral
Dear [Client's Name],
I'm grateful for the trust you have placed in us by referring [Referral's Name]. It's clients like you who help our business grow. We will reach out to [Referral's Name] promptly and ensure they receive the same high standard of service that you've experienced with us.
As a token of our appreciation, we would like to offer you [any referral benefits, if applicable].
Thank you once again for your support.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company's Name]
Jokainen näistä esimerkeistä esittelee malleja, jotka voidaan toteuttaa tehostaa viestintää ja varmistaa oikea-aikaiset ja asianmukaiset vastaukset erilaisiin sähköpostikyselyihin.
Sähköpostivastausten automatisoinnin edut
Sähköpostivastausten automatisointi on välttämätöntä yhteydenpidossa yhteyshenkilöiden kanssa, kun et voi vastata välittömästi. Tässä on yleiskatsaus niiden tarjoamiin etuihin:
1. Aikatehokkuus
Automaattiset vastaukset säästävät aikaasi vastaamalla automaattisesti saapuviin viesteihin. Tämä on erityisen hyödyllistä yleisissä tiedusteluissa tai ollessasi poissa postilaatikostasi, jolloin voit keskittyä muihin tehtäviin jättämättä sähköposteja kuittaamatta.
2. Johdonmukainen viestintä
Käyttämällä automaattisia vastauksia varmistat johdonmukaisen vastauksen sähköposteihin. Tämä johdonmukaisuus auttaa hallitsemaan odotuksia ja ylläpitämään ammattimaista imagoa. Se myös varmistaa, ettei sähköposti jää ilman vastausta, mikä voi olla ratkaisevaa asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden kannalta.
3. Ehdolliset vastaukset
Yrityksille automaattiset vastaukset voivat lähettää vastauksia lähettäjän tai aiheen perusteella. Esimerkiksi sähköpostit VIP-asiakkailta tai sisältävät tiettyjä avainsanoja voivat laukaista välittömän automaattisen vastauksen, mikä varmistaa, että nämä kontaktit tietävät viestinsä olevan tärkeitä ja että ne käsitellään viipymättä.
4. Lead Nurturing
Automaattiset vastaukset voivat kasvattaa liidejä tarjoamalla välitöntä sitoutumista. Myyntikyselyn tai hakemuksen vastaanottamisen vastaanotto voi antaa positiivisen ensivaikutelman ja pitää johdon lämpimänä, kunnes voit vastata henkilökohtaisesti.
5. Vähentynyt työmäärä
Käsittelemällä toistuvia tehtäviä automaattiset vastaukset vähentävät henkilöstön työtaakkaa. Useita samankaltaisia tiedusteluja saaville asiakasryhmille automaattiset vastaukset varmistavat, että jokainen asiakas saa välittömän ja asianmukaisen vastauksen, mikä vähentää tiimin painetta vastata jokaiseen viestiin erikseen.
6. Parempi asiakastyytyväisyys
Nopeat vastaukset, jopa automaattiset, voivat parantaa merkittävästi asiakastyytyväisyyttä. Tietäminen, että heidän viestinsä on vastaanotettu ja että heistä huolehditaan, voi helpottaa asiakkaiden huolenaiheita ja parantaa heidän kokonaiskokemustaan yrityksestäsi.
8. Virheiden vähentäminen
Inhimilliset virheet viestinnässä voidaan minimoida automaattisilla vastauksilla. Varmistamalla, että oikeat tiedot lähetetään vastauksena tiettyihin laukaisimiin, vähennät riskiä siitä, että vääriä tietoja välitetään tai tietyt sähköpostit jäävät huomiotta.
Yksityishenkilöt ja yritykset voivat hyötyä näistä eduista, mikä parantaa tehokkuutta, asiakastyytyväisyyttä ja ammattimaisempaa viestintästandardia.
Luo työnkulkuja sähköpostivastausten automatisoimiseksi tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.
Henkilökohtaisten vastausten ja ihmisten välisen vuorovaikutuksen merkitys
Vaikka sähköpostivastausten automatisointi virtaviivaistaa sähköpostin hallintaa, henkilökohtaisen viestinnän arvo on edelleen ensiarvoisen tärkeä. Näistä automaattisista viesteistä, jotka ovat tehokkaita rutiinivastauksiin, puuttuu henkilökohtainen kosketus, joka on ratkaiseva syvempien yhteyksien luomisessa.
- Mukauttaminen. Räätälöidyt sähköpostivastaukset osoittavat huomiota yksilöllisiin tarpeisiin, mikä lisää luottamusta ja uskottavuutta. Tämä henkilökohtainen kosketus on avainasemassa vahvistettaessa suhteita asiakkaiden, asiakkaiden ja kollegoiden kanssa.
- Inhimillinen kosketus viestinnässä. Henkilökohtainen vuorovaikutus sähköposteissa, jolle on ominaista empatia ja ymmärrys, resonoi syvemmin vastaanottajien kanssa. On erittäin tärkeää käyttää automaattisia vastauksia ensimmäisissä yhteydenotoissa ja perustiedusteluissa, mutta vaihda henkilökohtaisiin vastauksiin monimutkaisissa tai arkaluonteisissa asioissa.
- Tasapainottaa automaatiota ja personointia. Tehokas sähköpostin hallinta sisältää automaattisten vastausten käyttämisen tehokkuuden lisäämiseksi ja henkilökohtaisten vastausten varaamisen skenaarioihin, joissa tarvitaan inhimillistä kosketusta. Tämä tasapaino varmistaa, että viestintä ei ole vain nopeaa, vaan myös mielekästä ja kiinnostavaa.
Näin ollen sähköpostivastausten automatisointi on erinomainen hallintaan
- suuria määriä sähköposteja tehokkaasti.
- sähköpostit, kun et pysty vastaamaan.
Niitä tulee kuitenkin käyttää harkiten. Henkilökohtaiset vastaukset, joissa on inhimillistä kosketusta ja empatiaa, ovat edelleen korvaamattomia vahvojen ja kestävien suhteiden rakentamisessa. Tasapainottamalla automaattisten vastausten käytön henkilökohtaisen viestinnän kanssa voit optimoida sähköpostistrategiasi sekä tehokkuuden että tehokkaan suhteen rakentamisen kannalta.
Automatisoidut sähköpostivastaukset Nanonets AI:lla
Digitaalisella aikakaudella tehokas sähköpostin hallinta on ratkaisevan tärkeää tuottavuuden ylläpitämiseksi ja nopean viestinnän varmistamiseksi. Vaikka Gmailin ja Outlookin automatisoidut sähköpostivastaustoiminnot tarjoavatkin perusautomaation, niistä puuttuu personointi, ja näitä toimintoja voidaan parantaa käyttämällä generatiivisia tekoälyä ja LLM:itä sähköpostien analysointiin ja kirjoittamiseen.
Anna Nanonets Workflows – työnkulun automatisointialusta, joka mullistaa sähköpostin käytön. Integroimalla tekoälyyn perustuvan teknologian Nanonets Workflows mahdollistaa kehittyneiden, kontekstitietoisten automaattisten vastausten työnkulkujen luomisen, jotka voivat olla vuorovaikutuksessa eri sovellusten kanssa tarjoten saumattoman ja älykkään vastausmekanismin.
Katsotaanpa, kuinka Callum, toinen Johnin tiimin myyntihenkilö, käyttää sitä automatisoidakseen manuaalisen toistuvan tehtävän luomalla Nanonets-työnkulun.
Nanonets Workflows tarjoaa edistyneitä ominaisuuksia sähköpostin hallinnan ja automatisoinnin yhteydessä. Katsotaanpa joitain käytännöllisiä, todellisia esimerkkejä siitä, kuinka Nanonets Workflows voi nostaa sähköpostin automaattisen vastauskokemuksen uusiin korkeuksiin.
Automatisoitu asiakaspalautteen hallinta
- Gmail – Uusi sähköposti: Käynnistyy, kun asiakas lähettää palautetta antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
- Nanonets AI – Sentiment Analysis: Analysoi sähköpostin sisällön määrittääkseen asiakkaan tunteen (positiivinen, negatiivinen, neutraali).
- Salesforce – Tallenna palaute: Kirjaa palautteen tiedot ja mielipideanalyysit Salesforceen kirjaamista ja trendianalyysiä varten.
- Gmail – Lähetä vastaus: Luo henkilökohtaisen vastauksen palautteen tunteen perusteella ja kiittää asiakasta hänen panoksestaan.
Virtaviivainen työhakemusten käsittely
- Gmail – Uusi sähköposti: Aktivoituu, kun se havaitsee uuden sähköpostin työhakemuksen muodossa ja ansioluettelon liitteenä.
- Nanonets OCR – Pura tiedot: skannaa ansioluettelon poimiakseen asiaankuuluvat hakijan tiedot, kuten nimen, taidot ja kokemuksen.
- Airtable – tietokantasyöttö: Syöttää poimitut tiedot Airtable-pohjaan, jotta hakijoiden seuranta ja lajittelu on helppoa.
- Gmail – Lähetä vastaus: Lähettää hakijalle automaattisen kuittauksen, jolla varmistetaan, että hän on tietoinen hakemuksensa vastaanottamisesta.
Dynaaminen liidien luomisen seuranta
- Gmail – Uusi sähköposti: Alkaa, kun sähköposti saapuu mahdolliselta liidiltä.
- Nanonets AI – Analysoi sähköpostin sisältöä: Arvioi sisällön ymmärtääkseen liidin vaatimukset tai kyselyt.
- HubSpot – Päivitä CRM: Päivittää liidin tiedot ja heidän kyselynsä luonteen HubSpot CRM:ssä.
- Gmail – Lähetä vastaus: Laadi räätälöidyn vastauksen liidille ja vastaa hänen erityistarpeisiinsa tai kysymyksiin Johnin lataaman tietokannan avulla ja sisältää toimintakehotuksen. Sillä välin John löytää aikaa ja vastaa yksityiskohtaisesti.
Tehokas ongelmanratkaisu asiakastuelle
- Gmail – Uusi sähköposti: Käynnistyy sähköpostitse lähetetystä asiakastukipyynnöstä.
- Zendesk – Luo tukilippu: Luo automaattisesti uuden lipun Zendeskissä asiakkaan kyselyn perusteella.
- Nanonets AI – ongelmaanalyysi: Analysoi sähköpostissa kuvatun ongelman luokitellakseen ja priorisoidakseen sen.
- Slack – tiimin ilmoitus: Varoittaa asianomaista Slackin tukitiimiä ja antaa heille lipputiedot.
- Gmail – Lähetä vastaus: Lähettää asiakkaalle alustavan vastauksen, jossa vahvistetaan kyselyn vastaanottaminen ja annetaan arvioitu aika ratkaisulle.
Henkilökohtaiset tapahtumakutsuvastaukset
- Gmail – Uusi sähköposti: Aktivoituu, kun vastaanotetaan tapahtumaan liittyvä vastausviesti.
- Google-kalenteri – Tarkista saatavuus: Tarkistaa Google-kalenterisi aikatauluristiriitojen varalta.
- Nanonets AI – Intent Analysis: Ymmärtää tapahtuman luonteen ja osallistumistodennäköisyytesi aiempien vastausten perusteella.
- Gmail – Lähetä vastaus: Kirjoittaa ja lähettää vastauksen joko vahvistaen osallistumisesi tai kieltäytyen kohteliaasti saatavuudestasi ja kiinnostuksestasi.
Toimittajaviestintä hankinnoissa
- Gmail – Uusi sähköposti: Laukaisee, kun vastaanotetaan laskuun liittyvää viestintää toimittajalta.
- Nanonetien OCR: Jos saapuvassa sähköpostissa on laskun liite, Nanonets OCR poimii laskun tiedot.
- Quickbooks – Taloustarkastus: Ota yhteyttä Quickbooksiin poimittujen tietojen perusteella tarkistaakseen toimittajan kanssa tehtyjen tapahtumien nykyisen tilan ja historian.
- Nanonets AI – Sisältöanalyysi: Analysoi sähköpostista tärkeimmät tiedot, kuten tilausnumerot, toimituspäivät tai maksuehdot.
- Gmail – Lähetä vastaus: Luo automaattisesti vastauksen sähköpostin kuittaamiseksi ja antaa asiaankuuluvia tietoja tai suoritettuja toimia.
Näissä esimerkeissä Nanonets Workflows synergisoituu eri sovellusten, kuten Gmailin, Outlookin, Salesforcen, Airtablen, HubSpotin, Zendeskin ja Quickbooksin kanssa, luodakseen virtaviivaisia, tehokkaita ja kontekstitietoisia automaattisia vastaustyönkulkuja. Tekoälyn ja luonnollisen kielen käsittelyn ansiosta nämä työnkulut voivat ymmärtää, analysoida ja vastata sähköposteihin erittäin osuvasti ja personoidusti. Integroimalla Nanonets Workflows automaattisen sähköpostivastausasetuksiin voit parantaa merkittävästi sähköpostiviestintästrategioiden tehokkuutta.
Luo työnkulkuja sähköpostivastausten automatisoimiseksi tekoälypohjaisella työnkulun rakennustyökalullamme, jonka Nanonets on suunnitellut sinulle ja tiimillesi.
- SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
- PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
- PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
- PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
- Lähde: https://nanonets.com/blog/automate-email-responses/
- :on
- :On
- :ei
- :missä
- $ YLÖS
- 07
- 200
- 2000
- 35%
- 41
- a
- Meistä
- pääsy
- Tili
- tunnustaa
- Toiminta
- toimet
- aktiivinen
- lisätä
- lisä-
- osoite
- käsitellään
- kiinni
- hyväksymällä
- kehittynyt
- vaikuttaa
- Jälkeen
- uudelleen
- ikä
- eteenpäin
- AI
- hälytykset
- Kaikki
- Salliminen
- mahdollistaa
- Myös
- am
- an
- analysoida
- analyysi
- analysoida
- analyysit
- ja
- Toinen
- vastauksia
- Kaikki
- sovelletaan
- hakijat
- Hakemus
- sovellukset
- sovelletaan
- käyttää
- arvostaa
- arvostus
- lähestymistapa
- sopiva
- sovellukset
- OVAT
- alueet
- AS
- pyytäminen
- arvioida
- Apu
- At
- käydä
- läsnäolo
- osallistujat
- hoitava
- huomio
- auto
- automatisoida
- Automatisoitu
- automaattisesti
- automaattisesti
- automatisointi
- Automaatio
- saatavuus
- saatavissa
- pois
- takaisin
- Balance
- tasapainotus
- baari
- pohja
- perustua
- perustiedot
- BE
- tulee
- ollut
- alkaa
- ovat
- alle
- suotuisa
- hyödyttää
- Hyödyt
- PARAS
- parhaat käytännöt
- Paremmin
- välillä
- elin
- sekä
- pohja
- Laatikko
- rakentaja
- Rakentaminen
- liiketoiminta
- Liiketoiminta kasvaa
- yrityksen omistaja
- yritykset
- mutta
- by
- Kalenteri
- soittaa
- Puhelut
- CAN
- ei voi
- kyvyt
- tapaus
- tapauksissa
- tietty
- tunnettu siitä,
- tarkastaa
- Tarkastukset
- Valita
- napsauttaa
- asiakas
- asiakkaat
- yhteistyö
- työtovereiden
- KOM
- sitoutunut
- Yhteinen
- yleisesti
- tiedoksi
- viestiä
- Viestintä
- Viestintästrategiat
- Yhteydenpito
- yritys
- valitukset
- täydellinen
- monimutkainen
- huolenaiheet
- ehto
- olosuhteet
- johtavat
- Konferenssi
- Konfigurointi
- määritetty
- Vahvistaa
- vahvistukset
- Ristiriidat
- kytkeä
- Liitännät
- harkittu
- johdonmukainen
- ottaa yhteyttä
- Yhteydet
- pitoisuus
- tausta
- edistävät
- mukavuus
- Keskustelu
- Kulma
- voisi
- luoda
- luotu
- luo
- Luominen
- luominen
- Valtakirja
- Uskottavuus
- kriteerit
- kriittinen
- CRM
- ratkaiseva
- hankala
- Nykyinen
- Tällä hetkellä
- asiakassuhde
- asiakas
- asiakaskokemus
- Asiakastyytyväisyys
- Asiakaspalvelu
- Asiakaspalvelu
- Asiakkaat
- räätälöityjä
- tumma
- tiedot
- tietokanta
- Päivämäärä
- Päivämäärät
- päivä
- tekemisissä
- rakas
- päättää
- laskussa
- syvempää
- Aste
- viivyttää
- toimitus
- kaivaa
- Kysyntä
- osoittaa
- osoittaa
- osasto
- on kuvattu
- nimetty
- suunniteltu
- yksityiskohta
- yksityiskohtainen
- yksityiskohdat
- Määrittää
- DID
- eri
- digitaalinen
- digitaalinen aikakausi
- suoraan
- löytää
- pohtia
- keskustelut
- Häiritä
- DOE
- ei
- tekee
- tehty
- alas
- kymmeniä
- luonnos
- kaksi
- kesto
- aikana
- dynaamisesti
- kukin
- helpottaa
- helppo
- Tehokas
- tehokkuuden
- tehokkuus
- tehokas
- tehokkaasti
- vaivaton
- vaivattomasti
- myöskään
- ELEVATE
- sähköpostien automatisointi
- sähköpostit
- upotettu
- hätä
- Empatia
- korostaen
- Työntekijä
- käytössä
- mahdollistaa
- kestävä
- sitoumus
- harjoittaa
- parantaa
- tehostettu
- parantaa
- varmistaa
- varmistaa
- varmistamalla
- virhe
- erityisesti
- ydin
- olennainen
- arvioidaan
- Eetteri (ETH)
- Jopa
- tapahtuma
- Joka
- joka päivä
- esimerkki
- Esimerkit
- olemassa
- odottaa
- odotukset
- experience
- kokenut
- tutkia
- ulkoinen
- uute
- otteet
- Pudota
- mahdollinen
- Ominaisuus
- palaute
- tuntea
- harvat
- suodattaa
- suodattimet
- viimeistellä
- Vihdoin
- taloudellinen
- Löytää
- Etunimi
- virtaus
- Keskittää
- seurata
- seurannut
- jälkeen
- varten
- muoto
- muoto
- edistäminen
- löytyi
- alkaen
- toiminnallisuudet
- toiminnallisuus
- edelleen
- vaihde
- synnyttää
- sukupolvi
- generatiivinen
- Generatiivinen AI
- saada
- gif
- Antaa
- gmail
- Go
- Goes
- kiitollinen
- suuri
- Kasvaa
- ohjaavat
- kahva
- Käsittely
- Olla
- pää
- korkeudet
- auttaa
- auttaa
- auttaa
- tätä
- Korkea
- este
- hänen
- historia
- Osuma
- TUNTIA
- Miten
- Miten
- Kuitenkin
- hr
- HTTPS
- HubSpot
- ihmisen
- Sadat
- i
- ICON
- if
- sivuuttaa
- kuva
- Välitön
- heti
- vaikutti
- täytäntöön
- merkitys
- tärkeä
- parantaa
- parani
- in
- perusteellinen
- sisältää
- Saapuva
- uskomattoman
- henkilökohtainen
- Erikseen
- ilmoittaa
- tiedot
- tietoa
- ensimmäinen
- panos
- tuloa
- Kyselyt
- tutkimus
- oivalluksia
- esimerkki
- tapauksia
- välitön
- ohjeet
- yhdistää
- Integrointi
- integraatio
- Älykäs
- tarkoitettu
- tahallisuus
- olla vuorovaikutuksessa
- vuorovaikutus
- vuorovaikutukset
- korko
- sisäinen
- Haastatella
- tulee
- esitellä
- käyttöön
- Sijoittajat
- kutsu
- lasku
- laskutus
- aiheuttaa
- liittyy
- kysymys
- IT
- Job
- Johannes
- JOHN DOE
- tuloaan
- vain
- avain
- avainsanat
- Tietää
- tietäen
- tuntemus
- Lack
- Kieli
- johtaa
- johtava
- Liidit
- OPPIA
- jättää
- jättäen
- vasemmalle
- antaa
- kerroit
- Taso
- pitää
- todennäköisyys
- RAJOITA
- linjat
- LINK
- Lista
- elää
- ll
- sijainti
- log
- kirjattu
- kauemmin
- katso
- Erä
- tärkein
- ylläpitää
- ylläpitäminen
- ylläpitää
- tehdä
- Tekeminen
- hoitaa
- johto
- toimitusjohtaja
- manuaalinen
- monet
- matching
- asia
- Matters
- Saattaa..
- mielekäs
- välineet
- Sillä välin
- mekanismi
- Tavata
- kokous
- jäsen
- valikko
- viesti
- viestien
- ehkä
- lisää
- tehokkaampi
- eniten
- my
- nimi
- nimet
- Luonnollinen
- Luonnollinen kieli
- Luonnollinen kielen käsittely
- luonto
- Navigoida
- välttämätön
- Tarve
- tarpeet
- negatiivinen
- Neutraali
- Uusi
- seuraava
- Nro
- numerot
- useat
- vaalia
- OCR
- of
- pois
- kampanja
- tarjotaan
- Tarjoukset
- Office
- usein
- on
- kerran
- ONE
- yhdet
- jatkuva
- vain
- Optimoida
- Vaihtoehto
- Vaihtoehdot
- or
- tilata
- organisaatio
- Muut
- meidän
- ulos
- näkymät
- ulkopuolella
- yli
- yleinen
- yleiskatsaus
- omistaja
- sivulla
- Tärkein
- erityisesti
- kumppani
- Salasana
- salasanan nollaus
- salasanat
- Ohi
- maksu
- aikoja
- henkilö
- henkilöstö
- Personointi
- yksilöllinen
- Henkilökohtaisesti
- sijoitettu
- suunnittelu
- foorumi
- Platon
- Platonin tietotieto
- PlatonData
- Ole hyvä
- ota yhteyttä
- sijainti
- positiivinen
- mahdollinen
- Käytännön
- käytännöt
- alustava
- paine
- aiemmin
- Asettaa etusijalle
- todennäköisesti
- Ongelma
- ongelmanratkaisu
- prosessi
- käsittely
- Tuotteet
- tuottavuus
- ammatillinen
- ammattilaisuus
- ehdotus
- ehdotukset
- toimittaa
- mikäli
- tarjoaa
- tarjoamalla
- edellytykset
- laatu
- kyselyt
- kysymykset
- nopea
- Quickbooks
- alue
- RE
- tavoittaa
- todellinen maailma
- niittää
- syistä
- rauhoittava
- vastaanottaa
- sai
- vastaanottaa
- vastaanottava
- vastaanottajat
- ennätys
- kirjanpito
- vähentää
- Vähentynyt
- vähentämällä
- Lähete
- lähetteet
- tarkoitettuja
- suhteen
- terveisin
- säännöllisesti
- liittyvä
- suhteet
- yhteys
- Ihmissuhteet
- Merkitys
- merkityksellinen
- jäädä
- jäännökset
- toistuva
- vastata
- pyyntö
- pyynnöt
- edellyttää
- vaatimukset
- Vaatii
- päätöslauselma
- resonoi
- Vastata
- vastaamisen
- vastaus
- vasteet
- herkkä
- jatkaa
- palata
- palaavat
- arviot
- tarkistetaan
- mullistaa
- mullistaa
- oikein
- Riski
- rutiini
- s
- myynti
- Salesforce
- sama
- tyytyväisyys
- Säästä
- skannaa
- skenaario
- skenaariot
- aikataulu
- suunniteltu
- aikataulutus
- selaa
- saumaton
- saumattomasti
- Haku
- Osa
- nähdä
- näyttää
- valita
- lähettää
- lähettäjä
- lähettäminen
- lähettää
- sensible
- lähetetty
- näkemys
- palvelu
- Palvelut
- setti
- asetus
- settings
- setup
- Lyhyt
- Pian
- shouldnt
- näyteikkuna
- merkittävästi
- allekirjoittaminen
- samankaltainen
- Yksinkertainen
- yksinkertaistaa
- tilanteita
- taitoja
- löysä
- fiksu
- Ratkaisumme
- jonkin verran
- Joku
- joskus
- hienostunut
- erityinen
- Henkilöstö
- sidosryhmien
- standardi
- standardit
- Alkaa
- alkaa
- Tila
- Askeleet
- Yhä
- Strateginen
- strategiat
- Strategia
- tehostaa
- virtaviivainen
- vahvistaminen
- vahva
- tyyli
- aihe
- antaa
- Onnistuneesti
- niin
- tuki
- varma
- Vaihtaa
- synkronointi.
- järjestelmät
- T
- Räätälöity
- ottaa
- otettava
- vie
- ottaen
- Tehtävä
- tehtävät
- joukkue-
- tiimit
- Tekninen
- tekninen tuki
- Elektroniikka
- sapluuna
- malleja
- tilapäinen
- ehdot
- teksti
- kuin
- kiittää
- että
- -
- heidän
- Niitä
- sitten
- Siellä.
- Nämä
- ne
- tätä
- ne
- Näin
- lippu
- aika
- aikaavievä
- ajankohtainen
- kertaa
- että
- tänään
- symbolinen
- työkalu
- ylin
- Aiheet
- kosketa
- Seuranta
- Liiketoimet
- Trend
- trendianalyysi
- laukaista
- laukeaa
- totta
- Luottamus
- VUORO
- kaksi
- tyypit
- kykenemätön
- varten
- ymmärtää
- ymmärtäminen
- ymmärtää
- unique
- asti
- Päivitykset
- Päivitykset
- ladattu
- päälle
- kiireellinen
- us
- käyttää
- käyttölaukku
- käytetty
- Käyttäjät
- käyttötarkoituksiin
- käyttämällä
- yleensä
- loma
- arvokas
- arvo
- eri
- valtava
- Ve
- myyjä
- monipuolisuus
- hyvin
- kautta
- Näytä
- Vimeo
- VIP
- elintärkeä
- volyymit
- haluta
- lämmin
- Tapa..
- we
- WebP
- Verkkosivu
- viikkoa
- kun
- onko
- joka
- vaikka
- KUKA
- tulee
- ikkuna
- with
- sisällä
- ilman
- sanoja
- Referenssit
- työnkulku
- työnkulun automaatio
- työnkulkuja
- toimii
- maailman-
- olisi
- kirjoittaa
- kirjoittaminen
- te
- Sinun
- youtube
- Zendesk
- zephyrnet