下载数字采购订单专家指南。
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您是否需要购买您的企业但不知道从哪里开始?
就业务而言,有许多不同的方式进行交易。一种流行的方法是使用采购订单。
在这篇博文中,我们将消除任何误解,并为您提供有关数字采购订单所需了解的所有信息的全面指南。
因此,无论您是寻求转型的现有企业还是正在探索选择的新企业,本指南都适合您。
因此,事不宜迟,让我们开始吧!
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什么是数字采购订单?
数字采购订单 (DPO) 是授权买方从卖方购买商品或服务的电子文档。
DPO 可以手动或通过自动化系统生成,它通常包含与传统纸质采购订单相同的信息。
使用数字采购订单的 7 个优势
与纸质采购订单相比,DPO 具有多种优势。一方面,它们更容易跟踪和管理,因为所有相关信息都以电子方式存储。
这可以帮助企业更好地控制支出并避免重复订单。
比纸质替代品更准确
DPO 也往往比纸质 DPO 更准确,因为将数据输入电子系统时出现人为错误的可能性较小。
可以电子方式发送
DPO 的另一个优点是可以以电子方式创建和发送它们,与传统的纸质采购订单流程相比可以节省大量时间。
买家只需填写在线表格或使用软件生成 DPO,然后通过电子邮件或电子方式发送给卖家。
易于管理
它们更容易跟踪和管理、更准确、创建和发送也更快。随着企业越来越多地转向数字化运营,DPO 可能会成为处理采购订单的常态。
加强问责制
数字采购订单以数字方式跟踪。该软件收集进行所有更改的人员的登录信息。因此,作为一家公司,您将始终知道谁进行了最后的更改或谁负责支出。
提高支出可见性
绘制公司支出图至关重要,因为它可以概述支出发生的领域。通过在线数字采购订单系统,您可以跟踪资金去向、确定支出热点、查看支出趋势并实时制定优化策略。
远程访问
如果您有在线采购订单系统,所有内容都存储在云端。您可以随时随地访问它。这提供了很大的访问自由度和灵活性。您和您的团队只需使用浏览器和工作互联网即可从任何位置访问报告和分析!
无错误流程
与纸质采购订单流程相比,数字采购订单系统没有错误。通过工作流程和基于规则的自动检查,可以以最高精度处理、编辑和分析文档。通过减少手动数据输入,您可以将采购订单中的错误减少 95% 以上! 了解更多
总体而言,数字采购订单比纸质采购订单具有多个优势。
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数字采购订单与纸质采购订单有何不同?
数字采购订单在多个变量上与纸质采购订单不同。看一看。
时间
由于涉及手动数据输入,手动采购订单处理会占用大量时间。对于数字采购订单,一切都是使用自动化工作流程和基于规则的检查来完成的。与手动采购订单相比,这可以节省大量时间。
价格
由于额外的存储成本、需要员工付出更多努力以及更高的错误率,手动采购订单处理的成本比 DPO 更高。
准确性
手动 PO 处理是一个容易出错的过程,因为它需要人工将文档中的数据输入 Excel 或软件。对于 DPO,它是使用 OCR API 和 IDP 软件自动完成的,有时准确率 > 95%。
跟进
手动 PO 需要同事持续跟进,而对于 od DPO,您可以在收件箱中收到自动通知来解决问题。
供应商关系
借助 DPO,您可以通过按时付款、实时通知、减少周转时间和按时审批来加强供应商关系。对于手动 PO 流程,由于人工干预,供应商审批和付款需要时间。
提升品牌曝光性
借助 DPO,您可以实时了解付款状态。当您使用手动付款流程时,沟通会减少,透明度也会降低。
存储
数字采购订单是用于向供应商请求商品或服务的电子文档。纸质采购订单是用于向供应商请求商品或服务的物理文件。
无障碍
手册 PO 存放在遥不可及的柜子中,并非每个员工都可以访问它们。通过数字 PO 流程,每个文档和信息都存储在云中,员工可以远程访问。
合规和监管支持
手动 PO 难以管理。保存每个数据更改的纸质日志很困难。因此,错误发生率很高。对于 DPO,软件会自动维护日志。
数字化采购订单流程
当您想在线购买商品时,您必须经历数字采购订单流程。这是指您购买产品的公司为您创建订单,然后您必须付款。
数字采购订单流程在企业中越来越受欢迎。对于企业来说,这可能是管理库存并确保他们的产品获得最优惠价格的一种非常有效的方式。
此外,数字采购订单可以帮助企业跟踪支出并确保充分利用预算。
想要自动化重复的手动任务? 查看我们基于 Nanonets 工作流程的文档处理软件。 从发票、身份证或自动驾驶仪上的任何文件中提取数据!
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手动采购订单流程存在哪些问题?
手动采购订单流程可能非常耗时且容易出错。当公司使用手动采购订单流程时。
然而,这意味着必须有人亲自为需要订购的每件商品填写采购订单表格。这可能非常耗时,尤其是当公司订购大量不同的商品时。
填写表格时也很容易出错,这可能会导致延迟获取订购的物品。此外,手动采购订单流程可能会让必须填写表格的员工感到沮丧。
他们可能不理解所需的所有信息或如何正确填写表格。结果,他们最终可能会犯错误,从而减慢订购过程。
电子采购订单流程的用途是什么?
企业使用电子采购订单流程来简化订购商品和服务的流程。
通过使用电子采购订单系统,企业可以自动化订购流程并减少所涉及的时间和文书工作。
此外,电子采购订单有助于改善买家和卖家之间的沟通,并且可以更轻松地跟踪订单历史记录和进度。
因此,电子采购订单可以节省企业的时间和金钱,并有助于提高其整体效率。
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设置电子采购订单系统的步骤
以下是建立电子采购订单系统的主要步骤:
什么是电子采购订单 (EPO) 系统?它如何使您的企业受益?
第一步是深入定义EPO并了解与其相关的所有方面,您必须知道EPO的优点和缺点,
该系统是电子采购订单(EPO),是一个基于网络的平台,使企业能够简化其采购流程。
通过与供应商网站集成,电子采购订单系统允许企业以电子方式创建和发送采购订单。这可以节省大量时间和纸张资源。
此外,EPO 系统可以提供有关支出模式的宝贵见解,并帮助企业与供应商谈判更好的条款。虽然建立电子采购订单系统会产生一定的成本,但对于各种规模的企业来说,其好处都是巨大的。
研究不同的 EPO 系统,找到最适合您需求的系统
如果您正在市场上购买 EPO 系统,您有很多选择可供选择。市场上有如此多不同的特性和功能,可能很难知道从哪里开始。
您是否需要一些简单明了的东西,或者您正在寻找一个具有所有花哨功能的系统?为了帮助您做出最适合您需求的决定,进行研究并比较不同的 EPO 系统非常重要。
当您购物时,请记住以下几点。
- 想想哪些功能对您来说最重要。您是否正在寻找一种包含电子采购订单服务器和客户端软件的一体化解决方案?或者您更喜欢可定制性更强的系统,只允许添加您需要的功能?这里没有正确或错误的答案 - 这一切都取决于什么最适合您的组织。
- 查看可用的不同定价模型。一些电子数字采购订单系统作为订阅服务提供,而其他系统则需要一次性购买。同样,这里没有错误的答案 - 这完全取决于您的预算和偏好。
- 考虑每个提供商提供的支持选项。
按照制造商的说明在您的企业中设置 EPO 系统
在您的企业中设置 EPO 系统是一个非常简单的过程,特别是如果您严格遵循制造商的说明。
首先,您需要将电子/数字采购订单控制台放置在您营业场所内的中心位置 - 所有员工都可以轻松访问的地方。
控制台安装到位后,您需要将其连接到企业的主电源,然后使用随附的密钥卡将其激活。
之后,您需要在营业场所周围设置电子采购订单传感器,确保将它们放置在可以发现任何潜在入侵者的区域。
最后,定期测试系统是一个好主意,以确保它正常工作并且您的员工知道如何有效地使用它。
培训员工如何使用电子采购订单系统
EPO 系统可以成为管理项目和任务的强大工具,但对于不熟悉其众多功能的员工来说,它也可能令人望而生畏。
为了确保员工能够充分利用该系统,提供有关如何使用其各种功能的培训非常重要。
除了向员工展示如何创建和管理项目外,培训还应涵盖如何使用系统的协作功能,例如任务分配和消息传递。
通过提供有关 EPO 系统的全面培训,雇主可以帮助员工更高效地工作并改善整个组织的项目管理。
使用电子采购订单系统简化您的采购流程
如果您正在寻找简化采购流程的方法,EPO 系统可能是一个很棒的工具。
借助 EPO 系统,您可以在一处管理库存、跟踪订单并创建采购订单。
此外,EPO 系统易于使用,让您可以灵活地定制采购流程,以满足您的特定需求。最重要的是,EPO 系统价格实惠,从长远来看可以节省您的时间和金钱。
因此,如果您正在寻找一种简化采购流程的方法,EPO 系统是一个不错的选择。
为什么应该使用电子采购订单流程?
电子采购订单流程比传统纸质系统更加高效
过去,企业依靠纸质采购订单来跟踪库存并管理采购请求。
然而,该系统通常效率低下,因为很难跟踪采购订单并确保其准确。此外,纸质采购订单很容易丢失或放错地方。
因此,企业常常不得不花费大量时间和资源来管理采购订单。电子采购订单流程比传统的纸质系统更加高效。
通过电子系统,企业可以跟踪采购订单、监控库存水平并以电子方式发送采购请求。这有助于提高准确性和效率,同时降低成本。
因此,电子采购订单流程是管理采购请求的更有效方法。
它消除了手动数据输入的需要,这可能会导致错误
在制定采购订单时,大多数企业仍然依赖手动数据输入。这可能会导致错误,并浪费大量时间和精力。
电子采购订单 (EPO) 系统可以消除手动数据输入的需要,提供更有效、更准确的方式来管理采购订单。借助 EPO 系统,您的所有采购订单信息都可以电子方式存储,从而可以根据需要轻松访问和更新。
这可以为您节省大量时间和金钱,并有助于减少错误。此外,EPO 系统可以为您提供更大的灵活性和对采购订单的控制。
您可以设置提醒,在需要下订单时提醒您、跟踪您的支出,甚至自动化订购流程。如果您正在寻找更好的方式来管理采购订单,EPO 系统绝对值得考虑。
您可以在线跟踪订单进度,并在处理订单时收到自动通知
制作电子采购订单是简化购物流程的好方法。您可以在线跟踪订单的进度,并在处理订单时收到自动通知。
这意味着您可以密切关注您的发货情况,而无需经常与商店或公司联系。此外,电子采购订单的处理速度通常比传统订单更快,因此您可以更快地收到商品。
无论您是订购办公用品还是杂货,电子采购订单都可以节省您的时间和麻烦。
更轻松地管理您的供应商关系并在线寻找新供应商
如果您希望简化供应商关系,电子采购订单系统是您的最佳选择。借助电子采购订单系统,您可以在一个地方管理所有供应商关系。
这使得您可以轻松找到新的供应商并获得您所需的产品和服务的最优惠价格。由于一切都在线完成,您可以轻松跟踪您的订单和付款。
因此,如果您准备好让您的生活变得更简单,那么电子采购订单系统就是您的最佳选择。
使用自动采购工具可以节省时间和金钱
任何曾经去杂货店购物的人都知道,这可能是一项耗时且昂贵的工作。但如果有一种方法可以实现流程自动化并节省时间和金钱呢?
幸运的是,有许多在线工具可以做到这一点。通过将您的信用卡链接到在线帐户,您可以定期为您需要的商品设置重复订单。
这样,您就再也不用担心咖啡或卫生纸用完了。而且由于您不会冲动购买,因此您也可能省钱。因此,如果您正在寻找一种简化生活的方法,请尝试一下自动采购。
如果您使用发票和收据或担心身份验证,请查看 Nanonets 在线 OCR or PDF文本提取器 从 PDF 文档中提取文本 免费。 点击下面了解更多信息 Nanonets 企业自动化解决方案.
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数字采购订单系统的主要功能
操作界面简洁直观
在您考虑在数字采购订单系统中寻找哪些功能之前,您需要了解采购订单的实际含义。
采购订单只是买方向卖方提出的请求,指定他们希望购买的物品或服务以及数量和价格。一旦卖方接受采购订单,它就成为具有约束力的合同。
现在我们已经解决了这个问题,让我们看一下您可能想要在数字采购订单系统中寻找的一些功能。首先也是最重要的,您需要一个易于使用的界面。
毕竟,为一个复杂到你甚至不知道如何使用的系统付费是没有意义的。您还需要确保系统可定制以满足您的特定需求。
最后,您需要确保系统安全并符合所有相关法规。考虑到这些功能,您将能够顺利地为您的企业找到完美的数字采购订单系统。
可定制以满足您的业务需求
数字采购订单系统对于任何企业来说都是一笔巨大的资产。通过简化创建和跟踪采购订单的流程,可以节省时间和金钱。
而且,由于它是可定制的,因此可以定制数字采购订单系统以满足您业务的特定需求。
数字采购订单系统中可以包含的一些功能包括创建和跟踪采购订单、生成报告以及通过电子邮件发送或打印文档的能力。
通过数字采购订单系统,您可以更好地控制库存和支出,并确保您的业务尽可能高效地运行。
强大的报告功能
任何依赖采购订单的企业都需要一个可以跟踪详细信息的系统,从供应商信息到运输详细信息和成本。
像 ShippingEasy 这样的数字采购订单系统提供了许多可以简化流程并节省企业时间和金钱的功能。一项重要功能是强大的报告功能。
借助 ShippingEasy,企业可以生成有关采购订单的报告,跟踪一段时间内的趋势并确定可能支出过多的领域。
这些信息对于制定有关供应商关系和库存管理的战略决策非常宝贵。
此外,跟踪采购订单的能力可以帮助企业避免代价高昂的错误,例如订购过多或过少的产品。总体而言,强大的报告功能是任何数字采购订单系统的重要组成部分。
与您企业中的其他软件应用程序集成
如果您正在经营一家企业,您很可能会使用各种不同的软件应用程序来管理运营的不同方面。
数字采购订单系统应该能够与您正在使用的其他软件应用程序集成,提供无缝的工作流程,并使您能够从一个中心位置管理所有采购需求。
这将节省您的时间和精力,并让您更轻松地跟踪您的购买情况。寻找能够与流行的会计、库存和运输软件应用程序集成的数字采购订单系统。
这将确保您的采购订单在您的其他系统中自动更新,并且您可以从头到尾跟踪您的采购。
安全可靠的数据存储
在任何企业中,跟踪库存都很重要,数字采购订单系统可以帮助您做到这一点。
在寻找系统时,一定要找到一个能够提供安全可靠的数据存储的系统。这样,您就可以确保您的信息安全无虞,并且不必担心丢失任何重要数据。
此外,寻找一个易于使用和导航的系统。您最不想看到的就是浪费时间尝试弄清楚如何使用该系统;它应该是直观和直接的。
通过一些研究,您应该能够找到适合您业务需求的完美数字采购订单系统。
成本低且易于维护
数字采购订单系统对于任何企业来说都是一笔巨大的资产。数字采购订单系统成本低且易于维护,可以节省企业的时间和金钱。
通过数字采购订单系统,企业可以跟踪库存、管理订单和处理付款。
此外,数字采购订单系统可以自动化订购流程,使企业更容易跟踪库存。
凭借所有这些功能,数字采购订单系统可以成为企业节省时间和金钱的好方法。
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企业在使用数字采购订单时常犯的错误
没有适当的采购订单流程
企业在使用电子采购订单系统时最常犯的错误之一是没有适当的采购订单流程。
许多企业认为他们可以简单地开始使用该系统,一切都会水到渠成。
然而,这种情况并非如此。如果没有明确定义的采购订单流程,企业可能会发现自己的订单不准确或不完整,这可能会导致延误和其他问题。
此外,企业需要确保其员工接受有关如何使用该系统的适当培训。否则,他们在尝试下订单时可能会遇到错误和困难。
通过花时间开发采购订单流程并培训员工如何使用该系统,企业可以避免与电子采购订单相关的许多常见陷阱。
未能获得订单批准
企业在使用电子采购订单系统时未能获得适当的订单批准是很常见的。
这可能会导致货物已订购但从未收到,或者已支付发票但货物从未交付的情况。为了避免这种情况,重要的是建立一个系统,所有订单在处理之前都必须得到指定经理的批准。
这将确保仅下达授权订单,并且所有订单均得到正确跟踪和核算。
另一个常见错误是未能跟踪采购订单编号。这可能会导致重复下订单,或者在交货时丢失订单。
为了避免这种情况,为每个采购订单分配一个唯一的编号并仔细跟踪所有采购订单非常重要。通过遵循这些简单的提示,企业可以避免与使用电子采购订单系统相关的许多陷阱。
未核实供应商信息
企业在使用电子采购订单时常犯的一个错误是不验证供应商信息。这可能会导致产品描述、交货日期或价格不正确等问题。
为了避免这些问题,企业应该在下订单之前花时间验证供应商信息。另一个常见错误是未能确认收到订单。这可能会导致交货延迟或导致运送错误的物品。
为了避免这些问题,企业应在付款前确认收到电子采购订单。通过采取这些简单的步骤,企业可以避免与使用电子采购订单系统相关的许多陷阱。
输入错误的数量或项目
也许企业在使用电子采购订单时最常犯的错误是输入错误的数量或项目。
这可能会导致过量订购,从而导致库存浪费和更高的存储成本,或者订购不足,这可能会扰乱生产并导致销售损失。无论哪种情况,在提交采购订单之前仔细检查采购订单都很重要,以避免这些代价高昂的错误。
另一个常见错误是未能正确跟踪采购订单。这可能会导致重复订单、延迟交货和其他问题,从而影响企业的顺利运营。
通过维护一个组织良好的采购订单跟踪系统,企业可以避免这些陷阱并保持运营平稳运行。
不检查重复订单
重复订单是企业在使用电子采购订单系统时最常见的错误之一。下订单时,系统自动生成采购订单号。
但是,如果再次下订单,则会生成新的采购订单号。当企业试图追踪重复订单时,这可能会导致混乱和浪费时间。为了避免这个问题,商家在下订单之前应该检查采购订单号。
如果该号码已被使用,企业应取消订单或选择其他供应商。通过采取这个简单的步骤,企业可以在未来避免很多麻烦。
不检查发票的准确性
各种规模的企业在使用电子采购订单时都需要小心。一种常见的错误是不检查发票的准确性。这可能会导致企业为商品或服务支付过高的费用,随着时间的推移,这种情况会不断增加,给公司的财务带来压力。
另一个错误是没有跟踪采购订单。这可能会导致重复订单,这不仅成本高昂,而且会让所有相关人员感到困惑。最后,企业应确保他们有一个用于管理和批准采购订单的系统。
如果没有这一点,很容易进行未经授权的购买,这可能再次导致金钱和资源的浪费。通过了解这些常见错误,企业可以帮助确保其对电子采购订单的使用高效且有效。
最后的思考
总之,数字采购订单可以节省您的业务时间和金钱。这是跟踪和管理采购的有效方式,并且使买家和供应商的订购变得更加容易。
如果您当前没有使用数字采购订单系统,我们建议您考虑实施一个。它可能是您的企业简化运营和提高效率所需的解决方案。
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