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介绍
发票到付款流程是公司采购到付款流程的别称。 这是应付账款流程中最重要的任务。 随着交易量的增加,以及现代对无纸化和在线交易的更多重视,发票到支付周期的自动化对企业来说变得很重要。
让我们更多地了解发票到付款流程及其自动化。
发票到付款流程的历史
发票是供应商/卖方/供应商发送给客户/买方的文件,其中列出了后者购买的产品或服务及其货币价值。 发票款是买方向卖方支付的款项,用于结算买方开具的发票。
说人类可能发明了书面文字,只是为了跟踪他们采购或销售的物品,这可能不是事实。 四千多年前,苏美尔祭司似乎使用粘土发票来跟踪和记录涉及农产品和葡萄酒的交易。 可以想象,当付款没有按时收到时,人们很想用发票本身来威胁或伤害违约者。
在相对较近的时期,据说 Hieronymus Bosch 于公元 1504 年向卡斯蒂利亚英俊的菲利普国王发送了一张发票,用于他名为“最后的审判”的画作。 菲利普国王是否支付了发票还不得而知,因为在金融无知的黑暗时期,发票管理不善。
从那时起,发票流程得到了更好的管理,并就简单的等式“获取发票 - 支付发票”达成了共识。 今天,没有一家公司不处理发票和账单,随着交易价值和交易量的扩大,整个名为应付账款的部门被创建来管理发票到付款周期。
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发票支付流程
发票到付款流程通常从收到供应商/卖家的发票开始。 发票也可以作为销售单据。 发票的发送和接收方式多种多样——通过普通邮件发送纸质副本(快死)、传真发票(43.8% 的发票 今天继续通过传真接收),通过电子邮件发送的数字化发票文件,以及供应商门户中的数字化发票表格。
发票到付款周期的第二步是检查发票的有效性。 发票可能与客户向供应商发出的采购订单 (PO) 相关联。 发票中的数据,包括订购的产品/服务的类型、约定的价格、交货日期等,与原始采购订单进行比较。 有时,发票是在产品/服务交付后开具的,在这种情况下,发票详细信息与送货收据上的详细信息相匹配。
发票数据中的任何差异都被标记为异常,买卖双方之间来回解决问题。 在解决异常时,供应商重新开具发票,重新记录发票并重复验证过程。
根据公司的政策,验证和批准过程可能会通过多个层次结构。 例如,一些公司可能会要求管理层对高于特定阈值的发票价值进行批准。
一旦获得批准,将按照与供应商协商的条款支付发票。 根据预先确定的条款和条件,以现金、支票、电汇或其他方式付款。 尽管对于发票付款过程应该花费多长时间没有普遍限制,但许多买家会向客户提供有关预期付款的具体细节。 发票中用于指定预期付款方式的一些典型术语是:
PIA – 预付款: 发票中的 PIA 表示买方必须在产品/服务交付前全额付款。
CIA——预付现金: PIA 的一个子类别,其中预付款必须以现金形式支付。
预付 50%: 在交付服务/产品之前,买方必须支付发票中体现的价值的一半
EOM – 月末: 买方必须在收到发票的当月月底前付款。
*15 MFI – 发票后的月份: 买方必须在发票日期后的下个月的 15 日或之前付款。
NEt 7(或 NEt21 或 NEt30): 买方必须在发票到达后 7(或 21、或 30)天内付款。
付款完成后,该特定发票跟踪将关闭,交易将被记录为完成。 发票和付款详细信息已存档以供将来审计。
许多小型企业依靠现有员工来管理发票,但随着公司规模的扩大,可能需要专门的员工来处理从收据到付款的发票。 越来越多的组织现在采用自动发票管理系统来顺利管理发票到付款流程。
发票到付款流程的自动化
据信,从 1978 年开始,数字化增强的发票到付款工作流程与 Visical 一起出现,Visical 是第一个可用于账户管理的电子表格软件。 随后出现了类似的软件,可以帮助公司将会计电脑化。
发票到付款流程的自动化消除了与传统手动发票处理相关的许多速度障碍。 它简化了采购流程,减少了纸张混乱,提高了发票路线的透明度,节省了时间和金钱,提高了员工的工作效率,并改善了供应商关系。
发票到付款自动化为企业提供以下好处:
- 快速处理发票,消除付款延迟
- 由于及时付款,更好的供应商与客户关系
- 防止错误和数据丢失
- 维护供应链运动
- 预防诈骗
- 将人力重新分配到更有价值的任务上
- 更高的可见性、控制力和合规性
- 环保和避免纸张杂乱
- 有条不紊地归档所有采购文件以用于审计和税务目的
如今,发票到付款流程的自动化包括发票数据捕获、使用正确的帐户和成本中心对发票进行编码、批准发票、将发票与采购订单匹配以及过账付款。
1. 发票的收据和数字化: 发票可以作为电子邮件附件或在线表格数据获得。 在前一种情况下,电子邮件附件可能是扫描图像、PDF、文字处理文件、电子表格等形式。自动化可以帮助根据发票的类型对这些发票进行分类,这将有助于后续的数据提取。
2.数据提取: 这通常是使用自动化的最常见步骤。 OCR 必须从发票中捕获的一些关键字段是:
供应商详细信息: 卖家名称、卖家地址、卖家电话、卖家电子邮件、卖家银行账户详细信息
发票明细: 发票编号、发票日期、发票金额、付款到期日、Net_D、PO 编号、货币
买家详情: 买家地址,买家姓名
税务详情: 税额,Tax_ID
表格详细信息: 产品描述、数量、价格、行金额
光学字符识别 (OCR) 软件可识别数字化发票中的关键数据字段。 这种识别基于它们在发票中的位置,由开发人员设计的规则和模板指示。 Nanonets 等现代工具使用更复杂的支持 AI 的发票阅读器,通过持续的学习过程以最小的错误智能地捕获相关数据。
3. 验证和批准: 软件可以通过比较提取的数据并将其与预先存在的数据库中的数据进行匹配,在发票、采购订单和收据之间进行自动三向匹配。 自动化工具还可以做出诸如传递事务、标记错误或引发异常等决策。 由 AI 引擎驱动的高级软件,尤其是像 Nanonets 这样的软件,可以重新路由标记的发票以采取进一步行动。
4. 发票审批路径: 使用像 Nanonets 这样的发票管理软件,发票可以自动从一个阶段路由到下一个阶段,并且可以设置提醒以供批准。 将突发事件和提醒纳入工作流程可以消除瓶颈。 电子签名和数字表格的集成可以实现流程中不同参与者的即时批准
5. 付款处理: 一个完全自动化的发票到付款流程还包括付款端,其中批准的发票自动以数字方式支付。 尽管具有自动付款功能,但为了财务安全,许多使用自动发票到付款流程的公司在此处包括人工干预步骤。
6.数据的存储和归档: 一个好的发票到支付自动化工具不仅可以将所有数据存储在定义明确的数据库中,还可以生成各种财务报告,包括现金流报告、资产负债表、税务信息、库存和应付/应收账款。
根据一个 最近的一项调查,以下是许多公司希望实施的顶级自动化发票处理解决方案:
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用于智能发票到付款流程的纳米网
Nanonets 是一种基于 AI 的软件,可用于自动化和简化您企业的发票处理步骤。
可以从各种发票文件类型中无误地捕获数据。 Nanonets 的 AI 引擎可以用实际发票进行训练,无需编码,这使得它可以为公司定制。
它还具有内置的最先进算法和用于多步批准的强大基础架构。 Nanonets 发票处理软件可以与其他系统集成,例如 Mysql 数据库、QuickBooks 或 Salesforce,并且与平台无关。 它准确且可扩展,可为您的应付帐款发票处理团队节省时间和金钱,并提高工作效率。
使 Nanonets 成为发票到付款流程自动化的理想解决方案的一些特定功能是:
- 定制能力 – 您可以将数据添加到预训练的发票模型并添加自定义字段以在 UI 上训练模型
- 本地 – 您可以通过 docker 在本地运行 Nanonets。 Nanonet 符合 GDPR 标准
- 节省时间和金钱 – 将周转时间 (TAT) 从几天缩短到几分钟,并将文档处理成本降低 90%
- 支持 – 对实时查询解决方案的在线支持可帮助用户浏览有时很复杂的发票捕获世界。
- API文档 – 在文档中,您将找到使用 Shell、Ruby、Golang、Java、C# 和 Python 编写的现成代码示例,以及针对不同端点的详细 API 规范。
Nanonets 发票捕获软件可以将电子邮件、Google Drive 等数据源与 API 连接起来,将捕获的数据直接馈送到您的 CRM/WMS/DB。
总结
发票到付款流程的自动化带来了引人注目的好处,例如节省时间和成本、简化应付账款流程以及最终提高利润。 发票到付款自动化工具的选择取决于业务保证的自动化水平,以及软件与公司实践和政策融合的能力。
要使用的软件还取决于公司的预算分配,考虑到业务规模、底线和公司的投资潜力。
在选择发票管理自动化工具时必须考虑的其他因素包括易用性、技术支持、公司的数据存储需求以及与公司使用的现有数字工具的集成。
必须记住,任何发票到支付软件都是一种协同工具,可以让人类员工专注于不那么平凡、价值更高的任务,例如业务发展和其他有助于企业价值的活动。
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