اتوماسیون فرآیند تجارت

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری های پیشرفته برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری فراتر از ورود، ذخیره سازی و دستکاری ساده داده ها است.

اتوماسیون واقعا مفهوم جدیدی نیست. در یونان باستان، خودکارها به عنوان اسباب بازی، فواره، کمان کراس، دروازه و حتی ماشین جنگی مورد استفاده قرار می گرفتند. با این حال، اتوماسیون فرآیند به عنوان یک ابزار تجاری در قرن بیستم تکامل یافت، زمانی که شرکت‌ها شروع به استفاده از رایانه برای انجام وظایف و فرآیندهای ساده کردند و عصر مدیریت هوشمند تجاری را آغاز کردند.

امروزه اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار از تولید و کارهای ساده پیش پا افتاده فراتر رفته و در حال نفوذ به فعالیت های مختلف دنیای تجارت است. اتوماسیون هوشمند وظایف سازمانی مبتنی بر داده‌ها ممکن است در دهه 1960 با معرفی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی آغاز شده باشد و اکنون تکامل یافته است که شامل AI، IDP و اتوماسیون فرآیند روباتیک می‌شود.

BPA چیست؟

اتوماسیون فرآیند تجارت شامل خودکارسازی فرآیندهای اصلی و حیاتی یک کسب و کار است. این فرآیند ممکن است به سادگی جمع‌آوری و پاسخ‌دهی خودکار به ایمیل‌ها و زمان‌بندی پیگیری‌ها باشد، یا ممکن است گردش‌های کاری سازمانی پیچیده و چند سطحی را پوشش دهد. آ بررسی توسط McKinsey نشان می دهد که اگرچه تعداد کمی از مشاغل کاملاً خودکار هستند (1%)، 60 درصد از همه مشاغل می توانند حداقل 34 درصد از وظایف/فعالیت های خود را خودکار کنند.

مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون کارهای تکراری روزمره می تواند سرعت، دقت و ثبات عملیات را افزایش دهد. اینها منجر به بهبود کارایی و سودآوری کسب و کار می شود.

مزایای BPA برای یک سازمان متفاوت است:

1. صرفه جویی در زمان و زمان برگشت سریعتر: فرآیندهای کسب و کار دستی صرف نظر از دپارتمان و ماهیت کار، زمان زیادی را می خورند. به عنوان مثال، وظایف سطح پایین و خودکار گزارش شده است که 30 درصد از زمان بخش فناوری اطلاعات، 47 درصد از زمان بخش AP، و 75 درصد از زمان کارکنان بخش منابع انسانی و حقوق و دستمزد را مصرف می کند. این به طور طبیعی منجر به تاخیرهای زمانی و جریمه های مرتبط با آن می شود که تأثیر موجی بر بهره وری تیم و شرکت دارد. فرآیندهای تجاری خودکار می تواند به جلوگیری از چنین تاخیرها و تنگناهایی در عملیات روزانه شرکت کمک کند.
2. صرفه جویی در هزینه: فرآیندهای کسب و کار دستی نیاز به سرمایه انسانی قابل توجهی دارد. مک کینزی نشان داد که 45 درصد از فعالیت های پرداختی فعلی که معادل 2 تریلیون دلار در کل دستمزد سالانه هزینه دارند، به طور بالقوه می توانند خودکار شوند. علاوه بر این، عملکرد دستی وظایف اضافی و بالقوه خودکار، بهره وری شرکت را کاهش می دهد و بهره وری پایین می تواند سالانه حدود 1.8 میلیارد دلار برای کارفرمایان هزینه داشته باشد. در حالی که به نظر می رسد هزینه های نصب اتوماسیون فرآیند را می توان بالا دانست، صرفه جویی عملیاتی بیش از آن است که آن را جبران کند.
3. Error reduction: Manual tasks are associated with errors that arise from something as simple as exhaustion or carelessness, to more serious problems like ignorance or apathy. Even apparently simple tasks are associated with errors, when performed manually – for example, manually entering data into simple spreadsheets has been shown to be associated with human error of 18% – 40%. It is said that a human being is likely to make 10 errors in every 100 steps when performing redundant work.
4. افزایش تمرکز بر وظایف استراتژیک: یک مطالعه جهانی در مورد خودکارسازی فرآیندها نشان داد که یک کارگر متوسط ​​بیش از 3 ساعت در روز را صرف کارهای روزمره و تکراری می کند، که باعث کاهش تمرکز بر وظایف با ارزش بالاتری می شود که مستلزم استراتژی انسانی و برنامه ریزی برای بهبود سازمان است. . یک گزارش CIO می‌گوید که بهره‌وری و رضایت کارکنان زمانی افزایش می‌یابد که برای جنبه‌های جالب و باارزش شغل خود وقت بگذارند و این باعث کاهش جابجایی کارکنان و افزایش حفظ کارمندان می‌شود.
5. شفافیت: ردیابی وظایف دستی سخت است. اتوماسیون فرآیندها می‌تواند فرآیندها را متمرکز کند و شفافیت را در سراسر سازمان افزایش دهد و در عین حال به طور منطقی عملکردهای تجاری را در سراسر سازمان یکپارچه کند. اتوماسیون فرآیندهای تجاری همچنین اقدامات امنیتی و قابلیت ردیابی اطلاعات را تنظیم می کند که انطباق بهتر با مقررات مربوطه را تضمین می کند.
6. آمادگی حسابرسی: فرآیندهای تجاری خودکار نه تنها امکان استانداردسازی عملیات را فراهم می کند، بلکه حفظ سوابق تمام مراحل یک فرآیند تجاری را تضمین می کند و در نتیجه یک مسیر حسابرسی ایجاد می کند.
7. از گسترش پشتیبانی می کند: با گسترش پایگاه مشتری و مجموعه عملیاتی، مدیریت دستی کسب و کار می تواند سخت و غیرممکن شود. اتوماسیون فرآیند، ساده کردن تمام فرآیندهای کسب و کار را امکان پذیر می کند و در نتیجه به کسب و کار اجازه می دهد مقیاس شود.

عناصر اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

سه عنصر برای BPA وجود دارد:

1. قوانین کسب و کار: اینها سیاست های کسب و کار است که در عملیات آن از طریق منطق تجاری و مراحل عمل دنبال می شود. در سیستم‌های BPA، قوانین کسب‌وکار پایه‌ای هستند که سیستم اتوماسیون بر اساس آن ساخته می‌شود.
2. داده های ساخت یافته اینها داده های سازمان یافته ای هستند که برای شرکت و عملیات آن معنادار هستند. ممکن است شامل فهرست کارکنان، اطلاعات فاکتور و فروش و داده های مالی باشد که اغلب برای عملیات روزانه ارجاع می شوند. ابزار BPA مجموعه را مدیریت و سازماندهی می کند و این داده ها را در گزارش های مفید و مختصر ادغام می کند که می تواند به طور موثر برای فرآیندهای پایین دستی استفاده شود.
3. داده‌های بدون ساختار: داده‌هایی هستند که از فرم ساختاریافته پیروی نمی‌کنند اما با این وجود برای شرکت مفید هستند. چنین داده هایی ممکن است شرح محصول، صفحات وب، بررسی ها، رسانه های اجتماعی، ایمیل ها و غیره باشند و یک BPA خوب این داده ها را به خوبی مدیریت و پردازش می کند تا از نظر استراتژی و برنامه ریزی برای شرکت استفاده شود.

یک فرآیند اتوماسیون قوی به طور یکپارچه این سه عنصر را برای عملکرد روان کسب و کار ترکیب می کند.

انواع فرآیندهای اتوماسیون کسب و کار

چهار نوع BPA وجود دارد که ممکن است بسته به نیاز شرکت مورد استفاده قرار گیرد:

1. اتوماسیون پایه شامل دیجیتالی کردن و اتوماسیون مشاغل ساده در یک سازمان است و تمام داده های مربوط به این مشاغل ساده را برای دسترسی آسان سازماندهی می کند. یک ابزار پیام رسانی یا گروه کاری متشکل از کارکنانی که روی یک پروژه خاص کار می کنند، نمونه ای از اتوماسیون اساسی است.
2. Process Automation وظایف، فرآیندها و پروژه ها را مدیریت می کند. همچنین دارای نقاط بازرسی داخلی، تأییدیه‌ها و به‌روزرسانی‌هایی برای انتقال بی‌وقفه فرآیند/پروژه از ابتدا تا انتها است. این همچنین شفافیت کامل را برای همه شرکت کنندگان در فرآیند کسب و کار فراهم می کند.
3. اتوماسیون یکپارچه سازی از این جهت پیشرفته تر است که تا حد زیادی جایگزین کارمندان انسانی در برخی وظایف تکراری می شود. مشارکت انسانی فقط برای تنظیم قوانین و نظارت انجام می شود و BPA از کار همانطور که توسط گردش کار مشخص تعریف شده است مراقبت می کند. اتوماسیون یکپارچه سازی اغلب در پلتفرم های پشتیبانی مشتری دیده می شود که در آن نظرات/بازخوردهای مشتری به طور خودکار پردازش می شوند و برای اقدامات بیشتر طبقه بندی/توضیح داده می شوند.
4. اتوماسیون هوش مصنوعی پیشرفته‌ترین شکل BPA است که در آن برنامه‌های نرم‌افزاری کامپیوتری تصمیماتی شبیه به انسان می‌گیرند. سیستم‌های AI BPA با داده‌ها و اطلاعات به روش‌هایی که آموزش داده شده‌اند، سروکار دارند تا از اعمال انسان تا حد زیادی تقلید کنند.

زمینه های استفاده برای اتوماسیون فرآیند کسب و کار در یک کسب و کار

اتوماسیون فرآیند کسب و کار را می توان تقریباً در تمام بخش های یک سازمان با سطوح مختلف مداخلات انسانی مورد استفاده قرار داد. برخی از زمینه های خاص استفاده عبارتند از:

برنامه های کاربردی حساب های پرداختنی

مزایای خودکارسازی جنبه های مالی عملیات یک شرکت به طور فزاینده ای توسط کسب و کارها شناسایی می شود. این امر اتخاذ اتوماسیون در ساختارهای گردش مالی را ضروری کرده است. این امر به ویژه در عملیات سازمانی مشهود است بخش حساب های پرداختنی که پشتیبانی مالی، اداری و اداری را برای فرآیند خرید یک شرکت فراهم می کند. عملیات بخش AP باید به طور یکپارچه عملکردهای مختلف را ادغام کند فرآیند تهیه تا پرداخت که طول می کشد مدیریت سفارش خرید، ارتباط فروشنده، مدیریت فاکتور، ردیابی محصول و پرداخت. خودکارسازی عملیات AP، مانند مدیریت فاکتور و مدیریت سفارش خرید، می تواند به سازماندهی فرآیند تدارکات در شرکت ها کمک کند.

ابزارهای BPA مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Nanonets می‌توانند به اتوماسیون وظایف AP مانند تأیید فاکتور کمک کنند تا آن را به فرآیندی بدون دردسر تبدیل کنند.

منابع و تدارکات

فن آوری و اتوماسیون می تواند یکپارچگی را تسهیل کند فعالیت های تامین و تامین منابع با توانایی آنها در جمع آوری داده ها / حقایق / اطلاعات / تجزیه و تحلیل و دسترسی آسان برای همه سهامداران. اتوماسیون می‌تواند تداوم در روابط تامین‌کننده را تضمین کند، از تصمیم‌گیری تحلیلی پشتیبانی کند، دسترسی به داده‌ها را در سرتاسر تجارت و پایگاه تامین‌کننده فراهم کند، و استراتژی‌ها و شرایطی را برای به حداکثر رساندن ارزش پول تعیین کند. اتوماسیون همچنین می‌تواند تضمین کند که قابلیت‌های منبع استراتژیک می‌تواند به منظور جلوگیری از تأخیر و تأخیر در نتایج کسب‌وکار، افزایش یابد.

حسابداری (Accounting)

اتوماسیون فرآیند حسابداری شامل تطبیق حساب های دیجیتال، نگهداری سوابق مالی و ایجاد صورت های مالی با حداقل مداخله انسانی است. برخی از مزایای مرتبط با اتوماسیون حسابداری یکپارچگی بهتر داده ها، بهبود کارایی، قابلیت حسابرسی و نگهداری سوابق است. یک نرم افزار اتوماسیون حسابداری خوب طیف وسیعی از عملکردهای مختلف را ارائه می دهد که با سایر بخش ها مانند خرید، حساب های پرداختنی، مدیریت حقوق و دستمزد و پردازش سوابق مالیاتی/مالی همپوشانی دارند.

منابع انسانی

منابع انسانی شامل بسیاری از کارهای کاغذی و فرآیندهای وقت گیر است که می توانند خودکار شوند. HR BPA می تواند شامل اتوماسیون مدیریت حضور کارکنان، حقوق و دستمزد، زمان سنجی و مدیریت مزایا باشد. سیستم‌های اتوماسیون منابع انسانی می‌توانند داده‌هایی مانند نمایه‌های کارکنان، برنامه‌ها، سوابق حضور و غیاب و اطلاعات مرتبط را سازماندهی و ذخیره کنند. اتوماسیون حقوق و دستمزد می تواند اشتباهات در محاسبات حقوق و دستمزد را از بین ببرد و سوابق حقوق و دستمزد را برای اهداف مالیاتی حفظ کند. یک سیستم ارزیابی خودکار می تواند به کارمندان و کارفرمایان کمک کند تا عملکردها را ارزیابی کنند و به تقویت بهبود عملکرد و همکاری کمک کند.

پشتیبانی مشتریان

دخالت انسان در پشتیبانی مشتری را نمی توان به طور کامل حذف کرد. با این حال، اتوماسیون فرآیند می تواند باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای شرکت و بهبود روابط با مشتری شود. مک کینزی reports that the use of automation to revamp customer experience can save up to 40% on service costs. Automation can enable 24×7 customer support; round-the clock customer support in manual operations requires recruiting more people for shift-based work.  Further, customer service automation can help consolidate and organize customer concerns for product improvement and brand building. Automation of customer service can also cater to younger customers who prefer the digital channel for customer support.

فرآیند فروش/CRM

اتوماسیون فروش می تواند هزینه فروش را از طریق ارتباط بهتر با مشتریان در قیف فروش کاهش دهد. می‌تواند فرآیند فروش را در تیم‌های فروش، شرکا، کانال‌های توزیع و مشتریان تسهیل کند و کارهایی مانند به‌روزرسانی اطلاعات تماس، مدیریت تقویم‌ها و فرصت‌های پردازش را تسهیل کند. فعالیت‌هایی مانند ثبت تماس، بایگانی و ارسال تماس‌ها می‌توانند برای صرفه‌جویی در زمان خودکار شوند. در واقع، مک کینزی گزارش که یک سوم از وظایف فروش و عملیات فروش را می توان خودکار کرد که فروش را به یکی از امیدوارکننده ترین عملکردها از نظر پتانسیل اتوماسیون تبدیل می کند. طبق این گزارش، اتوماسیون فروش می‌تواند منجر به کاهش هزینه کلی 10 تا 15 درصدی و کاهش زمان پردازش سفارش - از سفارش تایید شده تا تحویل تایید شده - از دو یا سه روز به یک یا دو ساعت شود.

مدیریت رسانه های اجتماعی

اتوماسیون فرآیند محتوای رسانه های اجتماعی یک شرکت می تواند تعاملات اجتماعی با مخاطبان را بهینه کند و در نتیجه مشتریان را جذب کند و مشتریان قدیمی را حفظ کند. اتوماسیون رسانه‌های اجتماعی می‌تواند شامل برنامه‌ریزی پست‌های اجتماعی پیش از موعد یا بازنشر مقالات پرطرفدار به صورت دوره‌ای، برای جذب بیشتر و ایجاد یک برند باشد. اتوماسیون وظایف مدیریت رسانه های اجتماعی می تواند زمان و منابع را به سایر حوزه های بازاریابی که به مشارکت انسانی نیاز دارند، مانند بودجه بندی و استراتژی، تخصیص مجدد دهد.

راه اندازی سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

راه اندازی یک سیستم BPA در یک سازمان با ارزیابی فرآیندهای تجاری شرکت و شناخت فرصت ها و زمینه های اتوماسیون شروع می شود. انتخاب ابزار BPA به عوامل زیر بستگی دارد:

• سطح اتوماسیون مورد نیاز:. هر شرکتی در هنگام خرید، الزامات و سبک های خاص خود را دارد. توانایی نرم افزار برای ترکیب شیوه ها و سیاست های شرکت باید ارزیابی شود. برخی از سوالات مفید برای ارزیابی نیاز شرکت عبارتند از:
  چگونه سیستم BPM با قوانین کلی و تدارکات کسب و کار شما هماهنگ خواهد شد؟
  نقش های کلیدی در BPM انتخابی چیست و چه کسی آنها را پر خواهد کرد؟
  آیا BPM با فرهنگ کلی سازمان تناسب دارد؟
• بودجه: مقدار پولی که باید برای راه اندازی یک سیستم اتوماسیون فرآیند سرمایه گذاری شود به مقیاس کسب و کار، سود نهایی و پتانسیل سرمایه گذاری شرکت بستگی دارد.
• سهولت استفاده: حتی برای سیستم های پیشرفته اتوماسیون فرآیند، مقدار معینی از مداخله انسانی در حین راه اندازی و اجرا مورد نیاز است. سطح مهارت کارمندانی که از نرم‌افزار استفاده می‌کنند، تعیین می‌کند که قسمت جلویی نرم‌افزار چقدر کاربرپسند باشد، و سطح پشتیبانی فنی مورد نیاز توسعه‌دهنده. نیاز به آموزش و پشتیبانی فنی نیز باید قبل از انتخاب ابزار مناسب برای آن هدف مورد توجه قرار گیرد.
• میزان گسترش و همکاری: بیشتر بخش ها/تیم ها/واحدها در شرکت های بزرگ در فعالیت های خود به هم مرتبط هستند. ابزار نرم افزاری که برای فرآیند اتوماسیون استفاده می شود باید بتواند در سطوح مختلف دسترسی داشته باشد و امکان همکاری آسان بین همه شرکت کنندگان را فراهم کند. همچنین باید تمهیداتی برای گنجاندن سطوح مختلف تصویب در فرآیند وجود داشته باشد.
• یکپارچه سازی با سایر سیستم های مورد استفاده در شرکت: ابزار BPA باید با سیستم های دیگر مانند ابزارهای مدیریت حسابداری که قبلاً در شرکت استفاده می شود یکپارچه شود. ابزارهای اتوماسیون فرآیند مستقل که با ابزارهای دیجیتال مورد استفاده در شرکت ادغام نمی شوند، منجر به سوء مدیریت داده ها و از دست دادن زمان می شوند.

یکی از چالش های اصلی در راه اندازی سیستم های BPM، طراحی گردش کار برای اتوماسیون است. هنگامی که فرآیندهایی که باید خودکار شوند شناسایی شدند، هر مرحله از فرآیند باید به وضوح تعریف شود تا بتوان به طور موثر فرآیندها را به طور کامل خودکار کرد. علاوه بر این، اتوماسیون فرآیند باید در فازها اجرا شود تا بتوان آن را قبل از ادغام با کل تجارت به طور کامل آزمایش کرد. نظارت مداوم نیز ضروری است - تنظیم و فراموش کردن یک گزینه نیست و عدم نظارت می تواند منجر به منسوخ شدن عملکردها شود.

بردن

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به سرعت در حال تبدیل شدن به یک ابزار مهم برای کمک به کسب و کارها برای مدیریت عملیات و رشد است. مزایای فرآیندهای خودکار مانند شفافیت بیشتر فرآیندها، کاهش هزینه ها، بهبود بهره وری کارکنان و رضایت مشتری، آنها را برای پذیرش توسط شرکت هایی که به دنبال گسترش عرصه کسب و کار خود هستند، ایده آل می کند. BPA دیگر به عنوان تهدیدی برای اشتغال انسان تلقی نمی شود، اما ابزاری هم افزایی در نظر گرفته می شود که به کارمندان انسانی اجازه می دهد تا روی وظایف کمتر پیش پا افتاده و با ارزش بالاتر مانند توسعه کسب و کار و سایر فعالیت هایی که به ارزش شرکت کمک می کنند تمرکز کنند.

منبع: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/