طلب الشراء مقابل أمر الشراء: الاختلافات

طلب الشراء مقابل أمر الشراء: الاختلافات

الطابع الزمني: 27 نوفمبر 2023 الساعة 11:29 مساءً
عقدة المصدر: 2982246

تعد إدارة التدفق النقدي داخل عملك أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح المالي - وهذا أمر بديهي. في حين أن المحاسبة على أساس الاستحقاق تتيح لك تعديل الإحصائيات وتدليكها لتعكس النفقات غير النقدية، فإن جميع الشركات تعيش وتموت على المحاسبة النقدية: هل تجلب منتجاتك أو خدماتك نقودًا أكثر مما ترسله؟

 في حين أن بيع خدمة أو منتج متميز يعتمد على قوى خارجة عن سيطرتك، مثل السوق والعوامل الاقتصادية يمكن إدارة التدفق النقدي الخاص بك إلى درجة لائقة. ولكن، كما قال أسطورة الأعمال بيتر دراكر، "لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه."

إن إدارة تدفقاتك النقدية بشكل صحيح تتطلب أولاً الفهم الذي ينفق ماذا داخل مؤسستك. يعد وضع إرشادات واضحة لطلبات الشراء وأوامر الشراء خطوة أولى مهمة في قياس ما تنوي إدارته.  

أمر الشراء مقابل طلب الشراء: ما الفرق؟

يعد طلب الشراء (PR) وأمر الشراء (PO) منعطفين رئيسيين في عملك استراتيجية الشراء. يكمن الاختلاف في ترتيبها ضمن سير عمل المشتريات في شركتك. الفرق بين أمر الشراء مقابل العلاقات العامة بسيط:

  • طلب الشراء مخصص للاستخدام الداخلي ويربط المستخدم النهائي للمنتج أو الخدمة (الموظف) مع سلطات الموافقة عبر الوثائق التي توضح تفاصيل النفقات. 
  • ينشأ أمر الشراء من الطلب وينتقل إلى البائع أو المورد لتلبية الحاجة. 

كلاهما يخدم وظائف حيوية، بما في ذلك إدارة الوثائق ومراقبة الميزانية ومراجعة الحسابات للوظائف المالية لشركتك. 

ما هو طلب الشراء؟

يمكن أن يكون طلب الشراء معقدًا أو بسيطًا بالقدر الذي تريده، حيث تحتاج المؤسسات الأكبر غالبًا إلى فحوصات وعمليات أكبر ضمن سير عمل العلاقات العامة مقارنة بالمتاجر الصغيرة التي تضم عددًا قليلاً من الموظفين. في كلتا الحالتين، على الرغم من ذلك، فإن الجوهر الأساسي للعلاقات العامة هو نفسه: الغرض منه هو أن يكون بمثابة طلب رسمي من قبل الموظف لشراء أو الحصول على السلع أو الخدمات التي يتم توجيهها من خلال سير العمل الخاص بك.

لماذا تحتاج إلى طلبات الشراء؟

تذكر أنه لا يمكنك إدارة ما لا يمكنك قياسه، وقياس نفقاتك يبدأ بفهم قوي لكيفية تدفق الأموال إلى الخارج. ما لم تكن أنت من يبدأ شخصيًا كل عملية شراء داخل مؤسستك بدون أي مساهمة من الموظفين (وهو أمر غير محتمل)، فستحتاج إلى التتبع الدقيق الذي يأمر ماذا، ل ما الغرضولل كم ثمن. يلبي طلب الشراء جميع هذه المعايير، وينتهي بفحص نهائي من قبل موظفين معينين لمنع الاحتيال المالي، والهدر، وإساءة الاستخدام داخل عملك.

تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بسجلات نفقات دقيقة لأنظمة الإدارة المالية الخاصة بك في حالة قيام مصلحة الضرائب الأمريكية بالطرق لإجراء التدقيق. في كلتا الحالتين، تقوم عملية طلب الشراء الجيدة تلقائيًا بإنشاء نظام محاسبي شامل لنفقات الشركة والحفاظ عليه. 

كيف يعمل طلب الشراء؟

كما قلت، تختلف مسارات العمل المحددة بين الشركات. بالنسبة لسير العمل هذا، سننظر في كيفية قيام شركة متوسطة الحجم تضم 100 موظف بتوجيه طلب شراء. اعتمادًا على حجمك ونطاقك، قد يكون سير عمل طلب الشراء الخاص بك أكثر بساطة أو أطول بكثير وأكثر تعقيدًا.

فيما يلي مخطط أساسي لتسلسل طلبات الشراء النموذجي:

  1. يحدد الموظف الحاجة – سواء كانت روتينية أو حالة خاصة – ويقدم نموذج طلب الشراء. يتضمن النموذج عادة ما يلي:
    1. اسم الموظف أو القسم
    2. الموقع (إذا كانت المكاتب متباينة جغرافيًا أو كنت تعمل بشكل أساسي عن بُعد)
    3. كمية ونوع العناصر المطلوبة
    4. الاسم التجاري للمورد وعنوانه
    5. السعر الدقيق أو المقدر
    6. تاريخ الاستحقاق/عند الحاجة إلى السلعة أو الخدمة
  2. يتحقق المدير الأول أو سلطة التوصية بالموافقة من أن المنتج أو العنصر ليس بالفعل جزءًا من مخزونك/ليس في متناول اليد ويرسل الطلب إلى فريق الإدارة المالية.
  3. يضمن قسم الشؤون المالية امتثال البائع لمعايير وممارسات شركتك، ويضمن وجود حاجة صالحة تبرر النفقات، وأن الطلب يتوافق مع ميزانيتك.

بمجرد حصولك على التمويل، يمكنك إنشاء طلب شراء لتلبية الطلب.

ما هو طلب الشراء؟

أمر الشراء هو طلب رسمي يتم إرساله إلى البائع للحصول على السلع أو الخدمات الموضحة في الطلب. غالبًا ما يكون أمر الشراء أكثر تعقيدًا من الشراء من حيث النطاق ويتضمن لغة قانونية لإلزام كل طرف تعاقديًا بالمعاملة. كما أنها منظمة وفقًا لأنظمة الإدارة الداخلية لديك. إذا كان البائع كبيرًا بدرجة كافية أو كانت لديك علاقة مستمرة، فمن المحتمل أن يتم تنسيقه وفقًا لأدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة به.

لماذا تحتاج إلى أوامر الشراء؟

يوجد أمر الشراء لطلب السلع أو الخدمات بشكل رسمي وقانوني من البائع. تُلزم هذه الاتفاقية القانونية كل طرف بالمعاملة وتضمن فهمًا مشتركًا لما هو متوقع، وكم ومتى تكون هناك حاجة إليه. ويساعد ذلك على تجنب مفاجآت الفواتير ويبقي جميع المشاركين في عملية الشراء مسؤولين وصادقين مع بعضهم البعض مع تجنب سوء التواصل أو الخطأ البشري الذي يحدث غالبًا أثناء المعاملات الشفهية أو اتفاقيات المصافحة.

 وكما هو الحال مع طلبات الشراء، يوجد أمر الشراء ليكون بمثابة سجل ورقي قابل للتدقيق لإدارتك الداخلية أو في حالة قيام وكالة خارجية بتفتيشك.

كيف يعمل أمر الشراء؟

 بمجرد الموافقة على الطلب، تقوم الإدارة المالية لديك بإكمال أمر الشراء ومتابعة سير عمل الشراء.

  1.  يرسل الفريق المالي أمر الشراء إلى البائع ويستلمه فاتورة. من هناك ، يتم دفع البائع على الفور، أو يتم الاحتفاظ بالفاتورة في الحسابات المستحقة الدفع لمدة محددة أو حتى يتم استيفاء أمر الشراء (اعتمادًا على العنصر والعمليات الداخلية واتفاقية البائع).
    1. إن الجزء الأساسي من العناية الواجبة لفريقك المالي هو المطابقة الثلاثية. هذا حسابات قابلة للدفع وظيفة القسم التي تقوم بالتحقق من أمر الشراء، فاتورةوإيصال التسليم للتأكد من عدم وجود أي احتيال أو خطأ بشري يمكن أن يسبب نفقات غير متوقعة.
  2. بمجرد تسليم العنصر أو تقديم الخدمة، يقوم الطرف المسؤول (إما الطالب الأصلي أو الفريق المالي) بإنشاء إيصال وحفظه مع الحسابات المستحقة الدفع لتسهيل المطابقة الثلاثية وإظهار استيفاء أمر الشراء.

وفي الختام

 كان هذا تفصيلًا أساسيًا لطلبات الشراء وسير عمل أوامر الشراء. في الواقع، فإن عملية طلب واستلام البضائع من بائع خارجي هي عملية شاقة ويمكن أن تكون طويلة. ولهذا السبب يعد إنشاء إجراء تشغيل قياسي لطلبات الشراء وأوامر الشراء أمرًا أساسيًا لضمان الشراء السلس وحفظ سجلات الجودة.

 وكما هو الحال مع العديد من وظائف الأعمال الإدارية، أصبحت جوانب المشتريات هذه رقمية أو آلية بشكل متزايد. هذه أخبار رائعة لأصحاب الأعمال والموظفين - في حين أن سير العمل المحسّن يمكن أن يسرع الأمور، لا يمكنك تحسين سرعة تسليم الأعمال الورقية ذهابًا وإيابًا، خاصة في إعدادات العمل عن بعد أو إذا تم خلع مقرك الرئيسي ومكاتبك.

 الطُرق الفعّالة أتمتة الحسابات الدائنة تشمل الأدوات طلب الشراء الشامل وإدارة أوامر الشراء. تشمل الابتكارات في سير العمل ما يلي:

  • أدوات فحص مدعومة بالذكاء الاصطناعي لإنشاء طلبات رسمية من رسائل البريد الإلكتروني للموظفين أو رسائل Slack.
  • الموافقة التلقائية على AP لفئات أو طلبات معينة ضمن مبلغ معين بالدولار لا يحتاج إلى فحص بشري.
  • المزامنة مع برنامج المحاسبة الخاص بك لترحيل الطلبات والفواتير والإيصالات لتمكين المطابقة الثلاثية والتسوية بسرعة.
  • يضمن تخزين البيانات على المدى الطويل ضمن سحابة آمنة أنك متوافق وجاهز للتدقيق.

هذه ليست سوى عدد قليل من الابتكارات التي تشكل عملية الشراء، ولكن كل منها يعمل على تبسيط طلب الشراء وسير عمل أمر الشراء بشكل فريد. وكلما تطورت ورعايتك أكثر إدارة المشتريات و أتمتة AP، كلما زاد حجم النظام البيئي الذي تقوم بإنشائه - وأصبح من الأسهل عليك إدارة المهام الإدارية التي تنتقص من تركيزك التشغيلي.

بغض النظر عن مستواك أتمتة التمويلإن فهم أمر الشراء مقابل طلب الشراء هو الخطوة الأولى لإدارة الإنفاق والحفاظ على تدفق الأموال النقدية - إذا كنت تدير ما يمكنك قياسه الآن.

الطابع الزمني:

اكثر من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي