منبع پرداخت چیست؟ راهنمای نهایی S2P

اگر یک فروشگاه لوازم اداری دارید و تصمیم دارید که برای انبار کردن فروشگاه خود نیاز به خرید تعداد زیادی نوت بوک داشته باشید، سعی خواهید کرد بهترین کیفیت و مقرون به صرفه ترین نوت بوک را که می توانید به صورت عمده خریداری کنید، بیابید. شما به تامین‌کنندگان مختلف نوت‌بوک نگاه می‌کنید، هزینه‌های کار با هر کدام را ارزیابی می‌کنید، متوجه می‌شوید که آیا کیفیت محصولات آن‌ها با آنچه شما به دنبال آن هستید مطابقت دارد یا خیر، و سپس تعیین می‌کنید که نوت‌بوک‌ها را از چه کسی خریداری کنید.

هنگام تکمیل این اقدامات، فرآیند منبع پرداخت (S2P) را شروع می‌کنید، این چیزی است که هر کسب‌وکاری هنگام کار با تأمین‌کنندگان از آن عبور می‌کند. پایین نگه داشتن هزینه ها در عین حفظ جریان های درآمدی ثابت برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی است و تسلط بر فرآیند S2P یکی از موثرترین راه ها برای کاهش هزینه های کسب و کار است.

در اینجا چند سوال وجود دارد که این مقاله سعی دارد به آنها پاسخ دهد:

• منبع پرداخت چیست؟
• تفاوت بین S2P و P2P چیست؟
• فرآیند منبع به پرداخت چیست؟
• منبع پرداخت چه سودی برای کسب و کار شما دارد؟

منبع پرداخت چیست؟

منبع پرداخت، که به طور منظم S2P نامیده می شود، کل فرآیند نهایی تصمیم گیری در مورد اینکه آیا به یک محصول یا خدمات خاص نیاز دارید، پیدا کردن بهترین تامین کننده برای کار با آن، آغاز فرآیند خرید به پرداخت، انجام خرید است. ، و دریافت کالای مورد نظر. مانند بسیاری از فرآیندهای تجاری امروزی، پیمایش منبع برای فرآیند پرداخت با راه حل نرم افزاری مناسب S2P دارای مزایای بی شماری است. متوجه مدیریت ارتباط با تامین‌کننده آسان‌تر، زمان‌بندی تحویل سریع‌تر و مدل‌های کاهش قیمت خواهید شد.

فرآیند منبع پرداخت ممکن است به نظر برسد که بسیار تراکنشی است، و بخش‌هایی از آن نیز چنین است، اما به‌طور باورنکردنی به روابط فروشنده، استراتژی هوشمندانه و بهبود مستمر نیز وابسته است. اگر شما یا تیم تامین کننده تان بتوانید فرآیند S2P را در اولویت قرار دهید، خواهید دید که چقدر می تواند از آن بهره مند شود.

S2P در مقابل Procure to Pay

ممکن است فکر کنید، «منبع پرداخت چیست؟ آیا همان تدارک پرداخت است؟» 

S2P و P2P یک چیز نیستند. فرآیند P2P در فرآیند S2P تعبیه شده است. به طور خلاصه، فرآیند S2P بزرگتر است. این شامل مراحل بیشتری نسبت به فرآیند P2P است. با این حال، فرآیند P2P زیرمجموعه ای از مراحل خاص در فرآیند S2P است.

S2P از لحظه ای شروع می شود که یک رهبر کسب و کار تصمیم می گیرد یک کالا یا خدمات جدید از یک تامین کننده مورد نیاز است. سپس به تحقیق در مورد تامین کنندگان، ارزیابی قیمت ها، ارسال درخواست های اطلاعاتی، نهایی کردن انتخاب های تامین کننده، ایجاد سفارش های خرید، دریافت محصولات و انجام پرداخت های فاکتور می رود. ممکن است هفته ها یا حتی ماه ها طول بکشد تا از طریق منبع به طور کامل فرآیند پرداخت را دریافت کنید. 

از سوی دیگر، فرآیند P2P پس از انتخاب تامین کننده آغاز می شود. تیم تدارکات از تیم تامین کننده باتوم تحویل داده می شود و از طریق آن به کار خود ادامه می دهد فعالیت های تدارکاتی فرآیند S2P اینها شامل مدیریت است سفارشات خرید و نیازهای خرید، پیگیری جدول زمانی تحویل محصول، اطمینان از دریافت کالا و همکاری با تیم حساب های پرداختنی برای تکمیل پرداخت فروشنده مرتبط با فاکتور که با معامله مطابقت دارد.

بررسی اجمالی فرآیند منبع به پرداخت

اگر تیم منبع یابی شما اساساً چک لیستی از همه چیزهایی که باید در طول فرآیند پرداخت تکمیل شود داشته باشد، کمتر احتمال دارد چیزی را از دست بدهند، کسب و کار شما را در معرض خطر قرار دهند یا فرصت سودمند منبع یابی را از دست بدهند. حتی فراتر از آن، استانداردسازی آیتم‌های اقدام منبع به پرداخت، حذف چربی فرآیند، یافتن هم‌افزایی در کسب‌وکارتان، و پیاده‌سازی یک سیستم منبع برای پرداخت که اتوماسیون فرآیند و ساده‌سازی را ممکن می‌سازد، امکان‌پذیرتر می‌سازد. حضور تامین کننده. 

مراحل فرآیند S2P عبارتند از:

شناسایی نیازهای تجاری 

بدون نیاز به یک محصول یا خدمات جدید، یک کسب و کار به سادگی منبع فرآیند پرداخت را آغاز نمی کند. به یاد داشته باشید، در تجارت، نیاز به تقاضا وجود دارد. در این مورد، نیاز شما به نوت بوک تقاضا است. پس از ایجاد آن، شروع به خرید کنید.

منبع یابی گزینه های فروشنده

فروشندگان نوت بوک زیادی در آنجا وجود دارند. چندین مورد را پیدا کنید که امیدوارکننده به نظر می رسند. آیا عرضه ای که دارند را دوست دارید؟ آیا قیمت آنها منصفانه به نظر می رسد؟ می‌توانید از یک منبع برای سیستم پرداخت برای کمک به شناسایی فروشندگان بالقوه، ردیابی فرآیند S2P با هرکدام، و ایجاد یک پایگاه داده از اطلاعات استفاده کنید، اگر دوباره این فرآیند را انجام دادید (که انجام خواهید داد!).

انتخاب فروشنده

هنگامی که درخواست های اطلاعات (RFI) را ارسال کردید، پیشنهادات (RFP) و نقل قول ها (RFQ)، یک سری پاسخ از فروشندگانی که آنها را به آنها فرستاده اید دریافت خواهید کرد. شما به پاسخ‌ها نگاه می‌کنید، متوجه می‌شوید که کدام فروشنده به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد، و بسته به نیازهای تدارکاتی خود، یک یا چند فروشنده را انتخاب می‌کنید تا با آنها پیش بروید.

نهایی کردن قراردادها

با فروشندگان انتخاب شدند، وقت آن است که قلم را روی کاغذ بیاوریم. شما قراردادهای الزام آور قانونی ایجاد می کنید که شراکت تامین کننده را مشخص می کند، تامین کننده(ها) را در سیستم منبع پرداخت خود قرار می دهید و تیم تدارکات را برای تکمیل بخش P2P فرآیند S2P مشارکت می دهید.

تهیه

قرارداد فوق با سفارش خرید یکسان نیست. با تنظیم قرارداد تامین کننده، تیم تدارکات برای آنچه شما نیاز دارید سفارش خرید ایجاد کرده و برای تامین کننده ارسال می کند. زمانی که تامین کننده PO را بپذیرد، از نظر قانونی برای هر دو طرف الزام آور است. در نهایت، فروشنده طبق سفارش خرید، نوت بوک ها را به فروشگاه شما ارسال می کند.

پردازش فاکتور فروشنده

پس از ارسال کالا، فاکتوری از تامین کننده دریافت خواهید کرد که در آن جزئیات باید چقدر برای تکمیل معامله پرداخت کنید. حتما از طریق تطبیق سه طرفه فرآیندی برای اطمینان از مطابقت فاکتور با PO و اقلام دریافتی.

تکمیل پرداخت

در این مرحله تیم حساب های پرداختنی پرداخت را تکمیل می کند. بسته به توافق با تامین کننده، آنها ممکن است استفاده کنند پرداخت های EFT، ACH یا EDI. نرم افزار اتوماسیون AP یک ابزار عالی برای تسهیل تسویه فاکتورها.

مزایای منبع به پرداخت

فرآیند منبع پرداخت مدت زیادی است که وجود داشته است. اگرچه مراحل نسبتاً ثابت مانده اند، اما روش تکمیل مراحل با استفاده از ابزارهای دیجیتال، نرم افزار P2P و قابلیت های اتوماسیون تغییر کرده است. 

از آنجایی که کارآمدتر از همیشه است، کسب و کارها مزایای بی پایانی را از مدیریت متفکرانه و بهینه منبع به پرداخت می بینند، مانند:

• روابط فروشنده پیشرفته نتیجه شگفت انگیز فرآیند S2P امروزی است. مراحل بهینه فرآیند کار با یکدیگر را آسان‌تر می‌کند و فناوری می‌تواند به ایجاد ساختارهای معامله‌ای کمک کند که همه را خوشحال کند.
• با یافتن بهترین فروشندگان با بهترین قیمت، سازمان شما می تواند در هزینه های خود صرفه جویی کند. خواه خرید عمده، موافقت با یک قرارداد بلندمدت تامین کننده، یا تعویض فروشنده قدیمی با فروشنده جدید، منبع به پرداخت مطمئنا به شما کمک می کند تا در طول زمان پس انداز کنید.
• ردیابی داده ها بسیار دقیق تر است. این به مسیرهای حسابرسی، تجزیه و تحلیل فروشنده، و پیش بینی کسب و کار در این فضا کمک می کند.
• همانطور که رابطه شما با هر تامین کننده ادامه دارد، باید اطمینان حاصل کنید که مشارکت مطلوب باقی می ماند. فرآیند منبع پرداخت می تواند به شما کمک کند معیارهای خاص را به راحتی ردیابی کنید، عملکرد تامین کنندگان خود را زیر نظر داشته باشید و از هر مشکلی جلوتر باشید.
• همکاری داخلی در هر مرحله پشتیبانی می شود. تیم منبع یابی شما باید با تدارکات خوب کار کند، و در پایان فرآیند، حساب های پرداختنی برای رساندن آن به خط پایان وارد می شود. این همکاری می تواند سیلوهای عملکردی را خراب کند و مزایای همکاری در ظرفیت های مختلف را نشان دهد. 

به دنبال به جلو

سیستم منبع به پرداخت می آورد منبع یابی، تهیهو حساب های قابل پرداخت با هم کار می کند. بدون اینکه هر یک از کارشناسان عملکردی کار خود را انجام دهند، این روند از بین می رود و سلامت کسب و کار شما را به خطر می اندازد. اگر یک فروشگاه لوازم اداری دارید و به نظر نمی‌رسد که نمی‌توانید نوت‌بوک‌ها را ذخیره کنید زیرا تیم S2P شما در حال شکست است، به خوبی می‌توانید از کار خارج شوید. اگرچه ما به فرآیند S2P به طور کل نگر نگاه می کنیم، فرصت های بهبود را می توان در هنگام بررسی مسئولیت ها و عملکردهای هر عملکرد یافت.

AP ممکن است پایان فرآیند را تشکیل دهد، اما اطمینان از اینکه فاکتورها به موقع پرداخت می شوند برای جلوگیری از پایان معامله شما بسیار مهم است. با حق اتوماسیون AP نرم افزار مانند نانوت، می توانید از دام های رایج در فرآیند S2P جلوگیری کنید. مدیریت موثر AP می تواند به کاهش چالش های S2P که همراه با تأخیر در پرداخت ها، مدیریت نادرست صورتحساب و روابط تأمین کننده به طور کلی می آید، کمک کند. وقتی تو بهینه سازی فرآیند پرداخت تامین کننده، همه برنده می شوند

فناوری امروز بخشی از تجارت است، مهم نیست در چه صنعتی فعالیت می کنید. چگونه می توانید فناوری را در فرآیندهایی مانند S2P قرار دهید تا زندگی کارمندان خود را آسان تر کنید، مشارکت های خارجی بهتری ایجاد کنید و بیشترین سود را به دست آورید؟ اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، پیاده سازی یک سیستم منبع برای پرداخت بهترین مکان است.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/what-is-source-to-pay/