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由于效率低下,企业每年损失数百万美元,这已不是什么秘密。
企业迷失方向 1万亿美元 每年由于无效的管理活动!
智能工作流程自动化可以节省时间、提高产量并削减开支。 没有办法摆脱它。
本文将展示如何 工作流管理解决方案 可以自动化日常程序,最大限度地减少重复性工作和操作员错误,检测瓶颈并简化所有部门之间的沟通。
我们还将看到 5 年排名前 2023 的工作流自动化软件以及它们之间的比较。
- 纳米网
- HubSpot的
- 吻流
- 整合
- 弗洛克祖
什么是工作流程?
工作流是完成手头任何任务所需的一系列连续步骤。 工作流用于定义任务完成之前所需的过程。
什么是工作流自动化?
工作流是一系列顺序步骤,工作流自动化使用基于规则的逻辑系统自动执行这些顺序步骤。
简而言之,工作流自动化是使用基于规则的顺序逻辑步骤来消除人为干预并在任务标记为完成之前自动化任务的各个方面的过程。
工作流自动化的例子是使用像这样的工具 纳米网 至 从PDF提取文本 并将其保存在在线 Excel 工作表中或向所有在假期期间给你发邮件的人发送不在办公室的消息。 完成后,这种自动化需要是一个简单的过程,经常执行以提高日常生产率。
为什么需要工作流自动化?
办公室沟通以口头交谈、电话、电子表格、白板和便利贴为主。业务信息分散在多个渠道中,组织尚无法看到这些碎片信息的全部影响。
工作流自动化通过简化流程在这种混乱中带来秩序。 以下是使用工作流自动化软件的一些好处:
- 简化业务流程,让每个人每次都遵循相同的流程
- 减少手动数据输入导致的错误率
- 通过自动化日常任务来提高生产力
- 通过识别瓶颈提高透明度
- 通过基于角色的访问提高数据安全性
- 实时数据同步
- 节省时间、降低成本和员工工作量
還有更多
这使组织能够承担更多的工作和项目,而无需雇用额外的人员,从而使组织能够呈指数级扩展。
工作流自动化如何工作?
在处理流程时,通常最好选择“一体化”工作流程自动化系统。此类工作流程自动化系统可以通过更专业和个性化的方法自动化内部和外部流程。
虽然根据轮换潜在客户分配公司销售团队的具体职责是内部工作流程的一个例子,但通过电子邮件和潜在客户生成的营销活动属于外部工作流程的范畴。
工作流自动化可以帮助员工节省发送电子邮件和跟进线索等日常琐事的时间和精力,使他们能够专注于更高效、更重要的工作,同时降低公司的总体成本。 想象 将联系人详细信息导入 Salesforce or 领导 Salesforce 的电子邮件 – 自动化端到端!
以下是有关如何在您的组织中开始工作流程自动化的分步见解。
工作流程自动化的分步指南
1.指定流程
您必须理解工作流程的起点和终点才能使其自动化。
- 什么启动了这个过程?
- 工作流程何时结束?
- 期望的输出是什么?
Sumber: 清醒图表
2. 确定工作流程中的每个参与者。
确定起点和终点的位置后,将它们连接起来。
谁参与了这个过程? 任何有权访问该材料的个人都必须被识别,即使只是为了审查或分发它。
3. 编制一份所有程序、工具和系统的清单。
除了工作流程中涉及的个人之外,您还必须关注对任务有影响的流程、工具和应用程序。
例如,协作工具、共享收件箱和数据库。如果您的组织使用低代码自动化或其他类型的参与模型,请务必考虑工作流程的影响。
4. 列出所有可能的输入路径。
工作流程可能依赖于来自各种来源的数据或信息。 这些可能是从此类应用程序或网络收集信息的表单,例如请求、电子邮件、消息、机器人或数据。
5. 注意所有的交接。
传输过程项或信息时经常会出现问题。这些可能会导致瓶颈、后续失败或项目停滞,因为不清楚接下来谁应该真正管理该项目。
6. 制定自动化愿望清单。
在为您的流程创建详细计划后,列出您想要自动化的任务和流程。
7. 在未来的迭代中创建工作流。
您现在已准备好使用您首选的自动化工具更新工作流程。 使用像 Nanonets 这样的低代码工具将使您能够使用易于使用的图形界面创建工作流和配置自动化系统。
8. 检查未来的版本。
在将新流程介绍给您的团队之前,请仔细测试它,以确保输出满足预期的结果并且没有问题,例如延迟或潜在的数据泄漏。
9. 通知你的员工。
如果您使用的流程软件对他们来说不熟悉,您必须培训您的员工使用新工具。 如果他们习惯了您的系统,请检查他们是否了解优化工作流程中的各个阶段并且能够轻松地执行它。
10. 实施、监控和改进。
在与您的团队批准新的自动化工作流程的部署后,您可以开始持续监控并定期改进工作流程的任务,以保持其准确性、有效性和生产力。
5 年 2023 款最佳工作流自动化软件
市场上有许多工作流自动化的选择。 让我们来看看前5名 工作流程管理软件 。
纳米网
Nanonets 受到 30,000 多人的信任,可将手动流程自动化并节省 90% 的时间和 80% 的成本。
Nanonets 是一个无代码、易于使用且可定制的工作流自动化平台,可以在 15 分钟内自动化任何复杂的流程。 Nanonets 拥有 5000 多个一键式集成、简单的 1 天设置、透明的定价和永久免费计划,是自由职业者和企业等的最佳选择。
Nanonets 可以自动化手动流程,例如发票处理, KYC、客户入职、文档自动化、文档验证等。
评分: 4.9 在 Capterra 上
最适合 文档工作流程自动化
优点
- 操作简单
- 1 天设置
- 拖放工作流构建器
- 人工在环工作流程
- 5000 +集成
- 24x7 实时支持
- 个性化培训
- 免费迁移和技术支持
- 本地和云托管
- 基于角色的访问
- 符合 SOC2 标准
缺点
- 没有流程图视图
- 没有离线申请
Nanonets 有许多满意的客户。 以下是他们如何分享使用 Nanonets 的经验。
荣誉不言而喻。
开始使用 Nanonets 的工作流程自动化模型。你也可以 安排演示 至 s了解 Nanonets 如何帮助您自动化手动流程! 或者 开始你的免费试用!
吻流
Kissflow 是一种低代码工作流自动化软件,用于从单个数据库创建和管理流程。 Kissflow 界面非常易于使用拖放元素、实现有效协作和轻松集成的功能。
Kissflow 最适合项目管理,但当您需要 OCR 软件时可能会达不到要求。 您可以将 Kissflow 与 Nanonets 连接起来,以实现完整的文档工作流程自动化。
评分: 4.9 在 Capterra 上
最适合 项目管理
优点:
- 最适合员工跟踪
- 简单的工作流创建者
- 卓越的客户服务
- 出色的表单创建器,可简化数据输入
缺点:
- 数据导出具有挑战性
- 电子邮件自动化不包含在基本包中
- 最适合中型企业及以上
整合
Integrify 是工作流自动化软件,可以连接多个数据源。 与 Zapier 和 Power Automate 非常相似,Integrify 跨应用程序同步数据并确保单一事实来源。 该软件具有拖放界面,易于使用。
评分: 4.6 在 Capterra 上
最适合 数据同步自动化
优点:
- 实时同步数据
- 操作简单
- 轻松创建审计跟踪
缺点:
- 不适合自由职业者和小型企业
- 复制流可能会导致特定数据类型的丢失
- 过时的用户界面
弗洛克祖
Flokzu 是一种基于云的低代码流程管理工具,可使用工作流自动化自动执行重复的手动任务。 Flokzu 允许用户使用拖放创建器、电子邮件警报、基于角色的访问等功能来创建、管理和优化业务流程。
评分: 4.9 在 Capterra 上
最适合 业务流程管理
使用 Flokzu 的优点:
- 无代码工作流程
- 沙箱环境存在于软件内部
- 具有适合远程团队的强大功能
- 高效的业务流程管理
使用 Flokzu 的缺点:
- 无离线界面
- 对于初次使用的用户,用户界面可能会很复杂。
HubSpot的
HubSpot 本质上是一个 CRM 程序,它为创建工作流程和自动化营销活动提供资源。 Hubspot 有一个拖放序列构建器界面,可用于电子邮件自动化、销售自动化和营销自动化。
评分: 4.9 在 Capterra 上
最适合 营销自动化
使用 Hubspot 的优点:
- 操作简单
- 拖放工作流构建器
- 7天试用期
使用 Hubspot 的缺点:
- 付费技术支持
- 每个计划的限制功能
- 没有复杂的分支选项
- 附加功能成本高
- 复杂的工作流程变得困难
- 没有基于规则的逻辑分支
- 无 OCR 应用程序
为什么选择 Nanonets 用于工作流程自动化?
Nanonets 是一个基于 AI 的智能自动化平台,它使用基于规则的顺序工作流来自动化手动流程。 Nanonets 可以使用内置强大的 OCR 软件自动执行手动数据输入过程,该软件可以从 PDF、文档、 手写文件, 和图像。
Nanonets 是一款易于使用、无代码且可定制的工作流管理软件,可实现自动化 文件处理, 发票处理、审批工作流程、保险要求等。
您可以使用 Nanonets 工作流程来自动化
和更多。 可能性是无止境。
Nanonets 受到来自 30,000 多家企业的 500 多人的信任,每年可实现 30 万多个文档流程的自动化。 了解有关 Nanonets 如何在不到 15 分钟内自动化您的手动流程的更多信息。 获得免费的产品之旅。
如何选择最好的工作流程自动化软件?
市场上充斥着工作流自动化软件。 我们已经提到了您可以在上面使用的前 5 个工作流自动化平台。
现在,让我们看看如何为您的组织选择最佳工作流平台。 以下是一些需要寻找的功能:
方便使用的
为了提高软件的采用率,您必须使用每个人都可以使用的简单直观的工具。 您必须确保工作流自动化系统是一个直观且无代码的平台,如 Nanonets。 使用现代用户界面无代码平台有很多好处,因为编码人员和非编码人员都会使用该平台。 这也减少了对编码人员创建工作流的依赖。
集成
集成是工作流自动化的生命线,因为您需要从一个来源获取数据并将其发送到另一个来源。 在做出最终决定之前检查集成。
简易工作流程生成器
工作流生成器将用于创建工作流。 如果它不直观,您的团队将不会使用它。 因此,为了实现软件的全部潜力,它需要简单。
基于角色的访问
您将使用工作流自动化软件处理敏感的公司数据。 为了防止欺诈,请确保工作流软件提供基于角色的访问。 Nanonets 为用户提供基于角色的访问,以降低违规或欺诈的可能性。
最后的思考
工作流自动化对于企业扩展和繁荣至关重要,不允许任何事情从裂缝中溜走。 通过允许技术执行手动工作,您可以成功地扩展您的公司而不会经历任何成长的烦恼。
如果你想自动化手动流程,你可以试试 Nanonets。 我们的专家团队可以指导您完成整个过程,并帮助您开始工作流程自动化之旅的每一步。
常见问题
什么是工作流自动化软件?
工作流自动化软件根据工作流规则设计、实施和自动化程序,其中人工任务、信息或文件根据已建立的业务规则在系统或人员之间进行定向。 您的公司可以通过使用企业工作流软件来自动化流程以节省时间并减少错误。
什么是最好的工作流自动化软件?
以下是 2023 年一些最好的工作流自动化软件。
- 纳米网
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工作流程的三个基本组成部分是什么?
输入、转换和输出是工作流程图的三个基本元素。这些状态中的每一个都被赋予一个工作流程阶段。
工作流自动化统计
有哪些工作流自动化示例?
所有常见的工作流类型都可以自动化。 例如,您可以为团队中的每个人建立自动审批工作流程,或为人力资源部门生成招聘入职模板文件。
以下是我们日常组织生活中一些最常见的工作流自动化软件用例。
营销:
营销运营流程 (MOPS) 在广告活动、客户沟通、监控统计和市场调查中使用工作流自动化。 阅读如何使用 客户服务中的 RPA.
销售:
工作流管理是流行 (CRM) 软件的另一个功能。 它简化了部门合作、表格填写和客户互动。 例如,当客户提交特定操作(例如签署表单或输入数据)时,CRM 可以自动在审批阶段发出警报并修改内部仪表板数据。
制造:
供应和组织结构的变化被工作流程自动化所抵消。 它减少了重复并减少了质量控制错误。 特别是工作流程自动化缩短了预算和分销网络批准的周期时间。 上市产品开发计划、合同管理联系和采购请求处理的工作流程都可以通过制造实现自动化。 阅读更多 制造业中的 RPA
数据保护:
IT 自动化可以更快、更灵活地响应安全风险。 IT 可以通过自动化事件报告并将它们与现有的安全产品和策略集成来更好地管理混合系统和虚拟系统。 此外,企业可以自动化操作以监控在线风险以提高安全性。
IT运维:
工作流自动化有助于监控众多部门的网络用户,包括内部核心网络的销售、财务、监管和管理团队。
系统管理:
工作流编码是 IT 即服务 (ITaaS) 为企业提供的托管云服务之一。 集成控制由工作流自动化软件建立,用于设置、实施和管理公司网络。
工作流自动化为软件定义网络 (SDN) 和软件定义广域网 (SD-WAN) 这两种不同的 IT 托管服务技术提供更强大的集成监控。 由于工作流自动化,IT 可以更轻松地处理此类实时系统。
业务规则引擎和工作流引擎有什么区别?
在这两种技术的帮助下,自动化业务流程可以由很少或没有技术专长的人管理和修改。 由于这些引擎都不需要更改源代码,因此大多数工作人员即使没有编程经验也可以管理软件。
他们执行非常多样化的任务并服务于非常不同的目的。 例如,业务规则引擎用于支持决策过程,特别是那些涉及许多复杂因素的过程。 根据工作流设计,工作流引擎执行特定任务。
顾名思义,业务规则引擎以基本规则为指导。 工作流软件是根据将要自动化的特定流程的体系结构设计的。 与协助执行业务操作的工作流引擎相比,业务规则引擎仅有助于开发业务知识。
工作流引擎和规则引擎显然是两个截然不同的概念,尽管有些人可能会互换使用这些术语。业务规则引擎使得定义各种业务程序成为可能,这将有助于制定复杂的决策并扩大公司的一般知识体系。
流程设计用于使用工作流软件组织众多操作。 这两种技术都具有适应性和灵活性,使没有编码经验的人可以管理、修改和组合这些系统。
机器人过程自动化和工作流自动化之间有什么区别?
虽然 RPA 的范围更广,它可以从头到尾自动化整个工作流程,但工作流程自动化管理企业运营或工作流程中的特定任务。
业务运营或工作流程中的任务由工作流程自动化执行。 另一方面,RPA(机器人流程自动化)根据业务设置的规则自动执行完整的操作。
请记住,RPA 比这两种软件自动化技术更具适应性,并且它们的用途和应用程序各不相同。 根据特定任务的要求,您应该只选择一项或两项。
成功的商业计划取决于选择正确的自动化技术,并且应考虑价格以外的因素。选择节省时间的自动化解决方案可能很诱人,但考虑您的独特需求并决定工作流程自动化或自动化机器人流程是否对您的业务最有利,这一点至关重要。
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