Kuinka tietojen syöttöautomaatio voi optimoida työnkulut

Ota selvää, kuinka tietojen syöttöautomaatio voi auttaa yritystäsi optimoimaan työnkulut. Poista manuaalisten tietojen syöttöprosessien aiheuttamat pullonkaulat. Napsauta alla saadaksesi lisätietoja Nanonetit PDF-kaavin.

---

Tiedon syöttö

Tietojen syöttö on prosessi, jolla asiaankuuluvat tiedot puretaan ja syötetään tietokonejärjestelmään tai ERP-ohjelmistoon. Tämä on olennainen prosessi yrityksissä, jotka pyrkivät järjestämään tiedot sopiviksi muodoiksi jatkokäsittelyä varten.

Esimerkiksi organisaatioiden ostoreskontratiimien on poimittava tiedot toimittajalaskujen tärkeistä kentistä. Tämä tietojen poimintaprosessi  sen jälkeen tietojen syöttäminen ERP-ohjelmistoon kirjanpitoa tai talousraportointia varten.

Tietojen syöttö on tyypillisesti manuaalinen, toistuva ja vähäinen prosessi, joka vie paljon aikaa. Siksi yritykset ulkoistavat usein tietojen syöttövaatimukset. Tämä antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä tuottavampiin tehtäviin, jotka vaikuttavat suoraan tulokseen.

Riippumatta siitä, hoidetaanko se yrityksen sisällä tai ulkoistetaanko, tietojen syöttö on yleensä aikaa vievää manuaalista prosessia, joka on altis virheille ja muokkauksille. Tiedot jaetaan usein organisaatioiden välillä epätyypillisissä muodoissa; ja ne ovat usein täynnä tarpeettomia / epäolennaisia ​​tietoja tai tietovikoja. Laajassa käytössä nämä tekijät voivat aiheuttaa vakavia viivästyksiä ja kustannusten ylityksiä.

Gartnerin tutkimuksessa arvioidaan, että pelkästään rahoitusprosesseissa esiintyvät ihmisen tietojen syöttövirheet lisäävät25000 tuntia vältettävissä olevaa uudelleenkäsittelyä hintaan 878,000 XNUMX dollaria vuodessa ”. Tutkimus osoittaa edelleen, kuinka tietojen syöttöautomaatio muiden ratkaisujen avulla voi säästää aikaa ja resursseja valtavasti!

---

Haluatko poimia tietoja talousasiakirjoista? Katso Nanonets laskuskanneri, kuitti OCR & laskun automaatio ratkaisuja työnkulkujen optimointiin.

---

Tietojen syöttöautomaatio

Tietojen syöttöautomaatio tarkoittaa ohjelmistopohjaisia ​​ratkaisuja, jotka voivat optimoida tietojen syöttämisen eliminoimalla tai vähentämällä manuaalisia prosesseja. Tällainen ohjelmisto voi tyypillisesti poimia tietoja PDF-tiedostoista, asiakirjoista, kuvista, sähköposteista tai verkkosivustoista ja esittää vain asiaankuuluvat tiedot jäsennetyssä muodossa (csv, JSON, XML jne.).

Automaattinen tietojen syöttöohjelmisto hyödyntää RPA: ta ja tekstintunnistusta muun tekniikan kanssa toistuvien tehtävien ja "asiakirjojen" lukemisen käsittelemiseksi mittakaavassa. Ne ovat tarkkoja, joustavia, skaalautuvia ja nopeita, mikä säästää yrityksille arvokasta aikaa ja resursseja.

Automaattisten tietojen syöttöratkaisujen avulla työntekijät voivat keskittyä arvokkaisiin tehtäviin, jotka vaikuttavat yleiseen tuottavuuteen samalla kun automatisoidaan aikaa vieviä toistuvia / vähäisiä tehtäviä! Tässä on esimerkiksi tehokas automaattinen ratkaisu Nimeä PDF-tiedostot uudelleen niiden sisällön perusteella.

---

Haluatko kaapia tietoja PDF-tiedostosta asiakirjat tai muuntaa PDF-taulukko Exceliksi? Tutustu Nanonets-PDF-kaapimeen tai PDF-jäsentimeen kaapia PDF-tietoja or jäsentää PDF-tiedostoja mittakaavassa!

---

Automaattinen tietojen syöttöprosessi

Automaattinen tietojen automaattinen syöttöprosessi sisältää seuraavat vaiheet:

Tietolähteen lataaminen tai lisääminen

Organisaatiot vastaanottavat raakaa strukturoimattomia tietoja asiakirjojen, kuvien tai skannattujen tiedostojen muodossa. Ne on tuotava tietojen syöttöautomaatio-ohjelmistoihin / -järjestelmiin.

Jokaisen tiedoston tai asiakirjan esikäsittely

Tämä tärkeä vaihe muuttaa asiakirjat koneellisesti luettaviksi muodoiksi. Edistyneet OCR-, AI- ja ML-ominaisuudet mahdollistavat algoritmien "lukea ja ymmärtää" asiakirjoja.

Tietojen syöttöautomaatio-ohjelmisto tunnistaa ja poimii vain asiaankuuluvat osa-alueet tiedoista. Algoritmi voidaan kouluttaa tunnistamaan kiinnostavat kentät ja datapisteet.

Tämä valinnainen vaihe mahdollistaa manuaalisen tai puoliautomaattisen vahvistuksen, joka perustuu validointisääntöihin. Poimittujen tietojen tarkkuus voidaan tarkistaa, ja tarvittaessa niitä voidaan jopa parantaa.

Viimeinen vaihe tietojen syöttöautomaatioprosessissa on lähettää puretut tiedot sopivaan määränpäähän. Poimittu data, joka on esitetty strukturoituna ulostulona (csv, XML, JSON, Excel jne.), Voidaan tuoda kätevästi ERP-ohjelmistoon jatkokäsittelyä varten.

Lähes kaikki organisaation prosessit ja työnkulut voivat hyötyä tietojen syöttöautomaatiosta. Tässä on joitain suosittuja käyttötapauksia:

• Tietojen hankkiminen laskuista, tuottajaorganisaatioista, tiliotteista tai kuiteista taloudellisiin / kirjanpitotarkoituksiin.
• Tärkeiden asiakastietojen tallentaminen tehokasta asiakaspalvelua varten.
• Henkilöstön työnkulkujen tietojen kerääminen jatkumisesta.
• Raporttien luominen yleisestä yritystiedosta.
• Tunnistustarkistus ja KYC-prosessit.
• Kaavinta asiakirjoja tai verkkosivustoja tiedonkeruuta varten.

Edut tietojen syöttämisen automatisoinnista

Automaattinen tietojen syöttöohjelmisto (kuten Nanonetit) poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tehottomuudet ja roskat. Yritykset automatisoivat yhä enemmän tietojen syöttämistä keskittyen yksinomaan tietojen tarkasteluun ja tekemään asiaankuuluvia liiketoimintapäätöksiä.

Tässä on joitain etuja tietojen syöttöautomaation käyttöönotosta:

Suurempi tarkkuus

Automaattiset tietojen syöttöohjelmistot, kuten Nanonets, hyödyntävät tekoäly- ja ML-ominaisuuksia hyödyntääkseen tietoja tarkasti ja minimoidakseen jälkikäsittelyn. Tällaiset algoritmit on varustettu käsittelemään yleisiä tietorajoituksia ja poistamaan virheet.

Vähennä kokonaiskustannuksia

Pienennä käyttökustannuksia ja yleiskustannuksia eliminoimalla tehottomat manuaaliset prosessit. Vältä ulkoistamista tai erikoistuneiden tietojen syöttöammattilaisten palkkaamista.

Säästää aikaa

Nopeampi tietojen syöttö mahdollistaa parannetut tietojen / asiakirjojen käsittelyn työnkulut. Säästä yli 75% manuaaliseen tietojen syöttämiseen käytetystä ajasta.

Erittäin skaalautuva

Käsittele suuria tietomääriä ja äkillisiä piikkejä tietojen syöttökysynnässä.

Lisää tuottavuutta

Kohdista resurssit ja työtunnit tuottaviin tehtäviin, jotka vaikuttavat suoraan lopputulokseen.

Lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä

Toistuvan manuaalisen tietojen syöttämisen yksitoikkoisuuden vähentäminen tai poistaminen vaikuttaa työntekijöiden sitoutumiseen positiivisesti.

Käsittele asiakirjoja älykkäästi

Tekoälypohjaiset ohjelmistot, kuten Nanonetit, voi luokitella tietyt asiakirjatyypit älykkäästi. Tällainen ohjelmisto voi luokitella asiakirjat älykkäästi tyypin (lasku, kuitti, lasku jne.) Tai lähteen (toimittaja, toimittaja, sisäinen jne.) Mukaan jatkokäsittelyä ja tietojen syöttämistä varten.

---

Nanonetsillä on mielenkiintoista Käytä koteloita ja ainutlaatuinen asiakkaiden menestystarinoita. Ota selvää, kuinka Nanonets voi lisätä yritystesi tuottavuutta.

Soittaa puhelu

---

Automaattisen tietojen syöttöohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet

Jos haluat siirtyä automaattiseen tietojen syöttöohjelmistoon (kuten Nanonetit) Tässä on joitain tärkeimpiä ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Kyky luokitella / tunnistaa useita tietomuotoja ja mukautettuja tietoja
• Integroinnit ERP-ohjelmistoihin ja automaatiotyökaluihin, kuten Zapier, Workato, IFTTT jne.
• Vahvistussäännöt varoittavat käyttäjiä, kun tiedot tarvitsevat manuaalisen tarkistuksen
• Tietojen vahvistusrajapinta manuaalisia toimenpiteitä varten (tarvittaessa)
• Reaaliaikainen laukaisu synkronoi ja automatisoi työnkulut
• Pienikoodinen tai koodittomat ympäristöt, joiden ylläpitoon ei tarvita kehittäjien armeijaa
• Kehittyneet tekoäly- / ML-ominaisuudet, jotka mahdollistavat automaattisen ohjelmiston oppimisen ja parantumisen ajan myötä

Tiedonsyöttöautomaatio Nanonetsillä

Nanonetit on automaattinen tietojen syöttöohjelmisto, jolla on edistyneet tekoäly- / ML-ominaisuudet. Nanonetsin älykkäät asiakirjojen käsittelytapaukset auttavat organisaatioita omaksumaan automaation saumattomasti. Tässä on kaksi tapaustutkimusta:

Tietojen syöttämisen automatisointi on melko suoraviivaista Nanonetsin kanssa. Valitse jokin alla olevista kolmesta vaihtoehdosta käyttötapauksesta riippuen:

Valmiiksi koulutettu tietojen syöttömalli

Jos haluat automatisoida tietojen syöttämisen prosesseille, joihin liittyy laskuja, kuitteja, passeja tai ajokortteja, tutustu Nanonetsin ennalta koulutettuihin malleihin. Jokainen näistä malleista on koulutettu miljooniin asiakirjoihin, ja se toimii erittäin hyvin omilla asiakirjatyypeillään.

• Kirjaudu Nanonetsiin - Valitse sopiva ennalta koulutettu malli - jos mikään ei sovellu käyttötapaukseesi, siirry seuraavaan tapaan (mukautettu malli)
• Lisää lähdetiedostot - lataa asiakirjat, joista tiedot on purettava
• Testaa ja tarkista - suorita Nanonets-malli ja tarkista puretut tiedot
• Vie - lataa puretut tiedot jäsennetyssä muodossa (csv, JSON, XML jne.)

Mukautettu tietojen syöttömalli

Jos etsit mukautettuja tietojen syöttövaatimuksia, luo mukautettu tietojen syöttömalli Nanonetsillä. Voit tyypillisesti rakentaa, kouluttaa ja ottaa käyttöön minkä tahansa asiakirjatyypin mallin millä tahansa kielellä, alle 25 minuutissa.

• Kirjaudu Nanonetsiin - Luo mukautettu OCR-malli
• Lisää koulutustiedostoja - Lataa esimerkkidokumentteja, jotka toimivat Nanonetsin koulutusjoukkoina ymmärtämään tietojen syöttövaatimuksia
• Merkitse teksti / data tiedostoihin - opeta Nanonetsin tekoäly tunnistamaan tärkeät tiedot (tarpeidesi mukaan) näissä harjoitustiedostoissa
• Harjoittele mukautettua tietojen syöttömallia - Nanonets hyödyntää syvällistä oppimista rakentamaan erilaisia ​​OCR-malleja ja testaa niitä toisiaan vastaan ​​valitsemaan tarkin malli.
• Testaa ja tarkista - Lisää pari tiedostoa varmistaaksesi, että mukautettu malli sopii vaatimuksiisi / käyttötapaukseesi
• Vie - Jos tiedot on tunnistettu, purettu ja esitetty asianmukaisesti, vie tiedosto kätevään jäsenneltyyn muotoon

Nanonets-sovellusliittymä

Tässä yksityiskohtainen opas junaan tai rakenna oma automaattinen tietojen syöttöohjelmisto Nanonets-sovellusliittymä. Vuonna dokumentointi, löydät valmiit käynnistämään koodinäytteet Pythonissa, Shellissä, Ruby'ssa, Golangissa, Javassa ja C #: ssa sekä yksityiskohtaiset API-tiedot eri päätepisteille.

---

Päivitykset kesäkuu 2021: tämä viesti julkaistiin alun perin vuonna kesäkuu 2021 ja on sittemmin päivitetty.

Tässä on dian tiivistelmä tämän artikkelin havainnoista. Tässä on tämän viestin vaihtoehtoinen versio.

Lähde: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/