Ρόλοι και Ευθύνες Διακυβέρνησης Δεδομένων – ΔΙΑΒΟΛΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η Διακυβέρνηση Δεδομένων, μια τυπική πρακτική που εκτελεί και επιβάλλει πολιτικές δεδομένων σε ολόκληρη την εταιρεία, έχει κερδίσει σημαντική έλξη τα τελευταία χρόνια. Από το 2022, 81.89% των συμμετεχόντων σε α DATAVERSITY® Trends in Data Management (TDM) έρευνα είτε έχουν εφαρμόσει ένα πρόγραμμα Διακυβέρνησης Δεδομένων είτε σχεδιάζουν να ξεκινήσουν ένα. Ωστόσο, το 54.63% των ερωτηθέντων ανέφερε την έλλειψη Διακυβέρνησης Δεδομένων ως σημαντική πρόκληση για τη Διαχείριση Δεδομένων. Η καλύτερη σαφήνεια γύρω από τους ρόλους και τις ευθύνες υπόσχεται μεγαλύτερη επιτυχία στο να αποκτήσετε αξία Διακυβέρνηση δεδομένων.

Ο Bob Seiner, πρόεδρος και διευθυντής της KIK Consulting and Educational Services, προτείνει να υιοθετηθεί η νοοτροπία ότι «όλοι είναι διαχειριστής δεδομένων», ένα άτομο με επίσημη ευθύνη για τη σχέση του με τα δεδομένα είτε τα ορίζει, είτε τα παράγει είτε τα χρησιμοποιεί. Το κλειδί για την καλή Διακυβέρνηση Δεδομένων είναι να γνωρίζουμε τι κάνει και τι χρειάζεται ένα άτομο ως διαχειριστής δεδομένων. Διαβάστε παρακάτω για περισσότερα σχετικά με το πώς να δημιουργήσετε και να υποστηρίξετε αυτούς τους ρόλους και τις ευθύνες Διακυβέρνησης Δεδομένων.

Ενεργοποίηση Ρόλων και Ευθύνων Διακυβέρνησης Δεδομένων

Ενεργοποιώντας αρχικά υπάρχοντες ρόλους αντί να τους εκχωρεί, ο Seiner πιστεύει ότι οι επιχειρήσεις έχουν το προβάδισμα να επηρεάζουν την αποδοχή μεταξύ των εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο, οι οργανισμοί κάνουν απολογισμό του τι υπάρχει πριν προσθέσουν επιπλέον εργασία που οι εργαζόμενοι μπορούν να θεωρήσουν ως βάρος.

Πολλά μέλη του προσωπικού εκτελούν ήδη εργασίες Διακυβέρνησης Δεδομένων πριν την επισημοποιήσει μια εταιρεία. Για παράδειγμα, κάθε εργαζόμενος που εργάζεται με πληροφορίες για την υγεία ή τις οικονομικές πληροφορίες έχει τη διαχείριση όταν τις χρησιμοποιεί για να παραμείνει συμμορφωμένος με τους νόμους των ΗΠΑ. Επιπλέον, ένα γραφείο ασφαλείας δημιουργεί και διανέμει εκπαίδευση γύρω από αυτές τις εργασίες για την προστασία των δεδομένων.

Ο Seiner συνέστησε να ληφθούν αυτά τα άτομα που επιδεικνύουν υπάρχουσες δραστηριότητες που διέπουν τα δεδομένα και να αναγνωριστεί επίσημα η συμβολή τους στη Διακυβέρνηση Δεδομένων. Στη διαδικασία, ζητήστε τους να ταυτοποιηθούν στο μοντέλο διακυβέρνησης δεδομένων ή στο γράφημα θέσης.

Ακόμη και με υπάρχοντες ρόλους, μερικές φορές οι εταιρείες θα απαιτούν πρόσθετες ευθύνες Διακυβέρνησης Δεδομένων – όπως αυτές για την ενσωμάτωση πολιτικών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Έτσι, ορίστε τυχόν νέες δραστηριότητες και αναθέστε τις επεκτείνοντας ή δημιουργώντας νέους ρόλους στην εταιρεία. Επιπλέον, διευκρινίστε τυχόν προσδοκίες, συμπεριλαμβανομένων:

• Πόσο από τον χρόνο τους θα χρειαστεί να δώσουν;
• Πόσο συχνά θα συναντιούνται;
• Είναι ομαδικός ή ατομικός ρόλος;
• Ποιος αναφέρει η θέση;
• Με ποιον συντονίζεται η θέση;

Προσδιορίστε τους ρόλους και τις ευθύνες της διακυβέρνησης δεδομένων 

Μόλις οι ηγέτες επιχειρήσεων κατανοήσουν πώς να αναγνωρίζουν τους υπάρχοντες ρόλους και ευθύνες της Διακυβέρνησης Δεδομένων και να πάρουν μια ελαφριά πινελιά προσθέτοντας νέες ευθύνες, μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα τις λειτουργίες Διακυβέρνησης Δεδομένων και πώς να τις κάνουν. Ο Bob Seiner έχει δημιουργήσει ένα «Λειτουργικό Μοντέλο Ρόλων και Αρμοδιοτήτων» για να καθοδηγήσει περαιτέρω αυτές τις εταιρείες.

Οι πελάτες του χρησιμοποιούν το διάγραμμά του ως σημείο εκκίνησης και το βρήκαν χρήσιμο. Δείτε την παρακάτω εικόνα:

Στην εικόνα, οι ρόλοι της Διακυβέρνησης Δεδομένων εκτείνονται σε τέσσερα επίπεδα αναμενόμενων παραδοτέων και λογοδοσίας: εκτελεστικό, στρατηγικό, τακτικό και επιχειρησιακό. Επιπλέον, αυτές οι ομάδες έχουν μια δομή υποστήριξης που τις διαχειρίζεται και τις συμβουλεύει, καθιστώντας τις εργασίες Διακυβέρνησης δεδομένων σε ολόκληρο τον οργανισμό πιο διαχειρίσιμες.

Εκτελεστικό Επίπεδο

Οι ρόλοι σε εκτελεστικό επίπεδο περιλαμβάνουν ηγεσία στο C-suite στην κορυφή του οργανισμού. Σύμφωνα με τον Seiner, τα άτομα σε εκτελεστικό επίπεδο υποστηρίζουν, χορηγούν και κατανοούν τη Διακυβέρνηση Δεδομένων και καθορίζουν τη συνολική επιτυχία και έλξη της.  

Συνήθως, αυτοί οι διευθυντές συναντώνται περιοδικά ως μέρος μιας διευθύνουσας επιτροπής για να καλύψουν σε γενικές γραμμές τι συμβαίνει στον οργανισμό, επομένως θα πρόσθεταν τη Διακυβέρνηση δεδομένων ως στοιχείο γραμμής, πρότεινε ο Seiner. Αυτά τα ανώτερα στελέχη αναλαμβάνουν την ευθύνη για την κατανόηση και την υποστήριξη της Διακυβέρνησης Δεδομένων. Παραμένουν ενημερωμένοι για την πρόοδο της Διακυβέρνησης Δεδομένων μέσω άμεσων αναφορών και επικοινωνιών από εκείνους σε στρατηγικό επίπεδο.

Στρατηγικό Επίπεδο

Όσοι βρίσκονται σε στρατηγικό επίπεδο αντιπροσωπεύουν κάθε επιχειρηματική λειτουργία και συνήθως σχηματίζουν ένα Συμβούλιο Διακυβέρνησης Δεδομένων. Αυτό το πάνελ συνεδριάζει τακτικά και θεσπίζει πολιτικές δεδομένων. 

Σύμφωνα με τον Seiner, τα στρατηγικά μέλη αναλαμβάνουν την ευθύνη να μαθαίνουν για τη Διακυβέρνηση Δεδομένων, να αναφέρουν στο εκτελεστικό επίπεδο για το πρόγραμμα, να γνωρίζουν τις δραστηριότητες και τις πρωτοβουλίες Διακυβέρνησης Δεδομένων και να παρακολουθούν συναντήσεις ή να στέλνουν αναπληρωτές.

Επιπλέον, αυτή η ομάδα έχει τη δύναμη να λαμβάνει έγκαιρες αποφάσεις σχετικά με τις πολιτικές Διακυβέρνησης Δεδομένων και τον τρόπο εφαρμογής τους. Αυτές οι ικανότητες δίνουν στους στρατηγικούς ρόλους τα μέσα για να χειριστούν Θέματα Διακυβέρνησης Δεδομένων φέρονται από εκείνους σε τακτικό επίπεδο και λαμβάνουν τελικές αποφάσεις για αυτές τις κλιμακώσεις.

Οι στρατηγικοί ρόλοι επικοινωνούν επίσης με τους συναδέλφους και τους διευθυντές σχετικά με το πώς λειτουργεί η Διακυβέρνηση δεδομένων για τον οργανισμό και το μέλλον του. Επιπλέον, αυτή η ομάδα αναλαμβάνει την ευθύνη για τη συνολική της αξία.

Επίπεδο τακτικής

Οι εμπειρογνώμονες σε θέματα (ΜΜΕ) που είναι υπεύθυνοι για δεδομένα σε όλες τις επιχειρηματικές μονάδες αποτελούν την τακτική κατηγορία. Ο Seiner προτείνει να τα σκεφτόμαστε ως «διευκολυντές για την επίλυση θεμάτων ορισμού, παραγωγής και χρήσης δεδομένων μεταξύ των επιχειρήσεων».

Ανάλογα με τον οργανισμό, τα τακτικά μέλη μπορεί να είναι σε θέση να αποφασίσουν για θέματα Διακυβέρνησης Δεδομένων και να εφαρμόσουν τις συστάσεις τους. Ωστόσο, εάν δεν έχουν αυτή την ισχύ, οι ΜΜΕ πρέπει να κλιμακώσουν τα προβλήματα σε στρατηγικό επίπεδο και να διασφαλίσουν ότι είναι καλά τεκμηριωμένα. Με οποιαδήποτε λύση Διακυβέρνησης Δεδομένων, η υπαγωγή της ΜΜΕ σε μια επιχειρηματική μονάδα έρχεται σε δεύτερη μοίρα.

Ο Jimm Johnson, ο διευθυντής Διακυβέρνησης Δεδομένων στο HireRight, περιγράφει τέσσερις πρόσθετες λειτουργίες ΜΜΕ:

• Διατήρηση και ανταλλαγή εμπιστευτικών γνώσεων σχετικά με τις «διεργασίες θεσμικών δεδομένων» με καθοδήγηση ή εκπαίδευση άλλων
• Αντιστοίχιση των κανόνων και των προτύπων για τη συντήρηση της Διακυβέρνησης Δεδομένων με τις επιχειρηματικές ανάγκες 
• Εφαρμογή κανόνων και προτύπων Διακυβέρνησης Δεδομένων για την επίτευξη ή υπέρβαση ενός αποδεκτού ορίου για Ποιότητα δεδομένων
• Βοηθώντας άλλους και καλλιεργώντας το buy-in όταν μια επιχείρηση αναλαμβάνει νέες πρωτοβουλίες 

Οι επιτυχημένες ΜΜΕ έχουν ισχυρά τεχνικά, κοινωνικά και ηγετικά χαρακτηριστικά όταν καλύπτουν αυτές τις ευθύνες. Οι δεξιότητες και οι εμπειρίες των ανθρώπων καλύπτουν συνήθως τις επιχειρήσεις και την πληροφορική, γεφυρώνοντας απλές και σύνθετες πληροφορίες. Επιπλέον, όσοι βρίσκονται σε τακτικό επίπεδο παρακινούν τον οργανισμό να υιοθετήσει νέες συμπεριφορές δημιουργώντας ενθουσιασμό με δεδομένα.

Λειτουργικό Επίπεδο

Όπως εξηγεί ο Seiner, «Η επιχειρησιακή ομάδα καλύπτει όλους όσοι η εργασία τους επηρεάζει τα δεδομένα ενός οργανισμού – όλους τους υπαλλήλους και τους διαχειριστές δεδομένων που είναι τα μάτια και τα αυτιά των δεδομένων». 

Κάθε εργαζόμενος συμμετέχει στη διασφάλιση καλών ορισμών και αξιών δεδομένων, ακολουθώντας τους κανόνες για τον εντοπισμό και την ταξινόμηση της πρόσβασης σε δεδομένα, τον εντοπισμό και την τεκμηρίωση κανονιστικών ζητημάτων με τα δεδομένα, την ανταλλαγή γνώσεων με συναδέλφους και διευθυντικά στελέχη και την επικοινωνία νέων/μεταβαλλόμενων επιχειρηματικών απαιτήσεων στις επιχειρηματικές μονάδες που επηρεάζονται και ανησυχίες για όσους βρίσκονται σε τακτικό επίπεδο.

Οι λειτουργικές ευθύνες θα διαφέρουν ανάλογα με το αν κάποιος ορίζει, παράγει ή χρησιμοποιεί οργανωτικά δεδομένα. Όσοι βρίσκονται σε επιχειρησιακό επίπεδο μπορεί να έχουν διαφορετικό τίτλο από τον διαχειριστή δεδομένων. Όπως λέει ο Seiner, πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι «αν λογιστικοποιούν και προστατεύουν δεδομένα, τότε διαχειρίζονται δεδομένα και πρέπει να είναι υπεύθυνοι για τις δραστηριότητές τους στα δεδομένα».

Επίπεδο υποστήριξης

Τα μέλη υποστήριξης εκτελούν το πρόγραμμα Data Governance μαζί με τη βοήθεια των συνεργατών. Μπορεί να αποτελούνται από μερικά άτομα σε ένα Γραφείο Διακυβέρνησης Δεδομένων (DGO) ή από έναν διαχειριστή, όπως ένα CDO. 

Ο Seiner τονίζει ότι ως α Ηγέτης Διακυβέρνησης Δεδομένων ή διαχειριστή, αυτός ο ρόλος είναι κρίσιμος για την υλοποίηση της Διακυβέρνησης Δεδομένων. Ενώ τελικά θα προκύψει μια ομάδα προγράμματος για να καθορίσει τον τρόπο δημιουργίας της Διακυβέρνησης Δεδομένων, δεν έχει τους ίδιους πόρους και λειτουργικότητα με τη ΓΔ για να συμμετέχει σε όλες τις δραστηριότητες ανάπτυξης προγράμματος Διακυβέρνησης Δεδομένων και να διευκολύνει τις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Διακυβέρνησης Δεδομένων και τις ομάδες για την επίλυση ζητημάτων.

Επιπλέον, ο DGO ή ο διαχειριστής αναφέρει αποτελέσματα (όπως μετρήσεις ποιότητας δεδομένων ή υιοθέτηση Διακυβέρνησης δεδομένων) σε στρατηγικό επίπεδο. Συνεργάζονται με συνεργάτες που επενδύουν σε δραστηριότητες Διακυβέρνησης Δεδομένων, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ασφάλεια
• Πληροφορική (IT)
• Project Managers (PMO) 
• Ρυθμιστικές ομάδες και ομάδες συμμόρφωσης
• Ελεγκτική/νομική
• Εταιρικές επικοινωνίες
• Ανθρώπινο Δυναμικό (HR)

Σκεφτείτε τους εταίρους ως μέρος μιας μεγαλύτερης ομάδας σχεδιασμού διακυβέρνησης όπου η Διακυβέρνηση Δεδομένων είναι μια πτυχή του ρόλου τους και χρειάζεται υποστήριξη από μια DGO ή διαχειριστή.

Προσαρμογή των ρόλων και των ευθυνών της διακυβέρνησης δεδομένων

Δεν έχουν όλες οι εταιρείες τους ίδιους πόρους ή δομές για τους ρόλους και τις ευθύνες της Διακυβέρνησης Δεδομένων. Για παράδειγμα, ένας μικρότερος οργανισμός μπορεί να μην έχει γραφείο εταιρικής επικοινωνίας ή μια ομάδα που εκπροσωπεί στρατηγικές και τακτικές ευθύνες. Αντίθετα, ένα άτομο αναλαμβάνει και τους δύο ρόλους.

Ο Seiner αναγνωρίζει αυτές τις διαφορές και ενθαρρύνει τους οργανισμούς να προσαρμόσουν το λειτουργικό μοντέλο των ρόλων και των ευθυνών του όπως απαιτείται. Ωστόσο, προτείνει να διατηρείται η ιδιοκτησία των δεδομένων με οποιονδήποτε επιχειρηματία και να διατηρείται σταθερή η μορφοποίηση κατά την τροποποίηση του διαγράμματός του. 

Επιπλέον, συμβουλεύει να διατηρήσετε παρόμοια μορφή χρησιμοποιώντας την απόσταση κάθε επιπέδου στην πυραμίδα του για να υποδείξετε την κατάσταση της άμεσης λήψης αποφάσεων με τα δεδομένα της εταιρείας. Προτείνει επίσης να διατηρούνται τα χρώματα συνεπή για κάθε ομάδα, έτσι ώστε όταν ένα επίπεδο τραβιέται για μια άλλη παρουσίαση, το κοινό μπορεί να το αναγνωρίσει.

Συμπέρασμα

Η συμμετοχή των σωστών ατόμων με τις σωστές δραστηριότητες αυξάνει την επιτυχία μιας εταιρείας με τη Διακυβέρνηση δεδομένων. Σε πολλές περιπτώσεις, ρόλοι και ευθύνες με τη Διακυβέρνηση Δεδομένων υπάρχουν ήδη, αλλά απαιτούν αναγνώριση. 

Αναγνωρίστε τυχόν νέους ρόλους και ευθύνες προτού τους αναθέσετε άτομα. Βεβαιωθείτε ότι έχουν σαφείς προσδοκίες και υποστήριξη από τον DGO, έναν διαχειριστή ή ενημερωμένη αμοιβή για να αντεπεξέλθουν σε τυχόν πρόσθετο φόρτο εργασίας.

Με την κατάλληλη υποστήριξη, οι ρόλοι και οι ευθύνες της Διακυβέρνησης Δεδομένων λειτουργούν σε τέσσερα επίπεδα: εκτελεστικό, στρατηγικό, τακτικό και επιχειρησιακό. Ενώ κάθε ομάδα σε αυτό το Λειτουργικό Μοντέλο Ρόλων και Αρμοδιοτήτων εκτελεί μια κρίσιμη λειτουργία, ένας οργανισμός μπορεί να αλλάξει τις λεπτομέρειες για να ταιριάζει στις ανάγκες του. 

Εικόνα που χρησιμοποιείται με άδεια από το Shutterstock.com

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• Minting the Future με την Adryenn Ashley. Πρόσβαση εδώ.
• Αγορά και πώληση μετοχών σε εταιρείες PRE-IPO με το PREIPO®. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/