Cómo las organizaciones pueden crear estrategias exitosas de automatización de procesos - DATAVERSITY

Cómo las organizaciones pueden crear estrategias exitosas de automatización de procesos – DATAVERSITY

Marca de tiempo: 16 de junio de 2023 3:25 a.m.
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La automatización de procesos continúa ganando impulso en todas las industrias. El estado de orquestación de procesos de 2023 reporte descubrió que el 96% de los tomadores de decisiones de TI lo consideran fundamental para sus objetivos de transformación digital, y en un Encuesta Gartner 2022, el 80% de los ejecutivos creía que la automatización se puede aplicar a cualquier decisión empresarial. Aún así, no todos los proyectos de automatización avanzan según lo previsto. La misma encuesta de Gartner reveló que sólo el 54% de los proyectos de IA pasan del piloto a la producción. y un encuesta del 2022  de mi empresa mostró que el 88% de los proyectos de automatización de procesos estaban por detrás de las proyecciones iniciales.

¿Por qué la desconexión? Si bien los líderes de TI citan muchas razones, Forrester, entre otros, descubre que muchas deficiencias en la automatización se deben a una falta de visión o estrategia. La estrategia es sin duda uno de los mayores inhibidores del éxito de la automatización de procesos. Según nuestros informes y conversaciones en el campo, hemos visto estrategias de automatización descarriladas por una serie de factores que van desde inversiones excesivas sin evaluaciones previas, falta de conocimientos técnicos entre los equipos de TI y desconexión entre las tecnologías implementadas y los procesos operativos de la empresa. a escala para su optimización.

Para ejecutar una estrategia de automatización exitosa, los líderes deben hacer algo más que centrarse en agregar más tecnología. También deben garantizar que las personas y los proyectos estén alineados en una misión común, que los proyectos comiencen lentamente y sigan expectativas razonables, y que un conjunto inteligente de tecnologías generales orqueste los procesos. A continuación se presentan algunos pasos que las empresas pueden tomar para lograr esos fines.

Alinear a las partes interesadas 

Las organizaciones se han enfrentado a desafíos para lograr que los negocios y la TI estén en la misma página durante años. Si bien esta tendencia no es nada nuevo, las organizaciones todavía luchan con la alineación empresarial y de TI cuando se trata de ejecutar estrategias de automatización de procesos. Las investigaciones muestran que, si bien el 95 % de los líderes de TI están de acuerdo en que para que la automatización de procesos se realice de manera efectiva, los líderes empresariales y de TI deben estar alineados y colaborar, el 26 % identifica la falta de alineación como una razón clave para no buscar una mayor automatización de procesos.

Está claro que esto tiene que cambiar. Las organizaciones pueden promover una mayor colaboración adoptando un enfoque modificado de "Centro de Excelencia" (CoE). En algunas empresas, eso podría significar formar una comunidad dedicada a tareas y estrategias de automatización de procesos, en la que los profesionales puedan compartir las mejores prácticas y hacerse preguntas unos a otros. El CoE debería ayudar a los miembros de los equipos empresariales y de TI a trabajar mejor juntos coordinando tareas, evitando reinventar proyectos desde cero y, en general, capacitándolos para impulsar juntos la mejora continua.

Es posible que algunas organizaciones quieran crear un enfoque central en la automatización de procesos sin utilizar el término CoE real. La terminología en sí misma conlleva cierta herencia del software centralizado de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Algunos confiaron en un enfoque centralizado para su CoE, contando con un equipo para implementar la automatización de procesos para toda la organización. Ese enfoque a menudo generaba obstáculos tanto para los desarrolladores como para una línea de líderes empresariales, lo que le dio al CoE una mala reputación con pocos resultados demostrables. Por esas razones, puede tener sentido “cambiar el nombre” del CoE a un equipo de automatización u orquestación. Independientemente del nombre utilizado, un modelo CoE puede ayudar a acelerar la automatización de procesos.

Al crear una estructura dedicada a la automatización de procesos, las organizaciones pueden inculcar una mentalidad de proceso en todas sus operaciones. Amazon y otros líderes de la industria piensan en procesos. Establecen procesos que les ayudan a resolver problemas comerciales, como crear una mejor experiencia para el cliente o mejorar la eficiencia interna. Entienden que los procesos pueden brindarles una ventaja estratégica en el mercado. Un CoE de automatización de procesos puede evangelizar la automatización de procesos. En otras palabras, el CoE puede ayudar a la organización a adoptar un lenguaje común para los procesos de negocio, incluida la forma de describirlos y ejecutarlos.

El CoE también puede impulsar gobierno y coherencia entre los procesos de negocio en toda la organización. Eso podría significar cualquier cosa, desde establecer una infraestructura, software y servicios comunes hasta gestionar proyectos de un extremo a otro. Este equipo suele proporcionar "aceleradores" (como conectores) o componentes reutilizables para mejorar el tiempo de obtención de valor en los proyectos de automatización. A medida que las empresas crecen, este nivel de coherencia y gobernanza se vuelve más crítico.

Transformación gradual 

La modernización de TI es una prioridad absoluta para la mayoría de las organizaciones empresariales. Sin embargo, muchas grandes empresas todavía trabajan con sistemas heredados que no pueden permitirse el lujo de reemplazar todos a la vez. Estos sistemas a menudo ejecutan procesos de misión crítica y reemplazarlos podría causar un posible tiempo de inactividad. Dejando a un lado las disrupciones, los esfuerzos de modernización podrían costar millones de dólares en inversiones en nuevas tecnologías y costos de desarrollo/ingeniería.

Por otro lado, una transformación gradual puede resolver los problemas de automatización a un costo menor y con una interrupción mínima o nula. Por ejemplo, como primer paso en una transformación gradual, una empresa podría considerar romper un monolito heredado tomando tareas manuales realizadas por representantes de servicio al cliente y automatizando algunas de ellas con robots de automatización robótica de procesos (RPA). El segundo paso podría ser orquestar estos bots de RPA para que se vinculen con procesos comerciales reales que pueden incluir múltiples bots, otros sistemas de TI o aprobaciones de supervisores. El tercer paso puede ser eliminar estos bots y reemplazarlos con aplicaciones modernas basadas en microservicios que sean mucho más sólidas y puedan conectarse fácilmente al proceso de extremo a extremo existente.

Establecer una estrategia que introduzca la automatización a través de una serie de pasos, comenzando con una prueba de concepto, puede poner una iniciativa de automatización en el camino correcto. 

Orquestación de procesos

Alguna vez la automatización fue fácil de mantener, cuando las organizaciones la utilizaban para realizar tareas pequeñas y aisladas. Pero a medida que las organizaciones automatizan cada vez más tareas en procesos de extremo a extremo críticos para el negocio, ahora debe haber una manera de garantizar la cohesión y la continuidad entre todas las tareas automatizadas, independientemente de quién o qué posee y ejecuta estos procesos.

Esto se puede lograr instituyendo una nueva capa tecnológica que controle el creciente número de tareas automatizadas, que son ejecutadas por diferentes puntos finales como sistemas, personas o dispositivos. Estas herramientas denominadas de “orquestación de procesos” coordinan los diversos puntos finales de un proceso de negocio y, a veces, incluso unen varios procesos. Orquestación de procesos ayuda a las partes interesadas a trabajar con las personas, los sistemas y los dispositivos que una organización ya tiene, mientras logra incluso los objetivos más ambiciosos en torno a la automatización de procesos de un extremo a otro.

Sin la orquestación de procesos, las iniciativas de automatización pueden enfrentar una serie de desafíos, incluidos los siguientes:

  • Automatización rota de un extremo a otro; Dado que las automatizaciones locales no están integradas entre sí, el proceso de un extremo a otro no está completamente automatizado.
  • Falta de entendimiendo; el proceso de principio a fin no es completamente visible y las métricas clave son difíciles de rastrear.
  • Falta de flexibilidad; Cambiar el proceso de un extremo a otro es difícil, ya que conduce a cambios potenciales en muchos sistemas diferentes.

Superar estos problemas ayudará a las organizaciones a aumentar el uso de la automatización y ejecutar con éxito sus estrategias de automatización.

Conclusión

Si bien la automatización de procesos sigue siendo un objetivo estratégico principal, requiere trabajo para lograrlo. Las organizaciones pueden mejorar sus posibilidades de éxito alineando a las partes interesadas clave, comenzando lentamente y aplicando tecnologías que orquesten procesos para lograr el máximo impacto.

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