这种场景在报税季节非常常见——会计团队挤在一个房间里,低着头,手动将成堆的发票和收据中的数据输入到电子表格中。 如果他们的才华能够投入到有意义的、能够推动发展的工作上,那不是很好吗? 不幸的是,它不仅仅与会计相关。 Zapier 的一项调查显示 76% 的员工每天花费多达 3 个小时进行数据输入。
由机器学习 (ML) 和自然语言处理 (NLP) 提供支持的人工智能数据输入可以帮助改变这种情况。 有组织报告称 95%减少 切换到强大的自动数据输入软件后的数据输入时间。 请继续阅读,了解更多信息,我们将探讨人工智能数据输入的工作原理、其主要优势以及在组织中实施它的实用技巧。
什么是AI数据录入?
人工智能驱动的数据输入是指利用人工智能技术自动提取数据并将其输入数字系统以供进一步使用的过程。
您的团队将不再需要手动将信息输入表单、应用程序或数据库。 这只是故事的一半。 通常,强大的数据自动化解决方案可以从文档中提取数据,对其进行分类、验证和导出,或者自动填充其他软件系统中的字段。
这意味着不仅大大减少了手动输入,而且整个数据处理流程也变得更加精简。
人工智能数据录入的好处
一个2020 麦肯锡调查 发现自动化降低了 10-15% 的成本,并将订单处理时间从 2-3 天缩短到 1-2 小时。 虽然这包括各种自动化系统,但人工智能数据输入是此类效率的主要贡献者。
让我们进一步细分一下具体的好处:
节省成本、时间和精力: 组织报告称,人工智能数据输入可以自动执行高达 95% 的重复数据任务。 这可以让员工有时间从事更高价值的工作。
例如,会计团队可以将手动发票数据输入所花费的时间从每人每周 5 小时减少到仅 15 分钟。 由于财务数据错误导致返工,中型公司每年的成本超过 800,000 美元(Gartner 报告),很明显自动化如何带来数倍的回报。
提高数据准确性: 从提取季度报告的关键财务数据到从临床记录中捕获患者症状,数据输入的准确性非常重要。 即使是一个微小的错误也可能造成高昂的代价。 AI-OCR 工具可以提供高达 99% 的准确率。
此外,像 Nanonets 这样的 AI-OCR 工具可以无缝地从结构化和非结构化文档中提取数据。 术语、税收法规、货币变化、语言语法等都可以快速识别并相应提取。
启用实时数据流: 从人工智能系统中提取的结构化数据可以通过 API 直接连接到其他平台。 这确保了销售、营销和运营之间的实时、同步数据,从而提高了跨部门的工作流程效率以及分析和报告。
例如,网站上提交的表单中的客户订单数据可以自动预填充 CRM、库存管理和会计系统中的相应字段。
轻松扩展: 人工智能数据输入解决方案可以每天从数千份文档中提取数据,而不会失去动力。 无论是从电子邮件收件箱、共享文件夹、网站表单提交还是扫描副本,无限扩展的能力都是一个强大的优势。
更重要的是,这些系统会从每次使用中学习。 所以,它使用得越多,它就变得越精致和准确。 对于医疗保健和金融等需要处理海量数据的行业来说,它改变了游戏规则。
简化工作流程: AI 数据输入解决方案通过 API 无缝集成到现有 IT 基础设施中。 这消除了系统之间数据管道中的摩擦和结构瓶颈。 例如,通过减少手动交接,发票审批工作流程可以从 5 个流程步骤减少到 2 个。
除了数据输入之外,像 Nanonets 这样的人工智能解决方案还可以对文档进行分类,并将其自动发送给相关团队。 例如,会计电子邮件中收到的扫描供应商发票可以自动分类、提取数据、发布到 ERP 中并发送批准通知。
实施人工智能数据输入:应用程序和最佳实践
让我们面对现实吧——手动将数据移动到电子表格中就像看着油漆变干一样有趣。 它可能会让人头脑麻木,尤其是当你被要求日复一日地这样做时——让你更容易出错。 研究表明,财务人员近 30% 的时间都花在修复数据错误上。
值得庆幸的是,现在人工智能已经足够先进,可以自动捕获、分类和构建数据。 它可以优化工作流程并显着提高效率。 让我们探索人工智能数据输入和建议的一些最有价值的应用,以确保顺利采用。
1. 处理发票、账单、收据
自动处理发票、帐单和收据等文档可以为您的员工节省无数时间。 强大的解决方案可以端到端地处理整个流程,您只需监督最终的准确性并授权付款。
使用 Nanonets,您所要做的就是选择适合您的文档的 AI 模型,然后从文档的来源(您的电子邮件收件箱、云存储文件夹,甚至物理扫描仪)设置自动导入选项。 如果您只有少量文档,可以手动上传。
之后,人工智能捕获信息、验证信息并将其发送以供批准。 然后,您可以在中央中心查看和批准数据。 然后,您可以将其导出为 Excel 文件或直接发送到您的会计软件、ERP 或其他系统。
2. 将表单提交转化为可操作的数据
如果您经营一家小型设计师精品店,您可以通过 Instagram 简介中嵌入的 Typeform 链接或通过 Webflow 网站上的表单收集订单。
借助 Nanonets,这些表单提交可以立即转化为可操作的数据。 Zapier 集成允许您直接提取所有信息并将其推送到您的 CRM、销售或交付管理软件中,包括客户姓名、联系信息、产品选择、风格偏好和交付详细信息。
销售订单可以立即领取。 每个订单的具体信息将被记录并发送到您的库存管理系统。 它使您能够提供更加个性化的客户体验、简化运营并提高响应能力。
3. 自动更新客户资料
档案数据至关重要,无论是医院患者的病史还是汽车租赁公司客户的驾驶记录。 您不能指望客户或患者每次都填写冗长乏味的表格。
利用 Nanonets,您可以扫描他们提交的文档(新的测试报告和驾驶执照)并立即更新个人资料数据,而无需一线员工参与。 人工智能可以从这些文档中提取数据,并直接在您的 CRM、EMR 或专有软件中对信息进行分类和更新。
这可以让您的客户免于不断填写表格的烦恼,也让您的员工免于令人头脑麻木的数据输入任务。 它还确保数据始终保持更新和可用,帮助您提供更好的体验。
4. 管理供应商和供应链文档
供应链和供应商管理通常涉及处理大量文档:采购订单、报价单、发票、合同、交货收据等。 纳米网可以自动从这些复杂的文档中提取和分类数据。
可以扫描采购订单以捕获行项目描述、定价、交货时间表等。 可以从复杂的供应商发票中提取货币金额、税务详细信息和付款期限。 送货收据可以显示货件内容和跟踪 ID,以实现物流可见性。
它还能够解释不同的文档格式、货币类型、语言和法律术语。 此外,Nanonets 允许文档一到达就进行处理,即使在假期、深夜或其他非工作时间也能确保及时更新。
5.优化解析和验证工作流程
人力资源和营销团队经常需要处理来自简历、反馈调查和活动分析等来源的大量数据。 Nanonets 等人工智能工具可以自动解析这些非结构化数据集以提取所需的详细信息。
对于人力资源部门来说,这可能意味着从简历中获取技能和经验信息或验证身份证件中的详细信息。 对于营销团队来说,它可以从调查中捕获客户情绪或将其移交给销售团队的潜在客户捕获数据。
然后,提取的数据可以无缝流入 ATS、CRM 或营销自动化平台等相应系统。 这消除了繁琐的手动工作,最大限度地减少错误,并使员工能够专注于战略分析。
人工智能数据捕获和输入具有巨大潜力,但实施需要深思熟虑和战略规划。 遵循最佳实践可确保您的部署顺利进行,并长期充分利用功能。
1. 从规模较小的试点开始
在将人工智能集成到整个系统之前,请先从小规模的试点项目开始。 这样,您可以更好地了解人工智能的功能,并在全面启动之前纠正任何问题。
例如,您可以从费用索赔核对或将客户调查回复转换为可操作的数据点开始。 在投入更大的项目之前跟踪有效性并解决反馈。
2. 优先实施人工智能
考虑您的组织中人工智能可以带来最直接或实质性好处的领域。 也许发票处理非常耗时,或者客户交互中丢失的数据正在让您的销售团队付出代价。 实施人工智能时优先考虑这些领域。
3.清理现有数据源
确保您的现有数据得到清理和优化。 因为你必须使用这些数据来训练人工智能模型。 如果数据混乱或不正确,可能会导致AI输出不准确。 定期的数据清洗可以增强AI的性能并提高决策能力。
4. 设置和监控 KPI
指定关键绩效指标,例如处理发票所需的平均时间、订单到现金周期、客户响应时间、客户对数据错误的投诉等。在实施人工智能之前、期间和之后监控这些指标。 这将帮助您客观评估人工智能对您运营的影响。
5. 训练、验证和完善模型
首先,使用多样化的、有代表性的文档来初步训练算法。 验证早期输出,定义关键准确性 KPI,并在需要时启用人工验证场景。 随着新文档模板和术语的出现,不断重新训练模型并逐步完善处理工作流程以提高精度。 监控准确性指标并迭代人工智能将保持自动化的相关性和可信度。
选择正确的人工智能数据输入解决方案
为您的业务选择正确的人工智能数据输入自动化解决方案需要仔细评估。 以下是需要考虑的关键标准清单:
☑️ 与您的技术堆栈集成
- 该解决方案是否允许通过 API 与您现有的 IT 基础设施轻松集成?
- 它可以将数据直接导出到您的数据库、ERP 或其他平台吗?
☑️准确性和有效性
- 它是否利用先进的人工智能和机器学习来提取数据?
- 根据您的样本文档进行测试的准确率是多少?
- 它是否提供了置信度分数的透明度?
☑️定制能力
- 您可以训练适合您独特文档模板的自定义模型吗?
- 它是否允许根据您的需要配置特定的数据字段以进行捕获?
☑️ 放大和缩小
- 它能否在不损失准确性的情况下处理文档量的峰值?
- 在没有延迟问题的情况下,文档的处理速度有多快?
☑️ 保护您的敏感数据
- 供应商是否提供企业级数据安全?
- 您的敏感业务数据可以在传输过程中和静态时进行加密吗?
☑️ 定价和支持
- 定价是否与自动化带来的价值一致?
- 是否可以在整个实施周期内提供响应式客户支持?
最后的思考
手动输入数据的时代已经结束。 现代自动化解决方案提供了一个改变游戏规则的机会,将苦差事交给人工智能。 现在,您的团队可以专注于有意义的、能够推动发展的工作。
借助 Nanonets,您可以准确地自动执行重复的数据输入任务。 由于无缝集成,数据可以直接在您的系统之间实时流动。 这意味着更快乐的员工、更满意的客户和竞争优势。 立即免费试用 Nanonets.
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