在当前经济动荡的时代,向业务利益相关者展示您的知识共享和重用带来的业务价值是投资知识管理工具的驱动力。
但是,您如何让利益相关者相信知识管理的重要性?
简单!
使用数据和分析来支持您的主张。
最简单的方法是衡量你的表现 知识管理. 但说起来容易做起来难。 与营销指标不同,知识管理难以衡量。 例如,一个公司应该写多少篇文章来提供一个全面而详尽的知识库? '
如果您有使用知识库的经验,您就会知道越多并不总是越好。 重要的是质量。
虽然没有可以挥舞和轻弹的魔杖,但您可以跟踪某些指标来衡量您的知识库是否成功。
衡量员工敬业度的 6 大知识管理指标
知识管理指标可帮助您监控技术投资的绩效和投资回报率。 作为 知识管理软件 有助于在内部和外部共享信息,许多企业将其用作企业的大脑,因为它包含所有信息。 这就是为什么衡量此类软件对员工敬业度和生产力的影响至关重要的原因。
让我们开始吧!
1. 贡献
了解您的知识库 (KB) 成功的一个极好的方法是分析员工的贡献。 跟踪做出贡献的员工数量和此类帖子的频率很有帮助。 这可以帮助您确定您的员工是否积极参与您的知识库,以及他们在多大程度上帮助了知识库的发展。
为了进一步提高员工敬业度,请找出经常为您的知识库做出贡献的员工,并将他们作为他人学习如何正确使用知识库的榜样。
如果您目睹员工缺乏贡献,则可能意味着您的知识管理缺少某些东西。 您需要授权和鼓励您的员工分享更多信息。 为了激励员工为您的知识库创建高质量的帖子,请为他们提供您写得最好的帖子的示例。
2. 知识库采用
知识库的使用率或采用率是衡量知识管理策略成功与否的关键指标。 当使用您的知识库的客户占用户总数的百分比很高时,这意味着您的员工接受并信任您的知识库。
但是,不要因为看到高采用率而不知所措,因为它可能会随着时间而改变。
通常,当一家公司建立其知识库时,其采用率很高,但随着时间的推移其内容变得陈旧,它开始下降。
因此,请定期监控这些指标。
3. 活跃用户数和每日用户数
只有当您的员工定期使用您的知识库解决工作场所问题并查找与业务相关的文档时,继续对知识管理工具进行投资才有意义。
随着知识工作者的支出 每天2.5小时 搜索信息、了解您的 KB 的活跃用户和每日用户可以帮助您衡量工作的有效性。
您的活跃用户和每日用户数量越多,您的组织就越接受和信任您的知识库。 如果您的员工没有使用您的知识库来搜索信息,请考虑对他们进行调查以确定其背后的原因。
鼓励他们并列出知识库对他们的生产力和参与度可能产生的所有好处。
4. 响应时间
确定知识管理成功的另一个关键指标是某人响应他们的查询需要多长时间。 您的员工喜欢或接受该答案需要多长时间?
响应时间是一个重要指标,因为它可以帮助您了解全天的参与率。 因此,请定期评估您的响应时间,并确定您的团队在实施知识管理软件后是否见证了任何变化。
如果问题长时间没有得到解答,这可能表明您的员工对您的知识库不满意,或者他们根本没有定期检查更新。 无论哪种方式,都是生产力和员工敬业度值得折腾。
五、账户使用情况
对于知识管理软件,员工需要一个帐户才能登录并访问公司相关信息。 因此,监控和跟踪有多少员工创建了登录名以及他们使用帐户的积极程度可以帮助确定您的知识库的有用性。
但是,创建帐户的员工不需要贡献和使用您的知识库来主动搜索信息。
这里的规则很简单: 即使您的所有员工都创建了一个帐户并且其中只有一小部分是活跃的,您的知识管理也需要一些工作。
因此,当您目睹帐户利用率下降时,您的员工可能会发现难以访问或浏览材料,或者您的内容不相关,或者它没有提供足够的信息来解决潜在问题。
6. 提交知识的年龄
无论是内部还是外部,没有员工愿意将时间浪费在过时的 KB 上。 因此,必须不时刷新您的 KB 以保持更新。
通常,提交的帖子或文章的年龄超过一年的知识库被认为是不可信的。 为什么?
幻灯片模板和福利文件等某些信息可能需要每年更新,而团队结构、客户要求或销售配额等文件可能需要每月或每季度更新一次。
因此,请务必不断验证和更新过时的信息,以防止您的 KB 进入“陈旧模式”。
如何提高您的业务知识管理
使用以下策略来改进您的业务知识管理。
1. 征求问题和反馈
在管理您的知识管理时,“没有坏问题之类的东西”这句格言是正确的。 因此,要收集一些定性数据以改进您的知识库,请向您的员工询问以下问题:
- 一个特定的文件很容易找到吗?
- 你觉得知识管理有用的软件吗? 如果是这样,为什么?
- 是什么阻止您使用该软件?
- 我们如何改善您使用此软件的体验?
询问员工的意见和反馈是交流见解和改进知识管理系统的好方法。
2. 专注于使用内容创建框架
员工发现使用 KB 具有挑战性,因为他们不知道信息是最新的还是陈旧的。 因此,要鼓励员工参与,构建内容框架。
您的框架应该回答员工提出的“为什么、谁、在哪里、何时以及做什么”的问题。
3. 让专家分享他们的知识
在整个组织中灌输知识共享文化的一种好方法是请主题专家撰写一些有用的内容。
专业知识对于组织的成功至关重要。 因此,您需要确定组织范围内的专家并在他们的帮助下为您的知识库创建内容。
为了激励专家分享他们的知识,向他们展示他们的贡献对您的公司意味着什么的量化数据。
4.使用有效的工具
虽然对沟通很有效,但视频会议和消息应用程序等不同的沟通工具不提供知识共享。 这些限制可能会降低员工的工作效率。
因此,当务之急是使用人工智能驱动的共享平台。 根据研究,70% 的组织可以节省 6.2亿小时 通过在他们的工作场所实施人工智能。
您甚至可以使用项目管理或生产力软件等其他工作场所工具将知识直接带给您的员工。
它不仅增加了知识共享,而且提高了员工的生产力。
知识管理的力量
您的知识管理软件就像一个 24 小时营业的餐厅,您的员工不需要深入了解他们最喜欢的食谱,只要他们可以访问成品。
通过衡量知识库的有效性,您可以确保您为收集和处理信息所做的所有努力都得到了充分利用。
正如彼得·德鲁克所说的那样,“得到衡量的东西得到管理。”衡量知识管理的成功不仅仅在于有多少员工使用它。 它包含每一个细节,全面概述您的知识库对员工生产力和敬业度的影响。
毫无疑问,您的知识管理软件可以使您的团队准备好成为各自领域的佼佼者,但业务利益相关者通常需要数据来支持这一主张。
这就是为什么今天的企业不能忽视衡量这些绩效指标的重要性。
您如何衡量和跟踪知识管理软件的成功?
请与我们分享您的观点!
资料来源:https://www.smartdatacollective.com/growth-role-of-analytics-in-business-knowledge-management/
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