Procure-to-Pay: Alles, was Sie wissen müssen

Stellen Sie sich vor, Sie laufen einen 100-Meter-Sprint mit angebundenen Beinen. So ist es, wenn Ihr Procure-to-Pay-Prozess voller Ineffizienzen und Verschwendung ist. Während Sie herumfummeln und Ihre manuell generieren Kauforder Bei kritischen Gütern hätten Ihre Konkurrenten bereits beschafft, was sie benötigen, und wären weitergezogen.

Zu viele Unternehmen auf der ganzen Welt verwenden immer noch veraltete Techniken, um ihre Procure-to-Pay-Zyklen und -Prozesse zu verwalten. Dies könnte nicht nur zu Betriebsunterbrechungen führen, sondern gefährdet auch Ihr langfristiges Wachstum. Die gute Nachricht ist, dass sich die P2P-Prozesse in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt haben, Komplexitäten beseitigt und den gesamten Beschaffungszyklus rationalisiert haben.

Dieser Beitrag deckt alles ab, was Sie wissen müssen, um ein grundlegendes Verständnis des Procure-to-Pay-Prozessmanagements zu erlangen.

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Was ist Procure-to-Pay?

Jedes Unternehmen benötigt einige Rohstoffe und wesentliche Dienstleistungen, um sein Geschäft effektiv zu führen. Der Procure-to-Pay-Prozess umfasst alle Schritte zur erfolgreichen Beschaffung dieser Materialien und Dienstleistungen, von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferantenzahlung.

In der Regel sind am Procure-to-Pay-Prozess vier Hauptbeteiligte beteiligt: ​​die Abteilung, die die Anfrage gestellt hat, die Beschaffungsabteilung, Lieferanten und die Kreditorenbuchhaltung (oder eine externe Agentur, falls erforderlich). Kreditoren-Outsourcing).

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Der Procure-to-Pay-Zyklus

Nachdem Sie nun einen Überblick über den Procure-to-Pay-Prozess haben, wollen wir ihn weiter aufschlüsseln und jeden Schritt des Procure-to-Pay-Zyklus untersuchen.

1. Identifizieren Sie den Bedarf

Die Abteilungen, die Rohstoffe oder Dienstleistungen benötigen, wenden sich mit ihrer Kaufanfrage an die Einkaufsabteilung. Diese Anfrage enthält unter anderem Spezifikationen wie Menge, Qualität und Zeitplan.

2. Stellenausschreibungen generieren

Nachdem die Einzelheiten geklärt sind, besteht der nächste Schritt darin, alle Bestelldetails in Ihrer Procure-to-Pay-Verarbeitungssoftware zu erfassen und ein Bestellanforderungsformular zu erstellen. Anschließend wird es an die Einkaufsabteilung weitergeleitet.

3. Werten Sie die Stellenausschreibung aus

Die Beschaffungsabteilung analysiert das Formular und sucht nach Ungenauigkeiten, unvollständigen Informationen, Budgetgrenzen und logistischen Einschränkungen. Dann nehmen sie einen Anruf entgegen, ob sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen sollen.

4. Erteilen Sie die Bestellung

Sobald die Anforderung genehmigt ist, wird die Beschaffung bzw Einkaufsabteilung wählt einen geeigneten Anbieter aus und erstellt eine Bestellung in seiner P2P-Verarbeitungssoftware. Diese Bestellung wird dann mit allen relevanten Stakeholdern zur endgültigen Genehmigung geteilt und an den Lieferanten/Verkäufer versandt.

5. Sammeln Sie den Wareneingang

Nachdem der Lieferant die Sendung geliefert hat, überprüft das Beschaffungsteam deren Inhalt und gibt den Wareneingang in die P2P-Verarbeitungssoftware ein. Sobald der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist, entscheiden sie, ob sie den Wareneingang genehmigen oder ablehnen.

6. Überprüfen Sie die Rechnung

Wird der Wareneingang genehmigt, sendet der Lieferant eine Rechnung an Ihre Kreditorenbuchhaltung. Dies Rechnung durchläuft einen dreifachen Abgleich mit der Bestellung und dem Erhalt der Ware. Es wird genehmigt, wenn die Items und die entsprechenden Werte auf der ganzen Linie konsistent bleiben. Andernfalls wird es zurückgewiesen und mit einem Hinweis auf die Ungenauigkeiten an den Lieferanten zurückgeschickt.

7. Bezahlen Sie den Verkäufer

Schließlich wird die Zahlung von der Kreditorenbuchhaltung an den Lieferanten freigegeben, wenn die Rechnung genehmigt wurde. Die Zahlungsmodalitäten bestimmen in der Regel die Vertragsbedingungen. Dieser 7-stufige Prozess muss jedes Mal aufs Neue befolgt werden Kaufanfrage wird von einer beliebigen Abteilung in einer Organisation platziert.

Vorteile der Verwendung von Procure-to-Pay

Nach der Automatisierung der Procure-to-Pay-Verfahren werden Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung gestrafft und verbessert. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Bereiche aufgeführt, in denen Fortschritte erkennbar sind.

Hilft Zeit zu sparen

Peer-to-Peer (P2P)- und Beschaffungsautomatisierungslösungen können dem Beschaffungsteam helfen, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Budgetüberwachung und die Lieferkettenlogistik zu verbessern.

Bessere Verbindung in der gesamten Organisation

Beschaffungssoftware verbindet die gesamte Organisation und ermöglicht es, neue Anforderungen schneller zu genehmigen, geeignete Lieferanten auf der Grundlage verfügbarer Informationen auszuwählen, Bestellungen zu erstellen und dann an Lieferanten zu übergeben, alles digital und bequem nachvollziehbar.

Minimieren Sie die Kosten für die Rechnungsbearbeitung.

Die Automatisierung spart Zeit und Geld und ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter für strategischere Aufgaben einzusetzen, anstatt sich wiederholende Vorgänge zu automatisieren.

Erhalten Sie vollständige Sichtbarkeit.

Eine Peer-to-Peer (P2P)-Technologie ermöglicht Transparenz im gesamten Liefernetzwerk, sodass Käufer und Lieferanten bequem den Fortschritt der Rechnungen verfolgen können.

Verbessern Sie den Umgang mit Auffälligkeiten

Ausreißer können die Anerkennung erhalten, die sie verdienen, und früher angesprochen werden, da die meisten Rechnungen reibungslos verarbeitet werden.

Verbessern Sie Ihre Lieferantenpartnerschaft

Lieferanten können herausfinden, wann sie bezahlt werden, indem sie die Lieferantenplattform verwenden, die ihnen die Daten liefert, die sie benötigen, um klügere Entscheidungen zu treffen. Eine schnellere Abwicklung von Rechnungsabweichungen und Reklamationen schafft Vertrauen und verschafft Einkäufern mehr Transparenz.

Oberhand bei Verhandlungen

Wenn Lieferanten Vertrauen in ihre Zahlungsdaten haben, sind sie möglicherweise bereit, für Kunden attraktivere Konditionen anzubieten, während sie gleichzeitig garantieren, dass Lieferanten die Einnahmen erhalten, die sie für den Ausbau ihres Geschäfts benötigen.

Sammeln Sie Informationen für eine verbesserte Entscheidungsfindung

P2P-Systeme mit starken On-Demand-Berichtsfunktionen sind ideal. Unternehmen haben mehr Kontrolle über Einnahmen und Betriebskapital, indem sie die verfügbaren aktuellen und vergangenen Daten nutzen.

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Tipps für ein effizientes Procure-to-Pay-Management

Der Procure-to-Pay-Prozessfluss mag kompliziert erscheinen, da er mehrere Interessengruppen, Abhängigkeiten, Compliance-Vorschriften und vieles mehr umfasst Dokumentenmanagement-Workflows. Aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie Ihre P2P-Prozesse kostengünstiger und effizienter gestalten können.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, einige der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit Ihrem Procure-to-Payment-Prozess zu eliminieren oder zu minimieren:

1. Erstellen Sie einen systematischen Rahmen

Der P2P-Prozess ist nicht so einfach wie der Kauf eines Laptops von einer E-Commerce-Website. Der beste Weg nach vorn besteht darin, den Procure-to-Pay-Prozessfluss aufzuschlüsseln und jeden Schritt auf dem Weg zu standardisieren. Stellen Sie dann sicher, dass alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten und Pflichten kennen und wissen, wie und wann sie kommunizieren müssen.

2. Messen Sie Ihre Effektivität

Stellen Sie sicher, dass Sie Schlüsselmetriken auswählen und verfolgen, die die Effizienz Ihrer P2P-Prozesse messen. Sie können sich unter anderem Metriken wie Bestandshöhe, Betriebskapitalhöhe, Anzahl der Fehler und Ungenauigkeiten, Bearbeitungszeit, Arbeitsstunden, Betriebsstörungen und zusätzliche Ausgaben ansehen.  

3. Streben Sie danach, bessere Lieferantenbeziehungen aufzubauen

Langsame Bearbeitungszeiten für Genehmigungen und verspätete Zahlungen erschweren oft eine reibungslose Beziehung zu Ihren Lieferanten. Dies führt zu Meinungsverschiedenheiten, eingeschränkter Sichtbarkeit, Ungenauigkeiten und unerwarteten Verzögerungen. Letztendlich wird es Ihren P2P-Zyklus verlangsamen.

4. Stellen Sie eine leistungsstarke Procure-to-Pay-Lösung bereit

Da mehrere Stakeholder am Procure-to-Pay-Zyklus beteiligt sind, sieht man oft, dass jeder einzelne unterschiedliche Tools und Techniken verwendet, um seine Aufgaben zu erledigen. Dies macht es schwierig, die Daten zu erfassen, zusammenzustellen, zu analysieren und zu prüfen und den Status kritischer Aufgaben zu überwachen.

Sie können diese Herausforderungen eliminieren und Ihren Procure-to-Pay-Prozess mit einer leistungsstarken P2P-Verarbeitungslösung mit zahlreichen Integrations- und Automatisierungsfunktionen nahtlos gestalten. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Procure-to-Pay-Software

Seien wir ehrlich, die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder papierbasierten Methoden zur Verwaltung des P2P-Zyklus ist mühsam. Dies führt oft zu mehr manueller Arbeit, langsamen Bearbeitungszeiten und schlechter Sichtbarkeit. Der Einsatz einer ERP-Lösung ist auch nicht die Antwort; es bietet einfach nicht genügend Integrations- und Automatisierungsoptionen, um die Komplexität moderner Beschaffungsabläufe zu bewältigen.

Holen Sie sich stattdessen eine dedizierte Procure-to-Pay-Lösung, die als papierloses System. Eines, das alles tut, von der Erlaubnis der Abteilungen, Kaufanfragen zu stellen und Daten erfassen für Drei-Wege-Matching Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig freizugeben. Die Vorteile, die diese Anwendungen bieten, sind vielfältig.

Vorteile der Procure-to-Pay-Software

Unternehmen, die Procure-to-Pay-Software einsetzen, profitieren von folgenden Vorteilen:

1. Verbesserte Sichtbarkeit und Transparenz

Eine leistungsfähige Procure-to-Payment-Prozesslösung ermöglicht es jedem Beteiligten, in Echtzeit zu sehen, was mit seiner Bestellung passiert. Dies hilft jeder Abteilung, ihre Aktivitäten zu planen, bessere Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass kritische Geschäftsvorgänge nicht behindert werden.

2. Einfachere Aufrechterhaltung der Compliance

Da auf alle Daten von einem zentralen Ort aus zugegriffen werden kann, lassen sich Audit-Trails leichter verfolgen und überprüfen. Das Finanzteam und die Wirtschaftsprüfer können ihre Arbeit schnell erledigen. Noch wichtiger ist, dass die Chancen, mit Bußgeldern und Strafen belegt zu werden, viel geringer sind, da die Wege frei sind.

3. Automatisieren Sie das langweilige Zeug

Niemand möchte seine Zeit damit verbringen, Bestellanforderungen manuell zu bearbeiten, Rechnungsdaten einzugeben oder Bestellung, Wareneingang und Rechnung gegenzuprüfen. Es verlangsamt nicht nur Ihr Team, sondern ist auch teuer und fehleranfällig. Robuste P2P-Lösungen verfügen über Automatisierung und Integrationen, die den Zeitaufwand für jede Phase erheblich reduzieren: automatische Erfassung von Rechnungsdetails, automatischer Versand von Dokumenten zur Genehmigung, Generierung automatischer Berichte, elektronische Weiterleitung/Archivierung und vieles mehr.

4. Reduziert Kosten und Ausgaben

Zunächst einmal eliminiert P2P-Software viele sich wiederholende und umständliche Aufgaben, die Teil des Beschaffungs- und Zahlungsprozesses sind: von der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten bis zur Erstellung von Berichten über die Lieferantenleistung. Das bedeutet weniger Verarbeitungsfehler, verbesserte Produktivität und mehr Zeit für hochwertige Aufgaben.

Zweitens stellen robuste P2P-Lösungen sicher, dass jede von Ihrer Beschaffungsabteilung getroffene Entscheidung mit Ihrer Einkaufspolitik übereinstimmt und strikt auf verfügbaren Bestands- und Betriebsdaten basiert. So wird die Wahrscheinlichkeit von Maverick-Ausgaben minimiert.

Herausforderungen im Procure-to-Pay-Prozess

1. Zeitraubende Handarbeit

Mehrere Teile eines Unternehmens haben normalerweise ihre eigenen Methoden, was die Datenkonsolidierung erschwert. Zwei getrennte Abteilungen kümmern sich um die Funktionen Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung, jede mit ihren eigenen Richtlinien, Methoden und Zielen. Dieser Mangel an Konsistenz kann zu Ineffizienzen und Fehlern führen.

2. Unternehmensführung und Compliance

Beschaffungsprozesse sind aufgrund mangelnder Datenverwaltung und -qualität starr, um eine Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Die Kernvoraussetzung der Vorabgenehmigung von Ausgaben wird manchmal als unnötige Bürokratie angesehen, die zu nicht vertraglich vereinbarten Ausgaben und unvorhergesehenen Käufen führt.

3. Undurchsichtigkeit der Kaufverpflichtungen bis zur Fakturierung.

Organisationen, die unterschiedliche Systeme verwenden, haben während des gesamten P2P-Prozesses häufig keinen Zugriff auf Informationen, aber selbst wenn diese verfügbar sind, können sie fehlerhaft sein. Infolgedessen fehlt es an Berichten über Lieferanten und Ausgaben, was die Fähigkeit zur Umsetzung strategischer Entscheidungen beeinflusst.

4. Falsch zugeordnete Kosten

Die Beschaffungsabteilungen sind für Tarifverhandlungen und Zugeständnisse mit Lieferanten zuständig, während die Kreditorenbuchhaltung für die Einhaltung dieser Vereinbarungen zuständig ist. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu erheblichen, unerwarteten Ausgaben in einem papierbasierten Arbeitsplatz ohne Automatisierung führen, die beide Verfahren abdeckt.

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Führende P2P-Lösungen

Wenn Sie nun darüber nachdenken, eine Procure-to-Pay-Lösung für Ihr Unternehmen zu erwerben, sind hier einige der wichtigsten, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Zusammenfassung

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist wie Boxenstopps für ein Formel-1-Team zu verwalten. Sie müssen Ihre Prozesse ständig optimieren, um das letzte Quäntchen Leistung herauszuholen. Ihr P2P-Zyklus ist sicherlich ein Bereich, den Sie nicht übersehen sollten. Nahtlose Beschaffung ist der Weg in die Zukunft. Diejenigen, die P2P-Technologien nutzen, haben einen Vorteil in Bezug auf die anfallenden Ausgaben, die Benutzererfahrung und die Vermeidung von Geschäftsunterbrechungen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/