公司的应付帐款 (AP) 部门担负着非常重要的责任,负责追踪企业欠供应商和销售商的款项,并验证付款是否已获得批准并向这些交易对手支付。如果没有 AP 部门,企业将很难追踪从供应商处收到的所有发票并确保履行这些义务。公司拥有的这些短期负债就是应付账款,是企业必须承担的重要义务。
什么是应付账款?
应付账款只是企业欠供应商或供应商的当前债务。一般来说,应付账款需要AP部门在30天左右支付。应付账款总额出现在公司资产负债表的流动负债部分。
应付账款代表所欠金额;这不是已经以现金支付的交易。这是公司赊购时所欠的钱。
应付账款不是 发票。发票是纸质或数字文档,向企业收取其购买商品或服务的费用。应付账款是所欠金额。应付账款也不是应收账款,应收账款是企业因以信用条件出售给其他企业的商品或服务而欠下的金额。
什么是应付账款部门?
由于应付账款对于企业的成功和健康非常重要,因此大多数公司都会设有专门的应付账款部门。应付账款团队的首要任务是确保企业产生的所有债务得到正确记录和支付。
如果 AP 部门不履行此应付账款职能,则供应商和供应商将不会收到付款。这种情况下,关系就会不好 企业与其供应商之间,这可能会影响企业未来采购所需商品和服务的能力。
除了确保每个人按时收到工资外,AP 部门还负责确保不出现会计错误。它必须密切关注欺诈行为,尽量避免错误,并协调发现的任何差异。
AP 部门的另一个应付账款职能是 获得发票提前付款的折扣。许多供应商在发票到期日之前付款时提供此类折扣,因此应付账款部门可以帮助减少企业的管理费用,这当然是任何企业持续关注的问题。
AP 部门内的角色
有许多 应付账款部门职责,并且这些职责被分配给应付部门内的多名员工。小企业可能只有一名应付账款文员。规模较大的企业的应付账款部门可能有以下员工:
- 应付账款协调员
- 发票给付款经理
- 应付帐款经理
- 应付账款专员
- 会计助理
一家非常大的公司还可能有一名应付帐款主管,负责整个应付账款部门。应付账款部门内每个角色分配的确切职责将因公司和运营规模而异。
AP 部门的工作流程
每个 AP 部门都有一个工作流程,描述采购服务和货物的整个过程,然后处理与此类采购相关的发票,并确保每个人都按时收到付款。这个分步过程可以是数字的,也可以是手动的,数字格式提供了更简单、更省时的方法。无论哪种情况,应付账款团队的工作流程通常都会跟踪以下概要:
#1) 获取发票。 发票, 无论是物理的还是电子的,需要输入到企业资源规划(ERP)软件程序中。正如已经提到的,这可以由人类或数字工作者来完成。
#2)批准。 发票正确编目后,必须获得批准。同样,此步骤可以是手动的或自动的。
#3) 支付许可。 此时必须授权发票付款。应付账款部门有责任从企业内适当的一方获得此许可。
#4)传输。 付款获得授权后,需要发送并验证。尽管在某些情况下仍然可以使用支票或现金等物理支付方式,但数字支付正在变得越来越流行,尤其是那些可以与 美联社软件.
对于应付部门来说,密切监控端到端工作流程非常重要。如果应付账款功能执行不正确,可能会出现错误,这会给 AP 团队带来更大的压力。
AP部门职能
AP 团队必须勤勉地执行几项重要的应付账款部门职责。一般来说,它们往往属于以下类别之一:
#1) 核对财务报表。 AP 部门必须防止虚假收费并纠正银行对账单或其他财务文件中出现的任何差异。
#2) 解决发票数据问题。 应付账款团队必须识别发票上显示的数据中的任何不一致之处,并快速更正信息。
#3) 处理发票。 企业从供应商处收到的发票 必须由应付账款部门处理 以便他们能够及时得到报酬。
#4) 发票付款。 一项重要的应付账款功能是根据发票付款。
#5) 内部付款。 除了支付发票之外,应付部门还必须管理办公用品和邮资费用等内部付款。
#6) 存储发票并进行匹配。 发票必须与其采购订单相匹配。它们还必须以物理或电子方式存储,后一种方法提供了最有效的研究和检索方法。
#7) 与供应商保持良好的关系。 保持供应商与业务关系的持续发展是 AP 部门的一项重要任务。当发票按时支付、信息得到快速澄清和存储时,未来的交易就更有可能顺利进行。
组织应付账款团队
应付部门组织得越好,对企业的价值就越大。通过适当的组织,工作流程也会更加高效。以下是一些以最足智多谋的方式构建 AP 部门的技巧:
#1) 记录一切. 确保公司的每次采购都有采购订单 (PO),以便创建记录。还应保存税号日志。
#2) 存储记录以便于检索。 带有日期戳的文件应保存在易于访问的位置。
#3)仔细检查。 让不同的 AP 团队成员相互仔细检查,以防止欺诈和错误。
#4) 定期核对账目。 最好每天验证发票是否与采购订单相符。记录任何差异及其解决方案。
#5)使用数字支付。 当今的电子支付方式,包括自动清算所 (ACH),既高效又简单。通常,它们的成本不高于纸质支付,并且更容易跟踪。
#6) 自动化 AP 团队. 除了支付之外,许多应付账款功能都可以数字化。这样做有很多优点,包括避免数据输入错误。
自动化如何使 AP 部门受益
升级到当今最新软件的应付账款团队将获得无数的好处。传统的、基于纸质的手动方式执行应付账款功能既耗时又费力。使用先进软件转向完全自动化的 AP 部门将能够更快地处理发票,同时减少错误和不准确。并且因为 当今最好的 AP 课程都带有人工智能 (AI),许多任务只需要很少的人工输入。
例如,当今先进的 AP 软件能够读取电子邮件、扫描发票并自动从这些文档中捕获重要详细信息。当需要更多关注时,可以向 AP 团队成员发送实时通知。由于该系统在自动驾驶仪上运行,因此需要更少的员工人力。
美联社软件 还可以合并工作流程规则。例如,发票可以通过程序发送到正确的部门进行审批。可以合并付款控件来支付发票,并且可以根据各种因素(例如付款金额)编辑这些控件。付款可以自动从公司的银行帐户中扣除。人工智能完全自行执行这些任务。通过机器学习,人工智能可以从经验中学习。
程序所做的一切都记录在账本中,并且可以随意检查此记录。再次,由于该审计跟踪是由软件程序自动创建的,因此需要更少的人力。
专为 AP 部门设计的软件还可以与其他数字会计工具集成,创建一个整体的全电子会计系统,使应付账款功能更加轻松,员工耗时更少。
概括
任何想要成功的企业都需要一个高效的 AP 部门和合适的设备。依赖过时的纸质技术的应付账款部门面临着被竞争对手甩在后面的风险。当今先进的数字工具为应付部门提供了许多好处,尤其是更少的人力和更快的处理时间。
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