Ønsker du at automatisere den hverdagsagtige og mekaniske faktura-til-betaling-proces? Prøve Nanonetter™ AI-baseret OCR-løsning til at automatisere Invoice to Pay-processen i din organisation!
Introduktion
Faktura-til-betaling-processen er et andet navn for en virksomheds indkøb-til-betaling-proces. Det er den vigtigste opgave i kreditor-processen. Med stigningen i transaktionsvolumen og med mere vægt, der i moderne tid lægges vægt på papirløse og online transaktioner, har automatiseringen af faktura-til-betaling-cyklussen fået betydning for virksomheder.
Lad os lære mere om processen med faktura til betaling og dens automatisering.
En historie om faktura-til-betaling-processen
En faktura er et dokument, der sendes af en udbyder/sælger/sælger til en klient/køber, som angiver de produkter eller tjenester, som sidstnævnte har købt, sammen med deres pengeværdi. Fakturabetalingen er den betaling, som køber foretager til sælger, for at afregne den af køber udstedte faktura.
Det er måske ikke en del af sandheden at sige, at mennesker kan have opfundet det skrevne ord, bare for at holde styr på genstande, de anskaffede eller solgte. For mere end fire tusinde år siden lader sumeriske præster til at have brugt lerfakturaer til at spore og registrere transaktioner, der involverer landbrugsprodukter og vin. Man kan forestille sig, at når betalingen ikke blev modtaget rettidigt, ville det have været fristende at bruge selve fakturaerne til at true eller påføre misligholderen skade.
I relativt nyere tid siges Hieronymus Bosch at have sendt en faktura til kong Filip den smukke af Castilien i 1504 e.Kr. for hans maleri med titlen "Den sidste dom". Om King Phillip betalte fakturaen vides ikke på grund af dårlig fakturahåndteringspraksis i disse mørke tider med økonomisk uvidenhed.
Faktureringsprocessen er blevet bedre styret siden da med konsensus om den simple ligning "få faktura - betal faktura". I dag er der ikke en eneste virksomhed, der ikke beskæftiger sig med fakturaer og regninger, og efterhånden som værdien og mængden af transaktioner udvides, oprettes hele afdelinger med titlen Kreditorer til at administrere faktura-til-betaling-cyklussen.
Ønsker du at automatisere den hverdagsagtige og mekaniske faktura-til-betaling-proces? Prøve Nanonetter™ AI-baseret OCR-løsning til at automatisere Invoice to Pay-processen i din organisation!
Processen med faktura til betaling
Faktura til betaling-processen starter typisk med modtagelsen af fakturaen fra sælgeren/sælgeren. Fakturaer kan også tjene som salgsregninger. Fakturaer sendes og modtages på en række forskellige måder - som en papirkopi sendt med post (dette dør hurtigt), faxede fakturaer (43.8 procent af fakturaerne fortsat modtages på fax i dag), digitaliserede fakturadokumenter sendt via e-mails og digitaliserede fakturaformularer i leverandørens portaler.
Det andet trin i faktura-til-betaling-cyklussen er at kontrollere for gyldigheden af fakturaen. En faktura kan være forbundet med en indkøbsordre (PO) udstedt af kunden til leverandøren. Oplysningerne på fakturaen, herunder typen af bestilt produkt/service, aftalt pris, leveringsdato osv., sammenlignes med den oprindelige PO. Nogle gange hæves fakturaer efter leveringen af produktet/ydelsen, og i sådanne tilfælde matches fakturaoplysningerne med oplysningerne på leveringskvitteringen.
Enhver uoverensstemmelse i fakturadata er markeret som en undtagelse, og der er frem og tilbage mellem køber og sælger for at løse problemet. Ved løsning af undtagelsen genudsendes fakturaen af leverandøren, fakturaen genregistreres, og valideringsprocessen gentages.
Afhængigt af virksomhedens politikker kan validerings- og godkendelsesprocesserne passere gennem flere hierarkiske lag. For eksempel kan nogle virksomheder give mandat til godkendelser på ledelsesniveau for fakturaværdier, der er højere end en bestemt tærskel.
Når den er godkendt, betales fakturaen efter de vilkår, der blev forhandlet med leverandøren. Betalingen sker i form af kontanter, checks, bankoverførsler eller andre metoder i henhold til forudbestemte vilkår og betingelser. Selvom der ikke er nogen generelle begrænsninger for, hvor lang tid fakturabetalingsprocessen skal tage, giver mange købere kunderne specifikke detaljer om forventet betaling. Nogle typiske termer, der bruges på fakturaen til at angive den forventede betalingsmåde, er:
PIA – forudbetaling: En PIA på en faktura angiver, at køber skal betale fuldt ud for varen/ydelsen, før den leveres.
CIA – Kontant i forskud: En underkategori af PIA, hvor forudbetalingen nødvendigvis skal være kontant.
50 procent på forhånd: Køber skal betale halvdelen af den værdi, der er indeholdt i fakturaen, før ydelsen/produktet leveres
EOM – slutningen af måneden: Køber skal betale inden udgangen af den måned, hvor fakturaen er modtaget.
*15 MFI – Måned efter faktura: Køber skal betale senest den 15. i måneden efter fakturadatoen.
NEt 7 (eller NEt21 eller NEt30): Køber skal betale inden for 7 (eller 21 eller 30) dage efter, at fakturaen er modtaget.
Når betalingen er foretaget, lukkes det pågældende fakturaspor, og transaktionen registreres som fuldført. Faktura- og betalingsoplysningerne arkiveres til fremtidige revisioner.
Mange små virksomheder er afhængige af eksisterende personale til at administrere fakturaer, men efterhånden som virksomheden vokser i størrelse, kan der opstå et behov for specialiserede medarbejdere til at håndtere fakturaerne fra modtagelse til betaling. Flere og flere organisationer tyer nu til automatiserede fakturahåndteringssystemer for problemfri styring af faktura-til-betaling-processen.
Automatisering af faktura til betaling processen
Den digitalt forbedrede faktura-til-betaling arbejdsgang menes at være startet i 1978 med Visical, den første regnearkssoftware, der kunne bruges til kontistyring. Dette blev efterfulgt af lignende software, der kunne hjælpe virksomheder med at computerisere deres regnskab.
Automatiseringen af faktura-til-betaling-processen fjerner mange af de speed-pauser, der er forbundet med traditionel manuel fakturabehandling. Det strømliner købsprocessen, reducerer papirrod, forbedrer gennemsigtigheden af fakturaruten, sparer tid og penge, øger medarbejdernes produktivitet og forbedrer leverandørforhold.
Faktura-til-betaling-automatisering giver virksomheden følgende fordele:
- Hurtig behandling af fakturaer, der eliminerer forsinkelser i betalinger
- Bedre leverandør-klient forhold på grund af hurtige betalinger
- Forebyggelse af fejl og tab af data
- Vedligeholdelse af forsyningskædens bevægelse
- Forebyggelse af svig
- Omdirigering af mandskab på mere givende opgaver
- Større synlighed, kontrol og overholdelse
- Miljøvenlighed og undgåelse af papirrod
- Metodisk arkivering af alle købsdokumenter til revision og skattemæssige formål
I dag omfatter automatiseringen af faktura-til-betaling-processen fakturadatafangst, kodning af fakturaer med den korrekte konto og omkostningscenter, godkendelse af fakturaer, matchning af fakturaer til indkøbsordrer og bogføring af dem til betalinger.
1. Modtagelse og digitalisering af fakturaen: fakturaen kan fås som en vedhæftet fil i e-mail eller som en online formulardata. I førstnævnte tilfælde kan de vedhæftede e-mails være i form af scannede billeder, PDF'er, tekstbehandlingsfiler, regneark osv. Automatisering kan hjælpe med at klassificere disse fakturaer afhængigt af deres type, hvilket vil hjælpe med efterfølgende dataudtræk.
2. Udtræk af data: Dette er typisk det mest almindelige trin, hvor automatisering anvendes. Nogle nøglefelter, der skal fanges af OCR fra en faktura, er:
Leverandøroplysninger: Sælgers navn, sælgeradresse, sælgertelefon, sælgers e-mail, sælgers bankkontooplysninger
Fakturaoplysninger: Fakturanummer, Fakturadato, Fakturabeløb, Betalingsforfaldsdato, Net_D, PO-nummer, Valuta
Køberoplysninger: Købers adresse, købers navn
Skatteoplysninger: Skattebeløb, Tax_ID
Tabeldetaljer: Produktbeskrivelse, mængde, pris, linjebeløb
Optical Character Recognition (OCR) software genkender nøgledatafelter i den digitaliserede faktura. Denne anerkendelse er baseret på deres placering på fakturaen, angivet af regler og skabeloner designet af udvikleren. Moderne værktøjer såsom Nanonets bruger mere sofistikerede AI-aktiverede fakturalæsere til intelligent at fange relevante data med minimale fejl gennem en kontinuerlig læringsproces.
3. Validering og godkendelser: Software kan udføre automatisk tre-vejs matchning mellem faktura, PO og kvittering ved at sammenligne de udtrukne data og matche dem med data fra en allerede eksisterende database. Automatiseringsværktøjet kan også træffe beslutninger, såsom at overføre transaktionen, markere fejl eller rejse undtagelser. Avanceret software, især dem som Nanonets, drevet af en AI-motor, kan omdirigere flagede fakturaer til yderligere handling.
4. Rute for fakturagodkendelse: Ved hjælp af fakturahåndteringssoftware som Nanonets kan fakturaen automatisk dirigeres fra et trin til det næste, og rykkere kan sættes op til godkendelse. Inkludering af uforudsete begivenheder og påmindelser i arbejdsgangen kan eliminere flaskehalse. Integrationen af elektroniske signaturer og digitale formularer kan muliggøre on-the-go godkendelser fra forskellige deltagere i processen
5. Betalingsbehandling: En fuldstændig automatiseret faktura til betalingsproces vil også omfatte betalingsslutningen, hvor en godkendt faktura automatisk betales digitalt. På trods af muligheden for automatisk betaling, inkluderer mange virksomheder, der bruger den automatiske faktura til betaling-proces, et manuelt indgreb her af hensyn til den økonomiske sikkerhed.
6. Lagring og arkivering af data: Et godt værktøj til automatisering af fakturaer til betalings vil ikke kun gemme alle data i en veldefineret database, men kan også generere en række finansielle rapporter, herunder pengestrømsrapporter, balancer, skatteoplysninger, beholdning og kreditorer/tilgodehavender.
Ifølge en seneste undersøgelse, her er de bedste automatiserede fakturabehandlingsløsninger, som mange virksomheder gerne vil implementere:
Ønsker du at automatisere den hverdagsagtige og mekaniske faktura-til-betaling-proces? Prøve Nanonetter™ AI-baseret OCR-løsning til at automatisere Invoice to Pay-processen i din organisation!
Nanonetter til intelligente faktura-til-betalingsprocesser
Nanonets er en AI-baseret software, der kan bruges til at automatisere og strømline fakturabehandlingstrinene i din virksomhed.
Data kan fanges fejlfrit fra en række forskellige fakturafiltyper. AI-motoren i Nanonets kan trænes med faktiske fakturaer uden behov for kodning, hvilket gør den tilpasselig til virksomheden.
Den har også indbyggede state-of-art algoritmer og en stærk infrastruktur til flertrinsgodkendelser. Nanonets fakturabehandlingssoftware kan integreres med andre systemer såsom Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce og er platformagnostisk. Det er nøjagtigt og skalerbart, sparer tid og penge for dit team til behandling af kreditorfakturaer og øger produktiviteten.
Nogle specifikke funktioner, der gør Nanonets til den ideelle løsning til automatisering af faktura-til-betalingsprocessen, er:
- Evne til at tilpasse - Du kan tilføje dine data til den forudtrænede fakturamodel og tilføje brugerdefinerede felter for at træne en model alt sammen på brugergrænsefladen
- Lokalt – Du kan køre Nanonets on-premises via en docker. Nanonet er GDPR-kompatibelt
- Spar tid og penge – Reducer ekspeditionstid (TAT) fra dage til minutter og omkostninger til dokumentbehandling med 90 %
- Support – On-chat-understøttelse til realtidsforespørgselsopløsning hjælper brugere med at navigere i den til tider komplicerede verden af fakturaregistrering.
- API dokumentation – I dokumentationen finder du kodeeksempler, der er klar til affyring i Shell, Ruby, Golang, Java, C# og Python, samt detaljerede API-specifikationer for forskellige slutpunkter.
Nanonets fakturaopsamlingssoftware kan forbinde datakilder som e-mail, Google Drive osv. med API'en, der feeder de opsamlede data direkte ind i dit CRM/WMS/DB.
Tag væk
Automatiseringen af faktura til betaling-processen kommer med overbevisende fordele såsom tids- og omkostningsbesparelser, strømlinet kreditorproces og i sidste ende bedre bundlinjer. Valget af et faktura-til-betalingsautomatiseringsværktøj afhænger af det automatiseringsniveau, som virksomheden garanterer, og softwarens evne til at blande sig med virksomhedens praksis og politikker.
Den software, der skal bruges, afhænger også af virksomhedens budgettildeling, som tager hensyn til virksomhedens omfang, bundlinjen og virksomhedens investeringspotentiale.
Andre faktorer, der skal tages i betragtning ved valget af et automatiseringsværktøj til fakturahåndtering, er brugervenlighed, teknisk support, virksomhedens behov for datalagring og integration med eksisterende digitale værktøjer, som virksomheden bruger.
Det skal huskes, at enhver faktura til betalingssoftware er et synergistisk værktøj, der giver menneskelige medarbejdere mulighed for at koncentrere sig om mindre hverdagsagtige opgaver af højere værdi, såsom forretningsudvikling og andre aktiviteter, der bidrager til virksomhedens værdi.
- "
- &
- 7
- Om
- Konto
- Bogføring og administration
- Handling
- aktiviteter
- Ad
- tilpasset
- adresse
- fremskreden
- AI
- algoritmer
- Alle
- allokering
- Skønt
- En anden
- api
- godkendt
- revision
- Automatiseret
- Automation
- Bank
- bankkonto
- være
- fordele
- Sedler
- Bing
- Bosch
- virksomhed
- virksomheder
- tilfælde
- Kontanter
- pengestrøm
- karaktergenkendelse
- kontrol
- Kontrol
- lukket
- rod
- kode
- Kodning
- Fælles
- Virksomheder
- selskab
- overbevisende
- koncentrere
- Konsensus
- fortsæt
- kontinuerlig
- Omkostninger
- kunne
- Kunder
- data
- data opbevaring
- Database
- deal
- forsinkelser
- levering
- Udvikler
- Udvikling
- forskellige
- digital
- digitalt
- digitalisering
- Docker
- dokumenter
- drevet
- medarbejdere
- Enterprise
- især
- etc.
- eksempel
- udvider
- forventet
- udvinding
- faktorer
- FAST
- Funktionalitet
- Fields
- finansielle
- Fornavn
- Fix
- flow
- formular
- formularer
- fremtiden
- generere
- godt
- hjælpe
- hjælper
- link.
- historie
- Hvordan
- HTTPS
- billede
- gennemføre
- vigtigt
- Herunder
- inklusion
- Forøg
- oplysninger
- Infrastruktur
- integreret
- integration
- Intelligent
- opgørelse
- investering
- fakturering
- IT
- Java
- Nøgle
- King (Konge)
- kendt
- LÆR
- læring
- Niveau
- Line (linje)
- placering
- Lang
- ledelse
- manuel
- model
- penge
- mere
- mest
- OCR
- online
- ordrer
- ordrer
- organisationer
- Andet
- maleri
- Papir
- deltagere
- Betal
- betaling
- betalingsbehandling
- betalinger
- perron
- politikker
- fattige
- pris
- Problem
- behandle
- Processer
- Produkt
- produktivitet
- Produkter
- give
- giver
- køb
- Pymner
- Python
- læsere
- realtid
- optage
- reducere
- forhold
- Relationer
- Rapporter
- R
- regler
- Kør
- Said
- salg
- salgsstyrke
- skalerbar
- Scale
- sikkerhed
- Tjenester
- sæt
- Shell
- lignende
- Simpelt
- Størrelse
- lille
- små virksomheder
- Software
- solgt
- Løsninger
- specialiserede
- regneark
- Stage
- påbegyndt
- Tilstand
- opbevaring
- butik
- stærk
- forsyne
- forsyningskæde
- support
- Systemer
- Tablet
- skat
- Beskatning
- tech
- Gennem
- tid
- i dag
- værktøj
- værktøjer
- top
- spor
- traditionelle
- transaktion
- Transaktioner
- Gennemsigtighed
- us
- brugere
- værdi
- synlighed
- bind
- veldefinerede
- VIN
- Tråd
- inden for
- uden
- workflow
- world
- ville
- år