Purchase Requisition Vs Purchase Order: The Differences

Julkaissut Platon

seuraajia: 0

Yrityksesi kassavirran hallinta on taloudellisen menestyksen kannalta ensiarvoisen tärkeää – se on turhaa. Vaikka suoriteperusteisen kirjanpidon avulla voit muokata ja hieroa tilastoja vastaamaan muita kuin käteiskuluja, kaikki yritykset elävät ja kuolevat kassakirjanpidon avulla: tuovatko tuotteesi tai palvelusi enemmän rahaa kuin lähetät?

Samalla kun myyt ylivertaista palvelua tai tuotetta, riippuvat sinusta riippumattomista voimista, kuten markkina- ja taloustekijöistä voida hallita kassavirtaasi kohtuullisessa määrin. Mutta kuten liikelegenda Peter Drucker sanoi, "Et voi hallita sitä, mitä et mittaa."

Kassavirran oikea hallinta vaatii ensin ymmärrystä joka kuluu mitä organisaatiosi sisällä. Selkeiden ohjeiden määrittäminen ostoehdotuksille ja ostotilauksille on tärkeä ensimmäinen askel mitattaessa, mitä aiot hallita.

Ostotilaus vs. ostopyyntö: mitä eroa on?

Ostopyyntö (PR) ja ostotilaus (PO) ovat molemmat keskeisiä vaiheita sisälläsi hankintastrategia. Ero on niiden järjestyksessä yrityksesi hankintatyönkulussa. Ero PO:n ja PR:n välillä on yksinkertainen:

Ostoehdotus on tarkoitettu sisäiseen käyttöön ja linkittää tuotteen tai palvelun loppukäyttäjän (työntekijän) hyväksyntäviranomaisiin kuluja sisältävien asiakirjojen avulla.
Ostotilaus tulee tilauksesta ja menee toimittajalle tai toimittajalle täyttämään tarve.

Molemmat palvelevat kriittisiä toimintoja, kuten dokumentaation hallintaa, budjetin valvontaa ja yrityksesi taloustoimintojen tarkastusta.

Mikä on ostopyyntö?

Ostopyyntö voi olla niin monimutkainen tai yksinkertainen kuin tarvitset. Suuret organisaatiot tarvitsevat usein enemmän tarkastuksia ja prosesseja PR:n työnkulussa kuin pienet kaupat, joissa on vain kourallinen työntekijöitä. Molemmissa tapauksissa PR:n ydin on kuitenkin sama: sen tarkoitus on toimia työntekijän virallisena pyyntönä ostaa tai hankkia tavaroita tai palveluita työnkulkusi kautta.

Miksi tarvitset ostoehdotuksia?

Muista, että et voi hallita sitä, mitä et mittaa, ja kulujesi mittaaminen alkaa vakaalla ymmärryksellä siitä, miten raha virtaa ulos. Ellet ole henkilökohtaisesti aloittamassa jokaista hankintaa organisaatiossasi ilman työntekijän panosta (epätodennäköistä), sinun on seurattava tarkasti joka on tilaamassa mitäVarten mikä tarkoitus, Ja kuinka paljon. Ostoehdotus täyttää kaikki nämä kriteerit, ja se päättyy valtuutetun henkilöstön suorittamaan lopulliseen tarkastukseen estääkseen taloudelliset petokset, tuhlaukset ja väärinkäytökset yrityksesi sisällä.

Sinun on myös ylläpidettävä tarkkaa kulukirjausta varainhoitojärjestelmistäsi siltä varalta, että IRS tulee koputtamaan tarkastukseen. Kummassakin tapauksessa hyvin öljytty ostoehdotusprosessi rakentaa ja ylläpitää automaattisesti kattavaa kirjanpitojärjestelmää yrityksen kuluille.

Miten ostopyyntö toimii?

Kuten sanoin, tietyt työnkulut vaihtelevat yritysten välillä. Tätä työnkulkua varten tarkastelemme, kuinka keskisuuri yritys, jossa on 100 työntekijää, voi reitittää ostoehdotuksen. Riippuen koostasi ja laajuudestasi ostoehdotuksen työnkulku voi olla virtaviivaisempi tai paljon pidempi ja monimutkaisempi.

Tässä on yleiskuvaus tyypillisestä ostoehdotusten järjestyksestä:

Työntekijä tunnistaa tarpeen – olipa kyseessä rutiini tai erikoistapaus – ja lähettää ostoehdotuslomakkeen. Lomake sisältää yleensä:
1. Työntekijän tai osaston nimi
2. Sijainti (jos toimistot ovat maantieteellisesti erillään tai työskentelet pääasiassa etänä)
3. Pyydettyjen tuotteiden määrä ja tyyppi
4. Myyjän toiminimi ja osoite
5. Tarkka tai arvioitu hinta
6. Eräpäivä/milloin tuotetta tai palvelua tarvitaan
Ensimmäinen johtaja tai hyväksyntäsuositusviranomainen vahvistaa, että tuote tai tuote ei ole jo osa varastoasi/ei ole käsillä, ja lähettää tarjouspyynnön taloushallintotiimille.
Rahoitus varmistaa, että toimittaja noudattaa yrityksesi standardeja ja käytäntöjä, varmistaa, että on olemassa pätevä tarve, joka oikeuttaa kuluja, ja että tilaus vastaa budjettiasi.

Kun rahoitus on siunannut, luot a ostotilaus vaatimuksen tyydyttämiseksi.

Mikä on ostotilaus?

Ostotilaus on muodollinen pyyntö, joka lähetetään toimittajalle tilauksessa kuvatuille tavaroille tai palveluille. Ostotilaus on usein paljon monimutkaisempi kuin osto laajuudeltaan, ja se sisältää oikeudellisen kielen, joka sitoo kutakin osapuolta sopimusperusteisesti. Se on myös järjestetty sisäisten hallintajärjestelmien mukaan. Jos toimittaja on riittävän suuri tai sinulla on jatkuva suhde, se on todennäköisesti muotoiltu heidän CRM-työkalujensa mukaan.

Miksi tarvitset ostotilauksia?

Ostotilaus on olemassa tavaroiden tai palvelujen muodollista ja laillista pyytämistä varten myyjältä. Tämä oikeudellinen sopimus sitoo kutakin kaupan osapuolta ja varmistaa yhteisymmärryksen siitä, mitä odotetaan, kuinka paljon ja milloin sitä tarvitaan. Tämä auttaa välttämään laskutusyllätyksiä ja pitämään kaikki hankintaan osallistuvat tilivelvolliset ja rehelliset toisilleen samalla, kun vältytään väärinkäytöksiltä tai inhimillisiltä virheiltä, joita usein esiintyy suullisten tapahtumien tai kättelysopimusten yhteydessä.

Ostotilausten tapaan on olemassa myös ostotilaus, joka toimii auditoitavana paperina sisäiselle johdolle tai siltä varalta, että ulkopuolinen taho tarkastaa sinut.

Miten ostotilaus toimii?

Kun tarjous on hyväksytty, talousosastosi viimeistelee ostotilauksen ja jatkaa hankinnan työnkulkua.

Rahoitustiimi lähettää ostotilauksen toimittajalle ja vastaanottaa tilauksen lasku. Sieltä, myyjälle maksetaan heti, tai laskua pidetään ostoveloissa tietyn ajan tai kunnes ostotilaus on täytetty (riippuen tuotteesta, sisäisistä prosesseistasi ja toimittajasopimuksesta).
1. Keskeinen osa taloustiimisi due diligence -työtä on kolmisuuntainen täsmäys. Tämä on velat osastotoiminto, joka tarkistaa ostotilauksen, lasku, ja toimituskuitti varmistaaksesi, ettei petoksia tai inhimillisiä virheitä ole, jotka voivat aiheuttaa odottamattomia kuluja.
Kun tuote on toimitettu tai palvelu suoritettu, vastuussa oleva osapuoli (joko alkuperäinen pyytäjä tai rahoitustiimi) luo kuitin ja tallentaa sen ostovelkoihin kolmisuuntaisen vastaavuuden helpottamiseksi ja ostotilauksen tyytyväisyyden osoittamiseksi.

Yhteenveto

Tämä oli hyvin yksinkertainen erittely ostoehdotusten ja ostotilausten työnkuluista. Itse asiassa edestakaisin tavaroiden pyytäminen ja vastaanottaminen ulkopuoliselta myyjältä on työlästä ja voi olla pitkä. Siksi standardien toimintamenettelyn luominen ostoehdotuksille ja ostotilauksille on keskeistä sujuvan hankinnan ja laadukkaan kirjanpidon varmistamiseksi.

Ja kuten monet hallinnolliset liiketoiminnot, nämä hankinnat digitalisoidaan tai automatisoidaan yhä enemmän. Tämä on hieno uutinen yritysten omistajille ja työntekijöille – vaikka optimoidut työnkulut voivat nopeuttaa asioita, et voi optimoida paperitöiden edestakaisen käsittelyn nopeutta, erityisesti etätyöasennuksissa tai jos pääkonttorisi ja toimistosi ovat erillään.

Tehokas Ostovelat automaatio työkaluja ovat kattava ostopyyntö ja ostotilausten hallinta. Työnkulun innovaatioita ovat mm.

Tekoälykäyttöiset seulontatyökalut virallisten hakupyyntöjen luomiseen työntekijöiden sähköposteista tai Slack-viesteistä.
Automaattinen AP:n hyväksyntä tietyille luokille tai tilauksille alle tietyn dollarin summan, joka ei vaadi ihmisen seulontaa.
Synkronointi kirjanpitoohjelmistosi kanssa hakemusten, laskujen ja kuittien siirtämiseksi mahdollistaaksesi kolmisuuntaisen täsmäytyksen ja täsmäytyksen nopeasti.
Pitkäaikainen tietojen tallennus suojatussa pilvessä varmistaa, että olet vaatimusten mukainen ja valmis auditointiin.

Nämä ovat vain muutamia hankintoja muokkaavista innovaatioista, mutta jokainen virtaviivaistaa yksilöllisesti ostopyyntösi ja ostotilauksen työnkulkusi. Ja mitä enemmän kehität ja kasvatat omaasi hankintojen hallinta ja AP-automaatio, sitä laajemman ekosysteemin rakennat – ja sitä helpommin voit hallita hallinnollisia tehtäviä, jotka muuten heikentävät toiminnan keskittymistä.

Tasostasi riippumatta rahoituksen automaatio, ostotilauksen ja ostoehdotuksen ymmärtäminen on ensimmäinen askel menojen hallinnassa ja käteisen tulon pitämisessä – jos hallitset sen, mitä voit nyt mitata.