Su equipo de cuentas por pagar, cuya función principal es garantizar que los fondos se desembolsen correctamente a los proveedores, socios comerciales y, a veces, a los clientes, procesa una cantidad exorbitante de facturas cada semana. Cuando se hace manualmente, procesar una factura puede llevar días. Si un experto de AP tiene que realizar comprobaciones de coincidencia de tres vías, enviar la factura al departamento correspondiente para su aprobación, inicie el proceso de pago y obtenga otra aprobación antes de enviar fondos, existen muchos puntos potenciales de parada en el proceso.
Con software de automatización de puntos de acceso, y más específicamente, el software de procesamiento de facturas, el tiempo que lleva procesar una factura y enviar un pago se reduce drásticamente. Estas soluciones pueden realizar procesos de cotejo, enviar la factura para su aprobación, preparar la información de pago necesaria y más, devolviendo una gran cantidad de tiempo a todo el equipo de AP cada semana.
Hay muchas opciones de software de procesamiento de facturas disponibles en la actualidad, pero analizamos todas las marcas, identificamos las más sólidas del mercado en 2024 y preparamos una guía completa, todo en un esfuerzo por facilitar su selección de software de automatización de facturas.
Las 10 principales soluciones de procesamiento de facturas en 2024
1. Flujo de nanorredes
Flujo de nanoredes extrae automáticamente campos de datos clave de cada factura que recibe su empresa. No es necesario recibir las facturas en un formato uniforme; en cambio, su modelo de IA de facturas está capacitado para detectar todos los campos clave necesarios para procesar una factura. Dado que la plataforma ofrece gestión de AP automatizada de extremo a extremo, le permite a su equipo de AP importar, aprobary pague facturas, todo en un solo lugar. Con paneles detallados y mecanismos de generación de informes avanzados, Nanonets Flow toma automatización de cuentas por pagar a otro nivel.
Principales Caracteristicas
Compatible con monedas de más de 45 países de todo el mundo, Flow admite transacciones internacionales para su negocio en crecimiento. Al utilizar la IA, cada transacción se mantiene segura mediante funciones de detección de duplicaciones, prevención de fraude y seguimiento de pagos. Dado que las aprobaciones con 1 clic desde su teléfono móvil, cuenta de correo electrónico o perfil de Slack están habilitadas, hacer negocios desde cualquier lugar nunca ha sido tan fácil.
Para Agencias y Operadores
Nanonets se integra con QuickBooks, Xero, Sage, NetSuite y otros ERP y sistemas comerciales importantes. Con un modelo de precios inmejorable que no se vuelve más caro a medida que crece, las empresas pueden acceder a los beneficios de Nanonets en todas las etapas.
Desventajas
Para necesidades comerciales más complejas, los usuarios notan que el modelo Nanonets requiere algo de esfuerzo para entrenarse. Sin embargo, una vez que todo está configurado, vale la pena invertir en personalizaciones y capacitación de modelos.
2. Base aérea
Si su objetivo principal es la gestión de gastos, Airbase es una de las mejores soluciones de procesamiento de facturas. Reúne la funcionalidad AP y la gestión de gastos, lo que ahorra tiempo a sus equipos y ahorra dinero a su empresa. Admite requisitos comerciales complejos, como múltiples filiales y múltiples divisas. Ordenes de compra. Airbase, más utilizado en espacios técnicos, ofrece a su empresa la oportunidad de actualizar su enfoque de facturación con este sistema de facturación automatizado.
Principales Caracteristicas
No todas las soluciones de procesamiento de facturas admiten órdenes de compra únicas o acuerdos con proveedores de varios niveles. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados, el personal de soporte servicial y un enfoque de mejora continua hacen de Airbase una de las mejores herramientas de automatización de facturas.
Para Agencias y Operadores
A los usuarios les encanta que sea fácil de aprender y rápido de implementar. Las actualizaciones periódicas garantizan que la herramienta sirva a los clientes a medida que cambian las necesidades comerciales.
Desventajas
La base aérea carece de capacidades de generación de informes según algunos usuarios. Esto les dificulta conciliar su libro mayor, corregir cualquier error y, en última instancia, puede ralentizar el ciclo contable en general.
3. Cuenta
Cuando el software de automatización de facturas se utiliza principalmente en la industria contable, es casi seguro que será bueno. Bill es una solución de automatización de facturas que ofrece una amplia gama de capacidades financieras, lo que la convierte en una buena herramienta fundamental para las empresas. Con todas las necesidades del proceso de AP en un solo lugar, Bill puede transformar la rutina diaria asociada con los roles de AP.
Principales Caracteristicas
Capacidades de conexión con diversas herramientas financieras y contables, pistas de auditoría claras, personalizaciones del flujo de trabajo de aprobación e incorporación sencilla de proveedores son solo algunas de las características clave que llevaron a Bill a la lista del mejor software de procesamiento automatizado de facturas.
Para Agencias y Operadores
Con Bill, los pagos se pueden completar con solo hacer clic en un botón y cada transacción se valida inmediatamente con la función "errores de sincronización".
Desventajas
No es bueno para transacciones internacionales, Bill no admite pagos en múltiples monedas ni pagos fuera de los EE. UU. Esto puede resultar muy limitante para las empresas que buscan expandirse en el futuro.
3. Rosso
Más que un software de automatización de facturas, Rossum aprovecha el poder de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la visión por computadora para mostrar a sus usuarios las posibilidades futuras de la función AP. Con una tasa de precisión promedio del 96%, los modelos de Rossum eliminan una gran cantidad de trabajo manual, permiten personalizaciones y pueden ser utilizados por empleados sin apenas experiencia en codificación.
Principales Caracteristicas
Este habilitador de automatización de procesos robóticos (RPA) está basado en la nube, es fácil de configurar y utiliza API para conectarse con otras herramientas digitales. Con materiales especiales de capacitación para usuarios, seminarios web y documentación detallada, Rossum es un software de procesamiento de facturación que hace que la gestión de cambios sea más fácil que nunca.
Para Agencias y Operadores
Las características de vanguardia aportadas por Rossum establecen el estándar para otras soluciones de procesamiento de facturas. Siempre un paso por delante, Rossum también ayuda a sus usuarios a mantenerse a la vanguardia.
Desventajas
Debido a las muchas tecnologías integradas en la herramienta, Rossum puede ser un poco lento al procesar datos y, a veces, experimenta breves interrupciones del sistema.
4. SAP Concur
Ampliamente reconocida como una herramienta de gestión de gastos de viaje, SAP Concur tiene una aplicación más amplia y llega sin problemas al espacio de las soluciones de procesamiento de facturas. Esta solución de automatización de facturas tiene una aplicación móvil favorable para que los empleados y empleadores la utilicen al procesar gastos. La aplicación desglosa los tipos de gastos, permite el seguimiento a nivel individual y automatiza el proceso de pago.
Principales Caracteristicas
SAP Concur tiene mucha fuerza detrás; SAP es uno de los creadores de soluciones financieras y contables más conocidos en el mundo empresarial actual. Puede adaptarse a grandes empresas, lo que permite que miles de usuarios se beneficien de capacidades integradas de conversión de moneda, informes de gastos automatizados y gestión de recibos digitales.
Para Agencias y Operadores
Ninguna otra solución de automatización de facturas resuelve la gestión de viajes como SAP Concur. Este software de procesamiento automatizado de facturas es una de las mejores herramientas de automatización de facturas si sus empleados viajan con frecuencia.
Desventajas
Debido a que sirve a organizaciones más grandes, SAP Concur puede ser complicado de personalizar, la interfaz no es tan intuitiva como otras herramientas y la adopción de nuevas funcionalidades es lenta.
5. Sello
Si desea los beneficios de la automatización de AP pero no quiere revisar toda su pila de tecnología, Stampli prospera en el término medio. Todos los flujos de comunicación, documentación y aprobación de AP se pueden transferir a Stampli mientras se realizan procesos ascendentes y descendentes como dirección de Procuración y la automatización de la fabricación puede permanecer en ERP funcionales.
Principales Caracteristicas
Las capacidades integradas de detección de fraude, la gestión avanzada de proveedores y las funciones de cumplimiento son algunas de las favoritas de los usuarios.
Para Agencias y Operadores
Es fácil comunicarse con el equipo de atención al cliente de Stampli y responde a los tickets rápidamente.
Desventajas
Stampli no es muy bueno para la compensación, por lo que los usuarios que utilizan acuerdos de compensación con sus proveedores pueden tener algunos dolores de cabeza. Además, el proceso de pago a los proveedores requiere mucho tiempo y es demasiado complejo.
6. tipalti
Para un software de automatización de facturas totalmente integrado y software de cuentas por pagar, Tipalti es uno de los favoritos del público. Apoyar a empresas de rápido crecimiento significa que Tipalti es ágil, adaptable y está preparado para afrontar desafíos. Facilita la incorporación de proveedores, reduce el costo de procesar cada factura y tiene capacidades integradas de cumplimiento tributario a escala global.
Principales Caracteristicas
Con concordancia triple automatizada, conciliación de cuentas instantánea y soporte de pago global, Tipalti es líder entre otras soluciones de procesamiento de facturas.
Para Agencias y Operadores
La automatización de AP de extremo a extremo realmente transformará toda su función de contabilidad y finanzas.
Desventajas
Tipalti no es un software de procesamiento de facturas conocido por sus integraciones sencillas. Su complejo proceso de configuración y su demorada atención al cliente pueden afectar el enfoque general de transformación digital de su organización.
7. cofax
Cuando se trata de soluciones de procesamiento de facturas, el principal diferenciador entre las soluciones exitosas y las no exitosas es la potencia de procesamiento de documentos. Kofax procesa datos de documentos rápidamente mediante OCR, reconocimiento de escáner y funcionalidad VRS. Su enfoque sin código garantiza que no necesitará equipos de AP expertos en tecnología para obtener los beneficios de este software de procesamiento automatizado de facturas.
Principales Caracteristicas
Las capacidades analíticas integradas resaltan áreas de gasto, automatizan los informes de cuentas por pagar y le ayudan a tomar mejores decisiones comerciales.
Para Agencias y Operadores
El enfoque sin código convierte a Kofax en uno de los sistemas de procesamiento de facturas más accesibles del mercado.
Desventajas
La solución es más costosa y menos personalizable que sistemas de procesamiento de facturas similares en el mercado.
8. ABBYY Flexicaptura
Para verdaderamente ir sin papel, necesita soluciones de procesamiento de facturas como ABBYY Flexicapture. Puede tomar datos de documentos en cualquier formato, extraer lo que sus sistemas necesitan para procesar la factura e impulsar la finalización del pago. Es una solución centrada en escalar con su negocio, por lo que si está listo para llevar las cosas a un nivel superior, ABBYY Flexicapture está listo para ayudarlo.
Principales Caracteristicas
La captura precisa de datos, las capacidades de verificación y la creación de imágenes de documentos ayudan a ABBYY Flexicapture a respaldar su función AP.
Para Agencias y Operadores
Puede manejar datos no estructurados y permite que su empresa introduzca reglas o requisitos específicos en la herramienta.
Desventajas
Esta solución de automatización de facturas con mucha tecnología tiene una importante barrera de entrada para los equipos que no son expertos en tecnología. Además, las actualizaciones de la plataforma son conocidas por tardar mucho tiempo y obligar a los usuarios a reinstalar la solución.
9. Hiperciencia
Algunos de los estándares de seguridad de datos más estrictos de todas las soluciones de procesamiento de facturas existen en Hyperscience. Aún más, este software de automatización de facturas cuenta con herramientas locales, pilas de tecnología basadas en la nube, API REST e incluso SDK. Justo cuando instala este sistema de facturación automatizado, puede automatizar el 80% de la carga de trabajo de un equipo de cuentas por pagar.
Principales Caracteristicas
Dado que funciona muy bien con ERP heredados, Hyperscience es una solución que puede adaptarse a su empresa. A pesar de ser compatible con soluciones de software más antiguas, permite informes personalizados y análisis de datos automatizados.
Para Agencias y Operadores
Sus capacidades de extracción de datos también se extienden a la información escrita a mano. Si trabaja con proveedores que envían facturas escritas en ellas, esta solución también puede procesar esas facturas.
Desventajas
Para leer archivos PDF correctamente, Hyperscience debe contar con ayuda del usuario para configurar el PDF. Si sus proveedores envían archivos PDF en diferentes formatos, cada factura de proveedor requerirá que su equipo de AP le muestre a Hyperscience dónde se encuentran ciertos puntos de datos en la factura.
10. Melio
Melio es un software de automatización de facturas compatible con PCI que mantiene seguros los datos confidenciales durante todo el proceso. proceso de origen a pago. Al igual que sus pares, Melio compara los datos de las facturas con las órdenes de compra y las transacciones, admite múltiples métodos de pago y presenta un portal de pagos en línea cuando se utiliza para funciones de cuentas por cobrar.
Principales Caracteristicas
Melio admite pagos con cheques, así como ACH, transferencias bancarias y otros métodos de desembolso de fondos. Puede configurar pagos mensuales con anticipación y coordinar el depósito directo con sus proveedores.
Para Agencias y Operadores
Melio se puede utilizar de forma gratuita para enviar pagos a proveedores. Su modelo de bajo precio puede ayudarle a mejorar su función AP sin tener que gastar mucho dinero.
Desventajas
Debido a la baja estructura de precios, Melio tiene opciones de soporte muy limitadas, no permite muchas personalizaciones y ha invertido menos en la experiencia del usuario que otros sistemas de procesamiento de facturas.
Otras opciones de software notables
Si cree que el mejor software de procesamiento automatizado de facturas para sus necesidades todavía está esperando en algún lugar, consulte una de las siguientes soluciones:
- Docsumo
- Xero
- Sage Intacct
- hipatos
- Amazon Textil
- Coupa
- Libro de miel
- TallyPrime
El mercado de software de automatización de facturas está creciendo rápidamente, así que no se desanime si cree que aún no ha encontrado la solución adecuada. ¡Está ahí afuera!
Procesamiento de facturas en su máxima expresión
La función de cuentas por pagar es una de las mejores candidatas para la automatización debido a la naturaleza del trabajo en la función. Muchas de las tareas son manuales, requieren mucho tiempo, son repetitivas y requieren mucho procesamiento de datos. Hay muchos Mejores prácticas para impulsar la eficiencia en la función AP., pero a menudo estas tareas pueden simplificarse o asumirse por completo mediante soluciones de software AP, como las herramientas de automatización de facturas.
Nos gusta recordar a los líderes financieros y contables, así como a los propios expertos de AP, que la automatización de AP no pretende reemplazar a las personas que han estado realizando estas tareas durante años. Más bien, está destinado a deshacerse de algunos de los aspectos más estresantes de sus trabajos y permitirles pasar a roles más estratégicos dentro de la función. Existe una gran necesidad de transformación digital en contabilidad y finanzas, pero sus beneficios no serán plenamente reconocidos hasta que comprendamos que se supone que los humanos y la tecnología deben trabajar juntos en el futuro. La tecnología no es el enemigo.
Comience con los sistemas de procesamiento de facturas y avance desde allí. Muchas de las opciones de software de procesamiento automatizado de facturas mencionadas anteriormente pueden ir incluso más allá y tener un impacto importante en la capacidad de su organización para atender a sus clientes.
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- También soy miembro del cuerpo docente de World Extreme Medicine (WEM) y embajadora europea de igualdad para The Transformational Travel Council (TTC). En mi tiempo libre, soy una incansable aventurera, escaladora, patrona de día, buceadora y defensora de la igualdad de género en el deporte y la aventura. En XNUMX, fundé Almas Libres, una ONG nacida para involucrar, educar y empoderar a mujeres y niñas a través del deporte urbano, la cultura y la tecnología.
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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