Unternehmensfinanzteams führen als wesentlichen internen Kontrollprozess einen 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen durch. Ohne 3-Wege-Abgleich von Belegen riskieren Unternehmen Geld- und Gewinnverluste durch doppelte, fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen.
Das Ziel dieses Artikels ist es, zu verstehen, was ein Drei-Wege-Matching ist, die Entwicklung des Prozesses, die Beteiligten und ihre Schwachstellen, den aktuellen Stand des Drei-Wege-Matching-Prozesses in der Buchhaltung und die Vorteile der Automatisierung.
Der Drei-Wege-Abgleich wird am besten als digitalisierte, automatisierte Lösung für sich wiederholende Kreditorenaufgaben durchgeführt.
- Was ist ein 3-Wege-Match?
- Entwicklung des 3-Wege-Matching-Prozesses
- Stakeholder und ihre Pflichten und Erwartungen
- Schmerzpunkte im manuellen Prozess
- Aktueller Status des Drei-Wege-Match-Prozesses
- Verwendung von AI und OCR beim Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen
- Der Automatisierungsprozess
- Vorteile der Automatisierung des Prozesses
- Zusammenfassung
Was ist ein 3-Wege-Match?
Ein 3-Wege-Abgleich ist ein interner Kontrollprozess, bei dem die Bestellung (PO) mit dem Wareneingangsschein (GRN) und der Rechnung des betreffenden Lieferanten verglichen wird. Der 3-Wege-Abgleich hilft, Rechnungszahlungen zu genehmigen und auch etwaige Inkonsistenzen oder Fehler zu kennzeichnen.
Der Drei-Wege-Abgleich vergleicht Einzelpostendetails und Summen einer Bestellung (PO), eines Wareneingangs (bestätigter Eingangsbeleg und Lieferschein) und der an den Kunden gesendeten Lieferantenrechnung.
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Drei-Wege-Übereinstimmungsdokumente und gängige Praktiken für Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung
Mit dem Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung reduzieren Unternehmen Zahlungsfehler und Betrug. Automatisierung, einschließlich KI-gesteuerter optischer Zeichenerkennung (OCR), kann den Drei-Wege-Abgleich erheblich beschleunigen, manuelle Prozesse eliminieren und die Genauigkeit erhöhen.
Bestellung
Eine Bestellung ist das standardmäßige, fortlaufend nummerierte Formular eines Unternehmens, das zu einem Vertrag wird, wenn die Bestellung an den Lieferanten gesendet und von diesem akzeptiert wird, der beabsichtigt, die Waren oder Dienstleistungen an den Kunden zu liefern. Das Einkaufsabteilung generiert eine Bestellung basierend auf einem unterzeichneten und genehmigten Bestellanforderung nach Anbieterauswahl.
Das Bestellprozess Erfasst Kundenname und -logo, Anbietername und Kontaktinformationen, Rechts- und Zahlungsbedingungen einschließlich angebotener Rabatte, Bestellnummer, Kundenrechnungs- und Lieferadresse, Einzelposten mit Dienstleistungen oder Anbieterproduktnummern und -beschreibungen, Preise, bestellte Mengen, erweiterter Betrag, Zwischensumme , ggf. Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.
Empfang
Eine Quittung ist ein physisches oder elektronisches Dokument, das den tatsächlichen Wareneingang widerspiegelt, der von der Empfangsabteilung des Kunden überprüft wurde, im Vergleich zu dem in den gelieferten Produkten, die sich auf die Bestellung beziehen, enthaltenen Lieferschein. Das empfangende Dokument verweist auf die Bestellnummer, was den Dokumentenabgleich erleichtert.
Ein Mitarbeiter aus der Empfangsabteilung des Kunden dokumentiert den Überprüfungsprozess nach Werbebuchung mit Unterschrift sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs.
Der Wareneingang kann die Lieferung der gesamten Bestellung oder eine Teillieferung sein, wenn Produkte zur späteren Lieferung nachbestellt oder von einem anderen Ort aus versendet werden.
Lieferantenrechnung
Eine Lieferantenrechnung ist ein Dokument, das dem Kunden anhand von Lieferungen aus einer referenzierten Bestellnummer eine Rechnung stellt. Die Rechnung wird dem Kunden bei vollständiger oder teilweiser Lieferung der Artikel vom Lieferanten zugesandt.
Wie Bestellungen werden Rechnungen zur internen Kontrolle fortlaufend nummeriert, was die Rechnungsabgleichsprozess.
Rechnungsfelder entsprechen in erster Linie den Positionen einer Bestellung. Rechnungsnummer, Bestelldaten, Versanddaten, Überweisungsadresse, Zahlungsbedingungen wie Frühzahlungsrabatte, Zwischensumme, Umsatzsteuer und fälliger Gesamtbetrag sind auf der Lieferantenrechnung enthalten.
Eine an den Kunden gesendete Lieferantenrechnung benötigt keine Unterschrift eines Lieferanten. Bei einem ausnahmslosen Drei-Wege-Abgleich der Verbindlichkeiten entspricht die dokumentierte Genehmigung der Rechnung durch einen autorisierten Genehmigenden einer Unterschrift.
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Entwicklung des 3-Wege-Matching-Prozesses
Der 3-Wege-Match-Prozess ist eine Evolution.
Es spiegelt den Übergang von handgeschriebenen Papierdokumenten zu computergestützten Buchhaltungssoftwaresystemen zur manuellen Eingabe computergenerierter Papierdokumente zu den heutigen effizienten automatisierten Technologien zum Abgleich elektronischer Lieferantenrechnungen mit digitalisierten Bestellungen und Quittungen wider.
Mit papierbasierten Prozessen und Systemen blockieren und bewältigen ständige Probleme die Chancen, dass das Rechnungswesen und die Kreditorenabteilung ihre Aufgaben effizient erledigen.
Zu den Verzögerungen des Kunden bei der Kreditorenbuchhaltung (und Buchhaltung) von der papierbasierten Bestellung bis zu den Zahlungszyklen gehören:
- Empfangen und Einreichen separater Papierbestellungen, Quittungen und per Post versandter Lieferantenrechnungen in der Kreditorenabteilung
- Suchen oder Anfordern von Ersatz für verlorene Papierdokumente
- Manuelle Eingabe von Lieferantenrechnungen in das Buchhaltungssystem
- Visueller Abgleich von Rechnungen mit Belegen, wenn das ERP-System nicht integriert ist Softwarebasierte Beschaffung und Empfangsfunktionen mit der Buchhaltungs- und Kreditorensoftware
- Lieferantenrechnungen visuell genehmigen
- Verzögerungen beim Abschluss des Finanzabschlusses zum Monatsende und zum Geschäftsjahresende aufgrund der Entstehung vieler Rechnungen als Verbindlichkeiten, die noch nicht im System erfasst wurden
- Ständige Unterbrechungen von Lieferanten über den Status unbezahlter Rechnungen.
Kundenfehler aus papierbasierten Dokumenten umfassen:
- Fehler durch manuelle Dateneingabe
- Genehmigung von doppelten Rechnungen zur Zahlung
- Genehmigung betrügerischer Rechnungen
- Bilanzfehler aufgrund von Unterabgrenzung nicht erfasster Verbindlichkeiten.
Die Unterabgrenzung der Verbindlichkeiten ist auf eine Kombination aus Verzögerungen beim Empfang und Abgleich von Rechnungen und kurzen Stichtagen nach Monatsende zurückzuführen.
Aus Sicht eines Verkäufers verzögert sich ein Drei-Wege-Abgleich durch den Kunden um die Zeit, die der Verkäufer benötigt, um die Rechnung zu prüfen und zu genehmigen und sie zu drucken und zu verschicken (zuzüglich Postlaufzeit).
Die Kundenabteilungen, die am 3-Wege-Matching beteiligt sind, sind:
- Einkauf
- Empfang
- Genehmiger
- Buchhaltung (Kreditorenbuchhaltung)
Einkauf Empfängt eine genehmigte Bestellanforderung, prüft Lieferanten, erstellt eine Liste genehmigter Lieferanten, fordert mehrere Angebote von potenziellen Lieferanten an, wählt einen oder mehrere geeignete Lieferanten aus und bereitet eine genehmigte Bestellung vor und sendet sie an den Lieferanten.
Empfang Überprüft den Eingang von Artikeln und erstellt einen Empfangsbericht für Artikel, die aus der Bestellung eingegangen sind, mithilfe von Lieferscheinen des Lieferanten und detaillierten Lieferbelegen.
Autorisierte Genehmiger mit Budgetverantwortung übereinstimmende Rechnungen genehmigen. Die Grenzen der Genehmigungsbehörde nach Berufsbezeichnung und Betrag sind in den Unternehmensrichtlinien angegeben. Bei größeren Einkäufen muss ein zweiter Genehmiger auf einer höheren Ebene in der Organisation ebenfalls die Rechnung genehmigen.
In Bezug auf das Drei-Wege-Matching umfassen die Aufgaben der Kreditorenbuchhalter folgende Aufgaben:
- Empfang und Bearbeitung der Dokumente
- Bilanzierung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Erstellung des Berichts über die Alterung der Kreditorenbuchhaltung und des Berichts über die Barauszahlung und
- Batch-Zahlungen von genehmigten Lieferantenrechnungen und Zahlungsläufen.
Angemessene interne Kontrollpraktiken trennen die Aufgaben für die Bilanzierung von Transaktionen, den Umgang mit Bargeld und die Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen. Die Buchhaltung außerhalb der Kreditorenbuchhaltung stimmt Zahlungen und Kreditorenbuchungen mit dem Hauptbuch ab und erstellt einen Jahresabschluss.
Zu den im Laufe der Zeit erzielten Prozessverbesserungen und Effizienzgewinnen für den 3-Wege-Match gehört das Reengineering von Geschäftsprozessen (BPR) zur Rationalisierung manueller Prozesse Dokumenten-Workflows und verarbeiten sie mit computergestützten Systemen.
Zuverlässige OCR mit KI Datenerfassung Software und Rechnungsautomatisierung handhaben den Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen Kauforder und Quittungen. Dieser Automatisierungsprozess kann einem Unternehmen helfen, mit der Kreditoren- und Zahlungsbelastung Schritt zu halten, die Genauigkeit zu erhöhen, fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen zu reduzieren, die Bücher früher abzuschließen und die damit verbundenen Arbeits- und anderen Verwaltungskosten zu senken.
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Stakeholder und ihre Pflichten und Erwartungen
Bei dem Drei-Wege-Matching-Prozess sind die Stakeholder Beschaffungsteams, Lieferanten oder Lieferanten sowie Finanzteams, einschließlich Kreditorenbuchhaltung und Buchhaltung.
Beschaffungsteams
Beschaffungsteams, auch Einkaufsteams genannt, erhalten genehmigte Bestellanforderungen von einem Mitarbeiter, der eingekaufte Waren oder Dienstleistungen benötigt. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der zur Zahlung besorgen Zyklus im Supply Chain Management einer Organisation.
Die Beschaffung ist dafür verantwortlich, die Lieferanten in der Lieferkette eines Unternehmens zu überprüfen und ihre Fähigkeiten zu bewerten. Die Beschaffung beauftragt die Kreditabteilung ihres Unternehmens mit der Bewertung der Finanzkraft von Anbietern. Bei der Beschaffung werden die Lieferanten eingestuft und eine Liste der bevorzugten und genehmigten Lieferanten erstellt.
Die Einkaufsabteilung fordert mehrere Gebote an, bevor ein Lieferant oder Lieferant für einen wesentlichen Auftrag ausgewählt wird. Die Beschaffung gibt dann eine überprüfte und genehmigte Bestellung aus und sendet sie an den Lieferanten.
Die Beschaffung sollte die Lieferantenleistung im Zusammenhang mit der Bestellung berücksichtigen und auch die Finanzkraft des Lieferanten bewerten, bevor eine weitere Bestellung aufgegeben wird.
Anbieter oder Lieferanten
Anbieter sind verpflichtet, Bestellungen anzunehmen oder abzulehnen. Wenn Lieferanten Kundenbestellungen annehmen, erstellen sie einen gesetzlichen Vertrag, der den Bestellbedingungen entspricht.
Vor der Annahme einer Bestellung sollten Anbieter Kreditberichte über diesen Kunden erstellen, um sicherzustellen, dass der Kunde über die finanzielle Stärke verfügt, um für die bestellten Produkte zu bezahlen.
Anbieter geben die Bestellung in ihr System ein, wodurch die Bestellung von Teilen und Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen ausgelöst wird. Wenn die Waren hergestellt werden müssen, plant der Verkäufer die Arbeit und zieht Teile auf die Stückliste, um die Produkte herzustellen.
Um den Kunden zu binden, sollten sich die Lieferanten bemühen, den Liefertermin auf der Bestellung einzuhalten. Sie sollten den Kunden über Sendungen und den voraussichtlichen Liefertermin informieren.
Manchmal treten jedoch Verzögerungen bei Anbietern auf. Wenn ein voraussichtlicher Liefertermin nicht in der Nähe des Liefertermins auf der Bestellung liegt, sollte der Verkäufer dem Kunden Verzögerungen oder Nachbestellungen mitteilen und eine Vereinbarung einholen.
Die Lieferanten sind auch für die Prüfung und Qualitätskontrolle verantwortlich. Die Anbieter stellen sicher, dass die im Rahmen der Bestellung an den Kunden gelieferten Produkte den Spezifikationen und den erwarteten hohen Qualitätsstandards entsprechen.
Finanzteams
Die Finanzabteilung führt die folgenden Verfahren zur Eingabe von oder durch Kreditorenrechnungsdaten erfassen Verwenden Sie OCR, gleichen Sie Rechnungen ab, holen Sie Genehmigungen ein, bezahlen Sie Lieferantenrechnungen, zeichnen Sie Transaktionen auf, erstellen Sie Berichte und erstellen Sie Finanzberichte für Stakeholder.
Systemzugriff auf Bestellungen und Quittungen
Finanzteams, einschließlich Buchhaltung und Kreditorenbuchhaltung, erfassen oder greifen auf Bestellungen in ihrer Buchhaltungssoftware oder ihrem unternehmensweiten ERP-System (Enterprise Resource Planning) zu.
Wenn die Empfangsabteilung Empfangsberichte in das System eingibt, können die Betriebsabteilung, die Kreditorenbuchhaltung und die Mitglieder des Finanzteams auf den verifizierten Beleg oder seine Daten zugreifen.
Das Kreditorenbuchhaltungsteam gibt Lieferantenrechnungen ein und zeichnet sie auf
Die Kreditorenbuchhaltung gibt Lieferantenrechnungen in das Buchhaltungssystem ein und codiert die Einträge, um Inventar, Anlagevermögen oder Ausgaben als die andere Seite der doppelten Buchführung zu erfassen.
Die Kreditorenbuchhaltung führt einen Drei-Wege-Abgleich durch
Der nächste Schritt besteht darin, dass die Kreditorenbuchhaltung den Drei-Wege-Abgleich durchführt, um sicherzustellen, dass Bestellung, Quittung und Lieferantenrechnung übereinstimmen oder dass, wenn möglich, nur die tatsächlich bis heute eingegangenen Waren bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt werden.
Genehmigende genehmigen oder lehnen Rechnungen zur Zahlung ab
Nach Abschluss des Drei-Wege-Abgleichs überprüfen die benannten Genehmigenden die übereinstimmenden Rechnungen und Belege und genehmigen die Rechnungen zur Zahlung, es sei denn, es liegt eine Ausnahme vor oder die Transaktion scheint fehlerhaft, doppelt oder betrügerisch zu sein.
Zu den Genehmigern können Abteilungsleiter gehören, die für die Ausgaben verantwortlich sind, sowie der Controller oder Chief Financial Officer (CFO). Bei hohen Ausgaben müssen der Chief Executive Officer (CEO) und der Verwaltungsrat möglicherweise auch die Zahlung oder einen Vertrag genehmigen.
Die Kreditorenabteilung zahlt Rechnungen
Einige Unternehmen verlängern die Zahlung von Lieferantenrechnungen aus Gründen des Cashflow-Managements oder bei Problemen mit dem Cashflow um einen angemessenen Betrag nach dem Fälligkeitsdatum. Lieferanten werden zukünftige Bestelllieferungen an den Kunden abschneiden, bis sie Zahlungen einziehen, wenn die Zahlung von Kundenrechnungen oder Kontoständen zu lange verzögert wird.
Die Kreditorenbuchhaltung leistet Zahlungen an die Lieferanten gemäß den Unternehmensrichtlinien für die Inanspruchnahme von Frühzahlungsrabatten. Wenn vom Verkäufer keine Rabatte angeboten oder vom Kunden in Anspruch genommen werden, zahlt die Kreditorenabteilung den gesamten Rechnungsbetrag bis zum Fälligkeitsdatum.
Eine typische Zahlungsfrist für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beträgt 2/10 netto 30. Der Verkäufer gewährt einen Rabatt von zwei Prozent, wenn der Kunde die Rechnung innerhalb von zehn Tagen bezahlt. Andernfalls ist der gesamte Rechnungsbetrag 30 Tage nach Rechnungsdatum fällig.
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Kreditorenbuchhaltung zeichnet Zahlungen auf
Wenn das Kreditorenbuchhaltungsteam Batch-Zahlungen oder in einigen Fällen Einzelrechnungszahlungen vornimmt, reduziert das Buchhaltungssystem den Kreditorenbestand um den Gesamtrechnungsbetrag oder die Teilrechnungszahlung.
Das Buchhaltungssystem wendet die Zahlung auf eine bestimmte Rechnungsnummer an. Wenn die Rechnungsnummern nicht bekannt sind, kann es zu nicht angewendeten Zahlungen kommen, die eine spätere Nachverfolgung erfordern, um die detaillierte Alterung der Kreditorenbuchhaltung zu bereinigen. Das Rechnungswesen untersucht und korrigiert Fehler bei Sollguthaben in den Verbindlichkeiten, die auf eine Überzahlung oder einen Fehler hinweisen können.
Wenn ein Lieferantenkontostand oder Rechnungssaldo Null ist, gilt er als abgeschlossen, wenn die Transaktion (en) abgeschlossen sind.
Vorzeitige Zahlungsrabatte werden erst in den Buchhaltungsunterlagen berücksichtigt, wenn der Kunde sie bei Zahlung einer Rechnung zum niedrigeren, abgezinsten Betrag entgegennimmt.
Die Kreditorenbuchhaltung generiert Alterungsberichte
Kreditorenbuchhaltung generiert Alterungsberichte für Kreditorenbuchhaltung, die Spalten enthalten, in denen die ausstehenden Rechnungstage des Lieferanten angegeben sind.
Ausstehende Tage ist die Anzahl der Tage, an denen Restbeträge seit Rechnungsdatum nicht bezahlt wurden. Zu den Angaben zum Alter der Kreditorenbuchhaltung gehören der Name des Lieferanten, die Rechnungsnummern und die ausstehenden Beträge, wobei die gesamten Bruttozahlungen dem Lieferanten zustehen. Die Spalten sind aktuell, 30 Tage, 60 Tage und 90 Tage, mit Summen nach Spaltendatumsbereich und Gesamtsumme.
Das Rechnungswesen wird mit dem Hauptbuch abgeglichen und überwacht die Kreditorenbuchhaltung
Das Rechnungswesen gleicht das Kreditorenbuch mindestens monatlich mit dem Hauptbuch ab und überprüft das Alter der Kreditorenbuchhaltung auf den Status der Lieferantenzahlungen.
Finance führt Finanzplanung und -analyse (FP & A) sowie Cash Management durch
Finance überprüft auch die Alterung der Kreditorenbuchhaltung und erstellt Statistiken, einschließlich des Umsatzes mit Kreditorenbuchhaltung, um den Cashflow zu verwalten und die Geschäftsleistung zu überprüfen. Finance prognostiziert auch den Bargeldbedarf. Der Zugriff auf Finanzberichte in Echtzeit sowie auf vollständige und aktuelle Berichte über die Alterung der Kreditorenbuchhaltung ist für das Finanzmanagement von entscheidender Bedeutung.
Finance erstellt jährliche Budgets und Prognosen anhand von Umsatzprognosen und Ausgabenanforderungen, die von Einnahmen- und Kostenstellenmanagern in Abteilungen, die für die Ausgabenkontrolle verantwortlich sind, eingereicht wurden. Verkaufsprognosen können auf der Ebene des Kundenkontakts erstellt werden, beginnend auf der Ebene des Verkäufers oder des Kundenbetreuers.
Das Rechnungswesen erstellt einen Jahresabschluss, den der CFO, der CEO und der Verwaltungsrat prüfen
Die Buchhaltung erstellt Monats- und Jahresabschlüsse. Der detaillierte Jahresabschluss enthält Berichte über Abweichungen von tatsächlichen und budgetierten Beträgen nach codierter Buchhaltungsposition.
Detaillierte Abschlüsse werden zusammengefasst und dem designierten internen Management, dem Verwaltungsrat und externen Stakeholdern, einschließlich Banken, Aktionären und der Securities and Exchange Commission (SEC), für börsennotierte Unternehmen zugänglich gemacht oder gemeldet.
Schmerzpunkte im manuellen Prozess
Dokumente auf Papierbasis verursachen die meisten Probleme beim 3-Wege-Abgleich.
Zu den Schmerzpunkten beim Drei-Wege-Abgleich gehören:
- Umgang mit Variationen
- Einmalige Szenarien
- Doppelte Rechnungen ohne entsprechende Belege
- Betrügerische Rechnungen
- Verzögerungen bei der Rechnungsgenehmigung
- Mehrere Anfragen zum Zahlungsstatus von Anbietern.
Eine Abweichung tritt auf, wenn die auf einer Lieferantenrechnung fälligen Werbebuchungen, Mengen, erweiterten Beträge oder Gesamtbeträge nicht mit der Bestellung oder dem Erhalt von Waren oder Dienstleistungen übereinstimmen. Die Transaktion wird als Ausnahme gekennzeichnet. Die Kreditorenbuchhaltung muss diese Art von wiederkehrenden Problemen lösen.
In einem papierbasierten System, das alphabetische Dokumentdateien verwendet, können Papierdokumente falsch abgelegt werden, was zu Verzögerungen und fehlenden Belegen für den Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen führt.
Ein einmaliges Szenario ist eher ein einmaliges Ereignis als ein sich wiederholendes Problem oder Ereignis. Wenn ein Kreditorenmitarbeiter auf einen einmaligen Übereinstimmungsfehler stößt, muss er das Problem untersuchen, um es zu lösen. Die Auflösung nimmt im Vergleich zu einem sich wiederholenden Problem zusätzliche Zeit in Anspruch.
Wenn der Lieferant beispielsweise das falsche Produkt in Rechnung stellt, muss die Kreditorenbuchhaltung eine korrigierte Rechnung anfordern, um den Abgleich abzuschließen. Das Warten auf eine korrigierte Rechnung oder eine Ersatzrechnung oder eine Quittung vom Lieferanten verzögert die Rechnungsgenehmigung und -zahlung und verringert die Produktivität.
Doppelte Rechnungen enthalten keine erforderlichen Belege, die bereits mit der Originalrechnung abgeglichen wurden. Wenn das System ordnungsgemäß funktioniert, wird die doppelte Rechnung bemerkt, als Ausnahme gekennzeichnet und nicht zur Zahlung freigegeben.
Einige betrügerische Unternehmen stellen dem Unternehmen möglicherweise ungeordnete Büromaterialien oder andere Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung, die nicht geliefert wurden. Ohne Belege, die der Transaktion entsprechen, sollte eine Ausnahme auftreten, um die Zahlung zu verhindern.
Wenn die Abteilungsleitung oder die Genehmigenden der Geschäftsleitung übereinstimmende Rechnungen nicht umgehend genehmigen, müssen die Kreditorenbuchhaltung bis zur Genehmigung weiterverfolgt werden. Papierrechnungen und Belege können irgendwo in einem schwarzen Loch im Unternehmen verloren gehen, sodass Ersatzdokumente vor der Zahlung eingeholt werden müssen.
Durch den papierbasierten Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen mit Belegen können Genehmigerverzögerungen durch Aufschub, hohe Arbeitsbelastung, das Lösen von Fragen mit dem Anforderer und Geschäftsreisen verursacht werden.
Wenn aufgrund von Ausnahmen im Drei-Wege-Abgleichsprozess (oder aus anderen Gründen) lange Verzögerungen bei der Rechnungszahlung auftreten, wird das Kreditorenbuchhaltungsteam durch ständige Unterbrechungen von Lieferanten, die den Zahlungsstatus anfordern, frustriert. Sie verpassen möglicherweise Fristen oder benötigen Überstunden, um die Arbeitspflichten zu erfüllen. Arbeitszeit und Kosten werden höher sein.
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Aktueller Status des Drei-Wege-Match-Prozesses
Unternehmen setzen KI und OCR schnell zur Datenerfassung ein und integrieren sie in ERP, Inhaltsdienste oder Buchhaltungssoftware und Software für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). OCR hilft ihnen beim Drei-Wege-Abgleich (und anderen routinemäßigen Verarbeitungsaufgaben). Wir nennen Beispiele von Unternehmen, die fortschrittliche OCR-Systeme einsetzen, um erhebliche Effizienzen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Verwendung von AI und OCR beim Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen
Unter Verwendung von Best Practices verwenden Unternehmen jetzt optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI) und Deep-Learning-Technologien für die Digitalisierung und den Drei-Wege-Abgleich. OCR kann mit Robotic Process Automation (RPA)-Software integriert werden.
Nanonets bietet eine hochmoderne automatisierte Plattform für die genaue Erfassung und elektronische Verarbeitung der Bestell-, Quittungs- und Rechnungsdokumente, die für den Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen erforderlich sind.
Unternehmen können unstrukturierte Daten in angeforderten Feldern erfassen und neue Felder hinzufügen. Durch maschinelles Lernen wird das System genauer, da es Erfahrungen aus der vorherigen Erfassung und Umschulung von Dokumentdaten sammelt. Neben der Verwendung der OCR-Erfassung für den Drei-Wege-Match-Prozess ermöglichen die besten Systeme das Hochladen elektronischer Rechnungen, die per E-Mail oder über andere Online-Versandmethoden eingehen.
Robuste OCR- und AI / ML-Systeme für die Datenerfassung wie Nanonets umfassen Integrationen mit anderer Software. Die Integration umfasst die Verwendung von Zapier zum Importieren von Daten aus Ihrer E-Mail, Ihrem Posteingang, Ihrer Dropbox, Ihrer Box oder einer anderen Quelle.
Die Integration mit Ihrer ERP-Software (Enterprise Resource Planning) und Ihrem Lagerverwaltungssystem (WMS) erleichtert den Drei-Wege-Dokumentenabgleich. OCR-Systeme wie Nanonets lassen sich auch in CRM-Systeme (Customer Relationship Management) wie Salesforce integrieren.
Aussichten für Rechnungsautomatisierung, KI-gestützte OCR-Software erfasst Anbieter Rechnungsdaten und speist sie in das Kreditorenmodul eines ERP-Systems ein. Die Rechnungsautomatisierung gleicht Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Quittungen für einen Drei-Wege-Abgleich ab.
Benutzer können sich für eine nahtlose Integration mit Robotic Process Automation (RPA)-Plattformen wie UiPath entscheiden, um den Drei-Wege-Abgleich mithilfe von Bots zu automatisieren. Nanonets lässt sich mit mehreren RPA-Plattformen Ihrer Wahl kombinieren.
Neben der Integration in andere Software können Benutzer das OCR-Modell nach dem Training oder mithilfe eines vorab trainierten Nanonets-Modells abfragen.
Um den Schmerz betrügerischer Rechnungen zu lindern, kann Nanonets OCR betrügerische Rechnungen erkennen und kennzeichnen, um die Zahlung dieser Rechnungen zu verhindern, wenn Benutzer Indikatoren für ein betrügerisches Dokument angeben.
Zu den technischen Fortschritten bei der OCR gehören die Verwendung von Computer Vision, die Arbeit mit unstrukturierten Dokumenten sowie die Anwendung von Deep-Learning-Algorithmen und der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP).
Nach einer 2020 berichten Co-Autor von Deloitte Digital (UK) und UiPath, die eine Everest-Umfrage für 2019 zitieren:
„Viele Unternehmen setzen mehr finanzielle und personelle Ressourcen ein, um intelligente Dokumentverarbeitungsfunktionen bereitzustellen. Der Erfolg zukunftsorientierter Unternehmen stärkt das Vertrauen in einen Markt, der in den nächsten zwei Jahren voraussichtlich um 70 bis 80% auf 1.1 Milliarden US-Dollar wachsen wird. “
Vordenker in Unternehmen, die technische Fortschritte für das Drei-Wege-Matching nutzen
Die großen globalen Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind große Befürworter der Rechnungsautomatisierung mithilfe von OCR mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen sowie der Automatisierung von Roboterprozessen. Deloitte ist beispielsweise ein Nanonets-Kunde, der regelmäßig über die Vorteile eines automatisierten Rechnungsabgleichsystems berichtet, das die Workflows für Kreditorenbuchhaltung rationalisiert und den Arbeits- und Kostenaufwand reduziert.
Cummins, P & G und Sherman Williams sind Fortune 500-Industrieunternehmen, die Nanonets verwenden, um OCR-bezogene Aufgaben zu erfüllen. DoorDash verwendet auch Nanonets. Und große Unternehmen, die Versicherungsansprüche bearbeiten, verwenden Nanonets.
Versicherungsansprüche Prozessoren profitieren erheblich von der Verwendung von Nanonets OCR-Lösungen zur Digitalisierung von Daten aus Rechnungen und Belegen, wie in dieser Fallstudie beschrieben.
Neben diesen großen Unternehmen erzielen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Effizienz durch die Implementierung von Nanonets OCR-Lösungen für Kreditorenbuchhaltung.
In einer Fallstudie ein KMU mit mehreren Staaten und Standorten Juwelier profitiert von der Verwendung von Nanonets, um seine Funktionen über die von QuickBooks allein bereitgestellten hinaus zu verbessern. In einem Testimonial von Nanonets erklärt Happy Jewellers: „Unsere Mitarbeiter fühlen sich jetzt produktiver und glücklicher, da der Großteil der Büroarbeit nicht mehr in ihrem Leben ist.“
Der Automatisierungsprozess
Der OCR / AI-Automatisierungsprozess kann eine Vielzahl von Geschäftszielen effizient abwickeln, einschließlich der Überprüfung von Kreditdokumenten für Finanzinstitute, der Identifizierung unangemessener Social-Media-Buchungen mithilfe der Computerbildverarbeitung und der Rechnungsverarbeitung, einschließlich des Drei-Wege-Abgleichs. In diesem Blog-Artikel konzentrieren wir uns auf den Drei-Wege-Matching-Anwendungsfall.
Der Automatisierungsprozess beginnt mit einer fortschrittlichen OCR-Software (Optical Character Recognition) wie Nanonets, die Technologien für künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Computer Vision verwendet, um die Genauigkeit zu verbessern und ihre Fähigkeiten zu verbessern.
Wie es funktioniert…
Nanonets akzeptiert Online-Rechnungen, Bestellungen und Empfänger von mehreren Ihrer Online-Quellen. Nanonetze bieten auch einen erheblichen Mehrwert, indem sie Daten aus Papierdokumenten, einschließlich schwer lesbarer handgeschriebener Dokumente, mit einer hohen Genauigkeitsrate erfassen. Nicht alle AI-gesteuerten OCR-Systeme bieten präzise handschriftliche Dokumentfunktionen wie Nanonets.
Nach der Erfassung von Dokumentendaten und der Zuordnung zu Feldern kann Nanonets eine Nachbearbeitung durchführen, indem es seine KI- und maschinellen Lernfähigkeiten anwendet. Während und nach Rechnungsdatenerfassung, können Änderungen in Nanonets vorgenommen werden. Beispielsweise können Felddatenformate für Dokumente standardisiert werden, die von verschiedenen Anbietern empfangen werden.
Benutzer können das Modell trainieren und neu trainieren mit einem Nanonets-Algorithmus für maschinelles Lernen unter Verwendung einer Datenprobe mit Beschriftungen oder Auswahl eines vorab trainierten Nanonets-Modells. Umschulung und wiederholte Verwendung eines Modells verbessern die Genauigkeit bei der OCR-Erkennung (und anderen Anwendungen wie Bildklassifizierung und Objekterkennung).
Als Referenzpunkt geht der Nanonets-Support davon aus, dass das Trainieren eines Modells normalerweise zwei bis acht Stunden dauert. Wenn es länger dauert trainiere dein ModellErwägen Sie ein Upgrade Ihres Nanonets-Softwareplans.
Nanonets beschreibt, wie seine Benutzer sind Erstellen von benutzerdefinierten, auf Deep Learning basierenden OCR-Modellen in einer detaillierten Anleitung.
Nanonets stellt die API-Schnittstelle und den Code bereit. Nanonets exportiert Daten in der Computersprache, die Sie Ihren Apps vorziehen.
Nanonets können über eine API-Verbindung direkt in Software wie ein unternehmensweites ERP-System oder QuickBooks (oder die Buchhaltungssoftware eines Mitbewerbers) und ein Lagerverwaltungssystem integriert werden.
Nanonets verfügt über eine optionale API-Integration mit RPA-Software-Bots (Robotic Process Automation), um eine RPA-basierte automatisierte Rechnungsverarbeitung und einen Drei-Wege-Abgleich mit unterstützenden Dokumenten durchzuführen.
Die Sicherheit von Nanonets umfasst a Lebenszyklusrichtlinie für die Softwareentwicklung für seine Benutzer, Mitarbeiter und Fremdfirmen. Die Nanonets-Softwarerichtlinie befasst sich mit Verschlüsselung, Standards und der weltweiten Einhaltung der DSGVO zum Schutz der Privatsphäre von EU-Bürgern, die die Software verwenden.
Preisoptionen
Nanonets bietet monatlich SaaS pro Modell an Preispläne (zuzüglich Nutzungskosten) auf verschiedenen Ebenen für jeden Softwaremodelltyp, einschließlich Starter, Pro und Enterprise. Der kostenlose Starter-Plan verfügt über eingeschränkte Funktionen und wird als Testplattform angeboten. Zu den angebotenen Nanonets-Modellen gehören benutzerdefinierte Modelle, Quittungen, Rechnungen, Führerscheine und Reisepässe.
Der Enterprise-Plan bietet mehr Funktionen, einschließlich eines dedizierten Account Managers, einer personalisierten 1-1-Teamschulung und einer höheren Sicherheits- und Kontrollstufe. Fordern Sie ein individuelles Angebot von Nanonets sales for Enterprise an.
Kontrolle & Support
Benutzer der Nanonets-Software können auf Nutzungsstatistiken für die Anzahl der verarbeiteten Dokumente, die Anzahl der verarbeiteten Felder und die Kosten zugreifen, die während eines Abrechnungszyklus anfallen. Über diesen Zugriff können Benutzer auf Statusinformationen zugreifen und die Nutzungskosten steuern.
Für den Kundensupport bietet Nanonets eine durchsuchbare Wissensdatenbank im Internet Hilfe Center das schließt ein Getting Started Guide und thematische Dokumentation zum Selbsttraining.
Nanonets bietet auch kurze Video-Tutorials, einschließlich So erstellen Sie ein OCR-Modell mit Nanonets.
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Vorteile der Automatisierung des Prozesses
Zu den Vorteilen der Automatisierung des Drei-Wege-Matching-Prozesses gehören:
- Prüfungsbereitschaft
- Fehlerreduzierung in der Buchhaltung
- Betrugsbekämpfung
- Nahtlose Synchronisierung
- Mannstundenersparnis
Unternehmen und ihre Prüfer wechseln von ineffizienten und ineffektiven manuellen Prozessen zu Buchhaltungs- und Prüfungssoftware mit digitalisierten Prozessen, die OCR, KI, automatisierte Bots und Datenvisualisierungstools mit Business Intelligence zur Analyse von Ergebnissen und Mustern verwenden.
Durch die Verwendung eines genauen, automatisierten Drei-Wege-Abgleichs von Rechnungen, Bestellungen und Empfängern wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Betrug verringert, wenn Benutzer spezifische Anweisungen zur Betrugserkennung bereitstellen.
Audit-Software kann nahtlos mit einem ERP-System synchronisiert werden, das bereits in die AI-gesteuerte OCR-Datenerfassung integriert ist.
Die internen Kontrollen des Rechnungswesens und die Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses verringern den Umfang der erforderlichen zusätzlichen Prüfungsverfahren. Effiziente und angemessen aktuelle Verarbeitung, Genehmigung und Zahlung von Lieferantenrechnungen machen den Jahresabschluss zuverlässiger.
Die Zeitersparnis ist erheblich und lässt den Mitarbeitern mehr Zeit für die Erfüllung von Prüfungsanfragen. Moderne, digitalisierte Audit-Software mit AI-Technologie kann die Notwendigkeit verringern, einige Informationen von Kunden anzufordern. Buchhaltung und Kreditorenbuchhaltung können jede Prüfungsanfrage rechtzeitig oder frühzeitig abschließen, sodass die Prüfer keine Verzögerungen aufgrund von Wartezeiten und erhöhten Prüfungsgebühren erleben.
Zeitersparnis führt zu einem geringeren Arbeits- und Einstellungsbedarf und damit zu geringeren Geschäftskosten.
Zuverlässige OCR mit AI-Datenerfassungssoftware und Rechnungsautomatisierung ermöglicht den Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen. Dieser Automatisierungsprozess kann einem Unternehmen helfen, mit dem Kredit- und Zahlungsaufwand Schritt zu halten, die Genauigkeit zu erhöhen, fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen zu reduzieren, die Bücher früher zu schließen und die damit verbundenen Abteilungs- und sonstigen Verwaltungskosten zu senken.
Zusammenfassung
Dieser Artikel enthält eine ausführliche Anleitung zum Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen. Die Automatisierung verbessert den Drei-Wege-Matching-Prozess im Finanzbereich, indem sie die Effizienz erhöht und das Fehlerrisiko bei der manuellen Dateneingabe verringert. Nanonets bietet eine hochmoderne, AI-gesteuerte OCR-Softwarelösung zur Implementierung des Drei-Wege-Matching-Prozesses.
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