Mis on dokumentide töövoo automatiseerimine?

Mis on dokumentide töövoo automatiseerimine?

Ajatempel: 1. august 2023 4:41
Allikasõlm: 2805197

Tänapäeva teabepõhises maailmas sõltub koostöö ja suhtlus meeskondades suuresti andmetest ja dokumentidest. Alates lepingutest ja arvetest kuni juhendite ja aruanneteni – dokumendid mängivad olulist rolli struktureeritud teabe edastamisel, mida saab hõlpsasti jagada, arusaadavaks ja tegutsemiseks. Dokumentide täieliku potentsiaali ärakasutamiseks on aga tõhus haldamine ülioluline. Siin tulevad mängu dokumentide kinnitamise töövood.

Dokumendi kinnitamise töövood on rida samme, mis hõlmavad inimese panust. Kõikide eesmärk on tagada, et dokument vastaks sisestandarditele enne selle kasutamist. Need töövood toimivad kvaliteedi tagamise mehhanismina, mis tagab, et dokumendid täidavad organisatsioonilises raamistikus ettenähtud eesmärki. Rakendades dokumentide kinnitamise töövooge, saavad organisatsioonid oma dokumendihaldusprotsesse sujuvamaks muuta ja üldist tõhusust tõsta.

Traditsiooniliselt tugines dokumentide töövoo haldamine käsitsi tehtavatele ülesannetele, nagu printimine, skannimine, postitamine, käsitsi andmete sisestamine, dokumentide füüsiline edastamine üle hierarhia kinnitamiseks jne. Automatiseerimistööriistade tulekuga kasutavad ettevõtted nüüd automatiseerimist, et paremini hallata. nende dokumentide töövoogusid.

Selles artiklis määratleme ja uurime automatiseerimise rolli dokumentide töövoohalduses.

Mis on dokumentide töövoo automatiseerimine?

Dokumentide töövoo automatiseerimine on osa suuremast äritöövoo automatiseerimise valdkonnast ja viitab intelligentsete tööriistade kasutamisele dokumentide liikumise haldamiseks organisatsiooni sees, mis hõlmab erinevaid üksikisikuid, töötajaid ja osakondi. See on vahend ettevõtetele oma paberimajanduse tõhusaks haldamiseks, suunates dokumente eelnevalt määratletud radade ja operatiivtoimingute kaudu, kuni need jõuavad lõppsihtkoha või tulemuseni. Rakendades töövoo automatiseerimist, saavad organisatsioonid saavutada töö tõhususe ja toimingud sujuvamaks.

Dokumentide töövoo automatiseerimine on kasulik peaaegu kõigis ärivaldkondades, kuna mis tahes ettevõtte tegevus nõuab suuri paberimajandust. Vaatame näiteks, kuidas dokumentide automatiseerimise töövoog saab aidata võlgnevuste osakonda hankimise-maksmiseks protsessis – rutiinses äritegevuses, mis hõlmab märkimisväärsel hulgal paberitööd, kinnitusi ja marsruutimist.

  1. Dokumendi kviitung: Protsess algab asjakohaste hankedokumentide, nagu arved, ostutellimused ja kviitungid, kogumisega. Seda saab teha erinevate vahenditega, sealhulgas füüsiliste dokumentide skaneerimisega või müüjatelt elektrooniliselt vastu võttes.
  2. Dokumendi väljavõte: Automatiseerimistööriistad saavad salvestatud dokumentidest võtmeandmeid eraldada, kasutades selliseid tehnoloogiaid nagu optiline märgituvastus (OCR) või intelligentne dokumendituvastus (IDR). See võimaldab süsteemil jäädvustada olulist teavet, nagu arvete numbrid, hankija üksikasjad, rea artiklite kirjeldused ja summad.
  3. Andmete kinnitamine ja kinnitamine: Ekstraheeritud andmed kontrollitakse eelmääratletud reeglite alusel ja sobitatakse vastavate ostutellimuste ja kviitungitega, et tagada täpsus ja järjepidevus. Mängitakse kahe- ja kolmepoolseid matše. Lahknevused või erandid saab edasiseks ülevaatamiseks ja lahendamiseks märgistada.
  4. Töövoo marsruutimine: Automatiseeritud süsteem suunab dokumendid eelnevalt määratletud töövoogude alusel ülevaatamiseks ja kinnitamiseks asjakohastele sidusrühmadele. See võib hõlmata isikuid, kes vastutavad reaüksuste kontrollimise, lepingule vastavuse kontrollimise või maksete autoriseerimise eest. Süsteem tagab, et dokumendid saadetakse õigetele isikutele järjestikku või paralleelselt, olenevalt töövoo ülesehitusest.
  5. Heakskiitmine ja erandite käsitlemine: Sidusrühmad saavad teatisi ja saavad dokumentidega tutvuda elektrooniliselt. Nad võivad vajaduse korral kinnitada, tagasi lükata või küsida lisateavet. Erandid, nagu hinnaerinevused või puuduv teave, saab enne edasiste toimingute jätkamist märgistada.
  6. Integratsioon ERP-süsteemidega: Automatiseeritud dokumentide töövoo süsteem integreerub organisatsiooni ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemiga, võimaldades sujuvat andmeedastust ja finantsdokumentide värskendamist. Heakskiidetud dokumendid ja asjakohased andmed püütakse automaatselt ERP-süsteemi, tagades järjepidevuse ja välistades vajaduse käsitsi andmete sisestamiseks.
  7. Makse töötlemine: Kui dokumendid on läbinud vajalikud kooskõlastused ja valideerimised, genereerib süsteem kinnitatud andmete alusel maksejuhised. See võib käivitada makseprotsessi, olgu see siis tšekkide genereerimine, elektrooniliste rahaülekannete algatamine või muude makseviiside kasutamine.
  8. Kontrolljälg ja aruandlus: Kogu automatiseeritud hanke-maksmiseks protsessi vältel hoiab süsteem kõikehõlmavat kontrolljälge, dokumenteerides iga dokumentidega tehtud toimingu. Seda kontrolljälge kasutatakse vastavuse, siseauditite ja aruandlusnõuete jaoks.

Teine valdkond, mis võib dokumentide töövoo automatiseerimisest palju kasu saada, on personaliosakond. Eeskujuks on uute töötajate vastuvõtuprotsess, mis hõlmab sageli aeganõudvaid ülesandeid, nagu taustakontroll ja käsitsi andmete sisestamine. Dokumentide töövoo automatiseerimisega saab neid ülesandeid automatiseerida, vabastades personalitöötajad keskenduma sisukamatele ja kaasahaaravamatele projektidele. See automatiseerimine ei suurenda mitte ainult personali efektiivsust, vaid laieneb ka teistele osakondadele, nagu IT, turundus, rahandus, juriidiline ja müük, võimaldades neil rutiinseid ülesandeid automatiseerida ja üldist tootlikkust tõsta. Rakendades dokumentide töövoo automatiseerimist, saavad personaliosakonnad tõhustada oma tegevust, parandada tootlikkust ja eraldada ressursse strateegilisematele algatustele, mis lisavad organisatsioonile väärtust.

Kliendiandmete haldamine on veel üks valdkond, mis saab kasu dokumentide töövoo automatiseerimisest. Kasutades standardiseeritud malle ja võimendades API taotlusi, saavad organisatsioonid automaatselt dokumentidesse lisada dünaamilist klienditeavet. Näiteks kui klient esitab oma teabe veebipõhise veebivormi kaudu, saab automaatselt luua ettepaneku koos tema üksikasjadega, sealhulgas täisnimi, aadress, ettevõtte nimi, kontaktteave ja palju muud. Erinevate töövoogude ja toimingute jaoks saab seadistada erinevaid malle, tagades isikupärastatud ja tõhusa dokumendiloome konkreetse kliendiinfo põhjal.

Tervishoiutööstuses on patsiendiandmete tõhus haldamine esmatähtis. Dokumendihaldusprotsessi automatiseerimine lihtsustab meditsiiniliste dokumentide loomist ja haldamist, võimaldades tervishoiuteenuse osutajatel pakkuda parimat patsiendihooldust. Automatiseerimisplatvormid pakuvad turvalist ja tsentraliseeritud hoidlat meditsiiniliste dokumentide, retseptiteabe ja raviplaanide salvestamiseks ja neile juurdepääsuks, andes tervishoiutöötajatele võimaluse pakkuda täiustatud tervishoiuteenuseid.

Samamoodi võib dokumendihalduse automatiseerimine haridusvaldkonnas haldusprotsesse revolutsiooniliselt muuta ja õpilaste kogemusi parandada. Koolid ja ülikoolid saavad koondada kõik üliõpilaste dokumendid, sealhulgas ärakirjad, registreerimisvormid ja rahalise abi dokumendid ühte kohta, parandades andmete juurdepääsetavust ja tagades andmete täpsuse. Automatiseerimine aitab ka õpetajatel optimeerida selliseid protsesse nagu hindamine, ülesannete esitamine ja kohaloleku jälgimine, parandades lõpuks üldist töötõhusust.

Dokumendi töövoo automatiseerimise eelised

McKinsey uuringute kohaselt arvatakse, et 50% tööd saab automatiseerida ja ümber 31% ettevõtetest on juba automatiseerinud vähemalt ühe oma funktsiooni. See toob esile äriprotsesside erinevate aspektide automatiseerimisest saadava kasu üha suurema tunnustamise. Nõudlus sujuva suhtluse, tõhusa ressursside jaotamise ja tugevate IT-süsteemide järele on ülemaailmse äriprotsesside automatiseerimise turu kasvu veelgi soodustanud. Prognoosid näitavad, et 2026. aastaks peaks see turg saavutama väärtuse $ 19.6 miljardit. See tähendab automatiseerimistehnoloogiate laialdast kasutuselevõttu, et suurendada tootlikkust, vähendada käsitsi tehtavat pingutust ja optimeerida töötõhusust erinevates tööstusharudes.

Dokumentide töövoo automatiseerimine arenes välja dokumendihaldussüsteemidest (DMS), mis töötati välja 1980. aastate lõpus. Esimene kaubanduslik DMS-toode võeti kasutusele 1990. aastate alguses, keskendudes peamiselt dokumentide organiseerimisele ja säilitamisele. Kuna aga organisatsioonid mõistsid vajadust täiustatud funktsioonide järele, on DMS-süsteemid arenenud, et hõlmata selliseid funktsioone nagu dokumendi versioonikontroll, ulatuslikud turvamoodulid ja dokumendi töövoo võimalused. Töövoohalduse lisamine DMS-i on loomulikult toonud kaasa selle turu suuruse muljetavaldava kasvu; 2021. aastal peaks DMS-i globaalne turg, mille väärtuseks hinnati 5.00 miljardit USA dollarit, jõudma muljetavaldava tasemeni. 16.42 miljardit poolt 2029.

Mõned dokumendi töövoo automatiseerimise eelised hõlmavad järgmist:

  • Kiirendatud dokumentide genereerimine: Käsitsi dokumentide loomine on töömahukas ja aeganõudev ettevõtmine. Protsessi automatiseerimine välistab vajaduse käsitsi andmete sisestamise järele ja muudab koostöö sujuvamaks, võimaldades ettevõtetel koostada arveid, lepinguid ja ettepanekuid minutite, mitte nädalate jooksul. Näiteks dokumenteerimisprotsessi digiteerimisega vähendas St. Louisi avalik koolipiirkond personali rekvireerimise aega kolmelt nädalalt kolm tundi.
  • Vigade vähendamine: Andmete käsitsi sisestamine võib põhjustada jahmatust 40% inimlike vigade tõenäosus, põhjustades organisatsioonidele olulisi tehnilisi ja rahalisi väljakutseid. Dokumentide automatiseerimine vähendab vigade tõenäosust, automatiseerides andmesisestuse, märgistades võimalikud vead ja kinnitades andmeid sisestuspunktis.
  • Parem koostöö: Koostöö käsitsi dokumentide loomisel hõlmab sageli keerukat jälgimist ja suhtlust, mille tulemuseks on vigu ja viivitusi. Dokumentide automatiseerimine pakub tsentraliseeritud platvormi, kus sidusrühmad saavad reaalajas koostööd teha, vähendades ooteaegu ja vähendades vajadust pikkade meiliahelate ja koosolekute järele.
  • Järjepidevus ja versiooni selgus: Dokumentide automatiseerimine tagab selguse dokumendi uusima versiooni osas, pakkudes versioonikontrolli ja säilitades järjepidevuse. Automatiseerimine jälgib muudatusi, tuvastab uusima versiooni ja võimaldab ettevõtetel luua järjepidevaks vormindamiseks malle ja standardeid.
  • Andmeturve: Dokumentide käsitsi loomine kujutab endast andmetega seotud rikkumiste ja kaotsimineku ohtu. Dokumentide automatiseerimine pakub turvalist digitaalset platvormi dokumentide loomiseks ja säilitamiseks koos selliste funktsioonidega nagu juurdepääsu kontroll, krüptimine ja kontrolljäljed, mis tagavad tundliku teabe kaitse.
  • Kasu keskkonnale: EPA andmetel genereerib keskmine kontoritöötaja umbes kaks naela paberist ja papist tooteid iga päev, mille tulemuseks on märkimisväärne kogus kontorijäätmeid. Levinud jäätmeallikad on trükivead, kehvad koopiad, aegunud memod ja aruanded ning aegunud perioodika. Märkimisväärne on see, et paberijäätmed moodustavad ligikaudu 90% kõigist kontorijäätmetest. Juriidiliste dokumentide automatiseerimise rakendamine ei pruugi paberijäätmeid täielikult kõrvaldada, kuid sellel võib olla oluline mõju täpsuse parandamisele ja paberijäätmete tekkele kaasa aitavate vigade vähendamisele.
  • Täiustatud alumine rida: Dokumentide automatiseerimine annab märkimisväärset rahalist kasu, vähendades käsitsi protsesside, sealhulgas printimise, postitamise ja füüsilise ladustamise kulusid. Lisaks säästab automatiseerimine aega ja vaeva, võimaldades töötajatel keskenduda lisandväärtust loovatele tegevustele. Samuti täiustab see arveldus- ja makseprotsesse, tagades kiired ja täpsed maksed.

Kuidas automatiseerida dokumentide töövooge Nanonetsiga?

Nanonets on intelligentne tehisintellektil põhinev dokumentide automatiseerimise tarkvara, mis pakub mitmesuguseid tööriistu ja funktsioone, et automatiseerida dokumentide kinnitamise protsesse koodita reeglipõhiste töövoogude kaudu. Nanonetsiga saavad meeskonnad tõhusalt hallata dokumentide töövoo erinevaid aspekte, sealhulgas teabe sisenemist ja liikumist töövoos, märkuste ja kinnituste kontrollpunkte ning meeskonnaliikmetele ülesannete määramist.

Nanonetsiga saavad ettevõtted oma dokumentide töövoo haldust täiustada mitmel viisil.

Ülesande automaatne täitmine:

  • Automatiseerige korduvad toimingud, nagu andmete ekstraheerimine ja valideerimine töövoo sees, säästes aega ja vähendades käsitsi töökoormust.
  • Looge tingimused ja reeglid, et lihtsustada dokumentide töötlemist konkreetsete väljaväärtuste põhjal.
  • Klassifitseerige automaatselt sissetulevad dokumendid, nagu arved, ostutellimused, lepingud ja kviitungid, parandades korraldust ja andmete hankimist.
  • Määrake juurdepääsuõigused, tagades, et tundlikke dokumente saavad vaadata või muuta ainult volitatud töötajad.

Täpsem dokumentide töötlemine:

  • Kasutage täiustatud OCR-tehnoloogiat teksti, numbrite ja märkide täpseks äratundmiseks erinevat tüüpi dokumentidest, sealhulgas käsitsi kirjutatud ja masinprinditud tekstist.
  • Andmete konteksti mõistmiseks kasutage süvaõppe algoritme, võimaldades keerulistest ja struktureerimata dokumentidest täpset eraldamist.
  • Kohandage mudelit ekstraheerimisreegleid kohandades ja treenige seda näidisdokumentide abil, mis võimaldavad täpset andmete eraldamist.

Töövoo automatiseerimine:

  • Mallide ja kohandatavate parameetrite abil saate hõlpsalt luua kinnitustöövooge.
  • Määratlege ülevaatajad, reeglid ja etapid, et tagada tõhusad dokumentide läbivaatamise ja kinnitamise protsessid.
  • Käivitage iga dokumendi jaoks määratletud reeglid autopiloodil, minimeerides vigu ja kõrvaldades kinnituse kitsaskohad.
  • Muutke osakondadevaheline koostöö ja suhtlus sujuvamaks, vähendades kitsaskohti ja suurendades üldist tootlikkust.

Kasutajasõbralik liides ja integratsioon:

  • Saate kasu kasutajasõbralikust liidesest, mis hõlbustab eraldatud andmete hõlpsat ülevaatamist ja parandamist, tagades andmete täpsuse.
  • Eksportige eraldatud andmeid mitmes vormingus, nagu CSV, JSON ja Excel, et integreerida sujuvalt teiste süsteemidega.
  • Kasutage mitmekeelset tuge, võimaldades väljavõtteid erinevates keeltes kirjutatud dokumentidest.
  • Kasutage API-integratsiooni, et integreerida nanonetid olemasolevate tööriistade ja süsteemidega, nagu raamatupidamistarkvara, ERP-d ja CRM-id.

Insights ja skaleeritavus:

  • Saage väärtuslikku teavet põhjaliku aruandluse ja analüüsi kaudu, mis võimaldab jõudlust jälgida ja kitsaskohti tuvastada.
  • Maksimaalse tõhususe ja tootlikkuse saavutamiseks optimeerige pidevalt töövooge andmepõhiste täiustuste põhjal.
  • Kasutage nanonettide mastaapsust, mis võimaldab tõhusalt käsitleda suuri dokumente ja andmeid.

Nanonetsi võimalusi ära kasutades saavad ettevõtted tõhustada oma dokumentide töövoohaldust, suurendada täpsust, andmeturvet ja suurendada oma dokumentidega seotud protsesside tõhusust.

ära võtta

Järgi gitnux, parandab töövoo automatiseerimise rakendamine andmete täpsust 88%. Uuringud on näidanud, et kuni 72% Paljud töötajad usuvad, et ebatõhusad protsessid mõjutavad nende tööga rahulolu negatiivselt. Digitaliseerimise ja automatiseerimise puudumisel kogevad töötajad sageli kõrgendatud pettumust, stressi ja üldist rahulolematust.

Dokumentide töövoo automatiseerimine on muutlik lahendus, mis pakub palju vaieldamatuid eeliseid. Automatiseerimise rakendamisega saavad ettevõtted näha tootlikkuse ja läbilaskevõime suurenemist ning andmete täpsuse märkimisväärset paranemist. Reeglipõhise protsesside automatiseerimise platvormi, nagu Nanonets, omaksvõtmine võib aidata ettevõtetel luua tsentraliseeritud ja sujuvama protsessi oluliste dokumentide loomiseks, redigeerimiseks ja allkirjastamiseks. Kasutajasõbralik liides võimaldab kasutajatel hõlpsalt jälgida ja hallata kogu dokumentatsiooni, välistades sõltuvuse aegunud paberipõhistest süsteemidest.

Kui soovite kasutada dokumentide automatiseerimise eeliseid ja parandada oma organisatsiooni toimivust, on meie eksperdid abiks. Nad juhendavad teid Nanonetsi tähelepanuväärsete funktsioonide ja võimalustega, aidates teil kindlaks teha, kas see vastab teie konkreetsetele nõuetele. Ärge jätke kasutamata võimalust oma dokumendihaldusprotsesse sujuvamaks muuta ja töövoogu optimeerida. Võtke omaks automatiseerimise jõud ja viige oma ettevõte suurema tõhususe ja edu suunas.

FAQ

Mis on dokumentide töövoo automatiseerimine?

Dokumentide töövoo automatiseerimine on tehnoloogia ja tarkvara kasutamine organisatsioonisisese dokumentide haldamise automatiseerimiseks ja tõhustamiseks. See hõlmab dokumentidega seotud ülesannete (nt loomine, redigeerimine, ülevaatamine, kinnitamine ja levitamine) digiteerimist, korraldamist ja optimeerimist. Asendades käsitsi ja paberil põhinevad protsessid automatiseeritud digitaalsete töövoogudega, parandab dokumentide töövoo automatiseerimine tõhusust, täpsust ja tootlikkust. See vähendab vigade riski, säästab aega ja ressursse, tõhustab koostööd ja tagab vastavuse eeskirjadele.

Kuidas automatiseerida töövoo dokumenti?

Esmalt valige töövoo haldamise tööriist või tarkvara, mis sobib teie organisatsiooni vajadustega ja integreerub hästi teie olemasolevate süsteemidega. Järgmisena tuvastage dokumendi töövoo etapid ja etapid, sealhulgas loomine, redigeerimine, ülevaatamine ja kinnitamine. Kaardistage ülesannete jada ja määrake iga sammu jaoks reeglid ja tingimused. Töövoohaldustööriista abil saate töövoo kujundamiseks sageli kasutada visuaalset redaktorit või pukseerimisfunktsiooni. Määrake igale etapile konkreetsed sidusrühmad, määrake tähtajad ja koostage ülesande täitmise kohta teateid või meeldetuletusi. Lisaks saate konfigureerida töövootööriista, et automatiseerida konkreetsetel tingimustel põhinevaid toiminguid, nagu näiteks dokumentide automaatne suunamine heakskiitmiseks või märguannete käivitamine. Kui töövoog on kavandatud ja konfigureeritud, testige seda näidisdokumentidega, et tagada selle õige toimimine. Lõpuks juurutage automatiseeritud töövoog igapäevaseks kasutamiseks, jälgige pidevalt selle toimivust ja tehke tõhususe ja tulemuslikkuse optimeerimiseks vajaduse korral parandusi.

Milline on parim viis töövoo dokumenteerimiseks?

Parim viis töövoo dokumenteerimiseks on kasutada tekstikirjelduste ja visuaalsete esituste kombinatsiooni. Alustuseks esitage töövoo iga etapi selge ja lühike kirjalik kirjeldus, sealhulgas sisendid, väljundid ja kõik sõltuvused või tingimused. See aitab tagada protsessi igakülgse mõistmise. Lisaks kasutage töövoo visuaalseks esitamiseks visuaalseid abivahendeid, nagu vooskeemid, diagrammid või protsessikaardid. Visuaalsed esitused võivad muuta töövoo lihtsamaks mõistmiseks, tuvastada kitsaskohad või ebatõhusused ning hõlbustada meeskonnaliikmete vahelist suhtlust ja koostööd. Kirjalike kirjelduste ja visuaalsete esituste kombinatsiooni kasutamine annab töövoo kohta tervikliku dokumentatsiooni, mis on nii selge kui ka kõigile asjassepuutuvatele sidusrühmadele kättesaadav.

Mis kasu on dokumentide töövoo automatiseerimisest?

Dokumendi töövoo automatiseerimine pakub mitmeid eeliseid, mis parandavad oluliselt töö efektiivsust ja tootlikkust. See vähendab käsitsi tehtud pingutusi ja inimlikke vigu, mis suurendab täpsust ja andmete kvaliteeti. See muutis dokumentide voo sujuvamaks, võimaldades kiiremat töötlemist ja vähendades tööaegu. Automatiseerimine tagab ka järjepidevuse ja eelmääratletud reeglite ja protsesside järgimise, minimeerides dokumendikäsitluse erinevusi. Tsentraliseerides dokumendihalduse, parandab see meeskonnaliikmete vahelist koostööd ja suhtlust, välistades vajaduse käsitsi üleandmise järele ja vähendades viivitusi. Dokumentide töövoogude automatiseerimine suurendab ka andmete turvalisust ja vastavust juurdepääsukontrolli, kontrolljälgede ja krüpteerimismeetmete rakendamisega. Automatiseerimine võimaldab ka reaalajas jälgimist, jälgimist ja aruandlust, pakkudes väärtuslikku teavet dokumendi oleku, jõudluse ja kitsaskohtade kohta. See parandab üldist tootlikkust, vabastades aega ja ressursse, mida saab ümber suunata suurema väärtusega ülesannetele. Lõpuks optimeerib dokumentide töövoogude automatiseerimine organisatsiooni protsesse, vähendab kulusid, suurendab klientide rahulolu ja toetab tõhusat otsuste tegemist.

Ajatempel:

Veel alates Tehisintellekt ja masinõpe