چگونه می توان یک آزمایش کنترل برای کنترل های خرید را مستند کرد؟

بازنشر افلاطون

دنبال: 0

در چشم‌انداز کسب‌وکار امروزی، سازمان‌ها با چالش‌های بی‌شماری مرتبط با یکپارچگی مالی، انطباق با مقررات و کارایی عملیاتی مواجه هستند. از جمله زمینه های حیاتی که نیاز به توجه دقیق دارد، کنترل فعالیت های خرید است. کنترل های خرید موثر، انطباق با مقررات، کاهش خطرات و ارتقای کارایی عملیاتی را تضمین می کند.

برای اطمینان از اثربخشی کنترل های خرید، سازمان ها باید مکانیسم های کنترلی خود را از طریق یک آزمون جامع کنترل مستندسازی و ارزیابی کنند. این وبلاگ به بررسی اهمیت مستندسازی آزمون کنترل برای کنترل‌های خرید می‌پردازد و اینکه چگونه ابزارهای اتوماسیون می‌توانند این فرآیند را ساده‌سازی کنند و دقت، کارایی و تصمیم‌گیری را افزایش دهند.

به ما بپیوندید تا اهمیت مستندسازی یک آزمایش کنترل برای کنترل‌های خرید را بررسی کنیم و کشف کنیم که چگونه استفاده از فناوری‌های پیشرفته می‌تواند محیط‌های کنترلی را بهینه کند و موفقیت سازمان را افزایش دهد.

درک کنترل های خرید

کنترل خرید جزء حیاتی سیستم کنترل داخلی یک سازمان است. آنها به گونه ای طراحی شده اند که اطمینان حاصل شود که خریدهای انجام شده توسط سازمان مجاز، مناسب و مطابق با سیاست ها و مقررات مربوطه است. کنترل‌های خرید به جلوگیری از فعالیت‌های متقلبانه، به حداقل رساندن خطاها و اطمینان از اینکه سازمان کالاها و خدمات را با قیمت‌های مناسب به دست می‌آورد، کمک می‌کند.

وقتی نوبت به درک کنترل های خرید می رسد، داشتن درک روشنی از هدف و اهداف آنها ضروری است. اهداف اصلی کنترل خرید عبارتند از:

مجوز و تایید: کنترل خرید تضمین می کند که کلیه خریدها به درستی توسط پرسنل مجاز در سازمان مجاز شده است. این امر به جلوگیری از خریدهای غیرمجاز کمک می کند و تضمین می کند که خریدها با بودجه و اهداف سازمان مطابقت دارند.
انتخاب و ارزیابی فروشنده: کنترل‌های خرید شامل فرآیندهایی برای انتخاب و ارزیابی فروشندگان است تا اطمینان حاصل شود که کالاها و خدمات از منابع معتبر و قابل اعتماد تهیه می‌شوند. این کمک می کند تا ریسک خرید از تامین کنندگان متقلب یا فاقد صلاحیت به حداقل برسد.
پردازش سفارش خرید: کنترل‌های خرید، پردازش سفارش‌های خرید، از جمله صحت، کامل بودن و اجرای به موقع آنها را پوشش می‌دهند. این تضمین می‌کند که سفارش‌های خرید به درستی تولید، تأیید و پردازش شده‌اند.
دریافت و بازرسی کالا: کنترل های خرید شامل رویه هایی برای دریافت و بازرسی کالاها برای اطمینان از مطابقت با مشخصات و استانداردهای کیفی سازمان است. این امر به جلوگیری از پذیرش کالاهای معیوب یا نامرغوب کمک می کند و سازمان را از ضررهای مالی محافظت می کند.
تایید فاکتور و پرداخت: کنترل‌های خرید شامل تأیید و تأیید فاکتورهای فروشنده برای اطمینان از دقیق و مناسب بودن آنها است. این به جلوگیری از پرداخت اضافی یا پرداخت برای کالاها یا خدماتی که دریافت نشده اند کمک می کند.

با اجرای کنترل های خرید موثر، سازمان ها می توانند خطراتی مانند تقلب، خطا و عدم انطباق را کاهش دهند. کنترل‌های خرید ساختار و چارچوبی را برای اطمینان از شفافیت، پاسخگویی و کارآمد بودن فرآیند خرید فراهم می‌کنند.

درک کنترل‌های خرید مستلزم درک جامعی از کنترل‌های خاص موجود در یک سازمان است، زیرا این کنترل‌ها می‌توانند بر اساس صنعت، اندازه سازمان و الزامات نظارتی متفاوت باشند. ارزیابی اثربخشی کنترل‌های خرید مستلزم مستندات و آزمایش‌های کامل برای اطمینان از طراحی مناسب و عملکرد مؤثر آن‌ها است.

به طور کلی، درک کنترل‌های خرید برای سازمان‌ها برای حفظ یکپارچگی مالی، به حداقل رساندن ریسک‌ها و اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات قابل اجرا بسیار مهم است. با داشتن درک قوی از کنترل های خرید، سازمان ها می توانند کنترل های داخلی خود را تقویت کرده و شفافیت و پاسخگویی را در فرآیند خرید ارتقا دهند.

مراحل تست کنترل چیست؟

آزمون رویه‌های کنترلی یک روش حسابرسی است که توسط حسابرسان برای ارزیابی اثربخشی کنترل‌های داخلی یک شرکت انجام می‌شود. پس از مرحله برنامه ریزی اولیه و درک یک تکلیف حسابرسی برای به دست آوردن شواهد حسابرسی در مورد اثربخشی کنترل ها انجام می شود.

هدف اصلی آزمون رویه کنترل ارزیابی این است که آیا کنترل‌های طراحی شده توسط واحد مشتری به طور مؤثر در جلوگیری یا کشف تحریف‌های بااهمیت عمل می‌کنند.]. با انجام این آزمون‌ها، حسابرسان می‌توانند تعیین کنند که آیا می‌توانند به عنوان بخشی از فعالیت‌های حسابرسی خود به سیستم کنترل‌های مشتری تکیه کنند یا خیر.

هدف آزمون رویه‌های کنترلی یافتن شواهدی است که نشان می‌دهد کنترل‌ها چقدر خوب عمل می‌کنند تا از خطرات تحریف‌های بااهمیت جلوگیری یا کشف کنند. در درجه اول از ارزیابی ریسک کنترل پشتیبانی می کند، که خطر ناشناخته ماندن تحریف با اهمیت توسط کنترل های داخلی است.

رویه های خاص مورد استفاده در آزمون کنترل بسته به ماهیت کنترل های مورد ارزیابی می تواند متفاوت باشد. آنها ممکن است شامل پرس و جو، مشاهده، بازرسی اسناد و اجرای مجدد رویه های کنترل باشد. انتخاب روش های آزمون به اهداف کنترل، خطرات و قضاوت حسابرس بستگی دارد.

در طول آزمون روشهای کنترل، حسابرسان برنامه آزمون و اهداف خود را مستند می کنند، آزمون ها را انجام می دهند و نتایج را به طور دقیق ثبت می کنند. مستندات شامل جزئیات رویه های انجام شده، نمونه آزمایش شده و هرگونه استثنا یا انحراف شناسایی شده است.

با انجام این آزمون‌ها، حسابرسان از اثربخشی کنترل‌های موجود اطمینان حاصل می‌کنند و بینش‌هایی در مورد قابلیت اطمینان و صحت صورت‌های مالی سازمان ارائه می‌کنند.

چگونه یک روش تست کنترل می تواند کنترل های خرید را ارزیابی کند؟

آزمون روش کنترل برای ارزیابی اثربخشی کنترل های خرید در یک سازمان بسیار مهم است. کنترل های خرید به گونه ای طراحی شده اند که اطمینان حاصل شود که تمامی خریدهای انجام شده توسط سازمان مجاز، مناسب و مطابق با سیاست ها و مقررات مربوطه است. انجام آزمون رویه‌های کنترلی به حسابرسان کمک می‌کند تا ارزیابی کنند که آیا این کنترل‌ها به‌طور مؤثری طراحی و عمل می‌کنند یا خیر.

حسابرسان با انجام آزمون، شواهدی را جمع‌آوری می‌کنند تا ارزیابی کنند که آیا کنترل‌های خرید در پیشگیری یا کشف خطرات تحریف‌های بااهمیت که می‌تواند از فعالیت‌های خرید ناشی می‌شود، مؤثر باشد یا خیر. روش های تست انتخاب شده بر اساس اهداف کنترلی خاص و ریسک های شناسایی شده مرتبط با کنترل های خرید است. حسابرسان با ارزیابی اینکه آیا اهداف کنترلی برآورده شده‌اند، می‌توانند از اثربخشی کنترل‌های خرید اطمینان معقولی کسب کنند.

به عنوان مثال، اگر سازمانی کنترلی برای درخواست مجوز برای تمام خریدهای بیش از 5,000 دلار داشته باشد، حسابرس نمونه ای از سفارشات خرید را آزمایش می کند تا تأیید کند که آنها مجوز مناسب را دریافت کرده اند. اگر حسابرس متوجه شود که تعداد قابل توجهی از سفارش های خرید بیش از 5,000 دلار مجاز نبوده اند، حسابرس ممکن است به این نتیجه برسد که کنترل به طور موثر عمل نکرده است. این نشان می دهد که خطر تحریف با اهمیت مرتبط با خریدهای داخل سازمان وجود دارد.

سپس حسابرس توصیه می کند که سازمان طرح یا کاربرد کنترل را برای کاهش خطرات شناسایی شده ارزیابی مجدد کند.

طراحی تست کنترل برای کنترل های خرید

مستندسازی آزمون روش کنترل برای کنترل های خرید، گام مهمی در فرآیند حسابرسی است. در اینجا یک راهنمای گام به گام در مورد نحوه مستندسازی آزمایش کنترل برای کنترل های خرید آورده شده است:

کنترل خرید را درک کنید: با بررسی خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و اسناد کنترلی سازمان مربوط به کنترل‌های خرید شروع کنید. درک کاملی از اهداف کنترل، کنترل های کلیدی و ریسک های ذاتی مرتبط با خرید به دست آورید.
اهداف آزمون را تعریف کنید: اهداف آزمون روش کنترل را برای کنترل های خرید به وضوح تعریف کنید. رویه های کنترلی خاصی را که آزمایش خواهند شد و معیارهایی که کنترل ها بر اساس آن ها ارزیابی خواهند شد، تعیین کنید.
یک طرح آزمایشی تهیه کنید: یک طرح آزمایشی ایجاد کنید که دامنه، رویکرد، و روش شناسی روش آزمایش کنترل را مشخص کند. این طرح باید حجم نمونه، روش نمونه‌گیری و روش‌های کنترل ویژه‌ای را که انجام خواهد شد، به تفصیل شرح دهد.
مراحل تست را مستند کنید: روش‌های آزمایشی را که در طول آزمایش کنترل اجرا می‌شود، به وضوح مستند کنید. این شامل مراحلی است که باید دنبال شود، اطلاعاتی که باید جمع آوری شود و هر مدرکی که باید به دست آید. فعالیت های کنترلی را که باید مشاهده شود، اسنادی که باید بررسی شوند و هر گونه پرس و جو که قرار است انجام شود را مشخص کنید.
نمونه را مشخص کنید: اندازه نمونه و معیارهای انتخاب آزمون را تعیین کنید. نمونه ای نماینده از معاملات خرید یا فعالیت های کنترلی را برای آزمایش انتخاب کنید. در صورت امکان، عواملی مانند ریسک، اهمیت و تکنیک های نمونه گیری آماری را در نظر بگیرید.
تست کنترل را انجام دهید: مراحل تست را همانطور که در طرح تست مستند شده است اجرا کنید. دستورالعمل های گام به گام را برای هر فعالیت یا تراکنش کنترلی انتخاب شده در نمونه دنبال کنید. نتایج را با دقت ثبت کنید و هرگونه استثنا یا انحراف را که با آن مواجه می شوید مستند کنید.
ثبت و تجزیه و تحلیل یافته ها: نتایج آزمون را مستند کنید و یافته ها را تجزیه و تحلیل کنید. هرگونه ضعف کنترل مشاهده شده، انحراف از کنترل ها، یا موارد عدم انطباق با خط مشی ها و رویه ها را به وضوح ثبت کنید. تأثیر و اهمیت این یافته ها را بر اثربخشی کنترل های خرید تجزیه و تحلیل کنید.
ارزیابی اثربخشی کنترل: اثربخشی کنترل های خرید را بر اساس یافته های آزمون ارزیابی کنید. تعیین اینکه آیا اهداف کنترلی برآورده شده اند یا خیر، و سطح اتکای قابل اعمال بر کنترل ها را تعیین کنید. تأثیر بالقوه بر خطر تحریف بااهمیت و نیاز به آزمایش اساسی بیشتر را در نظر بگیرید.
نتیجه گیری آزمون را مستند کنید: یافته ها و نتیجه گیری های آزمون روش کنترل برای کنترل های خرید را خلاصه کنید. هرگونه نقص کنترلی، توصیه‌ها، یا زمینه‌های بهبود را به وضوح اعلام کنید. اطمینان حاصل کنید که مستندات جامع هستند و یک مسیر حسابرسی واضح از کار انجام شده ارائه می دهند.
بررسی و نهایی کردن مستندات: تست مستند رویه کنترل را مرور کنید و از کامل بودن و دقت اطمینان حاصل کنید. هر گونه تجدید نظر یا اضافات لازم را برای بهبود وضوح یا پاسخگویی به بازخوردهای ذینفعان انجام دهید. اسناد را برای درج در کارنامه یا گزارش حسابرسی نهایی کنید.

بررسی و اعتبارسنجی

در چشم انداز کسب و کار به سرعت در حال تحول امروز، حفظ کنترل های داخلی موثر برای سازمان ها برای کاهش خطرات و اطمینان از انطباق با الزامات نظارتی بسیار مهم است. به این ترتیب، مستندسازی آزمون‌های کنترل در ارزیابی اثربخشی این کنترل‌ها بسیار مهم است.

با این حال، به همان اندازه مهم است که این اسناد را به طور دوره ای بررسی و اعتبار سنجی کنید تا از دقت و قابلیت اطمینان اطمینان حاصل شود.

بررسی آزمون اسناد کنترلی به حسابرسان یا تیم های مدیریتی اجازه می دهد تا هرگونه شکاف یا تناقضی را که به طور بالقوه می تواند اثربخشی کلی کنترل های داخلی را تضعیف کند، شناسایی کنند. ذینفعان را قادر می سازد تا بررسی کنند که آیا رویه های مستند با استانداردهای صنعت و دستورالعمل های نظارتی مطابقت دارند یا خیر. اعتبار سنجی این اسناد کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که آزمایش ها به طور دقیق و بدون هیچ گونه سوگیری یا دستکاری انجام می شوند. حسابرسان با بررسی دقیق هر مرحله که در سند ذکر شده است، می توانند ارزیابی کنند که آیا شواهد مناسبی برای حمایت مؤثر از ادعاهای مطرح شده در مورد فعالیت های کنترلی جمع آوری شده است یا خیر.

نکاتی در مورد چگونگی اطمینان از صحت و قابلیت اطمینان تست اسناد کنترلی:

1. استانداردسازی اسناد: یک الگوی استاندارد برای مستندسازی آزمون ها در فرآیندهای مختلف در یک سازمان ایجاد کنید. این امر ثبات و سهولت را هنگام بررسی فعالیت های کنترلی مختلف تضمین می کند.

2. انجام بررسی های دوره ای: فواصل منظم (سه ماهه یا سالانه) را برای بررسی کامل تمام اسناد آزمون در برابر تمرین واقعی و سپس جلسات بازخورد دقیق با پرسنل مربوطه تنظیم کنید.

3. مکانیزم بررسی همتایان را اجرا کنید: همکاری متقابل کارکردی را در جایی که همتایان کار یکدیگر را به عنوان معیار تضمین کیفیت قبل از ارسال نهایی بررسی می کنند، تشویق کنید.

نانوشبکه ها چگونه می توانند کمک کنند؟

استخراج داده ها: نانوشبکه ها می توانند اطلاعات را از اسناد مختلف مانند سفارش خرید، فاکتورها، رسیدها و قراردادهای تامین کننده استخراج کنند. این می تواند نقاط داده های کلیدی مانند شماره سفارش خرید، شماره فاکتور، نام تامین کننده، مقادیر خرید، قیمت ها و سایر جزئیات مرتبط را شناسایی کند.
سازماندهی داده ها: پس از استخراج داده ها، نانو شبکه ها می توانند به سازماندهی آن ها در قالبی ساختاریافته کمک کنند. این می تواند داده ها را بر اساس ویژگی های مختلف، مانند اطلاعات تامین کننده، جزئیات سفارش خرید، یا جزئیات فاکتور طبقه بندی کند. این امر تجزیه و تحلیل و بررسی داده ها را برای اهداف آزمایش کنترل آسان تر می کند.
تشخیص خطا: نانوشبکه ها می توانند به شناسایی خطاها یا ناسازگاری های احتمالی در داده ها کمک کنند. برای مثال، می‌تواند مواردی را علامت‌گذاری کند که مبلغ سفارش خرید با مبلغ صورت‌حساب متفاوت است یا اطلاعات تأمین‌کننده با فهرست فروشنده تأیید شده مطابقت ندارد. این قابلیت های تشخیص خطا به شناسایی ضعف ها و ناهنجاری های کنترل کمک می کند.
اعتبار سنجی داده ها: نانوشبکه ها می توانند داده های استخراج شده را با معیارهای کنترل از پیش تعریف شده مقایسه کنند. به عنوان مثال، می‌تواند تأیید کند که آیا سفارش‌های خرید به درستی مجاز هستند، آیا تأییدیه‌های صورت‌حساب با سطوح مناسب مطابقت دارند، یا اینکه تخفیف‌ها و تخفیف‌ها به درستی اعمال می‌شوند. نانوشبکه‌ها با خودکار کردن فرآیند اعتبارسنجی، اطمینان حاصل می‌کنند که کنترل‌ها مطابق خواسته‌ها عمل می‌کنند.
گزارش و تحلیل: نانوشبکه‌ها می‌توانند گزارش‌ها و تحلیل‌های جامعی را بر اساس داده‌های استخراج‌شده تولید کنند. این می تواند بینش هایی را در مورد اثربخشی محیط کنترل ارائه دهد، روندها یا الگوها را در فعالیت های خرید شناسایی کند و زمینه های بالقوه را برای بهبود یا بررسی بیشتر برجسته کند.

با استفاده از قابلیت‌های نانوشبکه‌ها، فرآیند مستندسازی آزمایش کنترل برای کنترل‌های خرید کارآمدتر و دقیق‌تر می‌شود. تلاش دستی را کاهش می‌دهد، ثبات را افزایش می‌دهد و رویکردی ساختاریافته برای تجزیه و تحلیل و اعتبارسنجی داده‌ها ارائه می‌کند که در نهایت اثربخشی کلی فرآیند آزمایش کنترل را بهبود می‌بخشد.

به دنبال خودکارسازی تست کنترل‌های خود برای سفارش‌های خرید هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای آن کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP سرتاسر.

نتیجه

در نتیجه، مستندسازی یک آزمون کنترل برای کنترل‌های خرید یک فرآیند ضروری برای سازمان‌ها است. اهداف متعددی از جمله انطباق، کاهش ریسک، کارایی عملیاتی، اطمینان و بهبود مستمر را در بر می گیرد. با مستندسازی آزمون کنترل، سازمان‌ها می‌توانند پایبندی خود را به الزامات نظارتی و سیاست‌های داخلی نشان دهند، نقاط ضعف کنترلی را شناسایی کنند، خطرات را کاهش دهند و فعالیت‌های خرید خود را بهینه کنند.

از طریق استفاده از ابزارهای اتوماسیون مانند نانو شبکه ها، فرآیند مستندسازی یک آزمایش کنترل کارآمدتر و دقیق تر می شود. نانوشبکه‌ها می‌توانند داده‌های مربوطه را از منابع مختلف استخراج کنند، آن‌ها را در قالبی ساختاریافته سازمان‌دهی کنند، خطاها و ناسازگاری‌ها را شناسایی کنند، داده‌ها را بر اساس معیارهای کنترل اعتبارسنجی کنند و گزارش‌ها و تحلیل‌های جامع تولید کنند. این فناوری تلاش دستی را کاهش می دهد، ثبات را افزایش می دهد و بینش های ارزشمندی را در مورد اثربخشی محیط های کنترلی ارائه می دهد.

با مستندسازی آزمون کنترل برای کنترل‌های خرید، سازمان‌ها نه تنها انطباق را تضمین می‌کنند، بلکه کارایی عملیاتی را افزایش می‌دهند، اطمینان داخلی و خارجی را به دست می‌آورند و بهبود مستمر را هدایت می‌کنند. این به پایه ای برای حکمرانی مؤثر، گزارش دهی شفاف و ایجاد اعتماد در میان ذینفعان تبدیل می شود.

در عصری که کسب‌وکارها با نظارت فزاینده و نیاز به فرآیندهای کارآمد مواجه هستند، مستندسازی آزمون کنترل برای کنترل‌های خرید به یک ضرورت استراتژیک تبدیل می‌شود. این سازمان ها را برای حفظ محیط های کنترلی قوی، مدیریت موثر ریسک ها و بهینه سازی شیوه های خرید خود توانمند می سازد. در نهایت، سازمان ها را قادر می سازد تا از یکپارچگی مالی خود محافظت کنند، اعتماد را تقویت کنند و رشد پایدار را هدایت کنند.