انوائس ڈیٹا نکالنا: ایک مکمل گائیڈ

تعارف

جدید کاروباری ماحول میں، اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیموں کو انوائسز اور ادائیگیوں پر جلد سے جلد اور مؤثر طریقے سے کارروائی کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ جیسے جیسے تنظیم بڑھتی ہے، ان انوائسز کی تعداد بھی بڑھ جاتی ہے جن پر کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے، جس کے لیے ٹیم کے بڑے سائز اور پروسیسنگ کے طویل وقت کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس کے علاوہ، دستی انوائس ڈیٹا نکالنا اور پروسیسنگ بھی کافی حد تک خرابی کا شکار ہے جس کی وجہ سے وسائل کی ضرورت سے زیادہ سرمایہ کاری ہوتی ہے۔ انوائس پروسیسنگ میں سب سے اہم اقدامات میں سے ایک انوائس ڈیٹا نکالنا ہے۔ اگر دستی طور پر کیا جائے تو یہ مرحلہ نہ صرف سب سے زیادہ وقت طلب ہے بلکہ سب سے زیادہ غلطی کا شکار بھی ہے۔ اس لیے حل یہ ہے کہ اسے دستی طور پر کرنے کے لیے کسی بڑی ٹیم کی خدمات حاصل نہ کی جائیں بلکہ خودکار انوائس ڈیٹا نکالنے میں سرمایہ کاری کی جائے۔ اس بلاگ پوسٹ میں، آپ سیکھیں گے کہ انوائس ڈیٹا نکالنا کیا ہے، اس کے بارے میں کیسے جانا ہے، اور انوائس ڈیٹا نکالنے کے کچھ مشہور طریقے۔

انوائس ڈیٹا نکالنے سے پہلے، آئیے پہلے سمجھیں کہ انوائس کیا ہے۔

انوائس ایک دستاویز ہے جو خریدار اور بیچنے والے کے درمیان لین دین کی تفصیلات کا خاکہ پیش کرتی ہے، بشمول لین دین کی تاریخ، خریدار اور بیچنے والے کے نام اور پتے، فراہم کردہ سامان یا خدمات کی تفصیل، اشیاء کی مقدار، فی یونٹ قیمت، اور کل واجب الادا رقم۔

انوائس میں اہم معلومات ہوتی ہیں، جیسے کہ گاہک اور وینڈر کی تفصیلات، آرڈر کی معلومات، قیمتوں کا تعین، ٹیکس وغیرہ۔ وہ معلومات جن کو نکالنے اور دیگر دستاویزات سے ملانے کی ضرورت ہوتی ہے جیسے کہ آرڈر فارم، سامان کا بل وغیرہ ادائیگی پر کارروائی سے پہلے۔

اگرچہ یہ آسان لگتا ہے، انوائس سے ڈیٹا نکالنے میں بہت وقت لگ سکتا ہے کیونکہ رسیدیں مختلف فارمیٹس میں آتی ہیں۔ مزید برآں، انوائسز میں سٹرکچرڈ اور غیر ساختہ دونوں طرح کا ڈیٹا بھی ہوتا ہے جسے دستی طور پر نکالنا مشکل ہو سکتا ہے اور اسے خودکار انوائس ڈیٹا نکالنے والے سافٹ ویئر کی ضرورت ہوتی ہے جیسے نانونٹس انوائس پر تیزی سے کارروائی کرنے کے قابل ہونے کے لیے۔

---

Nanonet کے AI پر مبنی OCR سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے دستی ڈیٹا انٹری کو خودکار کریں۔ انوائس سے فوری طور پر ڈیٹا حاصل کریں۔ تبدیلی کے اوقات کو کم کریں اور دستی کوششوں کو ختم کریں۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

انوائس ڈیٹا نکالنا AP ٹیموں کے لیے بہت سے چیلنجز پیش کرتا ہے کیونکہ انوائسز مختلف ٹیمپلیٹس میں آتے ہیں اور ان میں بہت سی معلومات شامل ہو سکتی ہیں جن میں سے کچھ AP ٹیم کے لیے انوائس پر کارروائی کرنے کے لیے اہم ہو سکتی ہیں یا نہیں۔ کچھ چیلنجز ذیل میں درج ہیں:

• مختلف انوائس فارمیٹس - رسیدیں مختلف فارمیٹس میں آتی ہیں جن میں کاغذ، پی ڈی ایف، ای ڈی آئی، وغیرہ شامل ہیں۔
• انوائس ٹیمپلیٹ کے انداز - فارمیٹس کے علاوہ، رسیدیں مختلف ٹیمپلیٹس میں بھی آتی ہیں۔ کچھ رسیدیں صرف انتہائی ضروری معلومات پر مشتمل ہو سکتی ہیں جبکہ دیگر میں بہت سی غیر مطلوبہ معلومات بھی ہو سکتی ہیں۔ اس کے علاوہ، ڈیٹا پوائنٹس انوائس پر مختلف جگہوں پر موجود ہو سکتے ہیں اس طرح دستی طور پر ڈیٹا نکالنے میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے۔
• ڈیٹا کا معیار اور درستگی - دستی انوائس ڈیٹا نکالنے سے نکالی گئی معلومات میں تاخیر اور غلطیاں ہو سکتی ہیں۔
• ڈیٹا کا بڑا حجم - عام طور پر تنظیموں کو روزانہ بڑی تعداد میں رسیدوں پر کارروائی کرنی پڑتی ہے۔ دستی طور پر ایسا کرنا ان کمپنیوں کے لیے انتہائی وقت طلب اور مہنگا ہے۔
• مختلف زبانیں - بین الاقوامی وینڈرز عام طور پر مختلف زبانوں میں رسیدیں بانٹتے ہیں جس پر اے پی ٹیم کے لیے دستی طور پر کارروائی کرنا مشکل ہو سکتا ہے اگر وہ زبان میں مہارت نہیں رکھتے ہیں۔ سادہ آٹومیشن سافٹ ویئر کے لیے بھی ان رسیدوں پر کارروائی کرنا مشکل ہے۔

نکالنے سے پہلے ڈیٹا تیار کرنا انوائس پروسیسنگ میں ایک اہم مرحلہ ہے۔ اعداد و شمار کی درستگی اور وشوسنییتا کی ضمانت دینے میں یہ قدم اہم ہے، خاص طور پر جب ڈیٹا کی کافی مقدار کو ہینڈل کرنا یا غیر ساختہ ڈیٹا سے نمٹنا جس میں غلطیاں، عدم مطابقتیں، یا نکالنے کے عمل کی درستگی کو متاثر کرنے کے قابل دیگر عوامل شامل ہو سکتے ہیں۔

انوائس ڈیٹا کو نکالنے کے لیے تیار کرنے کی ایک اہم تکنیک ڈیٹا کی صفائی اور پری پروسیسنگ ہے۔

انوائس ڈیٹا کو نکالنے کے لیے تیار کرنے کا ایک اہم طریقہ ڈیٹا کی صفائی اور پری پروسیسنگ ہے۔ اس عمل میں نکالنے کے عمل کو شروع کرنے سے پہلے ڈیٹا کے اندر موجود غلطیوں، عدم مطابقتوں اور مختلف مسائل کو پہچاننا اور ان کی اصلاح کرنا شامل ہے۔ اس مقصد کے لیے مختلف تکنیکوں کو استعمال کیا جا سکتا ہے، ان میں شامل ہیں:

• ڈیٹا کو معمول پر لانا: ڈیٹا کو ایک عام شکل میں تبدیل کرنا جس پر زیادہ آسانی سے کارروائی اور تجزیہ کیا جا سکتا ہے۔ اس میں تاریخوں، اوقات، اور ڈیٹا کے دیگر عناصر کے فارمیٹ کو معیاری بنانے کے ساتھ ساتھ ڈیٹا کو ایک مستقل ڈیٹا کی قسم، جیسے عددی یا زمرہ دار ڈیٹا میں تبدیل کرنا شامل ہو سکتا ہے۔
• متن کی صفائی: اس میں ڈیٹا سے غیر متعلقہ یا غیر متعلقہ معلومات کو ہٹانا شامل ہے، جیسے کہ الفاظ کو روکنا، اوقاف، اور دیگر غیر متنی حروف۔ اس سے متن پر مبنی نکالنے کی تکنیکوں، جیسے OCR اور NLP کی درستگی اور وشوسنییتا کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے۔
• ڈیٹا کی توثیق: اس میں غلطیوں، عدم مطابقتوں اور دیگر مسائل کے لیے ڈیٹا کی جانچ کرنا شامل ہے جو نکالنے کے عمل کی درستگی کو متاثر کر سکتے ہیں۔ اس میں ڈیٹا کا بیرونی ذرائع سے موازنہ کرنا شامل ہو سکتا ہے، جیسے کہ کسٹمر ڈیٹا بیس یا پروڈکٹ کیٹلاگ، اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ڈیٹا درست اور تازہ ترین ہے۔
• ڈیٹا میں اضافہ: نکالنے کے عمل کی درستگی اور وشوسنییتا کو بہتر بنانے کے لیے ڈیٹا کو شامل کرنا یا اس میں ترمیم کرنا۔ اس میں انوائس ڈیٹا کی تکمیل کے لیے اضافی ڈیٹا ذرائع، جیسے سوشل میڈیا یا ویب ڈیٹا شامل کرنا، یا نکالنے کے عمل کی درستگی کو بہتر بنانے کے لیے مصنوعی ڈیٹا تیار کرنے کے لیے مشین لرننگ تکنیک کا استعمال شامل ہو سکتا ہے۔

ڈیٹا نکالنے کے بہت سے مختلف طریقے ہیں۔ AP ٹیم کے مؤثر طریقے سے کام کرنے کے قابل ہونے کے لیے انوائس ڈیٹا نکالنے کا صحیح طریقہ چننا بہت ضروری ہے۔

دستی انوائس ڈیٹا نکالنا: دستی انوائس ڈیٹا نکالنے میں ایک انسان کو جسمانی طور پر انوائس سے گزرنا اور دستی طور پر اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر میں متعلقہ معلومات درج کرنا شامل ہے جہاں اس کے بعد ادائیگی کرنے سے پہلے اسے مزید ملایا جا سکتا ہے اور اس پر کارروائی کی جا سکتی ہے۔ یہ عمل انتہائی وقت طلب ہے اور انسانی غلطیوں کا شکار ہو سکتا ہے۔ عام طور پر، دستی انوائس ڈیٹا نکالنا تاخیر اور ادائیگیوں کا سبب بن سکتا ہے اور غیر ضروری وینڈر رگڑ کو متعارف کرا سکتا ہے۔

• آن لائن ڈیٹا نکالنے کے اوزار: اگر آپ کو کسی خاص دستاویز کی قسم سے معلومات نکالنے کی ضرورت ہے جہاں معلومات اور فارمیٹ بڑی حد تک ایک ہی رہتے ہیں، وہاں بہت سے ٹولز دستیاب ہیں جو کسی خاص استعمال کے معاملے کو حل کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کو PDF کو متن میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے تو بہت سے آن لائن ٹولز AP ٹیم کو اس عمل کو ہموار کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ تبادلوں کا سافٹ ویئر ایک زیادہ قابل اعتماد اور درست نکالنے کا طریقہ فراہم کرتا ہے۔ تاہم، وہ روٹین یا پیچیدہ انوائس ڈیٹا نکالنے کے عمل کے لیے کم سے کم آٹومیشن کی صلاحیتیں فراہم کرتے ہیں۔
• ٹیمپلیٹ پر مبنی انوائس ڈیٹا نکالنا: ٹیمپلیٹ پر مبنی انوائس ڈیٹا نکالنے کا انحصار کسی خاص ڈیٹا سے ڈیٹا نکالنے کے لیے پہلے سے طے شدہ ٹیمپلیٹس کے استعمال پر ہوتا ہے جس کا فارمیٹ زیادہ تر وہی رہتا ہے۔ مثال کے طور پر، جب ایک AP ڈیپارٹمنٹ کو ایک ہی فارمیٹ کے متعدد انوائسز پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو ٹیمپلیٹ پر مبنی ڈیٹا نکالنا استعمال کیا جا سکتا ہے کیونکہ جس ڈیٹا کو نکالنے کی ضرورت ہوتی ہے وہ زیادہ تر انوائسز میں ایک جیسا ہی رہے گا۔

  ڈیٹا نکالنے کا یہ طریقہ انتہائی درست ہے جب تک کہ فارمیٹ ایک جیسا رہے۔ مسئلہ اس وقت پیدا ہوتا ہے جب ڈیٹا سیٹ کے فارمیٹ میں تبدیلیاں آتی ہیں۔ یہ ٹیمپلیٹ پر مبنی ڈیٹا نکالنے میں مسائل پیدا کر سکتا ہے اور اس کے لیے دستی مداخلت کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
  سافٹ وئیر

• OCR کا استعمال کرتے ہوئے خودکار انوائس ڈیٹا نکالنا: اگر آپ کے پاس انوائس کی متعدد قسمیں ہیں یا AI پر مبنی ڈیٹا نکالنے کے لیے بڑی تعداد میں رسیدیں ہیں او سی آر سافٹ ویئر، طرح نانونٹس، سب سے آسان حل فراہم کریں۔ اس طرح کے ٹولز OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن) ٹیکنالوجی فراہم کرتے ہیں تاکہ اسکین شدہ دستاویزات یا تصاویر سے متن کو پہچان سکیں۔

  یہ ٹولز انتہائی تیز، موثر، محفوظ اور توسیع پذیر ہیں۔ وہ AI، ML، OCR، کا مجموعہ استعمال کرتے ہیں۔ آر پی اے، متن اور پیٹرن کی شناخت، اور متعدد دیگر تکنیکوں کو یقینی بنانے کے لیے کہ نکالا گیا ڈیٹا درست اور قابل اعتماد ہے۔ یہی نہیں، یہ ڈیٹا نکالنے کے اوزار متعدد ذرائع سے متن نکالنے کی حمایت کر سکتے ہیں جیسے تصاویر سے متن نکالنا، اور یہاں تک کہ تصاویر سے ہاتھ سے لکھا ہوا متن نکالنا۔

نتیجہ

آخر میں، تمام AP ٹیموں کے لیے انوائس کو مؤثر طریقے سے اور مؤثر طریقے سے پروسیس کرنے کے لیے انوائس ڈیٹا کو خودکار بنانا بہت ضروری ہے۔ ایک مقررہ وقت کے اندر انوائس پر کارروائی کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے تاکہ وینڈر کی ادائیگی وعدے کے وقت میں کی جا سکے اور غیر ضروری رگڑ سے بچا جا سکے۔

انوائس ڈیٹا نکالنے کی تکنیک اور قسم جو AP ٹیم استعمال کرتی ہے اس کا انحصار ان پٹ ذرائع اور کاروبار کی مخصوص ضروریات پر ہوتا ہے اور عمل درآمد سے پہلے اس کا احتیاط سے جائزہ لینے کی ضرورت ہے۔ بصورت دیگر، یہ وقت اور وسائل دونوں کے غیر ضروری ضیاع کا باعث بن سکتا ہے۔

---

دستی انوائس ڈیٹا نکالنے کے عمل سے پیدا ہونے والی رکاوٹوں کو ختم کریں۔ معلوم کریں کہ کس طرح Nanonets آپ کے کاروبار کو انوائس ڈیٹا نکالنے کو آسانی سے بہتر بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

---

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/invoice-data-extraction-a-complete-guide/