Solicitud de compra versus orden de compra: las diferencias

Reeditado por Platón

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Administrar el flujo de caja dentro de su negocio es primordial para el éxito financiero; eso es una obviedad. Si bien la contabilidad de acumulación le permite modificar y modificar las estadísticas para reflejar los gastos no monetarios, todas las empresas viven y mueren con la contabilidad de efectivo: ¿sus productos o servicios generan más efectivo del que envía?

Si bien vender un servicio o producto superior depende de fuerzas fuera de su control, como factores económicos y de mercado, usted podemos gestionar su salida de efectivo en un grado decente. Pero, como dijo la leyenda empresarial Peter Drucker, “No se puede administrar lo que no se mide”.

Gestionar adecuadamente sus salidas de efectivo exige primero comprensión (entornos urbanos), liderados por sus Ayuntamientos, que son responsables de validar e integrar las herramientas en su propio contexto aportando sus necesidades y retos. es gasto qué dentro de su organización. Establecer pautas claras para las solicitudes de compra y las órdenes de compra es un primer paso importante para medir lo que pretende gestionar.

Orden de compra frente a solicitud de compra: ¿cuál es la diferencia?

Una solicitud de compra (PR) y una orden de compra (PO) son puntos clave dentro de su estrategia de compras. La diferencia radica en su orden dentro del flujo de trabajo de adquisiciones de su empresa. La diferencia entre PO y PR es simple:

Una solicitud de compra es para uso interno y vincula al usuario final del producto o servicio (empleado) con las autoridades de aprobación a través de documentación que detalla el gasto.
Una orden de compra se origina a partir de la solicitud y se dirige al vendedor o proveedor para satisfacer la necesidad.

Ambos cumplen funciones críticas, incluida la gestión de documentación, el control presupuestario y la verificación de auditorías de las funciones financieras de su empresa.

¿Qué es una solicitud de compra?

Una solicitud de compra puede ser tan compleja o simple como usted necesite, y las organizaciones más grandes a menudo necesitan mayores controles y procesos dentro del flujo de trabajo del RP que las tiendas más pequeñas con solo un puñado de empleados. Sin embargo, en ambos casos, la esencia central de un PR es la misma: su propósito es servir como una solicitud formal por parte de un empleado para comprar o adquirir bienes o servicios enviados a través de su flujo de trabajo.

¿Por qué necesita solicitudes de compra?

Recuerde, no puede administrar lo que no mide, y medir sus gastos comienza con una comprensión sólida de cómo fluye el dinero hacia afuera. A menos que esté iniciando personalmente cada compra dentro de su organización sin la participación de ningún empleado (algo poco probable), deberá realizar un seguimiento de cerca (entornos urbanos), liderados por sus Ayuntamientos, que son responsables de validar e integrar las herramientas en su propio contexto aportando sus necesidades y retos. esta ordenando qué, Para que propósito, Y para cuánto. Una solicitud de compra satisface todos estos criterios y finaliza con una verificación final por parte del personal designado para evitar fraude financiero, despilfarro y abuso dentro de su negocio.

También necesita mantener registros de gastos precisos para sus sistemas de gestión financiera en caso de que el IRS solicite una auditoría. En cualquier caso, un proceso de solicitud de compra bien engrasado crea y mantiene automáticamente un sistema contable integral para los gastos de la empresa.

¿Cómo funciona una solicitud de compra?

Como dije, los flujos de trabajo específicos varían entre empresas. Para este flujo de trabajo, veremos cómo una empresa mediana con 100 empleados podría enviar una solicitud de compra. Dependiendo de su tamaño y alcance, su flujo de trabajo de solicitud de compra puede ser más ágil o mucho más largo y complejo.

A continuación se presenta un esquema básico de la secuencia típica de solicitudes de compra:

El empleado identifica una necesidad, ya sea de rutina o de un caso especial, y envía un formulario de solicitud de compra. El formulario suele incluir:
1. Nombre del empleado o departamento
2. Ubicación (si las oficinas están geográficamente dispersas o si trabaja principalmente de forma remota)
3. Cantidad y tipo de artículos solicitados
4. El nombre comercial y la dirección del proveedor.
5. Precio exacto o estimado
6. Fecha de vencimiento/cuándo se necesita el artículo o servicio
El primer gerente o autoridad de recomendación de aprobación valida que el producto o artículo no forma parte de su inventario o no está disponible y envía la solicitud al equipo de gestión financiera.
Finanzas garantiza que el proveedor cumpla con los estándares y prácticas de su empresa, garantiza que exista una necesidad válida que justifique un gasto y que la solicitud se alinee con su presupuesto.

Una vez que te benefician las finanzas, generas un orden de compra para satisfacer la requisición.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es una solicitud formal enviada al proveedor para los bienes o servicios descritos en la solicitud. La orden de compra suele ser mucho más compleja que la compra en cuanto a su alcance e incluye lenguaje legal para vincular contractualmente a cada parte con la transacción. También está organizado según sus sistemas de gestión internos. Si el proveedor es lo suficientemente grande o si tiene una relación continua, es probable que esté formateado de acuerdo con sus herramientas CRM.

¿Por qué necesita órdenes de compra?

La orden de compra existe para solicitar formal y legalmente bienes o servicios a un proveedor. Este acuerdo legal vincula a cada parte de la transacción y garantiza un entendimiento común de lo que se espera, cuánto y cuándo se necesita. Esto ayuda a evitar sorpresas en la facturación y mantiene a todos los involucrados en las adquisiciones responsables y honestos entre sí, al mismo tiempo que evita la falta de comunicación o los errores humanos que a menudo ocurren durante las transacciones verbales o los acuerdos de apretón de manos.

Y, al igual que las solicitudes de compra, existe una orden de compra que sirve como registro en papel auditable para su gestión interna o en caso de que una agencia externa lo inspeccione.

¿Cómo funciona una orden de compra?

Una vez que se aprueba la solicitud, su departamento de finanzas completa la orden de compra y continúa con el flujo de trabajo de adquisiciones.

El equipo de finanzas envía la orden de compra al proveedor y recibe el factura. A partir de ahí, el El vendedor recibe el pago inmediatamente., o la factura se mantiene en cuentas por pagar durante un período específico o hasta que se cumpla la orden de compra (según el artículo, sus procesos internos y el acuerdo con el proveedor).
1. Una parte clave de la debida diligencia de su equipo financiero es el emparejamiento tripartito. Esto es un cuentas por pagar función del departamento que verifica la orden de compra, facturay recibo de entrega para validar que no haya fraude o error humano que pueda causar gastos inesperados.
Una vez que se entrega el artículo o se presta el servicio, una parte responsable (ya sea el solicitante original o el equipo de finanzas) genera un recibo y lo archiva en las cuentas por pagar para facilitar la comparación triple y demostrar que se cumplió con la orden de compra.

Conclusión

Este fue un desglose muy básico de los flujos de trabajo de solicitudes de compra y órdenes de compra. En realidad, el proceso de ida y vuelta para solicitar y recibir productos de un proveedor externo es laborioso y puede ser largo. Es por eso que crear un procedimiento operativo estándar para solicitudes de compra y órdenes de compra es clave para garantizar adquisiciones fluidas y un mantenimiento de registros de calidad.

Y, como muchas funciones administrativas empresariales, estos aspectos de las adquisiciones están cada vez más digitalizados o automatizados. Esta es una gran noticia para los propietarios de empresas y los empleados: si bien los flujos de trabajo optimizados pueden acelerar las cosas, no se puede optimizar más allá de la velocidad de entrega y entrega del papeleo, especialmente en configuraciones de trabajo remoto o si su sede y oficinas están desplazadas.

Eficaz automatización de cuentas por pagar Las herramientas incluyen solicitudes de compra integrales y gestión de órdenes de compra. Las innovaciones en el flujo de trabajo incluyen:

Herramientas de detección impulsadas por IA para generar solicitudes formales a partir de correos electrónicos de empleados o mensajes de Slack.
Aprobación AP automatizada para ciertas categorías o solicitudes por debajo de una determinada cantidad de dólares que no necesitan evaluación humana.
Sincronización con su software de contabilidad para migrar solicitudes, facturación y recibos para permitir una conciliación y conciliación tripartita rápidamente.
El almacenamiento de datos a largo plazo dentro de una nube segura garantiza que usted cumpla con las normas y esté listo para la auditoría.

Estas son solo algunas de las innovaciones que dan forma a las adquisiciones, pero cada una optimiza de manera única los flujos de trabajo de solicitudes de compra y órdenes de compra. Y cuanto más desarrolles y cuides tu dirección de Procuración y Automatización AP, mayor será el ecosistema que construya y más fácil podrá gestionar las tareas administrativas que, de otro modo, restarían valor a su enfoque operativo.

No importa tu nivel de automatización de finanzas, comprender la orden de compra frente a la solicitud de compra es el primer paso para gestionar los gastos y mantener la entrada de efectivo, si gestiona lo que ahora puede medir.