So verwalten Sie interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung

Alle Unternehmen müssen die Zahlungen, die sie anderen Personen oder Organisationen schulden, fachmännisch verwalten. Diese Funktion wird als bezeichnet abbrechnungsverbindlichkeitenist für den Geschäftsbetrieb, das Finanzmanagement und den Aufbau langfristiger Beziehungen in jeder Branche von entscheidender Bedeutung. 

Kreditorenbuchhaltungsteams müssen die Balance zwischen Schnelligkeit und Genauigkeit finden, um die richtigen Zahlungen an die richtigen Partner zu erhalten pünktlich. Die Möglichkeit von Fehlern im Zusammenhang mit Zahlungen erfordert die Implementierung mehrerer Kreditorenbuchhaltungskontrollen im gesamten Unternehmen Kreditorenbuchhaltung. 

Interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung wurden sorgfältig entwickelt, umfassend implementiert und kontinuierlich verfeinert, um Unternehmen vor Zahlungsrisiken zu schützen, unabhängig davon, wo im Kreditorenbuchhaltungsprozess sie entstehen. Wir untersuchen die verschiedenen Arten von Kreditorenbuchhaltungskontrollen, Best Practices für interne Kreditorenkontrollen und wie man Kreditorenbuchhaltungskontrollen in der heutigen digitalen Landschaft verwaltet.

Interne Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung verstehen

Wenn es um die Auszahlung von Geldern geht – sei es an einen Kunden, der eine Rücksendung vornimmt, an einen Lieferanten, der Rohstoffe versendet, oder an eine staatliche Stelle, die Steuern oder Gebühren einzieht – ist es wichtig, dass Verarbeitungsfehler nicht im Weg stehen. Das Unternehmen, dem Geld geschuldet wird, sendet eine Rechnung, diese Rechnung wird vom AP-Team bearbeitet und dann sendet das AP-Team Geld an den Rechnungsinhaber. Sobald die Mittel freigegeben sind, ist der Vorgang abgeschlossen und das Geschäft kann wie gewohnt weitergeführt werden. 

Interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung sind eine Reihe von Standards und Anforderungen, die AP-Prozesse effizienter machen, mit der Funktion verbundene Geschäftsrisiken reduzieren und das langfristige Cash-Management optimieren. Kurz gesagt, ein effizientes und effektives AP-Team wird sich positiv auf alle nachgelagerten Geschäftsfunktionen auswirken. 

Risiken der Kreditorenbuchhaltung

Verbindlichkeiten Risiken gehen weit über verspätete Zahlungen und beschädigte Geschäftsbeziehungen hinaus; Wenn sie schwerwiegend genug sind, kann die Rentabilität des Unternehmens aufgrund von Problemen mit der Kreditorenbuchhaltung in Frage gestellt werden. Zu den größten Risiken innerhalb dieser Geschäftsfunktion gehören:

• Betrug
• Verspätete oder unvollständige Zahlungen
• Nichteinhaltung der Audit-Anforderungen
• Unsachgemäßes Rechnungsmanagement
• Überzahlungen

Die Geschäftsfunktion der Kreditorenbuchhaltung

Bei richtiger Implementierung teilen interne Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung Rollen und Verantwortlichkeiten im gesamten Prozess auf, stellen die Rechnungs- und Zahlungsgenauigkeit sicher, mindern das Risiko von Mehrfachzahlungen, führen einen überprüfbaren Papierpfad und reduzieren menschliche Fehler von Anfang bis Ende. 

Mit den richtigen Kreditorenbuchhaltungskontrollen können Unternehmensleiter, Kunden und andere Lieferanten ruhig schlafen, da sie wissen, dass das Betrugsrisiko gering ist, der Geldtransfer schnell und präzise erfolgt und die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens zuverlässig ist. Es gibt viele Best Practices für die interne Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung, denen jedes Unternehmen Priorität einräumen sollte. Lasst uns darauf eingehen.

Arten interner Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung

Die internen Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung sind in drei Hauptunterkategorien unterteilt: Kontrollen der Zahlungspflicht, Kontrollen der Dateneingabe und Kontrollen der Zahlungseingabe. Jede Kategorie ist auf die wichtigsten Schritte im Zahlungsprozess ausgerichtet: die Validierung eingehender Rechnungen, die Sicherstellung, dass die Daten intern korrekt erfasst werden, und die Auszahlung des richtigen Geldbetrags an den Zahlungsempfänger. 

Zahlungspflicht Kontrollen

Bei der ersten Art interner Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung geht es um die Zahlungsverpflichtung eines Unternehmens. Wenn Eingangsrechnungen an ein Unternehmen gesendet werden, muss das Unternehmen dies tun Validieren Sie jede Rechnung. Sie sollten mit den erhaltenen Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen und dürfen keine Duplikate bereits bearbeiteter Rechnungen sein. In diesem Teil des Prozesses muss Ihr AP-Team seine Due-Diligence-Prüfung mithilfe der folgenden Methoden durchführen:

1. Rechnungsgenehmigung

Abhängig von der Struktur Ihrer Organisation ist die genaue Rolle verantwortlich Rechnungsgenehmigungen kann variieren, aber im Allgemeinen gibt es eine Person oder ein kleines Team von Personen, die eingehende Rechnungen prüft, überprüft, ob der geschuldete Betrag korrekt ist, und die Zahlung für diese Rechnung genehmigt. 

Das kann schwieriger sein, als Sie denken. Der Genehmiger muss wissen, wie viel von einem Produkt gekauft wird, wie hoch der vereinbarte Verkaufspreis ist und ob das Produkt eingegangen ist. Anhand der Rechnung, der ursprünglichen Bestellung und der Versandbelege können sie die Informationen gegenprüfen, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

2. Bestätigung der Bestellung

Wenn sich ein Unternehmen für einen Kauf entscheidet, sollte das Beschaffungsteam den Antrag ausstellen und genehmigen Bestellung. Sobald die Bestellung genehmigt wurde, erhält sie eine Bestellnummer und wird dem Lieferanten mitgeteilt. Dadurch erhält der Rechnungsgenehmiger eine einfache Prüfung, bevor er die Zahlung jeder Rechnung genehmigt. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Mehrausgaben einzudämmen und Ausgabenprognosen zu verwalten. 

3. Drei-Wege-Matching

Der Vorgang, Rechnungen mit Bestellungen zu vergleichen und Informationen zu erhalten, wird als bezeichnet Drei-Wege-Matching. Dadurch wird sichergestellt, dass die bezahlten Artikel eingegangen sind. Der Abgleich sollte vor der Autorisierung der Zahlung erfolgen. 

4. Doppelte Rechnung oder Zahlungsprüfung

Abschließend muss überprüft werden, ob die Zahlung für die Einzelposten auf der Rechnung noch nicht an einen Lieferanten gesendet wurde. Früher war es manuell, aber heute verlassen sich die meisten Unternehmen auf ein Softwaretool wie Nanonets, um ihr System zu durchsuchen, nach der zugehörigen Rechnungs- und Bestellnummer zu suchen und etwaige doppelte Zahlungen zu kennzeichnen.  

Dateneingabekontrollen

Dateneingabekontrollen – insbesondere mit den in den meisten Fällen verwendeten digitalen Lösungen Buchhaltungs- und FP&A-Funktionen – sind heute wichtige interne Kontrollen für Kreditorenbuchhaltungsteams. Nachdem Sie Ihre Zahlungsverpflichtung ermittelt haben, werden Dateneingabekontrollen durchgeführt, um die korrekten Daten in Ihre Kreditorenbuchhaltungssoftware zu übertragen. Unabhängig davon, ob Sie ein ERP, eine Automatisierungsplattform oder eine Kombination von Tools verwenden, muss die genaue Dateneingabe Vorrang haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, durch diese internen Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung zu navigieren:

1. Erfassen Sie die Rechnung vor der Genehmigung

Bei diesem Ansatz werden eine Rechnung und die dazugehörige Belastung erfasst, sobald das AP-Team diese vom Absender erhält. Anschließend durchläuft es den Genehmigungsprozess, was häufig zu einer schnelleren Bearbeitung und Auszahlung der Mittel führt.

2. Erfassen Sie die Rechnung nach der Genehmigung

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich doppelter Zahlungen haben, können Sie die Rechnung nachträglich in Ihrem System erfassen von der zuständigen Behörde intern genehmigt werden. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen, ist dies die empfohlene Vorgehensweise. 

3. Zahlungseingangskontrollen

Die letzte große Art interner Kontrollen für Kreditorenbuchhaltungsprozesse sind alle Zahlungseingangskontrollen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Versenden der Zahlungen im Zusammenhang mit Rechnungen, die genehmigt und in Ihr System hochgeladen wurden. Die Kreditorenbuchhaltungskontrollen in dieser Kategorie sind:

4. Aufgabentrennung

Beauftragen Sie nicht dieselbe Person mit der Vorbereitung und Unterzeichnung von Schecks; Halten Sie sie getrennt, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass eine zweite Person alles noch einmal überprüft, bevor eine Zahlung erfolgt. Dies mag einfach erscheinen, spielt jedoch eine wichtige Rolle bei den gesamten internen Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung. 

5. Manuelle Schecksignierung

Vermeiden Sie Unterschriftsstempel und verlangen Sie die altmodische manuelle Unterzeichnung von Schecks für alle Lieferantenzahlungen. Briefmarken könnten von Unbefugten verwendet werden, das Betrugsrisiko erhöhen und zu versehentlichen Doppelzahlungen führen.

6. Sichere Aufbewahrung von Schecks

Bewahren Sie Schecks in einem verschlossenen Lagerbereich auf, der von den Unterschriftsstempeln Ihrer Organisation getrennt ist.

7. Schecknummern verfolgen

Durch die genaue Überwachung aller versendeten Schecks mithilfe eines Prüflaufs können AP-Teams feststellen, ob Schecks verloren gehen, und das Problem über die richtigen Kanäle melden.

8. Doppelsignatur

Die Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung wäre ohne eine Doppelunterzeichnungsrichtlinie für Zahlungen über einem bestimmten Betrag nicht vollständig. Wenn viel Geld auf dem Spiel steht, kann ein Manager oder eine übergeordnete Führungskraft als wirksame Absicherung dienen.

Best Practices für die interne Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung

Alle Kategorien von AP-Kontrollen werden mit Best-Practice-Empfehlungen geliefert. Es ist wichtig, über die Best Practices für die interne Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung auf dem Laufenden zu bleiben, insbesondere da neue Technologien den Kreditorenbuchhaltungsprozess intern und extern verändern. 

Best Practices: Zahlungspflichtkontrollen

Um den größtmöglichen Schutz vor der Zahlungspflicht zu gewährleisten, sollten Sie unbedingt eine zusammenhängende Lösung zur Dokumentenspeicherung nutzen. Wenn Ihr Unternehmen Papierrechnungen akzeptiert, diese alle an unterschiedlichen Orten aufbewahrt und kein Standardverfahren für deren Ablage eingerichtet ist, gehen Dinge verloren.

Investieren Sie stattdessen in AP-Software B. Nanonets, das eine digitale Kopie jeder Rechnung aufbewahren, den Genehmigungsfluss verfolgen und Rechnungsdaten mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen abgleichen kann. Softwarelösungen können auch Duplikate kennzeichnen oder Einzelpersonen benachrichtigen, wenn eine Zahlung bereits gesendet wurde. Auch bei einem digitalen Tool sollten Sie darauf achten, Interessenkonflikte zu vermeiden und mehrere Personen in den Genehmigungs- und Zahlungsprozess einzubeziehen, um die Rollen- und Verantwortlichkeitstrennung zu erleichtern. 

Best Practices: Dateneingabekontrollen

Die Dateneingabe ist ein großes Risiko für menschliches Versagen. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass einer Ihrer Kreditorenbuchhaltungsmitarbeiter die Informationen aus jeder Rechnung oder Bestellung manuell eingibt, scannen Sie die Dokumente in ein Dokumentenlesetool, das die Informationen automatisch extrahieren und über die von Ihnen verwendeten Geschäftssysteme verteilen kann. Flow von Nanonets ist maßgeschneidert Eliminieren Sie die manuelle Dateneingabe und kommuniziert nahtlos mit allen Top-ERPs, CRMs und andere Geschäftstools. 

Best Practices: Zahlungseingangskontrollen

Achten Sie im Einklang mit den eigentlichen Zahlungseingangskontrollen darauf, dass im Prozess eine gewisse Aufgabentrennung eingehalten wird. Sie möchten nicht, dass dieselbe Person, die die Rechnung genehmigt hat, auch den Scheck ausstellt und unterschreibt. Bevor eine Zahlung erfolgt, sollten noch andere Augen alles überprüfen. Noch besser: Erwägen Sie die Umstellung auf ACH-Zahlungen oder Überweisungen anstelle von gedruckten Schecks. Dinge können nicht verloren gehen, die Papierspur ist unzerstörbar und Zahlungen gehen fast sofort ein. 

Interne Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung schützen Ihr Unternehmen, Ihre Lieferanten und Kunden

Wenn Sie neue AP-Kontrollen implementieren möchten, aber nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen. Setzen Sie sich hin und prüfen Sie den Prozess von Anfang bis Ende. Wer ist beteiligt? Welche genauen Schritte laufen vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung ab? Was sind die Schwachstellen des aktuellen Prozesses? Wie spielt die Technologie eine Rolle?

Sobald Sie die Antwort auf diese Fragen als Grundlage haben, können Sie damit beginnen, die niedrig hängenden Früchte und komplexeren Änderungen zu identifizieren, bevor Sie eingreifen. Sie benötigen Leute, die die Funktion sehr gut verstehen, um bei der Implementierung neuer Kontrollen oder aktualisierter Prozesse zu helfen. Sobald diese Kontrollen jedoch abgeschlossen sind, schützen sie Ihr Unternehmen und alle daran beteiligten Personen oder Organisationen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/