AP 自动化指南：如何开始应付账款自动化

由柏拉图重新发布

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每个企业都必须处理向一系列供应商的采购订单、账单、发票和付款，这些供应商提供公司所有运营所需的从基本用品到高价值设备和服务的一切。应付帐款 (AP) 部门负责任何组织良好的公司的采购到付款流程，并处理整个采购工作流程，从采购订单 (PO) 处理到最终向供应商付款。

手动 AP 管理既费力又耗时，尤其是当公司扩张并与多个供应商和采购打交道时。筛选成堆的纸质发票、单独联系审批者并发送纸质支票的过程既繁琐又容易出错。手动 AP 处理可能会导致付款延迟，在某些情况下甚至会使企业面临潜在的供应商欺诈。

应付账款自动化是手动 AP 管理问题的解决方案，可以优化财务团队的采购到付款工作流程。通过消除手动程序的缓慢性及其固有错误，AP 自动化不仅增强了与员工和供应商的合作伙伴关系，而且还节省了大量时间和成本。

根据 IOFM 的 2020 年秋季报告，标题为“衡量您的 AP 性能：效率基准”，42% 的 PO 发票是通过自动化按时支付的，而在没有自动化的情况下，这一数字为 25%。 2021年世界级 AP 性能：效率基准指标报告， IOFM 发现，没有应付账款自动化的公司每张发票支付的平均成本最高，为 1.83 美元，以获得最高的流程成熟度级别。相比之下，拥有端到端 AP 自动化和流程成熟度最高的公司每张发票只需支付 1.45 美元。

根据一个 2018年高盛报告北美B2B企业每年在AP处理上花费约187亿美元，其中仅劳动力就占直接成本的90%以上。然而，自动化 AP 处理成本仅为人工成本的 33%，为 AP 部门每年节省 62 亿美元。

AP 自动化实施指南

应付账款业务有可能影响现金流动态并影响企业的信用评分。此外，持续监控一段时间内的应付账款可以为支出模式及其与业务增长的相关性提供有价值的见解。然而，这些见解只能从多年运营中积累的维护良好的 AP 记录中收集。

向 AP 自动化迈进需要仔细的规划和执行。在开始 AP 自动化之前，必须清楚地了解通过自动化预期实现的目标 - 降低每张发票的成本、削减全职当量 (FTE)、缩短应付账款周转天数 (DPO) 或确保提前付款折扣。定义这些目标有助于制定一个清晰的框架来评估符合您的要求的应付账款自动化软件。一开始就设定目标也可以作为衡量 AP 自动化实施效果的基准。

虽然实施的细节可能会根据个人业务需求和行业的不同而有所不同，但可以概述一个总体路线图来指导该过程。

第 1 步：规划和评估

实现 AP 自动化的途径始于评估当前使用的方法，无论它们涉及手动程序还是部分自动化。关键的一步是识别现有挑战并探索自动化如何提供解决方案。定义清晰且可衡量的目标势在必行。评估的关键因素包括处理发票所需的时间、每张发票的成本以及提前付款奖励的利用。

识别需要处理的文档类别（例如发票、收据和采购订单）非常重要。必须考虑格式、语言或其他显着特征的潜在变化。许多企业在其 AP 流程中合并了 2 路或 3 路匹配，因此需要精确确定所需的匹配类型。某些文档可能需要数据操作，例如精炼日期或添加货币符号。自动化工具应该具备执行此类操作的能力。

让所有用户和利益相关者参与制定自动化之旅的全面计划至关重要。该计划应描述时间表、参与方、财务要求和主要里程碑。

第二步：选择供应商和产品

选择正确的应付账款自动化软件提供商至关重要。对各种选择进行广泛的研究和评估至关重要。功能、可扩展性、集成能力、用户友好性、供应商声誉和客户评论等参数应指导选择。

下一步通常涉及向入围供应商发出建议请求 (RFP) 或从入围供应商获取产品规格。一个好的应付账款自动化系统必须能够使用 API 或中间件等方法与不同的会计系统连接。这使他们能够轻松地在系统之间共享数据。 AP 自动化软件必须能够从一个会计系统中提取发票和采购订单，对其进行处理，并在另一个会计平台中更新信息。这种集成使企业可以使用 AP 自动化软件的功能，同时坚持使用他们熟悉的会计软件。例如， Nanonets 的 AP 自动化软件可以与 QuickBooks 和 Sage 等其他会计系统配合使用。

指导自动化解决方案选择的规范不仅必须包括软件的技术能力，还包括预算限制以及预期的实施时间表。收到的提案/规格需要进行彻底的审查和评估，包括定价、实施支持、定制选项和持续的客户帮助等因素。

所选择的供应商和产品应该是最符合业务需求的供应商和产品，然后进行谈判以确定合同条款。

第 3 步：设置和定制

设置 AP 自动化软件涉及对其进行配置和自定义，以复制组织的首选发票路由和审批层次结构。在系统内建立用户角色和权限可保证适当的访问和职责分离。调整系统以适应不同的业务需求包括调整字段、通知、提醒和创建相关报告。例如，企业可以选择根据发票金额制定分级审批程序。这种量身定制的方法可自动执行重复性任务并遵守既定协议。

第四步：训练和测试

系统实际启动之前的全面用户验收测试 (UAT) 涉及检查一系列场景，包括发票输入、2 路或 3 路匹配、审批工作流程、付款处理和报告。目的是验证系统是否按照预期精确运行，所有元素无缝互连。

同样重要的是为应付账款团队和相关利益相关者提供使用 AP 自动化解决方案的全面培训。该培训确保新系统的顺利过渡和有效采用。解决可能出现的任何问题、提供详细的文档并强调自动化的优势可以极大地促进用户接受度。关于系统优势的清晰沟通和教育有助于在用户中建立信心和热情，确保集成过程的成功。

第 6 步：实施和完善

AP自动化系统的实施标志着该软件的开始使用。在初始阶段进行仔细监督至关重要，因为它可以及时识别和解决可能出现的任何潜在问题。

确保系统的有效性是一项持续的承诺。持续评估和优化是此阶段不可或缺的组成部分。定期审查关键性能指标、从用户反馈中收集见解并引入必要的改进是使系统与业务需求的动态演变保持同步的做法。

与自动化供应商建立牢固的合作伙伴关系对于确保持续支持、及时更新系统保持最新状态以及及时解决可能出现的任何技术挑战非常重要。自动化供应商的专业知识和协助将有助于维护系统的无缝功能，从而有助于自动化之旅的持续成功。

AP 自动化之旅中的纳米网

Nanonets 等 AP 自动化工具具有多种优势。借助人工智能的力量，这些工具可以轻松创建 AP 工作流程，自动聚合来自不同来源的文件和文档，从电子邮件和扫描文档到数字文件、云存储和 ERP 系统。

除了智能捕获功能之外，有效的 AP 自动化工具（包括 Nanonet）还提供了一套全面的功能。其中包括从各种文档类型中自动、智能地提取数据、费用匹配和对账、费用工作流程的简化管理（从生成报告到获得经理批准）以及每月会计结算与首选 ERP、会计软件或业务的无缝集成工具。

Nanonets 擅长从各种发票中提取数据，包括贷记/借记发票、形式发票、商业发票等。除了发票之外，Nanonets 还展示了其在扫描各种财务文件（如收据、价格标签、采购订单、借记卡和信用卡以及各种其他文件）方面的熟练程度。

Nanonets 为 AP 团队提供了巨大的优势，包括令人印象深刻的企业成本降低 80%、发票处理速度提高十倍以及 AP 天数的增强优化。有效消除人工检查和验证带来的误差，熟练处理异常情况，并智能地将异常路由给相关人员。此外，纳米网还可以帮助检测和消除欺诈、盗窃、双重支付和其他低效率行为。

Nanonets 功能的核心是其名为 Flow 的人工智能驱动平台。这一创新平台通过将关键的人工智能元素无缝整合到账户处理工作流程中，重新定义了 AP 流程。 Nanonets 有助于推动 AP 自动化、建立端到端会计工作流程，并轻松地与一系列平台（包括 Sage、Xero、Netsuite、Quickbooks 等）集成。此外，Nanonets 支持国内和全球支付方式，包括 ACH、电汇、信用卡、钱包和新银行。

带走

AP 自动化可以显着影响企业的财务状况、运营效率和整体竞争力。从行业报告和统计数据可以明显看出，AP 自动化的好处是巨大的。自动化的实施可以显着提高按时付款率、降低处理成本以及提高发票管理效率。随着企业在 AP 处理上花费数十亿美元，通过自动化节省大量资金的潜力是显而易见的。随着技术的不断发展，采用纳米网等解决方案不仅可以带来短期优势，还可以帮助企业在日益数字化的商业环境中实现持续增长和成功。