Das Erlernen der Abstimmung mit QuickBooks Online ist ein erster Schritt für die Verwendung von QuickBooks zur Verwaltung von Büchern. QuickBooks ist ein praktisches Tool, mit dem Sie Ihre Konten abgleichen können, ohne externe Tools verwenden zu müssen.
In diesem Artikel gehen wir durch den Abstimmungsprozess in QuickBooks, gehen auf häufige Probleme ein und geben nützliche Tipps.
Suchen Sie in der oberen Hilfemenüleiste nach „Abgleichen“. Wählen Sie das Konto aus, das Sie abgleichen möchten.
Schritt 2: Abgleich des Eröffnungssaldos
Der Eröffnungssaldo und das Datum werden automatisch anhand des Endsaldos und des Datums der vorherigen Abstimmung ermittelt.
Wenn Sie zum ersten Mal einen Abgleich in QuickBooks Online (QBO) durchführen, werden die Transaktionen vom Anfang des Kontos an aufgelistet und der Eröffnungssaldo beträgt Null.
Wenn Sie mehr über frühere Abstimmungen erfahren möchten, z. B. das Enddatum des Kontoauszugs, können Sie diese Informationen im Abschnitt „Verlauf nach Konto“ finden.
Schritt 3: Abgleich der Schlussbilanz
Geben Sie den Schlusssaldo und das Enddatum ein. Sie können auch die Felder „Servicegebühr“ und „Erzielte Zinsen“ hinzufügen.
Servicegebühr: Geben Sie die von Ihrer Bank erhobenen Servicegebühren ein. Geben Sie die Daten, den Betrag und das Spesenkonto ein. Sie können ein Spesenkonto wie „Bankgebühren“ hinzufügen.
Zinserträge: Füllen Sie das Feld aus, um die von Ihrer Bank erhaltenen Zinsen zu berücksichtigen. Geben Sie die Daten, den Betrag und das Spesenkonto ein. Sie können ein Aufwandskonto wie „Erzielte Zinsen“ hinzufügen.
Schritt 4: Transaktionen abgleichen und löschen
Der QBO-Abstimmungsbildschirm zeigt ein Häkchen und einen grauen Hintergrund für abgewickelte Transaktionen. Während die nicht abgeglichenen Transaktionen oben angezeigt werden.
Suchen Sie für jede nicht abgeglichene Transaktion die entsprechende Transaktion auf Ihrem Kontoauszug. Wenn der Betrag übereinstimmt, löschen Sie die Transaktion. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Transaktionen übereinstimmen. Wenn die Differenz 0 erreicht, herzlichen Glückwunsch, Ihr Konto ist abgeglichen. Klicken Sie auf „Jetzt fertig stellen“, um den Abgleich abzuschließen.
Wenn die Differenz nicht Null ist, müssen Sie die Transaktionen identifizieren, die nicht in QuickBooks erfasst werden. Dies kann auf Buchhaltungsfehler, nicht verbuchte Gebühren oder nicht autorisierte Transaktionen zurückzuführen sein.
Identifizieren von Fehlern in Ihrer Abstimmung
1. Ausstehende Zahlungen und Anzahlungen
Aufgrund von Bankverzögerungen werden ausstehende Schecks und Einlagen auf dem Weg nicht auf dem Kontoauszug erfasst oder können nach dem Abschlussdatum erfasst werden. Dies kann auf Ihrem Kontoauszug unberücksichtigt bleiben.
2. Buchungsfehler:
Transaktionsbeträge oder -daten können falsch eingegeben werden. Dies kann zu einer Nichtübereinstimmung der Nummern und damit zu nicht übereinstimmenden Transaktionen führen.
3. Bankgebühren oder verdiente Zinsen:
Wenn Sie dies zu Beginn nicht berücksichtigt haben, kann dies dazu führen, dass Ihr Bankguthaben einen anderen Betrag anzeigt.
4. Unbefugte Transaktionen, Betrug oder Diebstahl
Weltweit verlieren Unternehmen bis zu 5 % ihres Umsatzes durch Betrug und Diebstahl. Dies kann auf unbefugte Mitarbeitertransaktionen oder den Diebstahl von Kreditkarten- oder Bankkontodaten zurückzuführen sein. Der Abgleich ist ein wirklich hilfreicher Prozess, um dies zu erkennen und schnell zu melden, um das Unternehmen vor Verlusten zu schützen.
Automatisieren Sie den Kontoauszugsabgleich
Der Abgleich mit QBO erfordert viel manuellen Aufwand und kann zeitaufwändig sein. Dies ist ein größeres Problem bei Unternehmen mit hohem Volumen und kurzen Bearbeitungszeiten. Es kann Tage dauern, bis Hunderte von Transaktionen vollständig abgeglichen sind.
Mithilfe von Automatisierungssoftware können Sie den Abstimmungsprozess auf Minuten reduzieren. Dies würde die Aggregation von Daten aus mehreren Finanzquellen, die Extraktion relevanter Daten aus Dokumenten, den Abgleich von Daten aus verschiedenen Quellen und Betrugsprüfungen erfordern.
Wenn Sie Ihren Bankabstimmungsprozess automatisieren möchten, vereinbaren Sie einen Demo-Anruf mit unseren Experten, um Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Nanonets zu automatisieren.
Automatisieren Sie Betrugserkennung, Bankabstimmungen oder Buchhaltungsprozesse mit einem gebrauchsfertigen, benutzerdefinierten Workflow.
Eine Abstimmungssoftware kann drei Schlüsselaufgaben für Sie automatisieren:
- Datenerhebung – Automatisierungssoftware wie Nanonets kann nahtlos in Ihr ERP oder Ihre E-Mail integriert werden, um Dokumente wie Kassenbücher, Kontoauszüge, Rechnungen und Quittungen zu erfassen. Mithilfe der OCR-Technologie ruft die Software nur relevante Informationen aus jedem Dokument ab.
Aussagen - Datenabgleich – Da keine Code-Automatisierung erforderlich ist, können Sie ganz einfach Regeln einrichten, die die beiden Dokumente abgleichen. Sie können mit der Zeit neue Regeln aufstellen und müssen sich nicht mit Formeln herumschlagen.
- Fehlererkennung und Betrugsprüfung – Richten Sie Flags ein, um unregelmäßige Transaktionen, Duplikate oder nicht autorisierte Transaktionen zu identifizieren.
Abstimmungssoftware hilft Ihnen, Zeit zu sparen und Sie und Ihr Team bei den wichtigen Aufgaben zu unterstützen. Kasse Nanonetze Weitere Informationen zur Abstimmungsautomatisierung finden Sie hier.
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