¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de documentos?

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de documentos?

Marca de tiempo: 1 de agosto de 2023 4:41 a.m.
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En el mundo actual impulsado por la información, la colaboración y la comunicación dentro de los equipos dependen en gran medida de datos y documentos. Desde contratos y facturas hasta manuales e informes, los documentos desempeñan un papel vital a la hora de transmitir información estructurada que se puede compartir, comprender y actuar fácilmente. Sin embargo, para aprovechar todo el potencial de los documentos, es fundamental una gestión eficaz. Aquí es donde entran en juego los flujos de trabajo de aprobación de documentos.

Los flujos de trabajo de aprobación de documentos son una serie de pasos que involucran participación humana, todos destinados a garantizar que un documento cumpla con los estándares internos antes de que pueda usarse. Estos flujos de trabajo sirven como un mecanismo de garantía de calidad, garantizando que los documentos cumplan con su propósito previsto dentro del marco organizacional. Al implementar flujos de trabajo de aprobación de documentos, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de gestión de documentos y mejorar la eficiencia general.

Tradicionalmente, la gestión del flujo de trabajo documental se basaba en tareas manuales, como impresión, escaneo, envío por correo, entrada manual de datos, transmisión física de documentos a través de la jerarquía para su aprobación, etc. Con la llegada de las herramientas de automatización, las empresas ahora están aprovechando la automatización para gestionar mejor sus flujos de trabajo documentales.

En este artículo, definiremos y exploraremos el papel de la automatización en la gestión del flujo de trabajo documental.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de documentos?

La automatización del flujo de trabajo de documentos es parte del área más amplia de la automatización del flujo de trabajo empresarial y se refiere al uso de herramientas inteligentes para gestionar el movimiento de documentos dentro de una organización que involucra a varias personas, trabajadores y departamentos. Sirve como un medio para que las empresas manejen eficientemente su papeleo guiando los documentos a través de rutas predefinidas y acciones operativas hasta que lleguen a su destino o resultado final. Al implementar la automatización del flujo de trabajo, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia en el trabajo y operaciones optimizadas.

La automatización del flujo de trabajo documental es útil en casi todos los ámbitos empresariales porque todas las actividades de cualquier empresa requieren grandes volúmenes de papeleo. Veamos, por ejemplo, cómo el flujo de trabajo de automatización de documentos puede ayudar al Departamento de Cuentas por Pagar en el proceso desde la adquisición hasta el pago, una operación comercial rutinaria que implica una cantidad significativa de papeleo, aprobaciones y rutas.

  1. Recibo de documento: El proceso comienza con la captura de documentos de adquisición relevantes, como facturas, órdenes de compra y recibos. Esto se puede hacer a través de varios medios, incluido el escaneo de documentos físicos o su recepción electrónica de los proveedores.
  2. Extracción de documentos: Las herramientas de automatización pueden extraer datos clave de los documentos capturados utilizando tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el reconocimiento inteligente de documentos (IDR). Esto permite que el sistema capture información importante como números de factura, detalles del proveedor, descripciones de artículos en línea y montos.
  3. Validación y verificación de datos: Los datos extraídos se validan según reglas predefinidas y se comparan con las órdenes de compra y los recibos correspondientes para garantizar la precisión y la coherencia. Se realizan partidos de dos y tres bandas. Las discrepancias o excepciones se pueden marcar para su posterior revisión y resolución.
  4. Enrutamiento del flujo de trabajo: El sistema automatizado envía los documentos a las partes interesadas adecuadas para su revisión y aprobación en función de flujos de trabajo predefinidos. Esto puede incluir personas responsables de verificar partidas individuales, verificar el cumplimiento del contrato o autorizar pagos. El sistema garantiza que los documentos se envíen a las personas adecuadas de forma secuencial o paralela, según el diseño del flujo de trabajo.
  5. Aprobación y manejo de excepciones: Las partes interesadas reciben notificaciones y pueden revisar los documentos electrónicamente. Pueden aprobar, rechazar o solicitar información adicional según sea necesario. Las excepciones, como discrepancias de precios o información faltante, se pueden marcar para su resolución antes de continuar con otros pasos.
  6. Integración con Sistemas ERP: El sistema automatizado de flujo de trabajo de documentos se integra con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la organización, lo que permite una transferencia de datos y una actualización de registros financieros sin problemas. Los documentos aprobados y los datos relevantes se capturan automáticamente en el sistema ERP, lo que garantiza la coherencia y elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
  7. Procesando pago: Una vez que los documentos han pasado por las aprobaciones y validaciones necesarias, el sistema genera instrucciones de pago basadas en los datos aprobados. Esto puede desencadenar el proceso de pago, ya sea que implique generar cheques, iniciar transferencias electrónicas de fondos o utilizar otros métodos de pago.
  8. Pista de auditoría e informes: A lo largo del proceso automatizado desde la adquisición hasta el pago, el sistema mantiene un seguimiento de auditoría integral, documentando cada acción tomada en los documentos. Esta pista de auditoría sirve como registro para fines de cumplimiento, auditorías internas y requisitos de presentación de informes.

Otra área que puede beneficiarse enormemente de la automatización del flujo de trabajo documental es el departamento de recursos humanos. Un buen ejemplo es el proceso de incorporación de nuevos empleados, que a menudo implica tareas que requieren mucho tiempo, como verificaciones de antecedentes e ingreso manual de datos. Con la automatización del flujo de trabajo documental, estas tareas se pueden automatizar, liberando a los empleados de RR.HH. para concentrarse en proyectos más significativos y atractivos. Esta automatización no solo mejora la eficiencia de recursos humanos, sino que también se extiende a otros departamentos como TI, marketing, finanzas, legal y ventas, permitiéndoles automatizar tareas rutinarias y aumentar la productividad general. Al implementar la automatización del flujo de trabajo de documentos, los departamentos de recursos humanos pueden optimizar sus operaciones, mejorar la productividad y asignar recursos a iniciativas más estratégicas que agreguen valor a la organización.

La gestión de datos de clientes es otra área que se beneficia de la automatización del flujo de trabajo documental. Al utilizar plantillas estandarizadas y aprovechar las solicitudes de API, las organizaciones pueden insertar automáticamente información dinámica del cliente en los documentos. Por ejemplo, cuando un cliente envía su información a través de un formulario web en línea, se puede generar automáticamente una propuesta con sus detalles, incluido su nombre completo, dirección, nombre de la empresa, información de contacto y más. Se pueden configurar diferentes plantillas para diversos flujos de trabajo y operaciones, lo que garantiza una creación de documentos personalizada y eficiente basada en información específica del cliente.

En la industria de la salud, la gestión eficiente de los registros de los pacientes es primordial. La automatización del proceso de gestión de documentos simplifica la generación y el mantenimiento de registros médicos, lo que permite a los proveedores de atención médica brindar una atención superior al paciente. Las plataformas de automatización ofrecen un repositorio seguro y centralizado para almacenar y acceder a registros médicos, información de recetas y planes de tratamiento, lo que permite a los profesionales de la salud brindar mejores servicios de atención médica.

De manera similar, en la industria educativa, la automatización de la gestión de documentos puede revolucionar los procesos administrativos y mejorar la experiencia de los estudiantes. Las escuelas y universidades pueden consolidar todos los registros de los estudiantes, incluidos expedientes académicos, formularios de registro y documentos de ayuda financiera, en una única ubicación, mejorando la accesibilidad de los datos y garantizando su precisión. La automatización también ayuda a los educadores a optimizar procesos como calificaciones, envío de tareas y seguimiento de asistencia, lo que en última instancia mejora la eficiencia operativa general.

Beneficios de la automatización del flujo de trabajo documental

Según la investigación de McKinsey, se estima que 50% del trabajo se puede automatizar y alrededor 31% de las empresas ya han adoptado la automatización para al menos una de sus funciones. Esto pone de relieve el creciente reconocimiento de los beneficios derivados de la automatización de diversos aspectos de los procesos de negocio. La demanda de comunicaciones optimizadas, asignación eficiente de recursos y sistemas de TI sólidos ha impulsado aún más el crecimiento del mercado global de automatización de procesos comerciales. Las proyecciones indican que para 2026, se espera que este mercado alcance un valor de 19.6 millones de dólares. Esto significa la adopción generalizada de tecnologías de automatización para mejorar la productividad, reducir el esfuerzo manual y optimizar la eficiencia operativa en todas las industrias.

La automatización del flujo de trabajo de documentos evolucionó a partir de los sistemas de gestión de documentos (DMS), que se desarrollaron a finales de los años 1980. El primer producto DMS comercial se introdujo a principios de la década de 1990 y se centró principalmente en la organización y el almacenamiento de documentos. Sin embargo, a medida que las organizaciones reconocieron la necesidad de funcionalidades más avanzadas, los sistemas DMS evolucionaron para incorporar características como control de versiones de documentos, módulos de seguridad integrales y capacidades de flujo de trabajo de documentos. La incorporación de la gestión del flujo de trabajo al DMS ha provocado, naturalmente, un crecimiento impresionante en su tamaño de mercado; En 2021, se prevé que el tamaño del mercado mundial de DMS, valorado en 5.00 millones de dólares, alcance una cifra impresionante. Más de 16.42 mil millones por 2029.

Algunas ventajas específicas de la automatización del flujo de trabajo documental incluyen:

  • Generación acelerada de documentos: La creación manual de documentos es una tarea laboriosa y que requiere mucho tiempo. La automatización del proceso elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y agiliza la colaboración, lo que permite a las empresas generar facturas, contratos y propuestas en minutos en lugar de semanas. Por ejemplo, mediante la digitalización del proceso de documentación, el Distrito de Escuelas Públicas de St. Louis redujo el tiempo de solicitud de personal de tres semanas a tres horas.
  • Reducción de errores: La entrada manual de datos puede provocar un impacto asombroso. 40% probabilidad de errores humanos, lo que provoca importantes desafíos técnicos y financieros para las organizaciones. La automatización de documentos minimiza la probabilidad de errores al automatizar la entrada de datos, señalar errores potenciales y validar los datos en el punto de entrada.
  • Mejor colaboración: Colaborar en la creación manual de documentos a menudo implica un seguimiento y una comunicación complejos, lo que genera errores y retrasos. La automatización de documentos proporciona una plataforma centralizada donde las partes interesadas pueden trabajar juntas en tiempo real, reduciendo los tiempos de espera y minimizando la necesidad de largas cadenas de correo electrónico y reuniones.
  • Coherencia y claridad de la versión: La automatización de documentos garantiza claridad con respecto a la última versión del documento, ofreciendo control de versiones y manteniendo la coherencia. La automatización rastrea los cambios, identifica la versión más reciente y permite a las empresas establecer plantillas y estándares para un formato consistente.
  • Seguridad de datos: La creación manual de documentos plantea riesgos de filtración y pérdida de datos. La automatización de documentos proporciona una plataforma digital segura para la creación y el almacenamiento de documentos, con funciones como controles de acceso, cifrado y pistas de auditoría, que garantizan la protección de la información confidencial.
  • Beneficios ambientales: Según la EPA, el trabajador de oficina promedio genera alrededor de dos libras de productos de papel y cartón diariamente, lo que genera una importante cantidad de residuos de oficina. Las fuentes comunes de desperdicio incluyen errores de impresión, fotocopias deficientes, memorandos e informes obsoletos y publicaciones periódicas obsoletas. Sorprendentemente, los residuos de papel representan aproximadamente el 90% de todos los residuos de oficina. Es posible que la implementación de la automatización de documentos legales no elimine por completo el desperdicio de papel, pero puede tener un impacto sustancial en la mejora de la precisión y la reducción de errores que contribuyen al desperdicio de papel.
  • Resultado final mejorado: La automatización de documentos genera importantes beneficios financieros al reducir los costos asociados con los procesos manuales, incluida la impresión, el envío por correo y el almacenamiento físico. Además, la automatización ahorra tiempo y esfuerzo, lo que permite al personal centrarse en actividades de valor añadido. También mejora los procesos de facturación y pago, garantizando pagos rápidos y precisos.

¿Cómo automatizar los flujos de trabajo de documentos con Nanonets?

Nanonets es un software inteligente de automatización de documentos basado en inteligencia artificial que ofrece una variedad de herramientas y funciones para automatizar los procesos de aprobación de documentos a través de flujos de trabajo basados ​​en reglas sin código. Con Nanonets, los equipos pueden gestionar de manera eficiente varios aspectos del flujo de trabajo de documentos, incluida la forma en que la información ingresa y se mueve a través del flujo de trabajo, los puntos de control para comentarios y aprobaciones y la asignación de tareas a los miembros del equipo.

Con Nanonets, las empresas pueden mejorar la gestión del flujo de trabajo de sus documentos de varias maneras:

Ejecución automatizada de tareas:

  • Automatice tareas repetitivas como la extracción y validación de datos dentro del flujo de trabajo, ahorrando tiempo y reduciendo la carga de trabajo manual.
  • Establezca condiciones y reglas para agilizar el procesamiento de documentos en función de valores de campos específicos.
  • Clasifique automáticamente los documentos entrantes, como facturas, órdenes de compra, contratos y recibos, mejorando la organización y la extracción de datos.
  • Determine los derechos de acceso, garantizando que solo el personal autorizado pueda ver o editar documentos confidenciales.

Procesamiento avanzado de documentos:

  • Utilice tecnología OCR avanzada para reconocer con precisión texto, números y caracteres de varios tipos de documentos, incluidos textos escritos a mano y impresos a máquina.
  • Aproveche los algoritmos de aprendizaje profundo para comprender el contexto de los datos, lo que permite una extracción precisa de documentos complejos y no estructurados.
  • Personalice el modelo ajustando las reglas de extracción y capacítelo utilizando documentos de muestra que permitan una extracción de datos precisa.

Automatización del flujo de trabajo:

  • Cree flujos de trabajo de aprobación con facilidad utilizando plantillas y parámetros personalizables.
  • Defina revisores, reglas y etapas para garantizar procesos eficientes de revisión y aprobación de documentos.
  • Ejecute reglas definidas en piloto automático para cada documento, minimizando errores y eliminando cuellos de botella en la aprobación.
  • Optimice la colaboración y la comunicación entre departamentos, reduciendo los cuellos de botella y mejorando la productividad general.

Interfaz e integración fáciles de usar:

  • Benefíciese de una interfaz fácil de usar que facilita la revisión y corrección de los datos extraídos, garantizando la precisión de los datos.
  • Exporte datos extraídos en múltiples formatos, como CSV, JSON y Excel, para una integración perfecta con otros sistemas.
  • Utilice soporte multilingüe, lo que permite la extracción de documentos escritos en diferentes idiomas.
  • Aproveche la integración de API para integrar Nanonets con herramientas y sistemas existentes, como software de contabilidad, ERP y CRM.

Información y escalabilidad:

  • Obtenga información valiosa a través de informes y análisis completos, lo que permite monitorear el rendimiento y identificar cuellos de botella.
  • Optimice continuamente los flujos de trabajo basados ​​en mejoras basadas en datos para lograr la máxima eficiencia y productividad.
  • Benefíciese de la escalabilidad de las nanoredes, que permiten el manejo eficiente de grandes volúmenes de documentos y datos.

Al aprovechar las capacidades de las nanoredes, las empresas pueden optimizar la gestión del flujo de trabajo de sus documentos, mejorar la precisión, mejorar la seguridad de los datos y lograr una mayor eficiencia en sus procesos relacionados con los documentos.

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Según la gitnux, la implementación de la automatización del flujo de trabajo da como resultado una mejora del 88 % en la precisión de los datos. Los estudios han demostrado que hasta 72% de los trabajadores cree que los procesos ineficientes tienen un impacto perjudicial en su satisfacción laboral. En ausencia de digitalización y automatización, los empleados suelen experimentar mayores niveles de frustración, estrés e insatisfacción general.

La automatización del flujo de trabajo documental es una solución transformadora que ofrece multitud de beneficios innegables. Al implementar la automatización, las empresas pueden presenciar una mayor productividad y rendimiento, junto con una mejora significativa en la precisión de los datos. Adoptar una plataforma de automatización de procesos basada en reglas como Nanonets puede ayudar a las empresas a establecer un proceso centralizado y optimizado para generar, editar y firmar documentos críticos. La interfaz fácil de usar permite a los usuarios rastrear y administrar sin esfuerzo toda la documentación, eliminando la dependencia de sistemas obsoletos en papel.

Si está ansioso por aprovechar las ventajas de la automatización de documentos y mejorar el rendimiento operativo de su organización, nuestros expertos están disponibles para brindarle orientación. Ellos pueden guiarlo a través de las características y capacidades notables de las Nanonets, ayudándolo a determinar si se alinean con sus requisitos específicos. No pierda la oportunidad de agilizar sus procesos de gestión documental y optimizar su flujo de trabajo. Aproveche el poder de la automatización e impulse su negocio hacia una mayor eficiencia y éxito.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de documentos?

La automatización del flujo de trabajo de documentos es el proceso de utilizar tecnología y software para automatizar y optimizar la gestión de documentos dentro de una organización. Implica digitalizar, organizar y optimizar tareas relacionadas con documentos, como la creación, edición, revisión, aprobación y distribución. Al reemplazar los procesos manuales y en papel con flujos de trabajo digitales automatizados, la automatización del flujo de trabajo de documentos mejora la eficiencia, la precisión y la productividad. Reduce el riesgo de errores, ahorra tiempo y recursos, mejora la colaboración y garantiza el cumplimiento de las normativas.

¿Cómo se automatiza un documento de flujo de trabajo?

En primer lugar, elija una herramienta o software de gestión del flujo de trabajo que se adapte a las necesidades de su organización y se integre bien con sus sistemas existentes. A continuación, identifique las etapas y pasos involucrados en el flujo de trabajo del documento, incluida la creación, edición, revisión y aprobación. Trace la secuencia de tareas y defina reglas y condiciones para cada paso. Con una herramienta de gestión del flujo de trabajo, a menudo puedes utilizar un editor visual o una función de arrastrar y soltar para diseñar el flujo de trabajo. Asigne partes interesadas específicas a cada paso, establezca plazos y establezca notificaciones o recordatorios para la finalización de las tareas. Además, puede configurar la herramienta de flujo de trabajo para automatizar acciones basadas en condiciones específicas, como enrutar automáticamente documentos para su aprobación o activar notificaciones. Una vez que el flujo de trabajo esté diseñado y configurado, pruébelo con documentos de muestra para asegurarse de que funciona correctamente. Finalmente, implemente el flujo de trabajo automatizado para el uso diario, supervise continuamente su rendimiento y realice las mejoras necesarias para optimizar la eficiencia y la eficacia.

¿Cuál es la mejor manera de documentar un flujo de trabajo?

La mejor manera de documentar un flujo de trabajo es utilizar una combinación de descripciones de texto y representaciones visuales. Comience proporcionando una descripción escrita clara y concisa de cada paso involucrado en el flujo de trabajo, incluidas las entradas, salidas y cualquier dependencia o condición. Esto ayuda a garantizar una comprensión integral del proceso. Además, utilice ayudas visuales como diagramas de flujo, diagramas o mapas de procesos para representar visualmente el flujo de trabajo. Las representaciones visuales pueden hacer que el flujo de trabajo sea más fácil de comprender, identificar cuellos de botella o ineficiencias y facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. El uso de una combinación de descripciones escritas y representaciones visuales proporciona una documentación completa del flujo de trabajo que es clara y accesible para todas las partes interesadas involucradas.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar el flujo de trabajo de documentos?

La automatización del flujo de trabajo de documentos ofrece varios beneficios que mejoran significativamente la eficiencia operativa y la productividad. Reduce el esfuerzo manual y el error humano, lo que conduce a una mayor precisión y calidad de los datos. Simplificó el flujo de documentos, permitiendo un procesamiento más rápido y tiempos de respuesta reducidos. La automatización también garantiza la coherencia y el cumplimiento de reglas y procesos predefinidos, minimizando las variaciones en el manejo de documentos. Al centralizar la gestión de documentos, mejora la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, eliminando la necesidad de transferencias manuales y reduciendo los retrasos. La automatización de los flujos de trabajo de documentos también mejora la seguridad y el cumplimiento de los datos mediante la implementación de controles de acceso, pistas de auditoría y medidas de cifrado. La automatización también permite el seguimiento, la supervisión y la generación de informes en tiempo real, lo que proporciona información valiosa sobre el estado, el rendimiento y los cuellos de botella de los documentos. Mejora la productividad general al liberar tiempo y recursos que pueden redirigirse a tareas de mayor valor. Finalmente, la automatización de los flujos de trabajo de documentos optimiza los procesos organizacionales, reduce los costos, mejora la satisfacción del cliente y respalda la toma de decisiones efectiva.

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