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Introducción
El proceso de facturación a pago es otro nombre para el proceso de adquisición a pago de una empresa. Es la tarea más importante del proceso de cuentas por pagar. Con el aumento en los volúmenes de transacciones, y con más énfasis en los tiempos modernos a las transacciones sin papel y en línea, la automatización del ciclo de factura a pago ha adquirido importancia para las empresas.
Aprendamos más sobre el proceso de pago de facturas y su automatización.
Un historial del proceso de factura a pago
Una factura es un documento que envía un proveedor/vendedor/vendedor a un cliente/comprador, detallando los productos o servicios adquiridos por este último, junto con su valor monetario. El pago de la factura es el pago que hace el comprador al vendedor, para liquidar la factura emitida por el comprador.
Puede que no sea una exageración afirmar que los seres humanos pueden haber inventado la palabra escrita, solo para realizar un seguimiento de los artículos que adquirieron o vendieron. Hace más de cuatro mil años, los sacerdotes sumerios parecen haber usado facturas de arcilla para rastrear y registrar transacciones relacionadas con productos agrícolas y vino. Uno puede imaginar que cuando el pago no se recibió a tiempo, habría sido tentador utilizar las facturas mismas para amenazar o infligir daño al moroso.
En tiempos relativamente recientes, se dice que Hieronymus Bosch envió una factura al rey Felipe el Hermoso, de Castilla, en 1504 dC por su pintura titulada “El juicio final”. No se sabe si King Phillip pagó la factura debido a las malas prácticas de gestión de facturas en esos tiempos oscuros de ignorancia financiera.
El proceso de facturación se ha gestionado mejor desde entonces con el consenso sobre la simple ecuación "obtener factura - pagar factura". Hoy en día, no hay un solo negocio que no se ocupe de facturas y recibos, y a medida que el valor y el volumen de las transacciones se expanden, se crean departamentos completos denominados Cuentas por pagar para administrar el ciclo de factura a pago.
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El proceso de pago de la factura
El proceso de pago de la factura generalmente comienza con la recepción de la factura del proveedor/vendedor. Las facturas también pueden servir como recibos de ventas. Las facturas se envían y reciben de varias maneras: como una copia en papel enviada por correo postal (esto es de muerte rápida), facturas enviadas por fax (43.8 por ciento de las facturas siguen recibiéndose por fax a día de hoy), documentos de factura digitalizados enviados por correo electrónico y formularios de factura digitalizados en los portales del proveedor.
El segundo paso en el ciclo de factura a pago es verificar la validez de la factura. Una factura puede estar conectada a una orden de compra (PO) emitida por el cliente al proveedor. Los datos de la factura, incluido el tipo de producto/servicio solicitado, el precio acordado, la fecha de entrega, etc., se comparan con la orden de compra original. A veces, las facturas se emiten después de la entrega del producto/servicio y, en tales casos, los detalles de la factura se comparan con los detalles del recibo de entrega.
Cualquier discrepancia en los datos de la factura se marca como una excepción y hay un ir y venir entre el comprador y el vendedor para solucionar el problema. Resuelta la excepción, el proveedor vuelve a emitir la factura, se vuelve a registrar la factura y se repite el proceso de validación.
Dependiendo de las políticas de la empresa, los procesos de validación y aprobación pueden pasar por varias capas jerárquicas. Por ejemplo, algunas empresas pueden exigir aprobaciones a nivel de gestión para valores de factura superiores a un umbral determinado.
Una vez aprobada, la factura se paga siguiendo los términos que se negociaron con el proveedor. El pago se realiza en efectivo, cheques, transferencias electrónicas u otros métodos, según los términos y condiciones predeterminados. Si bien no existen restricciones generalizadas sobre cuánto debe demorar el proceso de pago de facturas, muchos compradores brindan a los clientes detalles específicos sobre el pago esperado. Algunos términos típicos utilizados en la factura para especificar el modo de pago esperado son:
PIA – Pago por adelantado: Un PIA en una factura indica que el comprador debe pagar por completo el producto/servicio antes de que se entregue.
CIA – Efectivo por adelantado: Una subcategoría de PIA en la que el anticipo debe ser necesariamente en efectivo.
50 por ciento por adelantado: El comprador debe pagar la mitad del valor plasmado en la factura antes de la entrega del servicio/producto
MOE – Fin de mes: El comprador debe pagar al final del mes en que se recibió la factura.
*15 IMF – Factura Mes Siguiente: El comprador debe pagar antes del día 15 del mes siguiente a la fecha de la factura.
NEt 7 (o NEt21, o NEt30): El comprador debe pagar dentro de los 7 (o 21 o 30) días posteriores a la llegada de la factura.
Una vez que se ha realizado el pago, se cierra el registro de esa factura en particular y la transacción se registra como completa. Los detalles de la factura y el pago se archivan para futuras auditorías.
Muchas pequeñas empresas dependen del personal existente para administrar las facturas, pero a medida que la empresa crece, puede surgir la necesidad de empleados especializados para manejar las facturas desde el recibo hasta el pago. Cada vez más organizaciones recurren ahora a sistemas automatizados de gestión de facturas para gestionar sin problemas el proceso de pago de la factura.
Automatización del proceso de factura a pago
Se cree que el flujo de trabajo de factura a pago mejorado digitalmente comenzó en 1978, con Visical, el primer software de hoja de cálculo que podía usarse para la gestión de cuentas. A esto le siguió un software similar que podría ayudar a las empresas a informatizar su contabilidad.
La automatización del proceso de factura a pago elimina muchos de los frenos de velocidad asociados con el procesamiento manual tradicional de facturas. Agiliza el proceso de compra, reduce el desorden de papel, mejora la transparencia de la ruta de facturación, ahorra tiempo y dinero, aumenta la productividad de los empleados y mejora las relaciones con los proveedores.
La automatización de factura a pago proporciona los siguientes beneficios para el negocio:
- Procesamiento rápido de facturas que elimina retrasos en los pagos
- Mejor relación proveedor-cliente debido a pagos puntuales
- Prevención de errores y pérdida de datos
- Mantenimiento del movimiento de la cadena de suministro.
- Prevención del fraude
- Reorientación de la mano de obra hacia tareas más gratificantes
- Mayor visibilidad, control y cumplimiento
- Respeto al medio ambiente y evitar el desorden de papel
- Archivo metódico de todos los documentos de compra con fines de auditoría e impuestos
En la actualidad, la automatización del proceso de factura a pago incluye la captura de datos de facturas, la codificación de facturas con la cuenta y el centro de costos correctos, la aprobación de facturas, la conciliación de facturas con órdenes de compra y su registro para pagos.
1. Recepción y digitalización de la factura: la factura se puede obtener como un archivo adjunto de correo electrónico o como datos de un formulario en línea. En el primer caso, los archivos adjuntos de correo electrónico pueden ser imágenes escaneadas, PDF, archivos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, etc. La automatización puede ayudar a clasificar estas facturas según su tipo, lo que ayudaría en la posterior extracción de datos.
2. Extracción de datos: Este suele ser el paso más común en el que se utiliza la automatización. Algunos campos clave que debe capturar el OCR de una factura son:
Detalles del vendedor: Nombre del vendedor, dirección del vendedor, teléfono del vendedor, correo electrónico del vendedor, detalles de la cuenta bancaria del vendedor
Detalles de la factura: Número de factura, fecha de la factura, monto de la factura, fecha de vencimiento del pago, Net_D, número de orden de compra, moneda
Detalles del comprador: Dirección del comprador, nombre del comprador
Detalles de impuestos: Importe de impuesto, Tax_ID
Detalles de la mesa: Descripción del producto, cantidad, precio, cantidad de línea
El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) reconoce los campos de datos clave en la factura digitalizada. Este reconocimiento se basa en su ubicación en la factura, indicada por reglas y plantillas diseñadas por el desarrollador. Las herramientas modernas, como Nanonets, utilizan lectores de facturas habilitados para IA más sofisticados para capturar de manera inteligente datos relevantes con errores mínimos a través de un proceso de aprendizaje continuo.
3. Validación y aprobaciones: El software puede realizar una comparación automática de tres vías entre la factura, la orden de compra y el recibo al comparar los datos extraídos y compararlos con los datos de una base de datos preexistente. La herramienta de automatización también puede tomar decisiones como aprobar la transacción, marcar errores o generar excepciones. El software avanzado, especialmente aquellos como Nanonets, impulsado por un motor de inteligencia artificial, puede redirigir las facturas marcadas para tomar medidas adicionales.
4. Enrutamiento de aprobación de facturas: Al utilizar un software de gestión de facturas como Nanonets, la factura se puede enrutar automáticamente de una etapa a la siguiente y se pueden configurar recordatorios para su aprobación. La inclusión de contingencias y recordatorios en el flujo de trabajo puede eliminar los cuellos de botella. La integración de firmas electrónicas y formularios digitales puede permitir aprobaciones sobre la marcha de diferentes participantes del proceso
5. Procesamiento de pagos: Un proceso de factura a pago completamente automatizado también incluiría el final del pago en el que una factura aprobada se paga automáticamente de forma digital. A pesar de la capacidad de pago automático, muchas empresas que utilizan el proceso automatizado de factura a pago incluyen aquí un paso de intervención manual en aras de la seguridad financiera.
6. Almacenamiento y archivo de datos: Una buena herramienta de automatización de facturas a pagos no solo almacenaría todos los datos en una base de datos bien definida, sino que también puede generar una variedad de informes financieros, incluidos informes de flujo de caja, balances, información fiscal, inventario y cuentas por pagar/cobrar.
De acuerdo a una encuesta reciente, estas son las principales soluciones de procesamiento automatizado de facturas que muchas empresas quisieran implementar:
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Nanonets para procesos inteligentes de factura a pago
Nanonets es un software basado en inteligencia artificial que se puede utilizar para automatizar y optimizar los pasos de procesamiento de facturas de su empresa.
Los datos se pueden capturar sin errores de una variedad de tipos de archivos de factura. El motor de IA de Nanonets se puede entrenar con facturas reales, sin necesidad de codificación, lo que lo hace personalizable para la empresa.
También cuenta con algoritmos de última generación incorporados y una sólida infraestructura para aprobaciones de varios pasos. El software de procesamiento de facturas de Nanonets se puede integrar con otros sistemas, como la base de datos Mysql, QuickBooks o Salesforce, y es independiente de la plataforma. Es preciso y escalable, ahorra tiempo y dinero a su equipo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar y mejora la productividad.
Algunas características específicas que hacen de Nanonets la solución ideal para la automatización del proceso de facturación son:
- Posibilidad de personalizar – Puede agregar sus datos al modelo de factura preentrenado y agregar campos personalizados para entrenar un modelo todo en la interfaz de usuario
- En las instalaciones – Puede ejecutar Nanonets en las instalaciones a través de una ventana acoplable. Nanonet cumple con el RGPD
- Ahorra tiempo y dinero – Reduzca el tiempo de respuesta (TAT) de días a minutos y los costos de procesamiento de documentos en un 90 %
- Soporte – El soporte en el chat para la resolución de consultas en tiempo real ayuda a los usuarios a navegar por el mundo, a veces complicado, de la captura de facturas.
- Documentación de la API – En la documentación, encontrará ejemplos de código listos para usar en Shell, Ruby, Golang, Java, C# y Python, así como especificaciones API detalladas para diferentes puntos finales.
El software de captura de facturas de Nanonets puede conectar fuentes de datos como correo electrónico, Google Drive, etc. con la API que alimenta los datos capturados directamente a su CRM/WMS/DB.
Lo que aprendiste
La automatización del proceso de pago de la factura viene con beneficios convincentes, como ahorro de tiempo y costos, proceso de cuentas por pagar simplificado y, en última instancia, mejores resultados. La elección de una herramienta de automatización de facturas a pagos depende del nivel de automatización que la empresa garantice y de la capacidad del software para combinarse con las prácticas y políticas de la empresa.
El software que se utilizará también depende de la asignación presupuestaria de la empresa, que tiene en cuenta la escala del negocio, el resultado final y el potencial de inversión de la empresa.
Otros factores que deben tenerse en cuenta en la elección de una herramienta de automatización de gestión de facturas son la facilidad de uso, el soporte técnico, las necesidades de almacenamiento de datos de la empresa y la integración con las herramientas digitales existentes que utiliza la empresa.
Debe recordarse que cualquier software de factura a pago es una herramienta sinérgica que permite a los empleados humanos concentrarse en tareas menos mundanas y de mayor valor, como el desarrollo comercial y otras actividades que contribuyen al valor empresarial.
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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