Älykäs skaalaus: Kuinka kasvaa ilman byrokratiaa

Älykäs skaalaus: Kuinka kasvaa ilman byrokratiaa

Aikaleima: 25. lokakuuta 2023 5
Lähdesolmu: 2957731

Yritysten laajentuessa on lähes väistämätöntä, että byrokratia kasvaa niiden rinnalla. Termi "byrokratia” sisältää tyypillisesti negatiivista konnotaatiota, joka liittyy usein demotivoituneeseen henkilöstöön, monimutkaisiin ja liiallisiin menettelyihin, hitaaseen päätöksentekoon, siilo-ajatteluun, johdon ja työntekijöiden väliseen katkaisuun sekä digitalisaation ja innovaatioiden puutteeseen. Voidaan olettaa, että byrokratian välttäminen tai ainakin vähentäminen on minkä tahansa organisaation perustavoite. Tämän saavuttaminen on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty, eikä sitä usein edes toivota, sillä byrokratia ylläpitää myös järjestystä ja johdonmukaisuutta, vähentää operatiivista riskiä ja lisää ennustettavuutta.

Kun start-up lähtee matkalle yritysjättiläiseksi, organisaatiorakenteen ja prosessien muutos on väistämätöntä. Vaikka tämä kehitys on välttämätön kasvun ja vakauden kannalta, sillä on taipumus tuoda byrokratiaa – jota usein pidetään välttämättömänä pahana.

Aloitusyrityksessä pienellä tiimillä (oletetaan jopa 20 henkilöä) yhteistyö on saumatonta rajoitetun henkilöstömäärän vuoksi, mikä mahdollistaa lähes kaiken tiedon helpon jakamisen epävirallisella tavalla. Näin ollen ei ole välitöntä tarvetta selkeille roolimäärittelyille, sillä jokaisella on kattava käsitys tehtävistä ja tavoitteista. Roolit määritellään orgaanisesti ja mukautetaan päivittäin, mikä kuvastaa pragmaattista lähestymistapaa työn tekemiseen.

Yrityksen kasvaessa kuitenkin tarvitaan seuraavaa:

  • Määrittele roolit ja erikoisalat: Tämä johtaa osastojen luomiseen vastaavien osastopäälliköiden (johtajien) kanssa.

  • Asiakirjamenettelyt: Erityisesti eri osastojen välisissä tehtävissä dokumentoidut menettelyt ovat välttämättömiä.

Tyypillisesti nämä alkukasvukivut ilmenevät yrityksen kehittyessä 20 työntekijästä 100 työntekijään. 20–50 työntekijän ensimmäiset kipukohdat tunnistetaan, mutta niihin voidaan silti puuttua nopeasti käytännön johtamisen ansiosta. Tämä lähestymistapa voi kuitenkin vahingossa johtaa siihen, että ylimmästä johdosta tulee yksittäisiä epäonnistumispisteitä ja pullonkauloja päätöksentekoprosessissa. Ylin johto osallistuu yhä enemmän pienten yritysten päätöksiin ja toimii palomiehinä strategisten johtajien sijaan.

Kun yritys kasvaa 50 työntekijästä 100 työntekijään, tapahtuu kriittinen käännekohta. Epävirallisia menettelyjä on vaikeampi ylläpitää, vastaperustettujen osastojen välistä sisäpolitiikkaa alkaa syntyä ja delegoinnista tulee välttämätön. Tämän seurauksena muodolliset menettelyt ja tarkastukset otetaan käyttöön strategisen valvonnan ylläpitämiseksi, mikä merkitsee byrokratian alkuvaiheita.

Yrityksellä on yli 100 työntekijää, rakenteet muuttuvat yhä monimutkaisemmiksi ja muodollisemmiksi. Tämä vaikuttaa väistämättä yrityksen dynaamiseen luonteeseen:

  • Lisää osastoja ja monimutkaiset organisaatiokaaviot johtavat jäykät rakenteet ja suurempi erotus ylimmän johdon ja päivittäisten työntekijöiden välillä.

  • Työntekijöiden lisäys tekee hallita kaikkea epävirallisten kanavien kautta lähes mahdoton.

  • Viralliset menettelyt (säännöistä ja prosesseista) tulee välttämättömyys, kun toimintojen monimutkaisuus lisääntyy.

Tämä tarkoittaa, että byrokratia alkaa automaattisesti:

  • Työntekijöiden määrän kasvun vuoksi on olemassa n viestintälinjojen määrän eksponentiaalinen kasvu (eli 4 hengen ryhmällä on 6 viestintälinjaa, 12 hengen ryhmällä 66 ja 50 hengen tiimillä 1225 viestintälinjaa).

  • Koska kukaan ei voi enää olla vastuussa päästä päähän -prosesseista ja muiden ihmisten/osastojen työstä tulee yhä epämääräisempää, se luo omistajuuden puute.

  • Johtajien on yhä enemmän pakko tuottaa nopeita tuloksia(tunnista nopeat voitot) työn optimoinnissa. Tämä tarkoittaa, että johtajat reagoivat tyypillisesti jokaiseen päivittäiseen tapaukseen lisäämällä valvontakerrosta tapauksen välttämiseksi tulevaisuudessa sen sijaan, että ryhtyisivät strategisiin pitkän aikavälin toimiin tapahtuman perimmäisen syyn poistamiseksi. Nämä pienet, hyvin tarkoitetut lisätarkastukset luovat pitkällä aikavälillä byrokraattisen painajaisen.

  • Suuremmista yrityksistä tulee usein haluttomia ottamaan riskejä (mikä on loogista, koska pelissä on enemmän omaisuutta, esim. tuotemerkin arvon muodossa), mikä johtaa lukuisiin tarkastuksiin ja hyväksyntöihin ennen kuin mihinkään toimiin ryhdytään.

Voit vähentää byrokratiaa organisaation kasvun aikana ottamalla huomioon seuraavat vinkit:

  • Vuokraa ja kouluta tehokkaasti: Investoi ammattitaitoisiin ja motivoituneisiin työntekijöihin tarjoamalla koulutusta ja kehitysmahdollisuuksia heidän kykyjensä parantamiseksi. Hyvin koulutetut ja motivoituneet työntekijät vaativat vähemmän valvontaa, mikä vähentää byrokratiaa.

  • Tehosta päätöksentekoa: Kannusta työntekijöitä tekemään päätöksiä tehtäviensä puitteissa ja luottamaan heidän harkintaan. Anna heidän ottaa vastuu ja oppia virheistään, mikä edistää aloite- ja omistajuuden kulttuuria.

  • Hajauttaa päätöksenteko: Määrittele selkeästi päätösoikeudet ja varmista, että päätökset tehdään asianmukaisella tasolla välttäen tarpeettomia hyväksyntäkerroksia.

  • Tehosta prosesseja: Tarkista ja virtaviivaista prosesseja säännöllisesti poistaaksesi tarpeettomat vaiheet keskittyen tehokkuuteen luovuudesta ja joustavuudesta tinkimättä.

  • Määrittele selkeät yrityksen tavoitteet: Aseta selkeät yrityksen tavoitteet ja keskeiset tavoitteet ja tulokset (OKR:t) mieluiten yhdellä North Star -tavoitteella. Johda näistä osaston tavoitteet varmistaaksesi yhdenmukaisuuden yrityksen yleisten tavoitteiden kanssa. Tämä estää yksittäisten osastojen tavoitteita varjostamasta laajempaa yrityksen tehtävää.
    Lyhyt anekdootti tämän riskin osoittamiseksi. Muutama vuosi sitten työskentelin pankissa, jossa IT-osaston päätavoitteena oli järjestelmien maksimaalinen käytettävyys (lisäksi tämä tavoite oli linjattu ja sovittu kaikkien liiketoiminnan sidosryhmien kanssa). Tuloksena oli, että IT-järjestelmien muutoksia lykättiin ja kontrolloitiin, koska ne ilmeisesti vaikuttivat negatiivisesti IT-osaston yleistavoitteeseen. Tuloksena oli kuitenkin se, että yritysosasto ei enää kyennyt saavuttamaan tavoitteitaan, koska he eivät enää pystyneet uudistumaan ja muuttamaan olemassa olevaa toimintatapaansa. Se osoittaa, että vaikka jokaisella osastolla oli erittäin jaloja ja hyviä tavoitteita, ne eivät pakottaneet toisiaan, päinvastoin.

  • Edistä avointa viestintää: Luo avoimia viestintäkanavia, jotta työntekijät voivat ilmaista huolensa, ideansa ja palautteensa. Johdon tulisi aktiivisesti kuunnella ja olla tekemisissä työntekijöiden kanssa kaikilla tasoilla.

Byrokratia on kasvun väistämätön seuraus, mutta tietoisella ponnistelulla ja oikeilla strategioilla yritykset voivat löytää tasapainon rakenteen ja tehokkuuden välillä.

Aikaleima:

Lisää aiheesta Fintextra