QuickBooks 是最广泛使用的簿记应用程序之一,它提供了一种无需外部工具即可核对信用卡的便捷方法。
在本文中,我们将指导您完成 QuickBooks 中的信用卡对账流程,解决常见问题并提供简化流程的有用提示。
在顶部帮助菜单栏中,搜索“协调”。然后,选择您想要协调的帐户。在本演示中,我们将使用与员工信用卡关联的帐户。
步骤 2:调节期初余额
期初余额和日期是根据期末余额和上次对账日期自动检测的。
对于首次 QuickBooks Online (QBO) 对账,交易将从账户创建之日起就列出。要访问有关先前对账的信息(包括报表结束日期),请导航至“摘要”部分。
步骤 3:调节期末余额
期末余额及日期: 请输入期末余额和结束日期。结束日期通常基于信用卡对帐单日期。但是,如果您按日期报告财务报表,则可以将结束日期设置为月底。
财务费用: 如果您的 QuickBooks Online 帐户中未记录财务费用,您可以手动添加它们。请注明日期、金额和费用帐户。如果您使用不同货币的卡,还必须添加汇率。
第 4 步:匹配并清除信用卡交易
QBO 对账屏幕显示已清算交易的勾号和灰色背景,而不匹配的交易则没有复选标记。
现在,我们首先了解顶部的摘要部分:
报表期末余额: 这是我们在上一屏幕中输入的期末余额。
结清余额 – 这从上一屏幕中的期初余额加上所有添加的财务费用以及所有已清算的存款减去已清算的付款开始。已清算余额的细目如下。
完成对账过程后,清算余额应与报表期末余额相符,导致差异为零。
匹配交易:
- 选择不匹配的交易并在信用卡对账单上查找匹配的交易。
- 如果金额和其他详细信息匹配,则清除交易。
- 重复此过程,直到所有交易都匹配。
这可能非常耗时,因此我们在文章末尾提供了一些简化此操作的技巧。一旦所有交易都匹配,差异应该为0,您可以跳到 .
但是,如果差值不为 0,则您必须识别未记录在 QuickBooks 中的交易。这可能是由于会计错误、未入账的费用或未经授权的交易造成的。让我们看看如何解决此问题:
识别对账中的错误
如果您有不匹配的交易,这可能是由于:
- 日期或金额不匹配: 这可能是由于数据输入错误、银行延迟或银行错误造成的。您将需要根据供应商帐户和参考日期附近的其他详细信息查找交易。
- 重复付款: 在您已清算的交易中搜索是否可以找到非常相似的记录。您可以根据收款人及金额进行搜索。
您的会计中也可能遗漏了一些费用。您可以搜索您的信用卡对账单并查找任何不匹配的交易。出现这种情况的一些常见原因可能是:
- 信用卡收费: 信用卡有一系列很容易被忽视的隐藏费用。例如,外币转账会产生手续费和兑换加价。这必须记入公司分类帐中。
- 未经授权的交易、欺诈或盗窃: 信用卡是盗窃和欺诈造成损失的首要原因。由于身份盗窃,可能会进行未经授权的交易。也可能存在因员工而发生的未经授权的交易。对账是一个有用的过程,可以识别这一点并快速报告,以保护公司免受损失。
第 5 步:完成并打印报表
一旦您的语句差异达到 0,右上角的按钮将显示 CTA——“立即完成”。单击此按钮结束您的对帐过程。
返回调节页面,然后在右上角选择“摘要”。您可以从此处打印您的信用卡对帐单。
此外,您可以直接支付信用卡账单或添加任何其他账单。
信用卡核对提示
匹配交易是一个手动过程,并且可能非常耗时。以下是一些可以让您更轻松的提示:
- 按交易类型排序: 首先匹配存款,然后付款。这种组织可以减少混乱。您可以在 QBO 顶部栏上的“付款”或“存款”之间切换。
- 标记费用和利息: 突出显示您的对账单的银行费用、利息费用或其他银行交易。这将帮助您在对账期间准确地说明它们。
- 信用卡对账软件: QBO 中的对账可能非常耗时。软件如 纳米网 可以自动化此过程并将数据同步到 QBO。了解有关对账自动化的更多信息 👇
自动化信用卡对账
如果您有很多交易或与一个小团队合作,在 Excel 或 QBO 中手动调节是不可行的。协调数百笔交易可能需要几天时间才能解决。
您可以使用自动化软件将对帐过程缩短至几分钟。这需要聚合来自银行、QBO 或其他工具的数据,从中提取相关数据,匹配不同来源的数据,并执行欺诈检查。如果您想自动化您的信用卡对账流程,请与我们的专家进行演示通话,以使用 Nanonets 自动化您的工作流程。
通过即用型自定义工作流程自动执行欺诈检测、银行对账或会计流程。
以下是 Nanonets 这样的调节软件如何为您自动执行三个关键项目:
- 数据采集: Nanonet 可以与您的 ERP 或电子邮件无缝集成,以收集信用卡对账单、总账、发票和收据等文档。该软件只会通过 OCR 技术从每个文档中提取相关信息。
- 数据匹配: 通过无代码自动化,您可以轻松设置规则以将信用卡对账单与总账相匹配。您可以随着时间的推移制定新的规则,而不必费力于公式。
- 识别错误和欺诈检查: 设置标志以识别不规则、重复或未经授权的交易。这些标志还可以帮助您检测银行费用或赚取的利息等交易!
对帐软件将帮助您节省时间,并使您和您的团队能够专注于重要的任务。查看 纳米网 有关对帐自动化的更多信息。
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