QuickBooks ist eine der am weitesten verbreiteten Apps für die Buchhaltung und bietet eine bequeme Möglichkeit, Kreditkarten abzugleichen, ohne dass externe Tools erforderlich sind.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Kreditkartenabgleichsprozess in QuickBooks, gehen auf häufige Probleme ein und geben nützliche Tipps zur Optimierung des Verfahrens.
Suchen Sie in der oberen Hilfemenüleiste nach „Abgleichen“. Wählen Sie dann das Konto aus, das Sie abgleichen möchten. Für diese Demonstration verwenden wir ein Konto, das mit einer Mitarbeiterkreditkarte verknüpft ist.
Schritt 2: Abgleich des Eröffnungssaldos
Der Eröffnungssaldo und das Datum werden automatisch anhand des Endsaldos und des Datums der vorherigen Abstimmung ermittelt.
Bei erstmaligen QuickBooks Online (QBO)-Abstimmungen werden die Transaktionen ab der Kontoeröffnung aufgelistet. Navigieren Sie zum Abschnitt „Zusammenfassung“, um auf Informationen zu früheren Abstimmungen zuzugreifen, einschließlich der Enddaten der Kontoauszüge.
Schritt 3: Abgleich der Schlussbilanz
Endsaldo und Datum: Bitte geben Sie den Schlusssaldo und das Enddatum ein. Das Enddatum basiert normalerweise auf dem Datum der Kreditkartenabrechnung. Wenn Sie Finanzberichte jedoch nach Datum melden, können Sie das Enddatum auf das Ende des Monats festlegen.
Finanzierungsgebühr: Wenn in Ihrem QuickBooks Online-Konto keine Finanzierungskosten erfasst sind, können Sie diese manuell hinzufügen. Bitte geben Sie Datum, Betrag und Spesenabrechnung an. Wenn Sie eine Karte in einer anderen Währung verwenden, müssen Sie auch den Wechselkurs hinzufügen.
Schritt 4: Kreditkartentransaktionen abgleichen und löschen
Auf dem QBO-Abstimmungsbildschirm werden für gelöschte Transaktionen ein Häkchen und ein grauer Hintergrund angezeigt, während nicht abgeglichene Transaktionen kein Häkchen haben.
Lassen Sie uns nun zunächst den Zusammenfassungsabschnitt oben verstehen:
Schlusssaldo des Kontoauszugs: Dies ist der Endsaldo, den wir im vorherigen Bildschirm eingegeben haben.
Ausgeglichener Saldo – Dies beginnt mit dem Eröffnungssaldo im vorherigen Bildschirm zuzüglich etwaiger hinzugefügter Finanzierungskosten sowie aller abgewickelten Einlagen abzüglich abgerechneter Zahlungen. Die Aufschlüsselung des verrechneten Saldos ist unten aufgeführt.
Nach Abschluss des Abstimmungsprozesses sollte der ausgeglichene Saldo mit dem Endsaldo des Kontoauszugs übereinstimmen, was zu einer Differenz von Null führt.
Transaktionen abgleichen:
- Wählen Sie die nicht abgeglichenen Transaktionen aus und suchen Sie auf der Kreditkartenabrechnung nach einer passenden Transaktion.
- Wenn der Betrag und andere Angaben übereinstimmen, schließen Sie die Transaktion ab.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Transaktionen übereinstimmen.
Dies kann recht zeitaufwändig sein, daher haben wir am Ende des Artikels einige Tipps zur Vereinfachung beigefügt. Sobald alle Transaktionen übereinstimmen, sollte die Differenz 0 betragen und Sie können mit fortfahren Schritt 5.
Wenn die Differenz jedoch nicht 0 beträgt, müssen Sie die Transaktionen identifizieren, die nicht in QuickBooks erfasst werden. Dies kann auf Buchhaltungsfehler, nicht verbuchte Gebühren oder nicht autorisierte Transaktionen zurückzuführen sein. Sehen wir uns an, wie Sie dieses Problem beheben können:
Identifizieren von Fehlern in Ihrer Abstimmung
Wenn Ihre Transaktionen nicht übereinstimmen, kann dies folgende Ursachen haben:
- Datums- oder Betragskonflikt: Dies kann auf Dateneingabefehler, Bankverzögerungen oder Bankfehler zurückzuführen sein. Sie müssten die Transaktion anhand anderer Details wie dem Kreditorenkonto und in der Nähe des Referenzdatums finden.
- Doppelte Zahlungen: Suchen Sie in Ihren abgewickelten Transaktionen nach einem sehr ähnlichen Datensatz. Sie können nach Zahlungsempfänger und Betrag suchen.
Es kann auch vorkommen, dass in Ihrer Buchhaltung Gebühren übersehen werden. Sie können Ihre Kreditkartenabrechnung durchsuchen und alle Transaktionen ohne Übereinstimmungen finden. Einige häufige Gründe hierfür könnten sein:
- Kreditkartengebühren: Bei Kreditkarten gibt es eine ganze Reihe versteckter Gebühren, die leicht übersehen werden können. Beispielsweise fallen bei Fremdwährungsüberweisungen eine Bearbeitungsgebühr und ein Wechselkursaufschlag an. Dies muss im Firmenbuch verbucht werden.
- Unbefugte Transaktionen, Betrug oder Diebstahl: Kreditkarten sind die häufigste Ursache für Verluste durch Diebstahl und Betrug. Aufgrund von Identitätsdiebstahl können nicht autorisierte Transaktionen durchgeführt werden. Es könnte auch zu unautorisierten Transaktionen durch Mitarbeiter kommen. Der Abgleich ist ein hilfreicher Prozess, um dies zu erkennen und schnell zu melden, um das Unternehmen vor Verlusten zu schützen.
Schritt 5: Beenden Sie die Abrechnung und drucken Sie sie aus
Sobald Ihre Aussagedifferenz 0 erreicht, wird auf der Schaltfläche oben rechts ein CTA angezeigt – „Jetzt fertig stellen“. Klicken Sie hier, um Ihren Abstimmungsprozess abzuschließen.
Kehren Sie zur Abstimmungsseite zurück und wählen Sie in der oberen rechten Ecke „Zusammenfassung“ aus. Hier können Sie Ihre Kreditkartenabgleichsabrechnung ausdrucken.
Darüber hinaus können Sie Ihre Kreditkartenrechnung direkt bezahlen oder weitere Rechnungen hinzufügen.
Tipps zur Kreditkartenabstimmung
Das Abgleichen von Transaktionen ist ein manueller Prozess und kann zeitaufwändig sein. Hier sind einige Tipps, die es Ihnen einfacher machen:
- Sortieren nach Transaktionstyp: Beginnen Sie damit, Einzahlungen und dann Zahlungen abzugleichen. Diese Organisation kann Verwirrung reduzieren. Sie können in der oberen Leiste von QBO zwischen „Zahlungen“ und „Einzahlungen“ wechseln.
- Markieren Sie Gebühren und Zinsen: Heben Sie die Bankgebühren, Zinsgebühren oder andere Banktransaktionen auf Ihrem Kontoauszug hervor. Dies wird Ihnen helfen, diese beim Abgleich genau zu berücksichtigen.
- Software zur Kreditkartenabstimmung: Der Abgleich in QBO kann zeitaufwändig sein. Software wie Nanonetze kann diesen Prozess automatisieren und die Daten mit QBO synchronisieren. Erfahren Sie mehr über die Abstimmungsautomatisierung 👇
Automatisieren Sie den Kreditkartenabgleich
Ein manueller Abgleich in Excel oder QBO ist nicht möglich, wenn Sie viele Transaktionen haben oder mit einem kleinen Team arbeiten. Der Abgleich Hunderter Transaktionen kann Tage dauern.
Mithilfe von Automatisierungssoftware können Sie den Abstimmungsprozess auf Minuten reduzieren. Dazu müssten Daten von der Bank, QBO oder anderen Tools aggregiert, relevante Daten daraus extrahiert, Daten aus verschiedenen Quellen abgeglichen und Betrugsprüfungen durchgeführt werden. Wenn Sie Ihren Kreditkartenabgleichsprozess automatisieren möchten, vereinbaren Sie einen Demo-Anruf mit unseren Experten, um Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Nanonets zu automatisieren.
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So kann eine Abstimmungssoftware wie Nanonets drei Schlüsselaufgaben für Sie automatisieren:
- Datensammlung: Nanonets lässt sich nahtlos in Ihr ERP oder E-Mail integrieren, um Dokumente wie Kreditkartenabrechnungen, Hauptbücher, Rechnungen und Quittungen zu erfassen. Mithilfe der OCR-Technologie ruft die Software nur relevante Informationen aus jedem Dokument ab.
- Datenabgleich: Mit der Automatisierung ohne Code können Sie ganz einfach Regeln einrichten, um Ihre Kreditkartenabrechnung mit dem Hauptbuch abzugleichen. Sie können mit der Zeit neue Regeln aufstellen und müssen sich nicht mit Formeln herumschlagen.
- Fehlererkennung & Betrugskontrolle: Richten Sie Flags ein, um unregelmäßige, doppelte oder nicht autorisierte Transaktionen zu identifizieren. Mithilfe dieser Markierungen können Sie auch Transaktionen wie Bankgebühren oder verdiente Zinsen erkennen!
Mit einer Abstimmungssoftware sparen Sie Zeit und können sich und Ihr Team auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Kasse Nanonetze Weitere Informationen zur Abstimmungsautomatisierung finden Sie hier.
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- Quelle: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
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