ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریاں - ڈیٹاورسٹی

ڈیٹا گورننس، ایک باضابطہ پریکٹس جو کمپنی بھر میں ڈیٹا پالیسیوں کو نافذ اور نافذ کرتی ہے، نے گزشتہ چند سالوں میں نمایاں توجہ حاصل کی ہے۔ 2022 تک، 81.89٪ a میں شرکاء کی DATAVERSITY® ڈیٹا مینجمنٹ (TDM) میں رجحانات سروے نے یا تو ڈیٹا گورننس پروگرام نافذ کیا ہے یا پھر اسے شروع کرنے کا منصوبہ بنایا ہے۔ پھر بھی، سروے میں شامل 54.63 فیصد نے ڈیٹا گورننس کی کمی کو ڈیٹا مینجمنٹ کے ایک بڑے چیلنج کے طور پر درج کیا۔ کرداروں اور ذمہ داریوں کے بارے میں بہتر وضاحت سے قدر حاصل کرنے میں مزید کامیابی کا وعدہ کیا گیا ہے۔ ڈیٹا گورننس.

KIK کنسلٹنگ اینڈ ایجوکیشنل سروسز کے صدر اور پرنسپل باب سینر نے اس ذہنیت کو اپنانے کا مشورہ دیا کہ "ہر کوئی ایک ڈیٹا سٹیورڈ"ایک شخص جو ڈیٹا سے اپنے تعلق کے لیے باضابطہ جوابدہی رکھتا ہے، چاہے اس کی وضاحت، پیداوار، یا استعمال کر رہا ہو۔ اچھی ڈیٹا گورننس کی کلید یہ جاننا ہے کہ ایک شخص ڈیٹا اسٹیورڈ کے طور پر کیا کرتا ہے اور اس کی ضرورت ہے۔ ڈیٹا گورننس کے ان کرداروں اور ذمہ داریوں کی تعمیر اور مدد کرنے کے طریقہ کے بارے میں مزید پڑھیں۔

ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریوں کو فعال کریں۔

ابتدائی طور پر موجودہ کرداروں کو تفویض کرنے کے بجائے فعال کرنے سے، سینر کا خیال ہے کہ کاروباری اداروں کو کارکنوں کے درمیان قبولیت کو متاثر کرنے میں ایک کنارہ ہے۔ اس طرح، تنظیمیں اضافی کام شامل کرنے سے پہلے جو کچھ موجود ہے اس کا جائزہ لیتے ہیں جسے ملازمین ایک بوجھ کے طور پر دیکھ سکتے ہیں۔

بہت سے اہلکار پہلے سے ہی ڈیٹا گورننس کے کام کرتے ہیں اس سے پہلے کہ کمپنی اسے باقاعدہ بنائے۔ مثال کے طور پر، صحت یا مالی معلومات کے ساتھ کام کرنے والے ہر ملازم کو امریکی قوانین کے مطابق رہنے کے لیے استعمال کرتے وقت اسٹیورڈشپ حاصل ہوتی ہے۔ مزید برآں، ایک سیکورٹی آفس ڈیٹا کی حفاظت کے لیے ان کاموں کے ارد گرد تربیت تخلیق اور تقسیم کرتا ہے۔

سینر نے ان لوگوں کو لینے کی سفارش کی جو ڈیٹا کو کنٹرول کرنے والی موجودہ سرگرمیوں کا مظاہرہ کرتے ہیں اور ڈیٹا گورننس میں ان کی شراکت کو باضابطہ طور پر تسلیم کرتے ہیں۔ اس عمل میں، وہ ڈیٹا گورننس ماڈل یا پوزیشن چارٹ میں اپنی شناخت کرائیں۔

موجودہ کرداروں کے ساتھ بھی، بعض اوقات کمپنیوں کو ڈیٹا گورننس کی اضافی ذمہ داریوں کی ضرورت ہوتی ہے – جیسے کہ پوری تنظیم میں پالیسیوں کو مربوط کرنا۔ لہذا، کسی بھی نئی سرگرمیوں کو نامزد کریں اور کمپنی میں نئے کرداروں کی توسیع یا تخلیق کرکے انہیں تفویض کریں۔ مزید برآں، کسی بھی توقعات کو واضح کریں، بشمول:

• انہیں اپنا کتنا وقت دینا پڑے گا؟
• وہ کتنی بار ملیں گے؟
• کیا یہ انفرادی کردار ہے یا گروہی؟
• پوزیشن رپورٹ کون کرتا ہے؟
• پوزیشن کس کے ساتھ ہم آہنگ ہے؟

ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریوں کا تعین کریں۔ 

ایک بار جب کاروباری رہنما یہ سمجھ لیں کہ ڈیٹا گورننس کے موجودہ کرداروں اور ذمہ داریوں کو کیسے تسلیم کیا جائے اور نئی ذمہ داریوں کو شامل کرنے میں ہلکا سا ٹچ لیا جائے، تو وہ ڈیٹا گورننس کی کارروائیوں اور انہیں کیسے کرنا ہے اس کو بہتر طریقے سے سمجھ سکتے ہیں۔ Bob Seiner نے ان کمپنیوں کی مزید رہنمائی کے لیے "کردار اور ذمہ داریوں کا آپریٹنگ ماڈل" بنایا ہے۔

اس کے کلائنٹس اس کے خاکے کو نقطہ آغاز کے طور پر استعمال کرتے ہیں اور اسے مددگار پایا ہے۔ ذیل کی تصویر دیکھیں:

تصویر میں، ڈیٹا گورننس کے کردار متوقع ڈیلیور ایبلز اور احتساب کے چار درجوں پر محیط ہیں: ایگزیکٹو، اسٹریٹجک، ٹیکٹیکل اور آپریشنل۔ مزید برآں، ان گروپس کا ایک سپورٹ ڈھانچہ ہے جو ان کو ایڈمنسٹریشن اور مشورہ دیتا ہے، جس سے پوری تنظیم میں ڈیٹا گورننس کے کاموں کو مزید قابل انتظام بنایا جا سکتا ہے۔

ایگزیکٹو لیول

ایگزیکٹو سطح کے کرداروں میں تنظیم کے سب سے اوپر C-suite میں قیادت شامل ہے۔ سینر کے مطابق، ایگزیکٹو سطح پر لوگ ڈیٹا گورننس کی حمایت، کفالت، اور سمجھتے ہیں اور اس کی مجموعی کامیابی اور کرشن کا تعین کرتے ہیں۔  

عام طور پر، یہ مینیجرز وقتاً فوقتاً ایک اسٹیئرنگ کمیٹی کے حصے کے طور پر ملاقات کرتے ہیں تاکہ تنظیم میں کیا ہو رہا ہے اس کا وسیع پیمانے پر احاطہ کیا جا سکے، اس لیے وہ ڈیٹا گورننس کو ایک لائن آئٹم کے طور پر شامل کریں گے، سینر نے مشورہ دیا۔ یہ سینئر مینیجرز ڈیٹا گورننس کو سمجھنے اور اس کی حمایت کرنے کی ذمہ داری لیتے ہیں۔ وہ اسٹریٹجک سطح پر ان لوگوں سے براہ راست رپورٹس اور مواصلات کے ذریعے ڈیٹا گورننس کی پیشرفت پر تازہ ترین رہتے ہیں۔

اسٹریٹجک سطح

اسٹریٹجک سطح پر وہ ہر کاروباری فنکشن کی نمائندگی کرتے ہیں اور عام طور پر ڈیٹا گورننس کونسل بناتے ہیں۔ یہ پینل باقاعدگی سے ملتا ہے اور ڈیٹا کی پالیسیاں قائم کرتا ہے۔ 

سینر کے مطابق، اسٹریٹجک اراکین ڈیٹا گورننس کے بارے میں سیکھنے، پروگرام کے بارے میں ایگزیکٹو لیول کو رپورٹ کرنے، ڈیٹا گورننس کی سرگرمیوں اور اقدامات سے آگاہ ہونے، اور میٹنگوں میں شرکت کرنے یا متبادل بھیجنے کی ذمہ داری لیتے ہیں۔

مزید برآں، اس گروپ کو ڈیٹا گورننس کی پالیسیوں اور ان کو نافذ کرنے کے بارے میں بروقت فیصلے کرنے کا اختیار ہے۔ یہ صلاحیتیں تزویراتی کرداروں کو سنبھالنے کا ذریعہ دیتی ہیں۔ ڈیٹا گورننس کے مسائل حکمت عملی کی سطح پر ان لوگوں کی طرف سے لایا اور ان میں اضافہ کے بارے میں حتمی فیصلے.

اسٹریٹجک کردار ساتھیوں اور مینیجرز کے ساتھ اس بارے میں بھی بات کرتے ہیں کہ ڈیٹا گورننس کس طرح تنظیم اور اس کے مستقبل کے لیے کام کرتی ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ٹیم اپنی مجموعی قدر کی ذمہ داری لیتی ہے۔

ٹیکٹیکل لیول

تمام کاروباری اکائیوں کے ڈیٹا کے لیے جوابدہ موضوع کے ماہرین (SMEs) حکمت عملی کے زمرے پر مشتمل ہوتے ہیں۔ سینر ان کے بارے میں سوچنے کا مشورہ دیتے ہیں "ڈیٹا کی تعریف، پیداوار، اور استعمال کے مسائل کے کراس بزنس یونٹ کے حل کے لیے سہولت کار۔"

تنظیم پر منحصر ہے، حکمت عملی کے ارکان ڈیٹا گورننس کے مسائل پر فیصلہ کرنے اور اپنی سفارشات کو نافذ کرنے کے قابل ہو سکتے ہیں۔ تاہم، اگر ان کے پاس یہ طاقت نہیں ہے، تو SMEs کو مسائل کو اسٹریٹجک سطح تک بڑھانے اور اس بات کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ وہ اچھی طرح سے دستاویزی ہوں۔ ڈیٹا گورننس کے کسی بھی حل کے ساتھ، کاروباری یونٹ سے ایس ایم ای کی وابستگی ثانوی حیثیت رکھتی ہے۔

ہائر رائٹ کے ڈیٹا گورننس مینیجر جم جانسن بیان کرتے ہیں۔ چار اضافی SME افعال:

• دوسروں کو کوچنگ یا تربیت دے کر "ادارہاتی ڈیٹا کے عمل" کے بارے میں اندرونی معلومات کو برقرار رکھنا اور ان کا اشتراک کرنا
• ڈیٹا گورننس کی دیکھ بھال کے لیے قواعد و ضوابط کو کاروباری ضروریات سے ملانا 
• قابل قبول حد کو پورا کرنے یا اس سے تجاوز کرنے کے لیے ڈیٹا گورننس کے قوانین اور معیارات کا اطلاق کرنا ڈیٹا کوالٹی
• جب کوئی انٹرپرائز نئے اقدامات شروع کرتا ہے تو دوسروں کی مدد کرنا اور بائ ان کاشت کرنا 

کامیاب SMEs میں ان ذمہ داریوں کا احاطہ کرتے وقت مضبوط تکنیکی، سماجی اور قائدانہ خصوصیات ہوتی ہیں۔ لوگوں کی مہارتیں اور تجربات عام طور پر کاروبار اور IT پر محیط ہوتے ہیں، سادہ اور پیچیدہ معلومات کو پورا کرتے ہیں۔ مزید برآں، وہ لوگ جو حکمت عملی کی سطح پر ہیں وہ اعداد و شمار کے ساتھ جوش پیدا کرکے تنظیم کو نئے طرز عمل اپنانے کی ترغیب دیتے ہیں۔

آپریشنل سطح

جیسا کہ سینر وضاحت کرتا ہے، "آپریشنل گروپ ہر اس شخص کا احاطہ کرتا ہے جس کا کام کسی تنظیم کے ڈیٹا پر اثر انداز ہوتا ہے - تمام ملازمین اور ڈیٹا اسٹیورڈز جو ڈیٹا کی آنکھیں اور کان ہیں۔" 

ہر کارکن ڈیٹا کی اچھی تعریفوں اور اقدار کو یقینی بنانے، ڈیٹا تک رسائی کی شناخت اور درجہ بندی کرنے کے قواعد پر عمل کرنے، ڈیٹا کے ساتھ ریگولیٹری مسائل کی شناخت اور دستاویز کرنے، ساتھیوں اور مینیجرز کے ساتھ علم کا تبادلہ کرنے، اور متاثر ہونے والی کاروباری اکائیوں تک نئی/ تبدیل شدہ کاروباری ضروریات کو پہنچانے میں حصہ لیتا ہے۔ حکمت عملی کی سطح پر ان لوگوں کے لیے تشویش۔

آپریشنل ذمہ داریاں اس بات پر منحصر ہوں گی کہ آیا کوئی تنظیمی ڈیٹا کی تعریف کرتا ہے، تیار کرتا ہے یا استعمال کرتا ہے۔ آپریشنل سطح پر موجود افراد کا ڈیٹا اسٹیورڈ سے مختلف عنوان ہوسکتا ہے۔ جیسا کہ سینر کہتے ہیں، انہیں یہ سمجھنا چاہیے کہ "اگر وہ ڈیٹا کا محاسبہ کر رہے ہیں اور اس کی حفاظت کر رہے ہیں، تو وہ ڈیٹا کو سنبھال رہے ہیں اور ان کی ڈیٹا سرگرمیوں کے لیے ذمہ دار ہونا چاہیے۔"

سپورٹ لیول

سپورٹ ممبران شراکت داروں کی مدد کے ساتھ ڈیٹا گورننس پروگرام چلاتے ہیں۔ ان میں ڈیٹا گورننس آفس (DGO) یا ایڈمنسٹریٹر جیسے CDO کے چند لوگوں پر مشتمل ہو سکتا ہے۔ 

سینر اس بات پر زور دیتا ہے کہ بطور ایک ڈیٹا گورننس لیڈ یا مینیجر، یہ کردار ڈیٹا گورننس کو انجام دینے کے لیے اہم ہے۔ جب کہ ایک پروگرام ٹیم آخر کار یہ تعین کرنے کے لیے ابھرے گی کہ ڈیٹا گورننس کو کیسے بنایا جائے، اس کے پاس ڈیٹا گورننس پروگرام کی تمام ترقیاتی سرگرمیوں میں حصہ لینے اور ڈیٹا گورننس کونسل کے اجلاسوں اور ٹیموں کو مسائل کے حل کے لیے سہولت فراہم کرنے کے لیے ڈی جی او کی طرح وسائل اور فعالیت نہیں ہے۔

مزید برآں، ڈی جی او یا ایڈمنسٹریٹر اسٹریٹجک سطح تک نتائج (جیسے ڈیٹا کوالٹی میٹرکس یا ڈیٹا گورننس اپنانا) رپورٹ کرتا ہے۔ وہ ان شراکت داروں کے ساتھ کام کرتے ہیں جو ڈیٹا گورننس کی سرگرمیوں میں سرمایہ کاری کرتے ہیں، جس میں یہ شامل ہو سکتے ہیں:

• سلامتی
• انفارمیشن ٹکنالوجی (IT)
• پروجیکٹ مینیجرز (PMO) 
• ریگولیٹری اور تعمیل ٹیمیں۔
• آڈٹ/قانونی
• کاروباری مواصلات
• انسانی وسائل (HR)

شراکت داروں کے بارے میں ایک بڑی گورننس پلاننگ ٹیم کے حصے کے طور پر سوچیں جہاں ڈیٹا گورننس ان کے کردار کا ایک پہلو ہے اور اسے ڈی جی او یا ایڈمنسٹریٹر کی مدد کی ضرورت ہے۔

ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریوں کو حسب ضرورت بنانا

ہر کمپنی کے پاس ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریوں کے لیے ایک جیسے وسائل یا ڈھانچہ نہیں ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک چھوٹی تنظیم کے پاس کارپوریٹ کمیونیکیشن آفس یا اسٹریٹجک اور ٹیکٹیکل ذمہ داریوں کی نمائندگی کرنے والا ایک گروپ نہیں ہو سکتا۔ اس کے بجائے، ایک فرد دونوں کردار ادا کرتا ہے۔

سینر ان اختلافات کو تسلیم کرتا ہے اور تنظیموں کی حوصلہ افزائی کرتا ہے کہ وہ اپنے آپریٹنگ ماڈل کے کردار اور ذمہ داریوں کو حسب ضرورت حسب ضرورت بنائیں۔ تاہم، وہ کسی بھی کاروباری افراد کے ساتھ ڈیٹا کی ملکیت رکھنے اور اپنے خاکہ میں ترمیم کرتے وقت مستقل فارمیٹنگ رکھنے کا مشورہ دیتا ہے۔ 

مزید برآں، وہ کمپنی کے ڈیٹا کے ساتھ براہ راست فیصلہ سازی کی حیثیت کو ظاہر کرنے کے لیے اپنے اہرام میں ہر سطح کے وقفہ کاری کا استعمال کرتے ہوئے ایک جیسی شکل رکھنے کا مشورہ دیتا ہے۔ وہ ہر گروپ کے لیے رنگوں کو یکساں رکھنے کا مشورہ بھی دیتا ہے تاکہ جب کسی دوسرے پریزنٹیشن کے لیے ایک درجے کو نکالا جائے تو سامعین اس کی شناخت کر سکیں۔

نتیجہ

صحیح لوگوں کو صحیح سرگرمیوں میں شامل کرنا ڈیٹا گورننس کے ساتھ کمپنی کی کامیابی کو بڑھاتا ہے۔ بہت سے معاملات میں، ڈیٹا گورننس کے ساتھ کردار اور ذمہ داریاں پہلے سے موجود ہیں لیکن ان کی شناخت کی ضرورت ہے۔ 

لوگوں کو تفویض کرنے سے پہلے کسی بھی نئے کردار اور ذمہ داریوں کو تسلیم کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ انہیں ڈی جی او، ایڈمنسٹریٹر، یا کسی اضافی کام کا بوجھ اٹھانے کے لیے اپ ڈیٹ شدہ تنخواہ سے واضح توقعات اور تعاون حاصل ہے۔

مناسب تعاون کے ساتھ، ڈیٹا گورننس کے کردار اور ذمہ داریاں چار سطحوں پر کام کرتی ہیں: ایگزیکٹو، اسٹریٹجک، حکمت عملی، اور آپریشنل۔ اگرچہ کرداروں اور ذمہ داریوں کے اس آپریٹنگ ماڈل میں ہر گروپ ایک اہم کام انجام دیتا ہے، ایک تنظیم اپنی ضروریات کے مطابق تفصیلات کو تبدیل کر سکتی ہے۔ 

Shutterstock.com سے لائسنس کے تحت استعمال شدہ تصویر

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 ڈیٹا انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ایڈریین ایشلے کے ساتھ مستقبل کا نقشہ بنانا۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• PREIPO® کے ساتھ PRE-IPO کمپنیوں میں حصص خریدیں اور بیچیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://www.dataversity.net/data-governance-roles-and-responsibilities/