Guía de automatización de pagos B2B

La automatización de pagos B2B implica todo, desde la automatización de la captura y el procesamiento de facturas hasta la realización de pagos a proveedores y la conciliación de esos pagos en sus libros. Le permite a su empresa liberar recursos, reducir los errores manuales y concentrarse en tareas más estratégicas.

Un informe de 2018 reveló que las empresas de América del Norte gastan 187 millones de dólares anualmente en el procesamiento de cuentas por pagar (AP) y la mano de obra representa más del 90% de estos costos. ¿Qué pasaría si pudiera reducir estos costos en un 80% y aumentar la velocidad de procesamiento de facturas hasta 10 veces? Suena demasiado bueno para ser verdad? 

Con el B2B correcto automatización de pagos software, no lo es. Y los beneficios no se limitan al ahorro de costos, la precisión y la eficiencia: la automatización de pagos B2B también puede mejorar las relaciones con los proveedores, garantizar el cumplimiento, evitar multas y sanciones, y proporcionar información crítica sobre el flujo de efectivo y la salud financiera.

La automatización de pagos B2B es un cambio de juego para empresas de todos los tamaños. En esta breve guía, lo guiaremos a través de los conceptos básicos de la automatización de pagos B2B y cómo implementar Automatización AP en tu negocio.

¿Qué es la automatización de pagos B2B?

La automatización de pagos B2B es un proceso impulsado por la tecnología que simplifica la forma en que las empresas manejan los pagos a proveedores, contratistas y otros socios comerciales.

Entonces, en lugar de que su equipo ingrese manualmente los datos de la factura, verifique errores, inicie pagos y concilie esos pagos en su sistema financiero, estas tareas las lleva a cabo una solución como Nanonetas.

Este software agiliza todo el proceso con una participación humana mínima, reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas repetitivas y disminuyendo significativamente la probabilidad de errores y malentendidos.

¿Cómo puede la automatización de pagos B2B optimizar su flujo de trabajo?

Invertir en una solución de automatización de pagos B2B es una decisión inteligente para su empresa. A veces, es difícil creer el impacto transformador hasta que eres testigo de los cambios en acción.

Entonces, veamos cómo estas soluciones de automatización de pagos automatizan diferentes partes del proceso de pago B2B.

1. Procesamiento de facturas

Las soluciones de automatización de pagos B2B pueden capturar y extraer datos de facturas y revíselos para garantizar su precisión y exhaustividad. Extrae datos vitales como el número de factura, la fecha, el nombre del proveedor y el monto adeudado y los compara con las órdenes de compra y los contratos correspondientes.

Si hay una discrepancia, el software marca automáticamente la factura para su revisión manual. Su equipo puede revisarlo y enviarlo de vuelta al proveedor para su corrección y reenvío con unos pocos clics.

Este proceso automatizado reduce drásticamente el tiempo dedicado a la entrada y revisión manual de datos, lo que conduce a tiempos de procesamiento de facturas más rápidos.

2. Flujos de trabajo de aprobación

Una vez que se coteja la factura, se envía automáticamente a los aprobadores designados para su revisión y aprobación. El sistema de automatización de pagos envía recordatorios y escalaciones para aprobaciones vencidas, lo que reduce las posibilidades de retrasos en los pagos y aumenta las posibilidades de obtener descuentos por pagos anticipados y mejores relaciones con los socios.

Sus socios podrán realizar un seguimiento del estado de sus facturas en tiempo real, lo que reduce la cantidad de consultas que su equipo de AP tiene que atender. Este nivel de transparencia fomenta la confianza y mejora sus relaciones comerciales.

3. Ejecución de pagos

El software de automatización de pagos luego inicia los pagos en función de las facturas aprobadas y los términos de pago. El software crea archivos de pago para varios métodos de pago como ACH, tarjetas virtuales y cheques y los envía al banco o al procesador de pagos.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la eficacia de la automatización de pagos depende de la calidad del software y de lo bien que esté integrado en sus sistemas de pago existentes. Dado que los procesos de facturación y pago varían de una empresa a otra, es fundamental elegir una solución de automatización de pagos que se pueda personalizar para satisfacer sus necesidades específicas.

¡Prepárate! Nanonetas, Por ejemplo. Puede leer facturas y órdenes de compra de varias fuentes, como correo electrónico, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales y almacenamiento en la nube, lo que le permite ir completamente sin contacto y hacer coincidir y conciliar gastos sin intervención manual. Puede conectarlo fácilmente con sus sistemas de contabilidad existentes, incluidos QuickBooks y Sage, para que no interrumpa sus procesos actuales.

4. Conciliación de pagos

Una vez que se hayan ejecutado los pagos, el software de automatización los conciliará. Cotejará los pagos realizados con las facturas aprobadas, asegurándose de que todos los pagos sean exactos y contabilizados.

Cualquier discrepancia se marcará de inmediato, lo que permitirá a su equipo investigarla y resolverla con prontitud. Los códigos GL se aplican automáticamente, lo que permite una integración perfecta con su sistema de contabilidad y hace que el proceso de conciliación sea más rápido y eficiente.

5. Informes y análisis

El software de automatización de pagos B2B no solo automatiza tareas manuales; también proporciona información valiosa sobre la salud financiera de su negocio. Genera informes completos sobre sus actividades de pago, mostrando tendencias, identificando cuellos de botella y destacando oportunidades de mejora.

Este enfoque basado en datos lo ayuda a establecer pronósticos de presupuesto más precisos, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones estratégicas basadas en datos financieros en tiempo real.

¿Por qué debería implementar la automatización de pagos B2B?

Por lo tanto, puede optimizar su flujo de trabajo. Pero, ¿cómo se traduce eso en beneficios tangibles para su negocio?

Aquí hay algunas razones convincentes para considerar implementar la automatización de pagos B2B:

1. Ahorro de costos

Un informe reciente reveló que casi 92% de las empresas utilizan cheques para los pagos. Con el costo medio de procesamiento entre $2.01 y $4, procesar cada cheque de forma manual puede resultar muy costoso para las empresas. 

El procesamiento de pagos B2B automatizado puede reducir la necesidad de mano de obra manual y procesos basados ​​en papel, lo que reduce significativamente los costos asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de cheques en papel.

2. Precisión mejorada

El procesamiento manual de pagos es propenso a errores, lo que genera costos y demoras inesperados. Los pagos duplicados, los montos incorrectos y los plazos incumplidos son solo algunos ejemplos de las imprecisiones que pueden ocurrir con el procesamiento manual. 

La automatización de pagos B2B puede ayudar a eliminar estos errores al automatizar tareas como la entrada de datos, hacer coincidir pagos con facturas e identificar discrepancias. En una encuesta reciente, casi 62% de las organizaciones mencionaron una mayor eficiencia como la máxima prioridad en la automatización de pagos y los pagos electrónicos.

3. Procesamiento de pagos más rápido

Con el procesamiento automatizado de facturas, los flujos de trabajo de aprobación de facturas y la ejecución de pagos, el tiempo que lleva procesar un pago B2B puede reducirse de semanas a unos pocos días o incluso horas. Las facturas se pueden aprobar desde cualquier lugar y el pago se puede procesar de inmediato, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos y un flujo de caja mejorado.

4. Relaciones más sólidas con los proveedores

Los pagos atrasados, las disputas y otros problemas relacionados con los pagos pueden dañar las relaciones con los proveedores. La automatización de pagos B2B ayuda a las empresas a evitar estos problemas al garantizar pagos oportunos y registros de pago precisos. Esto puede ayudar a las empresas a fomentar relaciones más sólidas con los proveedores, lo que genera posibles descuentos, mejores términos y una mejor colaboración.

5. Escalabilidad y crecimiento

La automatización de pagos B2B permite a las organizaciones que buscan escalar sus operaciones hacerlo de manera más eficiente. A medida que se acumulan los proveedores y las facturas, procesarlos manualmente puede ser un cuello de botella para el crecimiento. 

El procesamiento de pagos B2B automatizado ayuda a las empresas a mantenerse al día con el volumen de facturas y pagos, al mismo tiempo que reduce los errores y aumenta la eficiencia. Esto no solo ayudaría a las empresas a planificar sus actividades sin preocuparse por los retrasos en la adquisición de materias primas o suministros críticos, sino que también se centraría en tareas más estratégicas que pueden impulsar el crecimiento y la rentabilidad.

6. Menos susceptible al fraude

Al automatizar el procesamiento de facturas de proveedores, los flujos de trabajo de aprobación y la ejecución de pagos, el software de automatización de pagos puede proporcionar a las empresas una visión integral de sus actividades de pago, lo que les permite identificar cualquier transacción o actividad inusual.

Además, el software de automatización de pagos B2B puede implementar medidas de seguridad como autenticación multifactor, controles de permisos de usuarios y registros de auditoría, lo que brinda a las empresas una mejor protección contra el fraude.

7. Cumplimiento mejorado

La creación de pistas de auditoría y el mantenimiento de registros de pago detallados pueden ser un desafío con los procesos manuales. Cada socio puede tener su propio sistema y conjunto de reglas para registrar transacciones. Termina con registros mantenidos al azar, lo que puede plantear un problema durante las auditorías o al cumplir con las regulaciones.

Con la automatización de pagos, cada transacción se registra sistemáticamente y se puede rastrear fácilmente. Además, el software se puede programar para cumplir con diversas regulaciones internacionales, nacionales o específicas de la industria, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Esto no solo simplifica las auditorías, sino que también proporciona una forma estructurada de manejar los problemas relacionados con el cumplimiento.

8. Mejor visibilidad y control

Cuando automatiza sus pagos B2B, obtiene una mejor visibilidad de sus gastos. Una vista integral de sus actividades de pago le permite identificar tendencias, detectar ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos. Esto puede ayudarlo a optimizar su flujo de efectivo, administrar su presupuesto de manera más efectiva y planificar el crecimiento futuro.

Además, la automatización le brinda un mayor control sobre sus pagos. Puede configurar flujos de trabajo de aprobación, automatizar recordatorios para próximos pagos y recibir alertas sobre cualquier actividad inusual. Esto asegura que siempre esté informado y pueda intervenir cuando sea necesario.

9. Mayor productividad de los empleados y mejor moral

El procesamiento manual de pagos no solo requiere mucho tiempo, sino que también implica tareas tediosas, que pueden ser una carga para la productividad y la moral de sus empleados. La automatización de pagos B2B puede liberar el tiempo de su personal para que se concentre en tareas e iniciativas más estratégicas que pueden contribuir al crecimiento de su negocio.

Además, no tendrán que perseguir a colegas senior para la aprobación de facturas, pasar horas conciliando pagos o preocuparse por extraviar documentos importantes. Retener y motivar a los empleados se vuelve más fácil cuando sienten que sus habilidades y tiempo se están utilizando para un trabajo significativo.

¿Cómo implementar la automatización de pagos B2B en su organización para impulsar el crecimiento?

El cambio nunca es fácil. Pero si puede implementar la automatización de pagos B2B dentro de su organización de manera efectiva, puede optimizar sus procesos de pago, ahorrar tiempo y dinero y mejorar las relaciones con los proveedores.

Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al implementar la automatización de pagos dentro de su organización:

1. Evalúe sus procesos de pago actuales

Desde el archivo de recibos hasta la importación y consolidación de datos, descubra qué aspectos de su procesamiento de pagos B2B aún son manuales. Por ejemplo, las facturas basadas en correo electrónico aún se ingresan manualmente en su sistema de contabilidad, o las facturas de un determinado proveedor se imprimen y envían por correo para su aprobación.

Identificar estos procesos manuales puede ayudarlo a determinar qué partes de su procesamiento de pagos pueden automatizarse y qué tipo de solución de automatización de pagos se adapta mejor a su empresa.

2. Asegúrese de que se requiera una validación manual mínima

Si su equipo tiene que validar manualmente todos y cada uno de los datos de las facturas, no está realmente automatizando sus procesos de pago. Podría dar lugar a que las facturas se liquidaran al siguiente día hábil, lo que daría lugar a un retraso no deseado en las operaciones.

Elija un software de automatización de pagos B2B que pueda reducir el tiempo necesario para liquidar facturas a unos segundos. De esta manera, su empresa puede ofrecer una experiencia de proveedor superior y confiable.

3. Construya una base de conocimiento universalmente accesible

La creación de una base de conocimientos accesible para todos los miembros relevantes del equipo puede contribuir en gran medida a garantizar la implementación exitosa de la automatización de pagos. Debe contener información detallada sobre el software de automatización de pagos B2B que ha elegido, cómo funciona, los privilegios del usuario, el enrutamiento de aprobación y cualquier política o procedimiento que deba seguirse.

Esta base de conocimientos debe actualizarse regularmente para reflejar cualquier cambio en sus procesos de automatización de pagos para mantener a todos en la misma página.

4. Tómese en serio el cumplimiento y la seguridad

La automatización de pagos B2B involucra datos financieros confidenciales, lo que hace que el cumplimiento y la seguridad sean primordiales. Su software de automatización de pagos B2B debe cumplir con las regulaciones pertinentes y los estándares internacionales como PCI-DSS e ISO 27001, lo que garantiza que sus datos financieros y los de sus socios estén seguros y protegidos.

Además, debe implementar las medidas de seguridad adecuadas, como autenticación de dos factores, controles de permisos de usuario y registros de auditoría. También puede establecer un equipo dedicado o contratar a un auditor externo para monitorear la seguridad y el cumplimiento.

5. Asegúrese de que la automatización de pagos B2B funcione bien con sus sistemas existentes

Supongamos que ya utiliza el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP para gestionar sus procesos empresariales. Debe asegurarse de que la solución de automatización de pagos B2B que elija pueda integrarse perfectamente con sus sistemas actuales. Esto ayudará a optimizar su flujo de trabajo y evitar posibles problemas o interrupciones en sus operaciones.

Si el software no se integra bien con su sistema ERP, es posible que su personal tenga que transferir datos manualmente entre los sistemas, anulando el propósito de la automatización. Por lo tanto, busque una solución que ofrezca API o integraciones preconstruidas con software comercial popular.

6. Entrena a tu equipo de manera efectiva

Automation boosts productivity, but only if your team can wield it effectively. So, it’s crucial they understand when to manually step in, recognize various alerts, know where data is stored, and troubleshoot typical issues.

Esto ayudará a su equipo a implementar la automatización de pagos con un propósito. No sería vista como una herramienta nueva y brillante, sino más bien como una parte integral de su flujo de trabajo. Se pueden organizar sesiones de capacitación, seminarios web o talleres periódicos para familiarizar al equipo con las características, funciones y beneficios del software.

7. Revise y actualice regularmente sus flujos de trabajo

La automatización no significa configurarla y olvidarla. Revisar periódicamente los flujos de trabajo automatizados. Identificar los cuellos de botella comunes. Podrían ser problemas operativos, como que el software no pueda extraer datos de las facturas escaneadas con precisión o problemas estratégicos, como que los socios de canal se nieguen a adoptar la facturación digital.

Recopile comentarios de los empleados y otras partes interesadas y métricas como tasa de error, tiempo de procesamiento, tiempo del ciclo de facturación, etc. Utilice estos datos para optimizar sus flujos de trabajo, realizando los ajustes y mejoras necesarios. Garantiza que su sistema de automatización de pagos evolucione con las necesidades de su negocio y siga siendo eficiente y eficaz a lo largo del tiempo.

Aquí hay una lista de verificación rápida para ayudarlo a seleccionar la solución de automatización de pagos B2B adecuada para su organización:

• ¿Se integra bien con sus sistemas de contabilidad y ERP existentes: QuickBooks, Xero, SAP, Oracle, etc.?
• ¿Viene con capacidades de IA para la extracción de datos de facturas y la validación automatizada, y puede aprender de las entradas manuales para mejorar su precisión con el tiempo?
• ¿Es compatible con una amplia gama de métodos de pago: ACH, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, cheques, billeteras, etc.?
• ¿Ofrece funciones como descuentos dinámicos y financiación de la cadena de suministro?
• ¿Admite pagos en varias monedas y transacciones internacionales?
• ¿Cuenta con sólidas medidas de seguridad y certificaciones de cumplimiento?
• ¿Le permite personalizar los flujos de trabajo de aprobación en función de sus necesidades comerciales? ¿Tiene una arquitectura escalable que puede crecer con su negocio?
• ¿Puede realizar pagos a proveedores directamente desde la plataforma sin necesidad de utilizar una pasarela de pago de terceros?
• ¿Tiene una interfaz fácil de usar que su equipo pueda navegar y usar fácilmente?
• ¿Ofrece informes y análisis en tiempo real para ayudarlo a monitorear y optimizar sus procesos de pago?
• ¿Ofrece automatización de pagos recurrentes para ahorrar tiempo y reducir errores?
• ¿Admite recordatorios automáticos de pagos pendientes y facturas vencidas?
• ¿Le permite establecer permisos de usuario y jerarquías de aprobación en función de su estructura organizativa?
• ¿Puede leer y extraer datos de facturas con diferentes formatos, diseños e idiomas?
• ¿Genera alertas ante discrepancias o posibles fraudes detectados en el proceso de pago?
• ¿Proporciona una pista de auditoría para todas las transacciones para garantizar la transparencia y ayudar en el cumplimiento?
• ¿Tiene un costo que se ajusta a su presupuesto sin comprometer las funciones que necesita?

¿Qué información específica sobre la salud financiera puede proporcionar el software de automatización de pagos B2B?

Imagínese usar una hoja de Excel para gestionar los pagos. Incluso si se olvida de la molestia de ingresar datos manualmente, la falta de información en tiempo real dificulta la toma rápida de decisiones informadas.

Con el software de automatización de pagos B2B, podrá centralizar todos sus datos financieros en un solo lugar y acceder a informes y análisis en tiempo real. Le brindará información en tiempo real sobre:

1. Los descuentos recibidos de cada proveedor por pagos anticipados
2. El tiempo medio que se tarda en procesar las facturas y los pagos
3. Los pagos pendientes y las facturas vencidas
4. El gasto total por categoría, departamento o proveedor
5. La previsión de flujo de caja para los próximos meses
6. El porcentaje de facturas que tienen discrepancias o posibles fraudes
7. El costo total de procesar cada factura y pago
8. La optimización del capital circulante y la eficacia con la que se gestiona
9. La eficiencia de sus flujos de trabajo de aprobación y posibles cuellos de botella
10. El porcentaje de pagos realizados a través de diferentes métodos (ACH, transferencias electrónicas, tarjetas de crédito, cheques, billeteras, etc.)
11. El número de transacciones internacionales y los costos asociados y el impacto de los tipos de cambio en sus pagos multidivisa
12. La utilización del presupuesto y cualquier variación entre el gasto real y el monto presupuestado

Esta no es una lista exhaustiva, sino un vistazo al tipo de información que puede obtener con el software de automatización adecuado. Estos conocimientos basados ​​en datos pueden ayudarle a identificar ineficiencias, oportunidades de ahorro de costes y áreas de mejora.

Pueden guiar sus decisiones estratégicas, ayudándolo a negociar mejores términos de proveedores, optimizar su capital de trabajo y mejorar su gestión de flujo de caja.

¿Cómo la automatización de pagos B2B ha beneficiado a las empresas?

Entonces, sobre el papel, obtener una solución de automatización de pagos B2B parece una obviedad. Pero es posible que todavía se pregunte cuál es su impacto real en las empresas.

Aquí hay algunas historias de la vida real de empresas que implementaron la automatización de pagos B2B de Nanonets y experimentaron mejoras significativas:

1. El equipo de AP de Ascend Properties se volvió 5 veces más eficiente

Esta empresa de administración de propiedades con sede en el Reino Unido ahorró el 80 % de sus costos de procesamiento de facturas utilizando Nanonets. La tecnología OCR impulsada por IA de Nanonets les permitió automatizar la extracción de datos, el enrutamiento de aprobación y la carga en el proceso de software CRM.

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Pudieron escalar de 2000 propiedades a 10,000 5 propiedades sin necesidad de aumentar el tamaño de su equipo de AP. Además, de XNUMX empleados a tiempo completo que trabajaban en el procesamiento de facturas, pudieron reducirlo a solo uno a tiempo parcial, liberando a los demás miembros del equipo para centrarse en iniciativas más estratégicas.

2. SaltPay logró un ahorro de tiempo del 99 % en el procesamiento de facturas

Esta empresa de tecnología financiera con sede en Londres utilizó Nanonets para automatizar su proceso de extracción y aprobación de facturas. Antes de utilizar Nanonets, el equipo de SaltPay dedicó una cantidad significativa de tiempo a ingresar manualmente los datos de las facturas en su sistema SAP.

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Nanonets automatizó el proceso de extracción de datos, validó los datos según las condiciones requeridas y los cargó directamente en el sistema SAP. SaltPay mejoró con éxito la precisión de su procesamiento de facturas y amplió sus operaciones para atender a clientes de 26 países.

3. ACM Services redujo el procesamiento manual de facturas en un 90 %

ACM Services, un contratista de remediación, recurrió a Nanonets para agilizar su proceso de extracción de facturas. Antes de utilizar Nanonets, luchaban con un proceso manual engorroso que implicaba una entrada de datos que requería mucho tiempo.

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Al integrar Nanonets en su flujo de trabajo, automatizaron la captura de datos y la comparación de códigos GL entre proveedores, lo que redujo el procesamiento manual de facturas en un 90 %. El equipo de AP pudo procesar todas sus facturas en una fracción del tiempo anterior, reduciendo errores y aumentando su productividad general. La opción de exportar a CSV también les facilitó la carga de datos en su sistema de contabilidad.

En resumen, Nanonets' Solución de gestión de facturas impulsada por IA automatiza el procesamiento de facturas con una tasa de precisión de más del 90%. Nuestra solución puede extraer automáticamente datos de facturas de diferentes formatos, incluidos archivos PDF e imágenes escaneados, e intégrelos con sus sistemas de contabilidad existentes, como Quickbooks, Xero y SAP. 

Nanonets cumple con GDPR y también proporciona seguridad de nivel empresarial. Es escalable, fácil de implementar y ofrece flujos de trabajo de aprobación personalizables y análisis detallados para ayudarlo a optimizar sus procesos de pago.

Reflexiones finales

Independientemente de su industria, la implementación de la automatización de pagos puede ayudarlo a optimizar sus procesos de pago e impulsar el crecimiento del negocio. Al reducir los procesos manuales, mejorar la eficiencia y fortalecer las relaciones con los proveedores, puede preparar su negocio para el éxito. 

Implemente siempre un software de automatización de pagos B2B que se ajuste a sus necesidades y sus sistemas existentes. Tus finanzas y tus empleados te lo agradecerán. Recuerde, el objetivo no es solo automatizar sino automatizar de manera inteligente.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/