Bestellanforderung vs. Bestellung: Die Unterschiede

Die Verwaltung des Cashflows in Ihrem Unternehmen ist für den finanziellen Erfolg von größter Bedeutung – das ist eine Selbstverständlichkeit. Während Sie mit der periodengerechten Buchhaltung Statistiken anpassen und bearbeiten können, um nicht zahlungswirksame Ausgaben widerzuspiegeln, leben und sterben alle Unternehmen von der Kassenbuchhaltung: Bringen Ihre Produkte oder Dienstleistungen mehr Geld ein, als Sie ausgeben?

 Während der Verkauf einer erstklassigen Dienstleistung oder eines erstklassigen Produkts von Kräften abhängt, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie z. B. Markt- und Wirtschaftsfaktoren, sind Sie es selbst kann Verwalten Sie Ihren Geldabfluss in einem angemessenen Maße. Aber wie die Wirtschaftslegende Peter Drucker sagte: „Man kann nicht managen, was man nicht misst.“

Die ordnungsgemäße Verwaltung Ihres Geldabflusses erfordert zunächst Verständnis die ist kostspielig was innerhalb Ihrer Organisation. Die Festlegung klarer Richtlinien für Bestellanforderungen und Bestellungen ist ein wichtiger erster Schritt bei der Beurteilung dessen, was Sie verwalten möchten.  

Bestellung vs. Bestellanforderung: Was ist der Unterschied?

Eine Bestellanforderung (PR) und eine Bestellung (PO) sind wichtige Knotenpunkte in Ihrem Unternehmen Beschaffungsstrategie. Der Unterschied liegt in ihrer Reihenfolge innerhalb des Beschaffungsworkflows Ihres Unternehmens. Der Unterschied zwischen PO und PR ist einfach:

• Eine Bestellanforderung ist für den internen Gebrauch bestimmt und verbindet den Endbenutzer des Produkts oder der Dienstleistung (Mitarbeiter) über eine Dokumentation mit detaillierten Ausgaben mit den Genehmigungsbehörden. 
• Eine Bestellung geht aus der Bestellanforderung hervor und geht an den Lieferanten oder Lieferanten, um den Bedarf zu decken. 

Beide erfüllen wichtige Funktionen, einschließlich Dokumentationsmanagement, Budgetkontrolle und Revisionssicherheit der Finanzfunktionen Ihres Unternehmens. 

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung kann so komplex oder einfach sein, wie Sie es benötigen, wobei größere Unternehmen oft umfangreichere Prüfungen und Prozesse innerhalb des PR-Workflows benötigen als kleinere Geschäfte mit nur einer Handvoll Mitarbeitern. In beiden Fällen ist der Kerninhalt einer PR jedoch derselbe: Ihr Zweck besteht darin, als formelle Aufforderung eines Mitarbeiters zum Kauf oder zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen zu dienen, die durch Ihren Arbeitsablauf geleitet werden.

Warum benötigen Sie Bestellanforderungen?

Denken Sie daran, dass Sie nicht verwalten können, was Sie nicht messen. Die Messung Ihrer Ausgaben beginnt mit einem soliden Verständnis darüber, wie Geld nach außen fließt. Sofern Sie nicht jeden Einkauf in Ihrem Unternehmen persönlich initiieren, ohne dass die Mitarbeiter dazu beitragen müssen (was unwahrscheinlich ist), müssen Sie dies genau im Auge behalten die bestellt wasZ. welcher SinnUnd für wie viel. Eine Bestellanforderung erfüllt alle diese Kriterien und endet mit einer abschließenden Prüfung durch zuständiges Personal, um Finanzbetrug, Verschwendung und Missbrauch in Ihrem Unternehmen zu verhindern.

Sie müssen außerdem genaue Spesenaufzeichnungen für Ihre Finanzverwaltungssysteme führen, für den Fall, dass der IRS wegen einer Prüfung an die Tür klopft. In beiden Fällen wird durch einen gut funktionierenden Bestellanforderungsprozess automatisch ein umfassendes Buchhaltungssystem für die Unternehmensausgaben erstellt und verwaltet. 

Wie funktioniert eine Bestellanforderung?

Wie gesagt, die spezifischen Arbeitsabläufe variieren zwischen den Unternehmen. Für diesen Workflow schauen wir uns an, wie ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitern eine Bestellanforderung weiterleiten könnte. Abhängig von Ihrer Größe und Ihrem Umfang kann Ihr Bestellanforderungs-Workflow schlanker oder viel länger und komplexer sein.

Hier ist ein grundlegender Überblick über die typische Reihenfolge einer Bestellanforderung:

1. Der Mitarbeiter erkennt einen Bedarf – sei es Routine oder Sonderfall – und reicht eine Bestellanforderung ein. Das Formular umfasst normalerweise:
   1. Name des Mitarbeiters oder der Abteilung
   2. Standort (wenn die Büros geografisch verteilt sind oder Sie hauptsächlich remote arbeiten)
   3. Menge und Art der angeforderten Artikel
   4. Der Firmenname und die Adresse des Anbieters
   5. Genauer oder geschätzter Preis
   6. Fälligkeitsdatum/wann der Artikel oder die Dienstleistung benötigt wird
2. Der erste Manager oder die Genehmigungsempfehlungsbehörde überprüft, ob das Produkt oder der Artikel nicht bereits Teil Ihres Bestands ist bzw. nicht verfügbar ist, und sendet die Anforderung an das Finanzmanagementteam.
3. Die Finanzabteilung stellt sicher, dass der Anbieter die Standards und Praktiken Ihres Unternehmens einhält, dass ein berechtigter Bedarf besteht, der eine Ausgabe rechtfertigt, und dass die Anforderung mit Ihrem Budget übereinstimmt.

Sobald Sie von der Finanzierung gesegnet sind, generieren Sie eine Bestellung um die Anforderung zu erfüllen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist eine formelle Anfrage an den Lieferanten für die in der Anforderung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen. Die Bestellung ist vom Umfang her oft viel komplexer als der Kauf und enthält rechtliche Formulierungen, um jede Partei vertraglich an die Transaktion zu binden. Es ist auch entsprechend Ihren internen Managementsystemen organisiert. Wenn der Anbieter groß genug ist oder Sie eine laufende Beziehung haben, ist diese wahrscheinlich entsprechend den CRM-Tools des Anbieters formatiert.

Warum benötigen Sie Bestellungen?

Die Bestellung dient der formellen und rechtlichen Anforderung von Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten. Diese rechtliche Vereinbarung bindet alle Parteien an die Transaktion und gewährleistet ein gemeinsames Verständnis darüber, was erwartet wird, für welchen Betrag und wann es benötigt wird. Dies trägt dazu bei, Überraschungen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, sorgt dafür, dass alle an der Beschaffung beteiligten Personen rechenschaftspflichtig und ehrlich miteinander umgehen, und vermeidet gleichzeitig Missverständnisse oder menschliche Fehler, die häufig bei mündlichen Transaktionen oder Handschlagvereinbarungen auftreten.

 Und wie Bestellanforderungen dient auch eine Bestellung als überprüfbare Dokumentation für Ihr internes Management oder für den Fall, dass eine externe Agentur Sie inspiziert.

Wie funktioniert eine Bestellung?

 Sobald die Anforderung genehmigt wurde, schließt Ihre Finanzabteilung die Bestellung ab und setzt den Beschaffungsworkflow fort.

1.  Das Finanzteam sendet die Bestellung an den Lieferanten und erhält sie in rechnung stellen. Von dort die Der Verkäufer wird sofort bezahltoder die Rechnung wird für einen bestimmten Zeitraum oder bis zur Erfüllung der Bestellung in der Kreditorenbuchhaltung aufbewahrt (abhängig vom Artikel, Ihren internen Prozessen und der Lieferantenvereinbarung).
   1. Ein wichtiger Teil der Due Diligence Ihres Finanzteams ist das Drei-Wege-Matching. Das ist ein abbrechnungsverbindlichkeiten Abteilungsfunktion, die die Bestellung gegenprüft, in rechnung stellenund einen Lieferschein, um sicherzustellen, dass kein Betrug oder menschliches Versagen vorliegt, das zu unerwarteten Kosten führen kann.
2. Sobald der Artikel geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, erstellt eine verantwortliche Partei (entweder der ursprüngliche Anforderer oder das Finanzteam) eine Quittung und legt sie in der Kreditorenbuchhaltung ab, um den Drei-Wege-Abgleich zu ermöglichen und zu zeigen, dass die Bestellung erfüllt wurde.

Zusammenfassung

 Dabei handelte es sich um eine sehr grundlegende Aufschlüsselung der Arbeitsabläufe für Bestellanforderungen und Bestellungen. Tatsächlich ist der Hin- und Herprozess des Anforderns und Empfangens von Waren bei einem externen Lieferanten mühsam und kann langwierig sein. Aus diesem Grund ist die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung für Bestellanforderungen und Bestellungen von entscheidender Bedeutung, um eine reibungslose Beschaffung und Qualitätsaufzeichnung sicherzustellen.

 Und wie viele administrative Geschäftsfunktionen werden diese Aspekte der Beschaffung zunehmend digitalisiert oder automatisiert. Das sind großartige Neuigkeiten für Geschäftsinhaber und Mitarbeiter – optimierte Arbeitsabläufe können zwar die Abläufe beschleunigen, aber über die Geschwindigkeit des Hin- und Herreichens von Papierkram hinaus können Sie nicht optimieren, insbesondere bei Remote-Arbeitskonfigurationen oder wenn Ihr Hauptsitz und Ihre Büros nicht ortsansässig sind.

 Effektiv Kreditorenbuchhaltung Zu den Tools gehört eine umfassende Bestellanforderungs- und Bestellverwaltung. Zu den Neuerungen im Workflow gehören:

• KI-gestützte Screening-Tools zur Generierung formeller Anforderungen aus Mitarbeiter-E-Mails oder Slack-Nachrichten.
• Automatisierte AP-Genehmigung für bestimmte Kategorien oder Anforderungen unter einem bestimmten Dollarbetrag, die keiner menschlichen Prüfung bedürfen.
• Synchronisierung mit Ihrer Buchhaltungssoftware zur Migration von Bestellanforderungen, Rechnungen und Belegen, um einen schnellen Drei-Wege-Abgleich und Abgleich zu ermöglichen.
• Durch die langfristige Datenspeicherung in einer sicheren Cloud sind Sie konform und bereit für Audits.

Dies sind nur einige der Innovationen, die die Beschaffung prägen, aber jede davon optimiert Ihre Bestellanforderungs- und Bestellabläufe auf einzigartige Weise. Und je mehr Sie Ihre entwickeln und fördern Beschaffungsmanagement und AP-Automatisierung, desto größer ist das Ökosystem, das Sie aufbauen – und desto einfacher können Sie Verwaltungsaufgaben bewältigen, die sonst von Ihrem operativen Fokus ablenken würden.

Egal auf welchem ​​Niveau Sie sind FinanzautomatisierungDas Verständnis von Bestellung und Bestellanforderung ist der erste Schritt, um die Ausgaben zu verwalten und den Geldeingang sicherzustellen – wenn Sie das verwalten, was Sie jetzt messen können.

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