Das kommt in der Steuersaison nur allzu häufig vor: Das Buchhaltungsteam sitzt mit gesenktem Kopf in einem Raum zusammen und gibt Daten aus Stapeln von Rechnungen und Quittungen manuell in Tabellenkalkulationen ein. Wäre es nicht schön, wenn ihr Talent für sinnvolle Arbeit eingesetzt würde, die etwas bewegt? Leider ist es nicht nur auf die Buchhaltung beschränkt. Das ergab eine Zapier-Umfrage 76% der Mitarbeiter verbringen täglich bis zu 3 Stunden mit der Dateneingabe.
Die KI-Dateneingabe mithilfe von maschinellem Lernen (ML) und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) kann dazu beitragen, diese Situation zu ändern. Organisationen haben a 95% Ermäßigung verkürzte Dateneingabezeit nach der Umstellung auf eine robuste automatisierte Dateneingabesoftware. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren, während wir uns mit der Funktionsweise der KI-Dateneingabe, ihren wichtigsten Vorteilen und praktischen Tipps für die Implementierung in Ihrem Unternehmen befassen.
Was ist KI-Dateneingabe?
Unter KI-gestützter Dateneingabe versteht man den Einsatz von Technologien der künstlichen Intelligenz, um den Prozess der Extraktion und Eingabe von Daten in digitale Systeme zur weiteren Verwendung zu automatisieren.
Ihr Team muss Informationen nicht mehr manuell in Formulare, Anwendungen oder Datenbanken eingeben. Und das ist nur die halbe Wahrheit. Typischerweise kann eine robuste Datenautomatisierungslösung Daten aus Dokumenten extrahieren, klassifizieren, validieren und exportieren oder Felder in anderen Softwaresystemen automatisch ausfüllen.
Das bedeutet nicht nur, dass die manuelle Eingabe erheblich reduziert wird, sondern auch die gesamte Datenverarbeitung rationalisiert wird.
Die Vorteile der KI-Dateneingabe
Ein 2020 McKinsey Umfrage stellte fest, dass die Automatisierung die Kosten um 10–15 % senkte und die Auftragsbearbeitungszeit von 2–3 Tagen auf 1–2 Stunden verkürzte. Dies umfasst zwar eine Vielzahl automatisierter Systeme, die KI-Dateneingabe trägt jedoch wesentlich zu dieser Art von Effizienz bei.
Lassen Sie uns die spezifischen Vorteile weiter aufschlüsseln:
Spart Kosten, Zeit und Aufwand: Organisationen haben berichtet, dass die KI-Dateneingabe bis zu 95 % sich wiederholender Datenaufgaben automatisieren kann. Dadurch bleibt den Mitarbeitern Zeit für höherwertige Arbeiten.
Beispielsweise könnte ein Buchhaltungsteam den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten von 5 Stunden pro Woche und Person auf nur 15 Minuten reduzieren. Da Fehler in den Finanzdaten zu Nacharbeiten führen und mittelgroße Unternehmen jährlich über 800,000 US-Dollar kosten (Gartner-Bericht), ist klar, dass sich die Automatisierung um ein Vielfaches amortisiert.
Verbessert die Datengenauigkeit: Von der Extraktion wichtiger Finanzzahlen für einen vierteljährlichen Bericht bis hin zur Erfassung von Patientensymptomen aus klinischen Notizen ist Genauigkeit bei der Dateneingabe von enormer Bedeutung. Selbst ein kleiner Fehler kann kostspielig sein. KI-OCR-Tools können eine Genauigkeitsrate von über 99 % bieten.
Darüber hinaus können KI-OCR-Tools wie Nanonets Daten nahtlos aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten extrahieren. Terminologien, Steuervorschriften, Währungsänderungen, Sprachsyntax und mehr werden schnell erkannt und entsprechend extrahiert.
Ermöglicht Echtzeit-Datenfluss: Extrahierte und strukturierte Daten aus KI-Systemen können über APIs direkt mit anderen Plattformen verbunden werden. Dies sorgt für synchronisierte Daten in Echtzeit über Vertrieb, Marketing und Betrieb hinweg und verbessert so die Effizienz der abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe sowie Analysen und Berichte.
Beispielsweise können Kundenbestelldaten aus Formularen, die auf einer Website übermittelt werden, die entsprechenden Felder in CRMs, Bestandsverwaltungs- und Buchhaltungssystemen automatisch vorab ausfüllen.
Leicht skalierbar: KI-Dateneingabelösungen können täglich Daten aus Tausenden von Dokumenten erfassen, ohne an Dynamik zu verlieren. Ob aus einem E-Mail-Posteingang, einem freigegebenen Ordner, aus Formularen auf der Website oder aus gescannten Kopien – die Möglichkeit der stufenlosen Skalierung ist ein großer Vorteil.
Darüber hinaus lernen diese Systeme mit jeder Nutzung dazu. Je häufiger es verwendet wird, desto verfeinerter und genauer wird es. Für Branchen, die mit riesigen Datenmengen zu kämpfen haben, wie das Gesundheitswesen und das Finanzwesen, ist dies ein Wendepunkt.
Optimiert Arbeitsabläufe: KI-Dateneingabelösungen lassen sich über APIs nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Dadurch werden Reibungsverluste und strukturelle Engpässe in Datenpipelines zwischen Systemen beseitigt. Beispielsweise können Rechnungsfreigabe-Workflows von fünf auf zwei Prozessschritte reduziert werden, indem manuelle Übergaben eingespart werden.
Über die reine Dateneingabe hinaus können KI-Lösungen wie Nanonets Dokumente klassifizieren und automatisch an relevante Teams weiterleiten. Beispielsweise kann eine gescannte Lieferantenrechnung, die in der Buchhaltungs-E-Mail eingeht, automatisch klassifiziert, Daten extrahiert, im ERP gebucht und eine Genehmigungsbenachrichtigung gesendet werden.
Implementierung der KI-Dateneingabe: Anwendungen und Best Practices
Seien wir ehrlich: Das manuelle Verschieben von Daten in Tabellenkalkulationen macht ungefähr so viel Spaß, wie der Farbe beim Trocknen zuzusehen. Es kann nervenaufreibend sein, besonders wenn man es Tag für Tag tun muss – es macht einen anfälliger für Fehler. Studien zeigen, dass fast 30 % der Zeit der Finanzmitarbeiter allein für die Behebung von Datenfehlern aufgewendet wird.
Glücklicherweise ist die KI mittlerweile weit genug fortgeschritten, um die Erfassung, Klassifizierung und Strukturierung von Daten zu automatisieren. Es kann Arbeitsabläufe optimieren und erhebliche Effizienzsteigerungen ermöglichen. Lassen Sie uns einige der wertvollsten Anwendungen der KI-Dateneingabe und Empfehlungen erkunden, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
1. Verarbeiten Sie Rechnungen, Rechnungen und Quittungen
Die Automatisierung der Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Rechnungen und Quittungen kann Ihren Mitarbeitern unzählige Stunden ersparen. Robuste Lösungen können den Prozess durchgängig abwickeln, wobei Sie lediglich die endgültige Genauigkeit überwachen und Zahlungen autorisieren müssen.
Mit Nanonets müssen Sie lediglich ein KI-Modell auswählen, das zu Ihren Dokumenten passt, und dann eine automatische Importoption einrichten, egal wo sie eingehen – Ihrem E-Mail-Posteingang, einem Cloud-Speicherordner oder sogar einem physischen Scanner. Wenn Sie nur eine Handvoll Dokumente haben, können Sie diese manuell hochladen.
Anschließend erfasst die KI die Informationen, validiert sie und sendet sie zur Genehmigung. Anschließend können Sie die Daten an einem zentralen Hub überprüfen und genehmigen. Anschließend können Sie es als Excel-Datei exportieren oder direkt an Ihre Buchhaltungssoftware, ERP oder andere Systeme senden.
2. Verwandeln Sie Formulareinsendungen in umsetzbare Daten
Wenn Sie eine kleine Designer-Boutique betreiben, können Sie Bestellungen über den in Ihrer Instagram-Biografie eingebetteten Typeform-Link oder über ein Formular auf Ihrer Webflow-Website entgegennehmen.
Mit Nanonets können diese Formulareinreichungen sofort in verwertbare Daten umgewandelt werden. Mit der Zapier-Integration können Sie alles direkt extrahieren und in Ihre CRM-, Vertriebs- oder Liefermanagementsoftware übertragen, vom Namen des Kunden über Kontaktinformationen, Produktauswahl, Stilpräferenzen bis hin zu Lieferdetails.
Kundenaufträge können sofort abgeholt werden. Die Einzelheiten jeder Bestellung werden notiert und an Ihr Bestandsverwaltungssystem übermittelt. Es ermöglicht Ihnen, ein personalisierteres Kundenerlebnis zu bieten, Abläufe zu rationalisieren und die Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
3. Automatisieren Sie die Aktualisierung von Kundenprofilen
Profildaten sind von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob es sich um die Krankengeschichte eines Patienten in einem Krankenhaus oder um die Fahraufzeichnungen eines Kunden bei einer Autovermietung handelt. Sie können nicht erwarten, dass der Kunde oder Patient jedes Mal lange, langwierige Formulare ausfüllt.
Mithilfe von Nanonets können Sie von ihnen eingereichte Dokumente – neue Testberichte und Führerscheine – scannen und die Profildaten sofort aktualisieren, ohne dass Mitarbeiter an der Außenstelle beteiligt sein müssen. Die KI kann Daten aus diesen Dokumenten extrahieren und die Informationen direkt in Ihrem CRM, EMR oder Ihrer proprietären Software klassifizieren und aktualisieren.
Dies erspart Ihren Kunden die Frustration, ständig Formulare ausfüllen zu müssen, und Ihren Mitarbeitern die nervenaufreibende Dateneingabe. Es stellt außerdem sicher, dass die Daten jederzeit aktuell und verfügbar bleiben, sodass Sie bessere Erlebnisse bieten können.
4. Verwalten Sie die Lieferanten- und Lieferkettendokumentation
Beim Lieferketten- und Lieferantenmanagement geht es häufig um den Umgang mit großen Dokumentenmengen: Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferbelege und mehr. Nanonets können die Extraktion und Klassifizierung von Daten aus diesen komplexen Dokumenten automatisieren.
Bestellungen können gescannt werden, um Einzelpostenbeschreibungen, Preise, Lieferpläne und mehr zu erfassen. Währungsbeträge, Steuerdetails und Zahlungsfristen können aus komplexen Lieferantenrechnungen entnommen werden. Lieferbelege können Sendungsinhalte und Sendungsverfolgungs-IDs für logistische Transparenz offenlegen.
Es ist auch in der Lage, verschiedene Dokumentformate, Währungstypen, Sprachen und juristische Terminologien zu interpretieren. Darüber hinaus ermöglicht Nanonets die Verarbeitung von Dokumenten sofort nach ihrem Eintreffen und gewährleistet so zeitnahe Aktualisierungen auch an Feiertagen, in der Nacht oder zu anderen Zeiten außerhalb der Geschäftszeiten.
5. Optimieren Sie die Analyse- und Verifizierungsworkflows
HR- und Marketingteams haben oft mit der Verarbeitung großer Datenmengen aus Quellen wie Lebensläufen, Feedback-Umfragen und Kampagnenanalysen zu kämpfen. KI-Tools wie Nanonets können diese unstrukturierten Datensätze automatisch analysieren, um die erforderlichen Details zu extrahieren.
Für die Personalabteilung könnte dies bedeuten, Informationen zu Fähigkeiten und Erfahrungen aus Lebensläufen zu erfassen oder Details aus Ausweisdokumenten zu validieren. Für Marketingteams könnte es sich um die Erfassung der Kundenstimmung aus Umfragen oder Lead-Erfassungsdaten handeln, die an das Vertriebsteam übergeben werden könnten.
Die extrahierten Daten können dann nahtlos in entsprechende Systeme wie ATS, CRMs oder Marketing-Automatisierungsplattformen einfließen. Dadurch entfällt mühsamer manueller Aufwand, minimiert Fehler und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die strategische Analyse zu konzentrieren.
Die Erfassung und Eingabe von KI-Daten birgt ein enormes Potenzial, doch die Umsetzung erfordert Voraussicht und strategische Planung. Die Einhaltung von Best Practices stellt sicher, dass Ihr Rollout reibungslos verläuft und Sie die Möglichkeiten langfristig voll ausschöpfen.
1. Beginnen Sie mit kleineren Piloten
Bevor Sie KI in Ihr gesamtes System integrieren, beginnen Sie mit kleineren Pilotprojekten. Auf diese Weise können Sie die Fähigkeiten der KI besser verstehen und etwaige Probleme vor einem vollständigen Start beheben.
Sie können beispielsweise mit dem Abgleich von Spesenabrechnungen beginnen oder die Antworten von Kundenumfragen in umsetzbare Datenpunkte umwandeln. Verfolgen Sie die Wirksamkeit und gehen Sie auf Feedback ein, bevor Sie größere Projekte in Angriff nehmen.
2. Priorisieren Sie die KI-Implementierung
Berücksichtigen Sie die Bereiche in Ihrem Unternehmen, in denen KI die unmittelbarsten oder substanziellsten Vorteile bringen kann. Vielleicht ist die Rechnungsbearbeitung unglaublich zeitaufwändig oder fehlende Daten aus Kundeninteraktionen verursachen Kosten für Ihr Vertriebsteam. Priorisieren Sie diese Bereiche bei der Implementierung von KI.
3. Bereinigen Sie vorhandene Datenquellen
Stellen Sie sicher, dass Ihre vorhandenen Daten bereinigt und optimiert werden. Denn Sie müssen die KI-Modelle anhand dieser Daten trainieren. Wenn die Daten unübersichtlich oder falsch sind, kann dies zu ungenauen KI-Ausgaben führen. Regelmäßige Datenbereinigung kann die Leistung steigern und die Entscheidungsfähigkeit der KI verbessern.
4. KPIs einrichten und überwachen
Geben Sie KPIs wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung, Order-to-Cash-Zyklen, Kundenreaktionszeiten, Kundenbeschwerden in Bezug auf Datenfehler usw. an. Überwachen Sie diese Kennzahlen vor, während und nach der Implementierung von KI. Dies würde Ihnen helfen, die Auswirkungen von KI auf Ihren Betrieb objektiv zu bewerten.
5. Trainieren, validieren und verfeinern Sie das Modell
Verwenden Sie zunächst verschiedene, repräsentative Dokumente, um den Algorithmus zunächst zu trainieren. Überprüfen Sie Ergebnisse im Frühstadium, definieren Sie wichtige Genauigkeits-KPIs und aktivieren Sie bei Bedarf menschliche Validierungsszenarien. Wenn neue Dokumentvorlagen und Terminologie auftauchen, trainieren Sie das Modell kontinuierlich neu und verfeinern Sie die Verarbeitungsabläufe schrittweise, um die Präzision zu steigern. Durch die Überwachung von Genauigkeitsmetriken und die Iteration der KI bleiben Relevanz und Vertrauenswürdigkeit der Automatisierung erhalten.
Auswahl der richtigen KI-Dateneingabelösung
Die Auswahl der richtigen KI-gestützten Dateneingabe-Automatisierungslösung für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Bewertung. Hier ist eine Checkliste der wichtigsten Kriterien, die es zu berücksichtigen gilt:
☑️ Lässt sich in Ihren Tech-Stack integrieren
- Ermöglicht die Lösung eine einfache Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur über APIs?
- Kann es Daten direkt in Ihre Datenbanken, ERPs oder andere Plattformen exportieren?
☑️ Genauigkeit und Wirksamkeit
- Nutzt es fortschrittliche KI und maschinelles Lernen zur Datenextraktion?
- Welche Genauigkeitsraten erreicht es beim Testen anhand Ihrer Beispieldokumente?
- Bietet es Transparenz über die Vertrauenswerte?
☑️ Anpassungsfähigkeit
- Können Sie benutzerdefinierte Modelle trainieren, die auf Ihre individuellen Dokumentvorlagen zugeschnitten sind?
- Ist es möglich, bestimmte Datenfelder für die Erfassung entsprechend Ihren Anforderungen zu konfigurieren?
☑️ Skaliert nach oben und unten
- Kann es Spitzen in Ihrem Dokumentenvolumen bewältigen, ohne an Genauigkeit zu verlieren?
- Wie schnell können Dokumente ohne Latenzprobleme verarbeitet werden?
☑️ Schützt Ihre sensiblen Daten
- Bietet der Anbieter Datensicherheit auf Unternehmensniveau?
- Können Ihre sensiblen Geschäftsdaten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden?
☑️ Preise und Support
- Stimmt die Preisgestaltung mit dem Wert der Automatisierung überein?
- Ist über alle Implementierungszyklen hinweg ein reaktionsschneller Kundensupport verfügbar?
Abschließende Gedanken
Die Zeiten der manuellen Dateneingabe sind vorbei. Moderne Automatisierungslösungen bieten eine bahnbrechende Chance, die Plackerei der KI zu übergeben. Jetzt kann sich Ihr Team auf sinnvolle Arbeit konzentrieren, die etwas bewegt.
Mit Nanonets können Sie sich wiederholende Dateneingabeaufgaben präzise automatisieren. Und dank nahtloser Integrationen fließen Daten direkt und in Echtzeit zwischen Ihren Systemen. Das bedeutet zufriedenere Mitarbeiter, begeisterte Kunden und einen Wettbewerbsvorteil. Testen Sie Nanonets noch heute kostenlos.
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