Beseitigen Sie manuelle Genehmigungsengpässe mit unserer No-Code-Genehmigungsworkflow-Vorlage. Geben Sie Ihrem Team eine klare Vorstellung davon, was bis wann und wie genehmigt werden muss, damit keine Genehmigungen lange in der Pipeline stecken bleiben.
Was ist ein Genehmigungsworkflow?
Ein Genehmigungsworkflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die ein Dokument oder eine Aufgabe durchlaufen muss, bevor es genehmigt und abgeschlossen werden kann. Die Schritte in einem Genehmigungsworkflow werden normalerweise so eingerichtet, dass sichergestellt wird, dass das Dokument oder die Aufgabe von den richtigen Personen überprüft und geprüft wird und dass alle Probleme erkannt und behoben werden, bevor das Dokument oder die Aufgabe fertiggestellt wird.
Warum ist ein Genehmigungs-Workflow-Prozess wichtig?
Wenn eine Organisation wächst, steigt die Anzahl der Aufgaben, die überprüft werden müssen. Diese Aufgabe, die per E-Mail hätte erledigt werden können, benötigt nun eine ordnungsgemäße Struktur.
Genehmigungsworkflows helfen Unternehmen dabei, den Genehmigungsfluss zu überwachen, um die Aufgabenpipeline am Laufen zu halten. Hier sind einige Gründe, warum ein Genehmigungs-Workflow-Prozess für Unternehmen unerlässlich ist:
- Stellt sicher, dass Aufgaben überwacht und ordnungsgemäß ausgeführt werden
- Stellt sicher, dass kleine Details nicht übersehen werden.
- Ermöglicht verschiedenen Personen oder Gruppen, ein Dokument oder eine Aufgabe rechtzeitig zu überprüfen und zu genehmigen.
- Ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts des Dokuments oder der Aufgabe während des Genehmigungsprozesses.
- Hilft dabei, etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor das Dokument oder die Aufgabe fertiggestellt wird.
- Verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Prozess beteiligten Personen oder Gruppen.
- Verbessert die allgemeine Effizienz und Verantwortlichkeit der Organisation.
Über die Nanonets-Genehmigungsworkflow-Vorlage
Verzögern sich Ihre Projekte, weil einer der Prüfer vergessen hat, Ihnen die erforderlichen Genehmigungen zu erteilen?
Es ist Zeit, dies zu ändern.
Automatisieren und verbessern Sie die Transparenz des gesamten Genehmigungsprozesses mithilfe einer automatisierten Genehmigungs-Workflow-Vorlage. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Stakeholder über die eingehenden Dokumente auf dem Laufenden sind, verbessern Sie die Verantwortlichkeit und verkürzen Sie die Zeit für die Bearbeitung Ihrer Genehmigungen drastisch.
Wie verwende ich die Genehmigungs-Workflow-Vorlage von Nanonets?
Um die Nanonets-Genehmigungsworkflow-Vorlage zu verwenden, Einloggen auf Ihr Nanonets-Konto oder ein kostenloses Konto erstellen wenn du es nicht schon getan hast.
Mal sehen, wie wir eine erstellen können Rechnungsfreigabe Workflow auf Nanonetzen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein OCR-Modell.
Fahren Sie fort und wählen Sie die Rechnungs-OCR Modell.
Sobald Sie das Modell geöffnet haben, laden Sie eine Rechnung Ihrer Wahl hoch. Sehen Sie sich alle extrahierten Daten an. Wir werden die extrahierten Daten verwenden, um den Genehmigungsworkflow auszulösen.
Schritt 2: Erstellen Sie einen Rechnungsgenehmigungsworkflow.
Richten Sie den Rechnungsworkflow ein, indem Sie auf das Banner klicken und auswählen Arbeitsablauf. aus dem linken Menü.
Schritt 3: Workflow-Parameter hinzufügen
Scrollen Sie nach unten, um das Genehmigungsmodul im Workflow anzuzeigen.
Hier können Sie Folgendes tun:
Fügen Sie Rezensenten hinzu
Fügen Sie Prüfer hinzu, die markierte Dateien zur manuellen Überprüfung in ihren Posteingängen erhalten.
Regeln aktualisieren
Definieren Sie die Bedingungen zum Markieren oder wählen Sie eine Datei zur manuellen Überprüfung aus.
Fügen Sie mehrere Stufen hinzu.
Benötigen Sie mehr als nur einen Scheck? Fügen Sie für eine gründliche Überprüfung mehrere Phasen und Regeln hinzu.
Automatisieren
Sobald dies erledigt ist, führt Nanonets alle Regeln für jedes Dokument im Autopiloten aus.
Schauen wir uns einige Anwendungsfälle an
- Prüfen Sie, ob die Daten gültig sind: Wenn wir überprüfen möchten, ob sie korrekt sind, können Sie dies wie folgt tun.
2. Überprüfen Sie die Angaben des Anbieters: Wenn Sie Anbieternamen überprüfen möchten, indem Sie sie in Ihrer vorhandenen Datenbank abgleichen, können Sie dies unter Verwendung der folgenden Bedingungen tun.
Rechnungen unter einem bestimmten Betrag kennzeichnen: Wenn Sie Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 5000 kennzeichnen möchten, können Sie dies wie folgt tun.
Genehmigungsworkflows lassen sich auf Nanonets mühelos einrichten. Wenn Sie auf Probleme stoßen, ist unser Team für Sie da.
RJeder geht an unser Team um benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows einzurichten oder diese selbst auszuprobieren.
Vorteile der Verwendung der Nanonets-Genehmigungsworkflow-Vorlage
Ausstehende Genehmigungen können Auswirkungen auf die Projektfristen haben. Als Unternehmen möchten Sie Genehmigungsprozesse rationalisieren, um Projektzeitpläne zu beschleunigen und den Umsatz zu steigern.
Mit der Genehmigungs-Workflow-Vorlage von Nanonets ist das möglich
- Richten Sie in wenigen Minuten einen automatisierten Genehmigungsprozess ein.
- Erstellen Sie Genehmigungsworkflows mit 0 Fehlern
- Verbessern Sie die finanzielle Verantwortung mit Genehmigungsstatus in Echtzeit
- Beseitigen Sie Genehmigungsengpässe mit Intelligente Automatisierung.
Warum Nanonets für Genehmigungsworkflows?
Nanonets ist eine intelligente KI-basierte Lösung Software zur Dokumentenautomatisierung Damit können Sie Dokumentgenehmigungsprozesse mit regelbasierten Workflows ohne Code automatisieren.
Nanonets verfügt über eine breite Palette von Tools wie automatisierte Arbeitsabläufe, Dokumentenprüfung, 3-Wege-Matching und OCR-API, zusammen mit Serviceoptionen wie personalisierter Schulung, Kommentatoren, Support rund um die Uhr und a kostenlose Trial.
Intelligente Automatisierung mit wenigen Klicks
Automatisiert die manuelle Genehmigung mit No-Code-Workflows.
24/7 Unterstützung
Erhalten Sie mit Nanonets umfassende Migrationsunterstützung, Support rund um die Uhr, ein engagiertes Kundenerfolgsteam und mehr.
No-Code-Plattform
Integrieren, automatisieren und implementieren Sie anspruchsvolle AP-Automatisierung, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben.
Kostenlose Migrationshilfe
Planen Sie, auf Nanonets umzusteigen? Unser Expertenteam hilft Ihnen bei der Einrichtung eines Kontos und sorgt dafür, dass Ihre Arbeitsabläufe so funktionieren, wie Sie es möchten.
Automatisieren Sie Genehmigungen mit wenigen Klicks. Nutzen Sie die Nanonets-Genehmigungs-Workflow-Vorlage kostenlos.
Optimieren Sie Ihre Genehmigungsworkflows
Automatisieren Sie Ihre Genehmigungsworkflows ohne Code Intelligente Automatisierungsplattform. Optimieren Sie Ihre Geschäftsleistung, sparen Sie Kosten und steigern Sie das Wachstum mit Nanonets.
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Welche verschiedenen Arten von Genehmigungsworkflows gibt es?
Genehmigungsworkflows sind wichtig, damit eine Organisation besser funktioniert und produktiver ist. Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler. Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass sich die Menschen im Unternehmen und wichtige Verantwortliche über Dinge einigen, bevor sie in die Tat umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Arten von Genehmigungsworkflows, die Organisationen verwenden können.
Workflow verarbeiten
Der Prozess-Workflow ist die häufigste Art von Workflow. Es ist gut, wenn die Aufgaben eines Projekts jedes Mal die gleichen sind. Diese Art von Arbeitsablauf hilft, den Weg zum Abschluss des Projekts klar zu machen. Ein Beispiel ist ein Dokumentenmanagement-Workflow, der Unternehmen bei der Bearbeitung von Dokumenten unterstützt.
Projektworkflow
Der Projektworkflow ist gut, wenn das Ziel des Projekts klar ist, der Weg dorthin jedoch möglicherweise nicht klar ist. Diese Art von Arbeitsablauf hilft, den Weg zum Abschluss des Projekts klar zu machen. Ein Beispiel ist ein Finanzmanagement-Workflow, der Unternehmen bei der Geldverwaltung unterstützt.
Fall-Workflow
Der Fall-Workflow wird auch als Untersuchungs-Workflow bezeichnet. Das ist gut, wenn das Ziel klar ist, der Weg dorthin aber nicht. Ein Beispiel hierfür ist ein Monetary Reward Workflow. Dieser Workflow hilft zu bestimmen, ob jemand eine Belohnung erhalten sollte und wie viel er erhalten sollte. Zur Genehmigung durchläuft es verschiedene Stufen. Wenn alle einverstanden sind, erhält die Person die Belohnung. Wenn jemand nicht einverstanden ist, wird die Belohnung nicht gewährt.
Erstellen Sie mit Nanonets beliebige Genehmigungsworkflows. Erstelle einen kostenlosen Account or Wenden Sie sich an unser Expertenteam um Ihre Arbeitsabläufe einzurichten.
Best Practices für Genehmigungsworkflows
Jedes Unternehmen kann mit Hilfe von Genehmigungsworkflows seinen Gewinn steigern und dazu beitragen, Zeit und Aufwand zu reduzieren, was wiederum produktiv genutzt werden kann. Darüber hinaus kann der gesamte Genehmigungsprozess für das Unternehmen vereinfacht werden und Teams können produktiver und flexibler arbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie bei der Verwendung eines Genehmigungsworkflows befolgen sollten.
- Bestimmen der Genehmiger für jedes Team.
- Streaming mehrstufiger Genehmigungen mithilfe automatisierter Workflow-Vorlagen.
- Identifizierung von Redundanzen in den Arbeitsabläufen für ein optimiertes Genehmigungsverfahren.
- Bereiten Sie sich bei der Zuweisung von Aufgaben auf Verzögerungen und Engpässe vor.
- Sicherstellen, dass jedes Teammitglied über die Ressourcen verfügt, die es zur Erledigung von Aufgaben benötigt.
Fünf zentrale Herausforderungen eines manuellen Genehmigungsworkflows
Benötigt viel Zeit
Genehmigungsarbeiten können viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie von Hand erledigt werden. Es kann ermüdend sein und Fehler machen. Aber mit Zustimmung Workflow-Automatisierungssoftware, es kann schnell erledigt werden, ohne Zeit und Mühe zu verschwenden. Dadurch bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit, wichtige Dinge für das Unternehmen zu tun.
Dies führt zu Verzögerungen
Beim manuellen Genehmigungsprozess wird die Genehmigung der Mitglieder per E-Mail eingeholt. Es kann länger dauern, da Sie auf die Antwort der Person warten müssen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die E-Mail erneut senden, was zu zusätzlichen Verzögerungen führt.
Reduziert die Transparenz
Es ist schwierig, den Engpass in einem manuellen Genehmigungsprozess zu bestimmen. Mit der Genehmigungsworkflow-Vorlage können Sie den gesamten Prozess für alle in der Organisation transparent machen. Darüber hinaus hilft Ihnen der Genehmigungsworkflow mit anpassbaren Dashboards dabei, die Genehmigungsworkflows zu verfolgen und so die Kombination und Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Sich wiederholende Aufgaben können kontraproduktiv sein
Die manuelle Eingabe von Daten kann eine sich wiederholende und mühsame Aufgabe sein, die zu Fehlern führen kann. Darüber hinaus kann die Bearbeitung vieler physischer Dokumente zeitaufwändig sein und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöhen, was sich negativ auf das Unternehmenswachstum auswirken kann. Genehmigungs-Workflow-Prozesse können dazu beitragen, diese Fehler und Stressprobleme für die Mitarbeiter zu reduzieren und ihnen Zeit zu geben, sich für etwas Produktives für das Unternehmen zu engagieren.
Wechseln Sie mit Nanonets von manuellen Genehmigungsprozessen zu automatisierten Genehmigungsworkflows. Richten Sie Genehmigungsworkflows in 5 Minuten ein!
FAQ
Was ist Genehmigungsautomatisierung?
Bei der Genehmigungsautomatisierung handelt es sich um einen Prozess, bei dem die Projektarbeit auf einer oder mehreren Ebenen zur Ablehnung oder Genehmigung gesendet wird. Dieser Prozess trägt dazu bei, die Kommunikation zu verbessern, fördert die Flexibilität und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die Fehlerwahrscheinlichkeit, wodurch die Organisation floriert.
Wie erstellt man eine Genehmigungsmatrix?
Um eine Genehmigungsmatrix zu erstellen, ist es wichtig, die Hierarchie der Genehmiger zu formulieren. Beispielsweise wird der VP of Finance auf der obersten Ebene platziert, und direkte Teammanager treten auf die Bühne. Höchstwahrscheinlich basiert diese Hierarchie auf der Struktur der Organisation.
Warum sind Genehmigungsworkflows von entscheidender Bedeutung?
Genehmigungsworkflows sind für jedes Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, da sie dazu beitragen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für Mitarbeiter zu reduzieren, die den Genehmigungsprozess manuell durchführen. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Meldungen und steigert so die Produktivität des Unternehmens.
Was sind die Schritte zur Verwendung der Nanonets-Genehmigungsworkflow-Vorlage?
Sobald Sie angemeldet sind, können Sie Ihren Dokument-OCR-Modellen einen Genehmigungsworkflow hinzufügen.
- Um einen Genehmigungsworkflow hinzuzufügen, gehen Sie zu WORKFLOW > Genehmigungen
- Sie sehen ein Modul wie dieses, in dem „Allgemeine Prüfungen“ und „Anbieterüberprüfung“ unterschiedliche Überprüfungsphasen sind.
- In jeder Überprüfungsphase können Sie Folgendes hinzufügen
- Bewertungstypen
- Rezensenten
- Regeln zum Markieren von Dateien
- Sie können im Rahmen der Regeln die folgenden Bedingungen hinzufügen, um Dateien zu kennzeichnen:
- Ist ein gültiges Datum: Überprüft, ob die Zeichenfolge eines der akzeptierten Datumsformate ist
- Ist kein zukünftiges Datum: Überprüfen Sie, ob das Datum nach dem aktuellen Datum liegt
- Inhaltslänge: Überprüft die Anzahl der Zeichen in einem Feld
- Ist die Punktzahl >=: Überprüft, ob der Konfidenzwert höher als der angegebene Wert ist
- Match-Datenbanken: Sucht nach einem erfassten Wert in Ihrer Datenbank oder Ihrem ERP (2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich)
- Passend zum Feld: Sollte mit einem anderen auf der Rechnung erfassten Feld übereinstimmen
- Python-Skript: Erstellen Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Regel mit Python
Was ist ein Beispiel für einen Genehmigungsworkflow?
Lassen Sie uns den Genehmigungs-Workflow-Prozess mit dem erklären Beispiel für die Budgetgenehmigung. Beim Entwurf des Budgets einer Organisation ist es notwendig, dieses zur Änderung und Genehmigung an zahlreiche Ebenen weiterzuleiten. Das Budget ist ein wesentlicher Bestandteil des reibungslosen Funktionierens einer Organisation, da es den Überblick darüber behält, wie viel Geld ausgegeben und erhalten wird, und am Ende den Gewinn des Unternehmens anzeigt. Da das Genehmigungsverfahren mehrstufig ist und mehrere Genehmigungen für jede Stufe erfordert, konnte dieser Prozess mithilfe des Genehmigungsworkflows jedoch schnell abgeschlossen werden.
Eine Genehmigungsworkflow-Management-Software erstellt und sendet die Formulare zur Änderung und Genehmigung an alle Unternehmensmitglieder. Dies reduziert auf lange Sicht den Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die Möglichkeit von Fehlern und schafft Transparenz im Budgetierungsprozess. Darüber hinaus generieren sie automatisch Dokumente, Formulare, Blätter und Daten und versenden sie per E-Mail oder an eine andere vom Unternehmen zur Genehmigung registrierte Quelle, was den Prozess zu einem flexiblen Prozess macht.
Was sind die verschiedenen Elemente des Genehmigungs-Workflow-Prozesses?
Jedes Unternehmen benötigt einen Genehmigungsprozess, damit die Organisation ordnungsgemäß funktioniert. Sie benötigen es für verschiedene Vorgänge wie Abrechnung, Rabatte, Rechnungsprozesse usw. Ein besserer Genehmigungsworkflow führt zu besseren Funktionen, die ein reibungsloses Funktionieren der Organisation ermöglichen. Genehmigungsworkflows sind einzigartig, einige gemeinsame Elemente sind jedoch in allen Genehmigungsworkflows verfügbar. Sie sind.
Einsendung
Der Einreichungsprozess ist für das Funktionieren eines Genehmigungsworkflows erforderlich. Mitarbeiter müssen die Daten, beispielsweise Dokumente, einreichen, um den Workflow-Prozess einzuleiten. Verschiedene Projekte erfordern unterschiedliche Daten, aber alle erfordern zunächst die Übermittlung von Daten.
Aufgabenliste
Die Aufteilung übergeordneter Ziele in verfeinerte Schritte ist die Aufgabe einer Aufgabenliste. Dies geschieht, um die Mitarbeiter und das Team als Ganzes für ihre Arbeit zu sensibilisieren.
Berechtigungsstufen
Die Funktion von Berechtigungsstufen besteht darin, jedem Mitglied der Organisation die Berechtigungsstufe zuzuweisen. Das gesamte Ziel der Verwaltung von Befugnissen besteht darin, dass die Geschäftstätigkeit des Unternehmens reibungslos abläuft. Es ermöglicht dem Management außerdem, die Befugnis zu erteilen, die Daten abzulehnen und zu genehmigen.
Genehmiger
Der gesamte Genehmigungsprozess hängt davon ab, wer die Arbeit genehmigt. Genehmiger helfen dem Unternehmen dabei, die Genehmigungsarbeit auf die einzelnen Mitglieder aufzuteilen, sodass wer welche Daten genehmigen kann. Es stellt sich heraus, dass es sich um einen mehrstufigen Genehmigungsprozess handelt, der dazu beiträgt, die Flexibilität in der Organisation aufrechtzuerhalten.
Genehmigungsbedingungen
Wie der Name schon sagt, legen Genehmigungsbedingungen einige Standards fest, nach denen eine Einreichung abgelehnt oder genehmigt wird. Die Standards werden je nach Aufgabenstellung für jedes Projekt definiert. Beispielsweise könnten im Genehmigungsworkflow für Grafikdesign die Genehmigungsbedingungen ein einzigartiges Design und eine einzigartige Qualität sein.
Alerts und Benachrichtigungen
Dies ist eines der wesentlichen Elemente des Genehmigungsworkflows, da Aktualisierungen erforderlich sind, damit das Team mit der Aufgabe Schritt halten kann. Darüber hinaus können Ablehnungs- und Genehmigungsbenachrichtigungen den Mitarbeitern helfen, sofort daran zu arbeiten und sie an die nächste Ebene weiterzuleiten. Dadurch kann das Unternehmen reibungslos funktionieren und die Produktivität steigern.
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Update: Der Blog wurde am 11. Januar 2023 mit aktualisierten Inhalten aktualisiert.
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