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许多已经从纸质文件转向基于计算机的归档程序的公司都明白,数字文件可能与模拟文件一样杂乱无章。 然而, 数字化文件 从长远来看,节省了大量的精力和时间; 它只有在正确完成后才能运行。 这就是文档索引到达的地方。
文档索引是使您的公司能够组织您的数字文件和保存未来文件的绝佳方式。 它还涉及整个机构程序中涉及的文件,从应收账款和 应付账款 至 采购付款.
什么是文档索引?
文档索引使用适当的标签或属性组织文档,以便在将来搜索或检索文档时获得更好的可见性。
例如,公司可以按客户编号、客户姓名、员工姓名、日期或以后可能相关的其他重要特征对文档进行索引。它是组织的基础的重要组成部分 文件管理网络 被建造。
让我们举一个字典的例子。字典包含广泛的单词及其含义。如果您必须从字典中查找特定的作品,则查看每一页将花费几个小时。
但是通过使用该索引,您的搜索可以缩短到几分钟或几秒钟。 文档索引规定了一个类似的假设。 通过将特定标签附加到 数字文件,您可以利用这些标签中的术语更轻松地找到您需要的信息,而不是手动分析堆积如山的文件。
文档索引概念
人们可以通过几个概念来理解和了解文档索引。 让我们简要地访问它们:
- 数据库: 数据库是一个 电子 保存在一个地方并可供许多用户出于许多不同目的访问的文档集合。 它也可能是存储在计算机上的有组织的文档或数据集合,程序可以使用它们来讨论并对查询提供快速、灵活的答案。
- RDBMS:术语“RDBMS”(关系数据库管理系统)是指在表中维护数据和数据之间的关系的数据库管理系统。
- 关键领域—索引字段—是用于对文档进行分类和排列的数据库字段。它们通常由用户定义,可用于扫描和检索文档。示例包括发票号码、客户姓名、日期和地址。
- 匹配、合并和填充索引 索引数据已经存在于其他系统中的区域,例如 会计系统. 它允许您为一个或多个字段编制索引,并使用匹配的另一网络(例如会计或人力资源系统)提供的表查找或文本文件中的数据自动填充剩余字段。
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为什么文档索引很重要?
文档索引不仅可以实现快速文档检索。 文档索引有很多优点,包括:
增强的文档组织
员工可以使用正确的文档索引系统节省搜索正确文档的时间。
更轻松的审计合规性
如果文件已经根据财政年度和其他相关指标编制索引和组织,您就可以轻松地免除及时收集文件进行审计的麻烦。
节省时间
但是,如果您和您的团队拥有适当的文档索引协议,您可以将搜索的时间用于高效工作。
文档索引的类型
除了文档索引的诸多好处之外,还有许多不同的索引方法,因此您可以选择最适合您的一种(或多种方法的组合) 文档工作流程. 这些策略包括以下内容:
全文索引
使用全文索引,可以扫描文档的全部内容,使您可以在文本的任何位置搜索短语或关键字。
它与大多数文字处理程序和网络浏览器中包含的“查找”(Ctrl+F 或 Command+F)工具相同。这种索引类型的用户友好性使其成为最简单的索引类型,但它需要大量的存储空间。
您可以使用 Nanonets 使文档可搜索。 怎么看。
自动索引
自动索引,也称为变量查找索引,选择性地索引与数据库匹配的文档的重要部分,例如客户编号或名称,而不是索引整个页面。
此过程使用文档索引软件。 不过,对企业而言,索引文档(例如始终包含以下字段的账单)可能是有益的 匹配数据 在数据库中。
元数据索引
“关于数据的数据”是一个经常用来指代元数据的术语,但它非常详细。例如,在捕获图像以制作 pdf 文件时;它捕获拍摄的时间。
此外,它还允许您添加额外的“标签”,称为 PDF元数据. 在对文档进行数字化或扫描时,可以使用元数据,例如您希望用于以后搜索的标签和其他信息。 然后,在获取文档时,它会扫描元数据,而不是使用您的文档检索程序扫描整个文档。
使用字段数据自动编制索引
基于字段的索引是指数据库中的各种数据源,也称为字段。 它在概念上与元数据索引相同。 例如,您可以使用基于字段的索引在数据库中搜索客户列中具有相同名称的记录。
文档索引并不棘手。使用上述所有方法在自动驾驶仪上索引文档。
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文档索引如何工作?
哪种文档索引最适合您将取决于每个相关方打算如何使用您正在索引的文档。 您必须知道员工最有可能在线查找的信息以及他们最有可能用来查找这些信息的搜索词。 了解员工需求是确保您以一种能够快速检索文档的方式编制索引的唯一方法。
一旦您了解如何使用索引论文以及哪种类型的索引对您的组织最有意义,就很容易为文档编制索引。 索引过程需要对数字化和扫描的材料进行扫描和分类,以手动或自动定位预定的关键短语。 下面提供了对索引编制过程的更深入的解释:
了解文档索引用例
您应该使用的索引类型取决于您要编制索引的文件,无论它们是人事记录、发票还是其他东西; 知道谁将取回这些文件以及为什么取回这些文件也很重要。
确定要使用的文档索引类型
某些类型的论文可能很容易找到,而不需要那么多信息来建立索引。例如,您可能只需要发票中的基本信息,例如帐号或供应商名称。
索引适用数据
您可以手动为数据编制索引,或者最好在确定哪种形式的索引有意义后,依靠可以为数据编制索引的软件。
双键法是手动完成时最有效的索引技术。 两个人通过将他们看到的信息输入到文件的适当元数据字段中,使用此方法使用必要的索引短语标记每个扫描的文档。 这使得交叉比较可以发现任何错误。 双键节省了大量时间并大大减少了错误。
如果您依赖软件,则必须指定软件应从文档的哪些部分获取的准则。 例如,正确的文档索引软件与 OCR技术 允许计算机从图像中读取文本,这对于索引相关数据和数字化文档的物理副本至关重要。
Nanonets - 最好的文档索引软件
Nanonets是一个 基于AI的文档管理系统 允许用户使用无代码平台 端到端文档管理. Nanonets 自动执行所有文档处理,例如
和更多。 Nanonets 有一个内置的 OCR 软件,它使用关键字提取来识别文档并将它们相应地索引到相应的数据库。 Nanonets AI 算法会随着时间的推移进行学习,并轻松处理非结构化、半结构化或自定义文档。
来自 30,000 多家企业的 500 多名专业人士信赖 Nanonets 来高效管理文档。
使用 Nanonet 可以带来许多好处,包括节省成本、增强合规性和提高生产力。 以下是让 Nanonet 与众不同的一些独特优势:
- 无需编码
- 适用于所有文档类型
- 自定义人工智能模型
- 不需要后处理或预处理。
- 处理多语言文档
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- 1 天设置
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如何使用 Nanonets 进行文档索引?
第 2 步:从主屏幕中选择文档分类模型。
第 3 步:选择您要包含的文档标签。
第 4 步:Nanonets AI 算法只需要 25 个文档来训练 AI 模型识别您的文档类型。 为每个文档标签上传 25 个文档并让模型进行训练。
第 5 步:完成后,您可以使用文档工作流自动发送文档,对其进行索引并根据需要将它们发送到数据库。 您可以使用文档工作流从文档中提取数据、处理文档或通过审批流程发送它们。 你的想象力是限制。
使用 Nanonets 进行文档索引很容易。
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它如何帮助您查找文档?
文档索引是任何业务文档管理技术的基本元素,是构建更高效工作流的绝佳方式。 有了足够的索引,您的员工需要的任何文档都可以通过有限的按键操作轻松搜索和检索。 但是如果您没有足够的工具,实现强大的文档索引可能会很复杂。
结论
文档索引是一种强大的方法,可帮助以后从庞大的档案(包括数千份文档)中检索文档。 文档可以按其全文内容(就像可以访问数据中的任何单词)或与文档相关的信息(例如制作日期、唯一标识符或文档的中心主题)进行索引。
阅读有关文档管理的更多信息:
常见问题
用于索引文档的数据是什么?
充分利用新数字文件的一个重要决定是选择要使用的索引标准。 用于索引的一些数据实例包括:
- 订单号
- 地址
- 重要日期
- 名字和姓氏
- 电话号码
- 发票号码
- 客户编号
- 帐号
- 关键字描述符
索引的目的是什么?
索引的基本目的是能够快速扫描和检索扫描文件中包含的信息。 它还可以让您的员工搜索信息,而无需手动浏览文件箱,从而提高您的办公效率。
良好索引的质量是什么?
索引项目的最终目标是构建一个用户可以高效检索数据的系统。 这是通过以下方式实现的:
- 与最终用户(部门负责人、经理、员工)建立联系以获取他们的意见。
- 一个简单易用的系统。
- 包括在文档和全文中搜索特定字段的选择。
- 熟练的索引专家的参与会在整个过程中为您提供指导和建议。
从一个行业到另一个行业有何不同?
选择索引术语的重要因素之一是如何调查文档。 例如,在一系列人事档案中,主要是名字和姓氏以及工作日期将是流行的搜索方式
相反,医疗证明可以引用解析出生日期或保单号码。 在文档索引过程中包括常用的搜索词会得到更好的结果。
文档索引如何运作?
文档索引功能通过将某些信息归于扫描的文档,从而实现高效和快速的检索。 文档索引有多种方法,每种方法都有其独特的优点。
您最好的文档索引选项是什么?
如果应用得当,文档索引可以创建对大量文档的无缝搜索和检索。 尽管如此,正确的索引程序并不是万能的。 无论文档是按其整个文本编制索引、按区域组织还是使用良好的元数据进行补充,此选项都会推动整个系统的成功。 熟练的合作伙伴可以使您的团队选择适合您团队独特练习的正确索引技术。
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8 年 2023 月 2022 日:此博客最初发布于 8 年 2023 月,并于 XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日更新了内容。
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