Tiedonhallinnan roolit ja vastuut – DATAVERSITY

Data Governance, muodollinen käytäntö, joka toteuttaa ja valvoo yrityksen laajuisia tietokäytäntöjä, on saanut merkittävää vetovoimaa muutaman viime vuoden aikana. Vuodesta 2022 lähtien 81.89% osallistujista a DATAVERSITY®-trendit tiedonhallinnassa (TDM) ovat joko ottaneet käyttöön Data Governance -ohjelman tai suunnittelevat sellaisen käynnistämistä. Silti 54.63 % kyselyyn vastanneista mainitsi tiedonhallinnan puutteen suureksi tiedonhallinnan haasteeksi. Parempi selkeys rooleista ja vastuista lupaa enemmän menestystä arvon saamisessa Tietohallinto.

Bob Seiner, KIK Consulting and Educational Servicesin toimitusjohtaja ja johtaja, ehdottaa, että omaksutaan ajattelutapa, jonka mukaan "kaikki ovat tietojen valvoja”, henkilö, joka on muodollisesti vastuussa suhteestaan ​​tietoihin, olipa se sitten määritelty, tuotettu tai käyttänyt sitä. Hyvän tiedonhallinnan avain on tietää, mitä henkilö tekee ja tarvitsee tiedonhoitajana. Lue lisää näiden Data Governance -roolien ja -vastuiden rakentamisesta ja tukemisesta.

Aktivoi tiedonhallinnan roolit ja vastuut

Seiner uskoo, että yrityksillä on etulyöntiasema työntekijöiden hyväksynnässä, koska se aktivoi olemassa olevat roolit aluksi niiden jakamisen sijaan. Tällä tavalla organisaatiot arvioivat, mitä on olemassa, ennen kuin ne lisäävät lisätöitä, jotka työntekijät voivat nähdä taakana.

Monet henkilöstöstä tekevät Data Governance -tehtäviä jo ennen kuin yritys virallistaa sen. Esimerkiksi jokainen työntekijä, joka työskentelee terveys- tai taloustietojen parissa, on vastuussa, kun he käyttävät niitä noudattaakseen Yhdysvaltain lakeja. Lisäksi turvallisuustoimisto luo ja jakaa koulutusta näiden tehtävien ympärillä tietojen suojaamiseksi.

Seiner suositteli, että nämä henkilöt, jotka osoittavat olemassa olevia datanhallintatoimia, otetaan virallisesti huomioon ja tunnustetaan heidän panoksensa tietojen hallintaan. Pyydä heitä tässä prosessissa tunnistamaan itsensä Data Governance -mallissa tai asemakaaviossa.

Jopa olemassa olevissa rooleissa yritykset tarvitsevat joskus ylimääräisiä tiedonhallintavastuita – esimerkiksi käytäntöjen integrointia koko organisaatioon. Nimeä siis kaikki uudet toiminnot ja määritä ne laajentamalla tai luomalla uusia rooleja yritykseen. Selvitä lisäksi mahdolliset odotukset, mukaan lukien:

• Kuinka paljon aikaa he tarvitsevat?
• Kuinka usein he tapaavat?
• Onko se ryhmä vai yksilörooli?
• Kuka asema raportoi?
• Kenen kanssa asema koordinoituu?

Määritä tiedonhallinnan roolit ja vastuut 

Kun yritysjohtajat ymmärtävät, kuinka tunnustaa nykyiset Data Governance -roolit ja -vastuut ja ottavat kevyesti lisää uusia vastuita, he voivat ymmärtää paremmin Data Governance -toimintoja ja niiden suorittamista. Bob Seiner on luonut "roolien ja vastuiden toimintamallin" ohjatakseen näitä yrityksiä edelleen.

Hänen asiakkaansa käyttävät hänen kaavioansa lähtökohtana ja ovat pitäneet sitä hyödyllisenä. Katso alla oleva kuva:

Kuvassa Data Governance -roolit kattavat neljä tasoa odotetuista suorituksista ja vastuullisuudesta: toimeenpano, strateginen, taktinen ja operatiivinen. Lisäksi näillä ryhmillä on tukirakenne, joka hallinnoi ja neuvoo niitä, mikä tekee tiedonhallinnan tehtävistä koko organisaatiossa helpommin hallittavissa.

Executive taso

Executive-tason rooleihin kuuluu johtajuus C-sarjassa organisaation huipulla. Seinerin mukaan johtotason ihmiset tukevat, sponsoroivat ja ymmärtävät Data Governancea ja määrittävät sen yleisen menestyksen ja vetovoiman.  

Tyypillisesti nämä johtajat tapaavat määräajoin osana ohjauskomiteaa käsitelläkseen laajasti organisaation tapahtumia, joten he lisäisivät Data Governancen rivikohdaksi, ehdotti Seiner. Nämä ylimmät johtajat ottavat vastuun tiedonhallinnan ymmärtämisestä ja tukemisesta. He pitävät ajan tasalla tiedonhallinnan edistymisestä strategisen tason tahojen suorien raporttien ja viestien avulla.

Strateginen taso

Strategisella tasolla toimivat edustavat jokaista liiketoimintatoimintoa ja muodostavat tyypillisesti Data Governance Councilin. Tämä paneeli kokoontuu säännöllisesti ja määrittelee tietokäytännöt. 

Seinerin mukaan strategiset jäsenet ottavat vastuun tiedon hallinnasta oppimisesta, ohjelmasta raportoimisesta johtotasolle, tietoisuuden hallintaan liittyvistä toimista ja aloitteista sekä kokouksiin osallistumisesta tai varajäsenten lähettämisestä.

Lisäksi tällä ryhmällä on valta tehdä oikea-aikaisia ​​päätöksiä tiedonhallintapolitiikoista ja niiden täytäntöönpanosta. Nämä kyvyt antavat strategisille rooleille keinot käsitellä Tietojen hallintaan liittyvät ongelmat taktisen tason toimijat ja tekevät lopulliset päätökset noista eskalaatioista.

Strategiset roolit kommunikoivat myös kollegoiden ja esimiesten kanssa siitä, miten Data Governance toimii organisaation ja sen tulevaisuuden hyväksi. Lisäksi tämä tiimi ottaa vastuun kokonaisarvostaan.

Taktinen taso

Aiheasiantuntijat (pk-yritykset), jotka vastaavat tiedoista eri liiketoimintayksiköissä, muodostavat taktisen luokan. Seiner ehdottaa, että heitä pidetään "edustajina eri liiketoimintayksiköiden ratkaisemisessa datan määrittelyyn, tuotantoon ja käyttöön liittyvissä asioissa".

Organisaatiosta riippuen taktiset jäsenet voivat päättää Data Governance -kysymyksistä ja toteuttaa suosituksensa. Jos niillä ei kuitenkaan ole tätä valtaa, pk-yritysten on eskaloitava ongelmat strategiselle tasolle ja varmistettava, että ne on dokumentoitu hyvin. Kaikissa Data Governance -ratkaisuissa pk-yrityksen kuuluminen liiketoimintayksikköön on toissijaista.

Jimm Johnson, HireRightin tiedonhallintapäällikkö, kuvaa neljä muuta pk-toimintoa:

• Ylläpitää ja jakaa sisäpiiritietoa "instituutioiden dataprosesseista" valmentamalla tai kouluttamalla muita
• Tietohallinnon ylläpidon sääntöjen ja standardien yhteensovittaminen liiketoiminnan tarpeisiin 
• Datan hallintasääntöjen ja standardien soveltaminen hyväksyttävän kynnyksen saavuttamiseksi tai ylittämiseksi Tietojen laatu
• Auttaa muita ja kasvattaa sisäänostoa, kun yritys ryhtyy uusiin aloitteisiin 

Menestyneillä pk-yrityksillä on vahvat tekniset, sosiaaliset ja johtajuuden piirteet näiden vastuiden kattamisessa. Ihmisten taidot ja kokemukset kattavat tyypillisesti liiketoiminnan ja IT:n ja yhdistävät yksinkertaisen ja monimutkaisen tiedon. Lisäksi taktisella tasolla olevat motivoivat organisaatiota omaksumaan uusia käyttäytymismalleja luomalla jännitystä datan avulla.

Toimintataso

Kuten Seiner selittää, "Toimintaryhmä kattaa kaikki, joiden työ vaikuttaa organisaation tietoihin – kaikki työntekijät ja tiedonhoitajat, jotka ovat tiedon silmät ja korvat." 

Jokainen työntekijä osallistuu tietojen hyvien määritelmien ja arvojen varmistamiseen, tietojen käytön tunnistamiseen ja luokitteluun liittyvien sääntöjen noudattamiseen, dataan liittyvien sääntelyongelmien tunnistamiseen ja dokumentointiin, tiedon vaihtoon kollegoiden ja esimiesten kanssa sekä uusien/muuttuneiden liiketoimintavaatimusten tiedottamiseen niille liiketoimintayksiköille, joita tämä koskee. huolenaiheet taktisen tason toimijoille.

Toiminnalliset vastuut vaihtelevat sen mukaan, määritteleekö, tuottaako tai käyttääkö joku organisaatiodataa. Operatiivisella tasolla olevilla voi olla eri titteli kuin tietojen ylläpitäjällä. Kuten Seiner sanoo, heidän on ymmärrettävä, että "jos he pitävät tiliä ja suojaavat tietoja, he hallitsevat tietoja ja heidän on oltava vastuussa datatoiminnastaan".

Tukitaso

Tukijäsenet toteuttavat Data Governance -ohjelmaa kumppaneiden avustuksella. He voivat koostua muutamasta henkilöstä Data Governance Officessa (DGO) tai järjestelmänvalvojasta, kuten CDO:sta. 

Seiner korostaa, että kuten a Tietohallinnon johtaja tai johtaja, tämä rooli on kriittinen tietojen hallinnan suorittamisen kannalta. Vaikka ohjelmatiimi lopulta muodostuu määrittämään, kuinka Data Governance rakennetaan, sillä ei ole samoja resursseja ja toimintoja kuin DGO:lla osallistuakseen kaikkiin Data Governance -ohjelman kehitystoimintoihin ja helpottaakseen Data Governance -neuvoston kokouksia ja tiimejä ongelmien ratkaisemisessa.

Lisäksi DGO tai järjestelmänvalvoja raportoi tulokset (kuten Data Quality metrics tai Data Governancen käyttöönotto) strategiselle tasolle. He työskentelevät kumppaneiden kanssa, jotka ovat panostaneet tiedonhallintatoimintoihin, joita voivat olla:

• Turvallisuus
• Tietotekniikka (IT)
• Projektipäälliköt (PMO) 
• Sääntely- ja vaatimustenmukaisuusryhmät
• Tilintarkastus/laki
• Yritysviestintä
• Henkilöresurssit (HR)

Ajattele kumppaneita osana suurempaa hallinnon suunnittelutiimiä, jossa Data Governance on osa heidän rooliaan ja tarvitsee tukea DGO:lta tai järjestelmänvalvojalta.

Tietojen hallinnan roolien ja vastuiden mukauttaminen

Kaikilla yrityksillä ei ole samoja resursseja tai rakenteita Data Governance -rooleihin ja -vastuisiin. Esimerkiksi pienemmällä organisaatiolla ei välttämättä ole yrityksen viestintätoimistoa tai yhtä ryhmää, joka edustaisi strategisia ja taktisia vastuita. Sen sijaan yksi henkilö ottaa molemmat roolit.

Seiner tunnustaa nämä erot ja rohkaisee organisaatioita mukauttamaan hänen roolinsa ja vastuunsa toimintamallinsa tarpeen mukaan. Hän kuitenkin ehdottaa, että tietojen omistusoikeus säilyy kaikilla liikemiehillä ja säilytetään johdonmukainen muotoilu, kun muokkaat kaaviota. 

Lisäksi hän neuvoo säilyttämään samanlaisen muodon käyttämällä pyramidinsa kunkin tason väliä osoittamaan suoran päätöksenteon tilaa yritystiedoilla. Hän ehdottaa myös, että kunkin ryhmän värit pidetään yhtenäisinä, jotta yleisö voi tunnistaa sen, kun taso vedetään pois toista esitystä varten.

Yhteenveto

Oikeiden ihmisten saaminen mukaan oikeisiin toimintoihin lisää yrityksen menestystä Data Governancen avulla. Useissa tapauksissa Data Governancen roolit ja vastuut ovat jo olemassa, mutta ne on tunnustettava. 

Hyväksy kaikki uudet roolit ja vastuut ennen kuin annat ihmisiä niille. Varmista, että heillä on selkeät odotukset ja tuki DGO:lta, järjestelmänvalvojalta tai päivitetty palkka, jotta he voivat ottaa lisätyökuorman.

Asianmukaisella tuella Data Governance -roolit ja -vastuut toimivat neljällä tasolla: toimeenpano, strateginen, taktinen ja toiminnallinen. Vaikka jokainen tämän toimintamallin roolit ja vastuut ryhmittelevät tärkeitä tehtäviä, organisaatio voi muuttaa yksityiskohtia tarpeidensa mukaan. 

Kuvaa käytetään Shutterstock.com-lisenssillä

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Tulevaisuuden lyöminen Adryenn Ashley. Pääsy tästä.
• Osta ja myy osakkeita PRE-IPO-yhtiöissä PREIPO®:lla. Pääsy tästä.
• Lähde: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/